Apprendre Word bureautique ofppt
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1-1 : INTRODUCTION
Le logiciel Word a été conçu par la société Microsoft. C’est un logiciel de traitement de texte. Avec Word, vous avez la possibilité de réaliser tous types de documents professionnels ou privés (notes de service, courrier, rapport, mémoire, thèse, publipostage …).
1-2 : LANCER L’APPLICATION WORD 2000
Vous avez deux possibilités pour lancer l’application Word 2000 : La première solution consiste à double cliquez sur l’icône Word .
La deuxième solution consiste à cliquer sur le menu Démarrer puis Programmes et enfin Microsoft Word.
1-3 : L’ECRAN DE WORD 2000
1-4 : CHOISIR UNE COMMANDE
Le travail sur un document consiste à saisir, modifier, mettre en forme, éditer du texte. Ces travaux sont réalisés à l’aide des commandes qui sont affichées dans la barre des menus ou dans les barres d’outils.
1-5 : CREER UN DOCUMENT
Par défaut, on crée un document vierge mais on peut se servir des documents préexistant dans Word. Pour utiliser un de ces modèles, vous devez cliquer sur le menu Fichier puis sur Nouveau. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :
Choisissez alors votre modèle de document Word parmi les proposés. D’autres documents Word se trouvent dans les différents onglets que la boîte de dialogue propose.
1-6 : ENREGISTRER UN DOCUMENT
Pour enregistrer un document Word, il suffit de cliquer sur le menu Fichier puis sur Enregistrer sous … La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît alors :
Par défaut, Word propose toujours d’enregistrer le document actif sous Mes documents. Mais vous pouvez le changer de place ou créer des sous dossier. Dans la zone de texte Nom du fichier, Word prend par défaut les premiers caractères que vous avez tapés. Si le nom ne vous convient pas vous pouvez le changer. Lorsque vous avez trouvé le bon dossier et mis un nom vous pouvez cliquer sur le bouton enregistrer. Le saisi va alors se placer en barre de titre.
1-7 : FERMER UN DOCUMENT
Pour fermer un document Word, il suffit de cliquer sur le bouton Fermer la fenêtre dans la barre de menu ou de cliquer sur le menu Fichier puis Fermer.
1-8 : OUVRIR UN DOCUMENT EXISTANT
Pour ouvrir un document qui a été enregistré, vous avez 3 possibilités : Cliquez sur le bouton Ouvrir dans la barre d’outils standard Cliquez sur le menu Fichier puis Ouvrir
Ces 2 premières possibilités ont pour conséquences d’ouvrir une boîte de dialogue :
Généralement Word ouvre les fichiers sur le dossier Mes documents mais vous avez la possibilité d’ouvrir d’autres fichiers stockés à d’autres endroits (Disquette, Cd ROM …). Pour cela, il suffit de cliquer sur la liste déroulante de la case Regarder dans. Vous avez aussi la possibilité d’ouvrir un sous dossier en double cliquant sur son nom ou en cliquant sur son nom puis en cliquant sur le bouton Ouvrir. Il en va de même pour les fichiers.
1-9 : ENREGISTREZ LE DOCUMENT SOUS UN AUTRE NOM
Pour enregistrer le même document sous un autre nom, il suffit de cliquer sur le menu Fichier puis Enregistrer sous … La boîte de dialogue vue dans la partie 1-6 réapparaît. Maintenant, dans la partie Nom du fichier, il faut renommer le fichier.
1-10 : QUITTER WORD 2000
Pour quitter le logiciel Word 2000, il suffit de cliquer sur le bouton Fermer dans la barre de titre ou de cliquer sur le menu Fichier puis Quitter.
2 – Paramétrer Word pour faciliter la saisie du document
2-1 : AFFICHER LES BARRES D’OUTILS
Il faut vérifier que les barres d’outils contenant les commandes les plus utilisées sont présentes. Il s’agit de la barre d’outils STANDARD, la barre d’outils MISE EN FORME et la barre d’outils DESSIN.
LA BARRE D’OUTILS STANDARD
LA BARRE D’OUTILS MISE EN FORME
LA BARRE D’OUTILS DESSIN
Si ces barres d’outils n’apparaissent pas, vous devez cliquer sur le menu Affichage puis Barres d’outils. Dans le sous menu qui apparaît, cliquez sur Standard. Il faut refaire les manipulations pour afficher les autres barres d’outils.
Il existe plein d’autres barres d’outils, nous les verrons au fur et à mesure de ce cours.
2-2 : AFFICHER LA REGLE
La règle est un repère sur votre écran. Elle se situe en dessous des barres d’outils et à gauche de l’écran. Si elle n’apparaît pas, vous devez cliquer sur le menu Affichage puis Règle.
