V3
Module Calc
Utilisation avancée
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| Version | Date | Commentaire |
| V3 | 31/10/09 | Relecture |
| MiMOOo | 02/11/09 | Adaptation au modèle MiMOOo |
| V3.20 | 04/06/10 | Mise à jour |
Tout au long de ce manuel, vous pourrez rencontrer un certain nombre de signes (pictogrammes). Ces derniers sont destinés à attirer votre attention sur des points particuliers.
Chacun des pictogrammes a un but spécifique, comme l’indique la table de correspondance ci-dessous :
1 - INTRODUCTION .8 1.1 - La suite Open Office .8
3.1 - Scinder la fenêtre .10 3.2 - Figer les lignes ou les colonnes d'étiquettes .11 3.3 - Ouvrir plusieurs fenêtres pour un même classeur .12 3.4 - Répéter les titres ..13 3.5 - Exporter au format HTML13
4 - LE NAVIGATEUR .14 4.1 - Afficher / Masquer le navigateur14 4.2 - Utiliser le navigateur .14
5.1 - Le principe15 5.2 - Créer un modèle Calc15 5.3 - Utiliser modèle Calc16 5.4 - Modifier un modèle Calc ..17
6.1 - Insérer une note de commentaire ..18 6.2 - Repérer et lire les notes de commentaires ..18 6.3 - Modifier - éditer le contenu d'une note de commentaire19 6.4 - Imprimer les notes de commentaire .19 6.5 - Supprimer une note de commentaire ..19
7.2.1 - Nombre entier 21
7.2.2 - Liste de choix .21 7.2.3 - Plage de cellules ..22
8.1.1 - Les fonctions MATHEMATIQUES 24
La fonction « Produit() » 24
La fonction « Arrondi(x;n) » .24
La fonction « Ent(x) » ..25
La fonction « Tronque() » ..25
8.1.2 - Les fonctions STATISTIQUES ..25
La fonction « PETITE.VALEUR» 26
La fonction « GRANDE.VALEUR» 26
La fonction «MEDIANE» 27
La fonction « MODE » 27
La fonction « MOYENNE.REDUITE » .28
8.1.3 - Les fonctions TEXTE .28
La fonction « CHERCHE » ..29
La fonction « CONCATENER» ..29
La fonction «DROITE» 29
La fonction «GAUCHE» .30
La fonction «NBCAR» .30
La fonction «ROMAIN» ..30
8.1.4 - Les fonctions INFORMATION 31
La fonction «ESTNUM» .31
La fonction «ESTTEXTE» .31
La fonction «ESTVIDE» .32
La fonction «TYPE» .32
8.1.5 - Les fonctions DATES & HEURES ..33
La fonction «ANNEE» .33
La fonction «ANNEES» .33
La fonction «ESTBISSEXTILE» .33
La fonction «NB.JOURS.OUVRES» 34
La fonction «» .34
La fonction «SEMAINES» .34
8.1.6 - Les fonctions CLASSEUR ..35
La fonction «RECHERCHEV» 35
La fonction «RECHERCHEH» 36
8.3.1 - Afficher / masquer des formules ..37
8.3.2 - Repérer les antécédents ..38
8.3.3 - Repérer les dépendants 38
8.3.4 - Supprimer les repères 39 8.4 - Déchiffrer les messages d’erreurs39
9.4.1 - Changer le paramétrage ..43
9.4.2 - Modifier la fonction de calcul sur le paramètre “Données” .43
9.4.3 - Mettre à jour le Tableau croisé dynamique 43 9.5 - Filtres44
10.2.1 - Les symboles du plan .46
10.2.2 - Afficher / masquer des niveaux ..46
10.3 - Supprimer le plan ..46 10.4 - Créer un plan manuel ..46
11.5.1 - AutoFiltre 49
11.5.2 - Filtre standard .50
11.5.3 - Filtre spécial .50
Étape 1 : préparer et renseigner la zone de critères 50
Étape 2 : lancer l'extraction ..51
11.6 - Les fonctions statistiques dans la liste de données ..51
11.6.1 - Insérer une fonction Base de données .52
11.7 - Filtres, Fonctions, ou tableau croisé ??? ..53 11.8 - Utiliser une liste de données externes .54
13 - LE SOLVEUR ..59 13.1.1 - Lancer le solveur 59
14 - PARTAGE DE DOCUMENTS ..60
14.1.1 - Mettre en œuvre / retirer le partage .60
15.5.1 - Modifier l'apparence des marques 63 15.6 - Accepter ou rejeter les modifications ..64
16.1 - Principe65 16.2 - Créer une version d'un document ..65 16.3 - Consulter le contenu d'une version ..66 16.4 - Comparer le document et une version66
17.1.1 - L'auto-correction 67
17.1.2 - L'insertion automatique ..67
17.2.1 - Le mode automatique .68
Activer 68
Corriger .68
Enrichir le dictionnaire 68
17.2.2 - Le mode manuel 69
17.3 - Le dictionnaire des synonymes69
(parfois abrégé en OOo) désigne à la fois le logiciel libre de bureautique, la communauté de développeurs, et le site internet hébergeant l'ensemble du projet. La suite bureautique est divisée en plusieurs modules pouvant interagir entre eux et partageant des concepts généraux communs :
Ø Writer : traitement de texte
Il est fortement conseillé de veiller particulièrement aux noms attribués aux fichiers, onglets, champs des fichiers Calc.
spéciaux qui provoquent des dysfonctionnements au niveau des liaisons inter-feuilles et inter-documents.
La fenêtre contenant un document peut être scindée en 4 pour permettre l'affichage de 4 parties différentes de ce document.
Cette fonctionnalité permet de conserver à l'écran les entêtes de lignes et /ou de colonnes dans le cas de documents volumineux en longueur et en largeur. Lorsqu'elle est activée, le défilement n'est plus possible dans les zones « figées ».
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Cette commande permet de travailler sur le même classeur dans 2 fenêtres différentes.
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Lors de l'impression d'un long document, les titres ne sont pas automatiquement repris sur les pages suivant la 1ere.
Une option permet de le faire en automatique :
Certaines caractéristiques de mise en forme peuvent être dégradées lors de l'enregistrement du classeur au format HTM.
Le navigateur est un utilitaire qui permet de visualiser et de naviguer parmi tous les éléments composant le document actif. Ces éléments peuvent être des titres, des tableaux, des images, des renvois, des index, des notes etc.
Chaque élément est répertorié dans la rubrique correspondante du navigateur. C'est donc
Le modèle de classeur Calc offre les mêmes avantages que le modèle de document Writer. Il permet de rationaliser la présentation d'un classeur et d'optimiser les formules.
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Sélectionner la catégorie « Modèles » à gauche
Sélectionner « Mes modèles » à droite
Dans la liste proposée, sélectionner le modèle à utiliser
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A gauche double-cliquer sur « Mes Modèles »
Sélectionner le modèle dans la liste (toujours à gauche)
Les notes de commentaire permettent d'annoter les cellules pour en préciser certains éléments, tels que le contenu, la formule ou toute autre information.
Les notes de commentaires Calc sont saisies dans une zone de type « bulle » spécifique à chaque note.
Modifier le contenu en double-cliquant dans la zone affichée
Cliquer en dehors pour sortir
Clic droit : sélectionner « Supprimer la note »
Les outils de validité des données permettent de contrôler et de rationaliser le type de données saisies dans les cellules.
Cette possibilité ressemble à la précédente, mais les valeurs proposées dans la liste déroulantes ont été saisies dans des cellules :
Les fonctions sont des formules pré-programmées, paramétrables par l'utilisateur. Il existe un très grand nombre de fonctions dans des domaines très variés.
L'exploitation de ces fonctions est facilitée par l'utilisation d'un assistant accessible via le
Les fonctions mathématiques sont accessibles via l'assistant fonction depuis la catégorie « Mathématique ».
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Cliquer sur la cellule devant recevoir le résultat du calcul
Donne la valeur arrondie à l’entier immédiatement inférieur d’un nombre ou d’une formule.
Exemple :
Cette fonction renvoie la xième plus petite valeur dans la série de cellules sélectionnées.
Elle requiert 2 paramètres : les cellules à observer, et le rang à traiter.
= PETITE.VALEUR (B10:D30;2) donne la deuxième plus petite valeur dans B10:D30.