2-3 : CHANGER LE MODE D’AFFICHAGE DE LA PAGE
Il existe 4 modes d’affichage des pages Word :
✓ Le mode Normal
✓ Le mode Web
✓ Le mode Page
✓ Le mode Plan
Pour le moment, assurer vous que le mode page est actif. Pour cela, cliquer sur le menu Affichage puis Page ou vérifier en bas à gauche de l’écran que le bouton Mode Page (le 3ème bouton) est bien enfoncé.
Cet affichage nous permet de voir les limites de la page (gauche, haut et droite) puisque celle-ci apparaît sur un fond gris. On veut voir que la règle sur la partie gauche est présente.
2-4 : AFFICHER LES LIMITES DE TEXTE
Les limites de texte nous montrent dans quelle zone le texte tapé sera affiché et imprimé. Ces limites représentent les marges du document (gauche, haut et droite). Pour afficher les limites de texte, cliquez sur le menu Outils puis Options … La boîte de dialogue suivante apparaît alors :
2-5 : AFFICHER LES CARACTERES NON IMPRIMABLES
Les caractères non imprimables sont des caractères que l’on peut voir à l’écran mais qui n’apparaissent pas lors de l’impression du texte. Ces caractères nous permettent de se repérer à l’écran. Pour afficher ces caractères, assurez-vous que le bouton Afficher / Masquer est bien enfoncé. Ce symbole marque les fins de paragraphes, les sauts de ligne et les tabulations.
3 – Saisir du texte
3-1 : SAISIR DU TEXTE
3-1-1 : SAISIR LE PREMIER PARAGRAPHE
Tapez la phrase : NOTES DE SERVICE
Celle apparaît comme dans l’exemple ci-contre. On peut voir ici que les espaces sont matérialisés par des points.
3-1-2 : CREER UN NOUVEAU PARAGRAPHE
Pour créer un nouveau paragraphe, vous devez appuyer sur la touche ENTREE
Après avoir appuyé sur la touche ENTREE, le symbole Afficher / Masquer est apparu. Pour sauter une ligne, vous devez appuyer une nouvelle fois sur la touche ENTREE.
Lorsque vous arrivez en fin de ligne, le mot que vous êtes en train de taper peut ne pas rentrer sur la ligne, il ne faut surtout pas appuyer sur la touche ENTREE, car Word le considérera comme un nouveau paragraphe. Il faut continuer à taper et Word ira automatiquement à la ligne. L’exemple suivant vous le prouve :
3-1-3 : QUELQUES REMARQUES LORS DE LA SAISIE DE TEXTE
Une fois saisie, certains mots sont soulignés en rouge. Word ne trouve pas ce mot dans son dictionnaire orthographique. Il estime donc que nous avons fait une erreur de saisie. Si c’est le cas, vous pouvez corriger l’erreur en :
© en supprimant le(s) caractère(s) avec la touche Retour arrière et en saisissant le(s) nouveau(x) caractère(s)
© en utilisant le correcteur orthographique (voir la partie 4-7)
En cours de frappe, Word analyse les caractères tapés et propose d’insérer un mot à notre place. C’est souvent le cas pour les dates. Si la proposition de Word vous convient, il suffit d’appuyer sur la touche TABULATION sinon il faut appuyer sur la touche ECHAP.
3-2 : INSERER DES CARACTERES SPECIAUX
Vous vous êtes demandé plusieurs fois comment faire certains symbole comme le téléphone, des flèches, le © du copyright …ord vous propose d’insérer ces symboles et caractères spéciaux.
3-2-1 : INSERER UN SYMBOLE
Pour insérer un symbole, vous devez cliquer sur le menu Insertion puis Caractères spéciaux. La boîte de dialogue suivante apparaît alors.
L’onglet « Symboles » est affiché. Maintenant, vous n’avez plus qu’à choisir la police en faisant dérouler la liste déroulante. Ensuite, vous devez choisir le symbole à insérer et lorsque vous avez choisi, il suffit de cliquer sur le bouton Insérer puis Fermer. Le symbole se place alors à l’endroit de votre curseur. Les polices de caractères où l’on trouve le plus de caractères particuliers sont les polices Webdings, Wingdings, Wingdings 2 et Wingdings 3.
3-2-2 : INSERER UN CARACTERE SPECIAL
Vous devez faire exactement la même manipulation que précédemment en cliquant sur le menu Insertion puis caractères spéciaux. La boîte de suivante apparaît alors :
Maintenant, vous devez cliquer sur l’onglet « Caractères spéciaux ». Faites défiler l’ascenseur jusqu’à ce que vous trouviez votre caractère. Lorsque vous l’avez trouvé, cliquez sur le bouton Insérer puis Fermer. Le caractère apparaît à l’endroit où est placé votre curseur.