2 valeurs identiques sont considérées comme 2 valeurs distinctes par cette
Elle renvoie la valeur qui se trouve au centre d'un ensemble de nombres :
Cette fonction requiert 2 paramètres : les cellules à observer, et le % des extrêmes à ne pas prendre en compte :
=MOYENNE.REDUITE(A1:A50; 2%) calcule la moyenne des nombres figurant dans les cellules A1:A50, en excluant du calcul un nb de valeurs en début et en fin de série correspondant au calcul suivant : « nb de cellules * %indiqué =nb de valeurs à exclure »
Cette fonction permet de rechercher une chaîne de caractères dans un texte, à partir de la position indiquée en paramètre. La fonction renvoie une valeur, indiquant la position du 1er caractère de la chaîne recherchée dans la chaine source : notre exemple permet de rechercher dès le 1er caractère la chaîne « mat » dans la cellule A3 contenant le mot « Formation ». Le 1er caractère de la chaîne recherchée se trouve en position 4, comme l'indique le résultat de la fonction en A4.
Renvoie le nombre spécifié de caractères à gauche du texte sélectionné :
Les fonctions Information sont accessibles via l'assistant fonction depuis la catégorie « Information ». Elles renseignent sur des éléments spécifiques du classeur, comme le type ou contenu de cellule.
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Renvoie « VRAI » si la cellule spécifiée est vide et « FAUX » dans le cas contraire :
Voir également le « module Calc, Documentation utilisateur », chapitre Fonctions Dates & Heure.
Les fonctions Date&heure sont accessibles via l'assistant fonction depuis la catégorie «Date&heure». Elles permettent de réaliser des opérations particulières (conversion, calculs ) sur des données de type date et / ou heure.
La fonction «ESTBISSEXTILE»
Renvoie « 1 » si l'année de la date sélectionnée est bissextile, « 0 » si elle ne l'est pas.
Compte le nombre de jours ouvrés depuis une date de début jusqu'à une date de fin, en excluant les jours fériés indiqués dans des cellules :
Les fonctions Classeur sont accessibles via l'assistant fonction depuis la catégorie «Classeur». Elles permettent de réaliser des opérations particulières sur certains composants du classeur.
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Le principe est exactement le même que pour la fonction « RECHECHEV » sauf que la matrice est présentée en colonnes :
Les fonctions d'audit permettent de détecter les valeurs entrant en compte dans l'élaboration des formules. Il est ainsi possible de détecter les cellules qui permettent d'obtenir un résultat dans une autre.
Cet outil sera donc utilisé pour repérer d'éventuelles erreurs de logique dans l'élaboration des formules.
Les antécédents sont les cellules intervenant pour le calcul réalisé dans la formule sélectionnée.
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OUTILS, Audit :
Supprimer le repérage des antécédents/ dépendants 8.4 - Déchiffrer les messages d’erreurs
Ce tableau est extrait de l'aide OpenOffice :
Code Message Explication d'erreur
501 Caractère non valable Un des caractères de la formule est incorrect : par exemple, "=1Eq" au lieu de "=1E2".
502 Argument non valable Argument de fonction non valide, par exemple nombre négatif dans une fonction racine.
503 Opération à virgule Division par 0 ou autre calcul dépassant la limite de plage de valeurs flottante incorrecte définie.
504 Erreur dans la liste des Paramètre de fonction non valide, par exemple texte au lieu de nombre, paramètres ou référence de domaine au lieu de référence de cellule.
508 Erreur : paire manquanteParenthèse manquante, par exemple absence d'une parenthèse ouverte, mais présence d'une parenthèse fermée.
509 Opérateur manquant Opérateur manquant, par exemple dans "=2(3+4) * ", absence de l'opérateur entre "2" et "(".
510 Variable manquante Variable manquante, par exemple en présence de deux opérateurs : "=1+*2".
511 Variable manquante Fonction nécessitant davantage de variables que celles entrées, par exemple ET() et OU().
512 Formule trop longue Compilateur : le nombre total d'unités lexicales internes (opérateurs, variables, parenthèses) dans la formule est supérieur à 512. Interpréteur : le nombre total de matrices créées par la formule est supérieur à 150. Cela comprend les fonctions de base recevant comme paramètre une matrice trop volumineuse (par exemple, 0xFFFE max. = 65 534 octets).
513 Chaîne de caractères Compilateur : identificateur d'une taille supérieure à 64 Ko dans la trop longue formule. Interpréteur : résultat d'une opération sur une chaîne d'une taille supérieure à 64 Ko.
514 Dépassement des Opération de tri lancée sur un volume de données numériques trop capacités internes important (limite 100 000) ou dépassement de pile de calcul.
516 Erreur de syntaxe La pile de calcul attend une matrice, mais cette dernière n'est pas interne disponible.
517 Erreur de syntaxe Code inconnu, par exemple un document comportant une fonction récente interne est chargé dans une version plus ancienne ne reconnaissant pas cette
fonction.
518 Erreur de syntaxe Variable non disponible
interne
519 Aucun résultat (dans la La formule produit une valeur ne correspondant pas à la définition, ou une cellule, à la place de cellule référencée dans la formule contient du texte et non un nombre. Err:519 figure
#VALEUR!)
Les tableaux croisés dynamiques permettent de synthétiser l'ensemble des informations d'une liste de données en effectuant des regroupements et des opérations spécifiques.
L'intérêt est multiple :
dépendent directement de cet objectif. Un 4ème paramètre est facultatif, le paramètre Page.
Ouvrir la liste de données à exploiter :
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Le filtre standard affiche 4 critères, ainsi que des conditions supplémentaires.
Le plan est un outil permettant de structurer les informations d'une feuille de calcul par niveaux. Le plan peut être conçu automatiquement. Dans ce cas, il s'appuiera sur la structure en totaux du document pour procéder au « découpage ».
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Ouvrir le classeur et cliquer dans le tableau
Le tableau est « découpé » en différents niveaux de plan en respectant la structuration induite par les formules
Sélectionner les lignes/colonnes
DONNEES, Plan : grouper
Une base de données sous Calc est un ensemble d'informations organisées en colonnes sous forme de liste, sur laquelle il sera possible de réaliser un certain nombre d'opérations telles que des tris, des sous-totaux, des filtres ou encore des statistiques.
RAPPEL : Pas d'accent, pas d'espaces ..
Les sous-totaux se réalisent uniquement sur des valeurs numériques par groupes de données : 3 groupes de données peuvent être utilisés simultanément. Exemple : nous pourrions faire des sous-totaux des ventes par Région, par villes et par nom. La fonction sous-total exploite le mode « Plan » (voir chapitre Le plan p45).
Cliquer dans la base de données
DONNEES, Sous-totaux
Cliquer sur le bouton « Supprimer »
Les enregistrements peuvent être filtrés ou extraits vers un autre emplacement selon des critères. Calc propose 3 possibilités de filtrage : AutoFiltre, filtre standard, filtre spécial.
Ajoute des listes déroulantes à droite de chacun des champs de la liste de données afin de permettre la sélection du critère de filtre. Les enregistrements qui ne correspondent pas sont masqués dans la liste.
Le filtre standard permet de cumuler jusqu'à 3 critères maximum via une boite de dialogue :
|
Exemple 2 :
|
Exemple 3 :
REGION =NORD ou
REGION=EST
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Cliquer dans la liste de données
Sélectionner la zone de critères créée précédemment (noms de champs et critères)
Cliquer sur options pour indiquer l'emplacement dans la feuille qui réceptionnera la liste de résultats (ce peut être une autre feuille du classeur)
Cliquer sur « OK» : la liste des enregistrements correspondants aux critères indiqués s'affiche dans la feuille
En cas de modification des critères, il faut relancer l'extraction
Calc propose les mêmes fonctions statistiques que celles adoptées dans les tableaux classiques. Cependant, dans le cas des listes de données 3 paramètres seront requis : base de données, champ à exploiter dans la base de données, critère à considérer.
Les fonctions base de données sont préfixées de BD (exemple : BDMOYENNE, BDMIN, BDMAX ) et sont disponibles dans la catégorie « Base de données ».
Ces fonctionnalités permettent de répondre à des problématiques statistiques dans une liste de données, du type : quelle est la moyenne des ventes d'outils de la ville de Caen ?
Il faut donc, préalablement à la mise en place d'une telle fonction réfléchir à l'objectif recherché, préparer la zone de critères (voir chapitre préparer et renseigner la zone de critères.p50), et insérer la fonction adéquate.
L'insertion s'effectue comme une fonction standard. Le choix de la fonction s'opère depuis la rubrique « Base de données ».
Ci-dessous, la fonction BDMOYENNE appliquée avec le critère indiqué, sur notre base de données outils permettra d'obtenir la moyenne des ventes d'outils pour la ville de CAEN :
11.7 - Filtres, Fonctions, ou tableau croisé ???
Il est parfois difficile de choisir le bon outil à utiliser .
Calc offre la possibilité de travailler sur des listes de données externes. Ces données peuvent se présenter sous le format de fichier txt ou csv.