3-3 : SE DEPLACER DANS LE TEXTE
3-3-1 : AVEC LE CLAVIER
Pour se déplacer dans un document Word avec le clavier vous devez vous servir des touches situées entre le pavé alphanumérique et le pavé numérique
P : Cette touche permet de replacer le curseur au début de la ligne. FIN : Cette touche permet de placer le curseur à la fin de la ligne.
Ç ou Pg Up : Cette touche permet de déplacer le curseur vers le haut page par page. t ou Pg Down : Cette touche permet de déplacer le curseur vers le bas page par page. Œ : Cette touche permet de revenir d’un caractère vers la gauche.
Ð : Cette touche permet de se déplacer d’un caractère vers la droite.
6 : Cette touche permet de monter le curseur d’une ligne.
6 : Cette touche permet de descendre le curseur d’une ligne.
3-3-2 : AVEC LA SOURIS
Pour vous déplacer dans un document Word avec la souris, vous pouvez utiliser les ascenseurs verticaux et horizontaux mais aussi les boutons page suivante et page précédente (voir le schéma dans la partie 1-3). En cliquant avec le bouton gauche dans votre document Word, vous allez déplacer votre curseur à l’endroit où vous avez cliqué.
3-4 : SELECTIONNER DU TEXTE
La sélection de texte permet par exemple de mettre en gras votre texte au lieu de le faire caractère par caractère. La sélection de texte ou de mot se présente de cette façon :
3-4-1 : AVEC LE CLAVIER
Pour sélectionner du texte avec le clavier, vous devez placer le curseur devant le mot où la phrase à sélectionner. Ensuite, tout en maintenant la touche MAJ enfoncée, appuyez sur la flèche de direction qui va vers la droite. Votre texte ou votre mot est sur un fond noir (comme pour l’image précédente). Vous venez de sélectionner du texte.
3-4-2 : AVEC LA SOURIS
Pour sélectionner du texte avec la souris, cliquez devant le mot ou la phrase à sélectionner. Tout en maintenant le clic gauche enfoncé, déplacez votre souris à droite. Votre texte ou votre mot est sur un fond noir (comme pour l’image précédente). Vous venez de sélectionner du texte.
4 – Modifier du texte
4-1 : SUPPRIMER UN CARACTERE
4-1-1 : SUPPRIMER UN CARACTERE SE TROUVANT AVANT LE CURSEUR
Pour supprimer un caractère qui se trouve avant le curseur vous devez utiliser la touche RETOUR ARRIERE. Cette touche est située au-dessus de la grosse touche ENTREE. Cette touche supprime les caractères un à un et les supprime vers la gauche.
4-1-2 : SUPPRIMER UN CARACTERE SE TROUVANT APRES LE CURSEUR
Pour supprimer un caractère qui se trouve après le curseur, vous devez utiliser la touche SUPPR. Cette touche est située sous la touche INSER entre le pavé alphanumérique et le pavé numérique. Cette touche supprime les caractères un à un et les supprime vers la droite.
4-2 : SUPPRIMER UN MOT, UNE PHRASE OU UN PARAGRAPHE
Pour supprimer un mot, une phrase ou un paragraphe vous devez sélectionner le texte que vous voulez supprimer par une des méthodes vu précédemment. Ensuite, il suffit d’appuyer sur la touche SUPPR ou sur la touche RETOUR ARRIERE.
4-3 : RAJOUTER UN MOT
Pour ajouter un mot ou un caractère entre deux mots si vous êtes en mode refrappe, vous devez appuyer sur la touche INSER puis vous tapez le(s) mot(s) ou le(s) caractère(s) à insérer.
4-4 : DEPLACER DES MOTS
Pour déplacer des mots d’un paragraphe à un autre ou d’une ligne à une autre vous devez sélectionner les mots à déplacer. Ensuite, en cliquant et en tenant cliquer, vous amener le(s) mot(s) à l’endroit où vous voulez les placer.
4-5 : ANNULER UNE OPERATION
L’annulation d’une opération consiste à annuler la frappe que vous avez saisie. Pour annuler une opération, vous avez 3 possibilités :
Par la barre de menu : il faut cliquer sur le menu Edition puis Annuler
Par la barre d’outils : il faut cliquer sur le bouton suivant
Par le clavier : il faut appuyer simultanément sur les touches CTRL + Z
4-6 : RETABLIR L’OPERATION ANNULEE
Rétablir l’opération annulée consiste à remettre en l’état avant d’annuler l’opération. Pour rétablir une opération, il faut appuyer sur le bouton suivant .