En cas d'utilisation d'un fichier txt, il conviendra toutefois de renommer l'extension txt en extension csv.
La consolidation est une technique permettant de regrouper les contenus de plusieurs tableaux sources en un tableau récapitulatif tout en effectuant des calculs ou des statistiques. La consolidation peut être réalisée en liaison avec les sources (dans ce cas, elle exploite le mode plan pour la visualisation des données consolidées : voir chapitre Le plan p45).
La consolidation n'est applicable que sur les feuilles d'un même classeur.
Deux types de consolidations sont disponibles selon la structure des tableaux impliqués.
Cette méthode est à utiliser lorsque tous les tableaux impliqués ont exactement la même structure de lignes, colonnes (titres et données dans le même ordre dans tous les tableaux). Dans ce cas, seules les données seront sélectionnées.
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1. Préparer le tableau de consolidation
2. Depuis le tableau de consolidation :
3. Sélectionner la zone destinatrice des données consolidées
5. Cliquer sur le bouton « Options »
6. Sélectionner « Lier aux données sources»
7. rubrique « Fonction » : sélectionner la fonction de calcul à appliquer aux données
8. rubrique « Plage de données sources » : cliquer dans le pavé de droite
9. Sélectionner le classeur / l'onglet puis les données sources
10.Cliquer sur « Ajouter »
éder de même pour chaque tableau à consolider
12.Cliquer sur « OK » à la fin
Cette méthode est à utiliser lorsque les tableaux impliqués n'ont pas exactement la même structure de lignes, colonnes. Calc utilisera dans ce cas les intitulés (=étiquettes) de lignes et/ou de colonnes, suivant la structure du tableau et s'appuiera sur ces informations pour consolider les données adéquates.
La mise à jour d'un tableau issu de consolidation est automatiquement répercutée dès que les données des tableaux sources sont modifiées seulement si l'option « Lier aux données sources » a été cochée à la création du tableau de consolidation.
Le solveur permet de répondre à des problématiques du type : combien d'articles à 25 euros doit-on vendre pour un résultat de 507 euros ? Cet exemple est bien sûr un cas d'école et le solveur peut aider à résoudre des problématiques un peu plus complexes en ajoutant des conditions et des contraintes.
Il s'appuie sur la structure des formules afin de déterminer le contenu de la cellule à definir :
OUTILS, Solveur
Compléter les options de configuration souhaitées
Le partage de document est possible et les accès peuvent être multiples et simultanés. Toutefois, certaines options de mise en forme apportées par l'un des intervenants ne seront pas conservées à l'enregistrement / fermeture du document.
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L'outil de suivi des modifications prend toute son importance dans le cas où le même document est envoyé en circuit de révision pour être relu et modifié par 1 ou plusieurs intervenants. Il permet de conserver les modifications de chacun d'entre eux, et, au final, offre la possibilité au demandeur initial d'accepter ou de rejeter ces suggestions de modifications.
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Les marques sont affichées par défaut dès l'activation de l'enregistrement des modifications.
Lorsque le document a été relu et modifié par les différents relecteurs, le rédacteur initial peut accepter ou refuser les modifications qui ont été enregistrées dans le suivi.
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Cette fonctionnalité permet d'enregistrer plusieurs versions d'un document dans le même fichier. Les versions inutilisées après la mise au point de la version définitive peuvent être supprimées.
Cliquer sur
Le contenu de la version enregistrée est affiché en lecture seule
L'auto-correction permet de rectifier automatiquement l'orthographe d'un mot en cours de frappe, ou par exemple remplacer des guillemets simples par des guillemets doubles. par le réglage de certains paramètres.
Cet utilitaire permet de corriger les erreurs orthographiques courantes. Il fonctionne selon 2 modes : automatique et/ou manuel.
Lorsqu'il est activé, le mode automatique provoque un soulignement en rouge des mots sur lesquels est détectée une erreur (exemple : ).
Il n'est pas actif par défaut dans les documents.
Clic droit sur le mot souligné
Sélectionner « Ajouter » puis « »
est le nom du fichier dictionnaire de l'utilisateur
Le mode manuel peut être activé à tout moment : il permet de parcourir l'intégralité du document à la recherche d'éventuelles erreurs d'orthographe.
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Une fenêtre s'ouvre sur chaque erreur détectée : sélectionner l'option requise