4-7 : CORRIGER LES FAUTES D’ORTHOGRAPHE ET DE GRAMMAIRE
4-7-1 : CORRIGER L'ORTHOGRAPHE D'UN MOT
A chaque fois que vous faites une faute d’orthographe ou que Word ne trouve pas un mot dans son dictionnaire, Word souligne ce mot en rouge. Pour corriger cette faute, il suffit de faire un clic droit sur le mot. Word ouvre alors un menu contextuel dans lequel il propose une ou plusieurs solutions pouvant correspondre à votre mot. Pour corriger la faute, il faut cliquer sur le mot que Word propose. L’image suivante vous montre la correction d’un mot.
4-7-2 : CORRIGER LES FAUTES DE GRAMMAIRE
Pour corriger les fautes de grammaire en cours de frappe, vous devez vérifier si l’option « Vérifier la grammaire et l’orthographe » est cochée. Pour cela, cliquer sur le menu Outils puis Options, la boîte de dialogue suivante s’ouvre. Il faut cliquer sur l’onglet « Grammaire et Orthographe » pour voir l’option :
4-7-3 : CORRIGER LES FAUTES DE GRAMMAIRE ET D'ORTHOGRAPHE
Pour corriger les fautes d’orthographe et de grammaire, vous avez deux possibilités. La première consiste à cliquer sur le bouton suivant . La deuxième consiste à cliquer sur le menu Outils puis Grammaire et Orthographe. Dans n’importe quel cas, la boîte de dialogue suivante s’ouvre alors :
Pour corriger vos fautes d’orthographe, il suffit de lire ce qui est inscrit dans la partie « Suggestion ». Ensuite, lorsque vous avez apporté la correction, il suffit de cliquer sur le bouton Remplacer. Si vous êtes sur qu’il n’y a pas de faute de grammaire ou d’orthographe à votre phrase et que Word en trouve une, cliquez sur le bouton Ignorer. Si vous voulez ajouter un mot dans le dictionnaire de Word, il suffit de cliquer sur le bouton Ajouter.
4-8 : TROUVER UN SYNONYME D’UN MOT
Si vous voulez un synonyme d’un mot que vous mettez tout le temps dans votre texte, il faut sélectionner le mot dont lequel vous voulez trouver un synonyme. Ensuite, il suffit de cliquer sur le menu Outils puis Langues et enfin Dictionnaire des synonymes. L’image suivante vous montre les synonymes trouvés pour le mot MAISON :
Lorsque vous avez trouvé, un synonyme correspondant à votre mot, il suffit de le sélectionner et de cliquer sur le mot Remplacer.
5 – Mettre en forme des caractères
5-1 : MODIFIER LA POLICE DE CARACTERE
Une police de caractère s’est le style d’écriture que l’on peut mettre dans un document Word. Pour changer la police de caractère, vous devez cliquer sur la barre d’outils Mise en forme et sur le bouton Police. Il suffit de cliquer alors sur la liste déroulante et de choisir la police que vous voulez.
5-2 : MODIFIER LA TAILLE DES CARACTERES
La taille des caractères permet d’agrandir ou de réduire la police d’écriture. Pour changer la taille des caractères, vous devez cliquer sur la barre d’outils Mise en forme et sur le bouton Taille. Il suffit de cliquer alors sur la liste déroulante et de choisir la taille que vous voulez.
5-3 : METTRE DES CARACTERES EN GRAS
La mise en gras de certains caractères permet de faire ressortir un élément du document Word. Pour mettre en gras, il suffit de cliquer sur le bouton suivant et de taper le texte. Pour enlever le gras, vous devez cliquer sur le même bouton.
5-4 : METTRE DES CARACTERES EN ITALIQUE
Comme pour le gras, l’italique permet de faire ressortir des éléments de votre document Word. Pour mettre en italique, il suffit de cliquer sur le bouton suivant et de taper le texte. Pour enlever l’italique, vous devez cliquer sur le même bouton.
5-5 : SOULIGNER DES CARACTERES
Le soulignement de caractères permet de faire ressortir généralement un titre de votre document Word. Pour mettre un élément en souligné, vous devez cliquer sur le bouton suivant et taper votre texte. Pour enlever le mode souligné, vous devez cliquer sur le même bouton.
5-6 : CHANGER LA COULEUR DES CARACTERES
Pour changer la couleur des caractères vous devez cliquer sur la flèche du bouton suivant . Après avoir cliquer sur la flèche, une palette de couleur apparaît. Choisissez la couleur qui vous convient ou cliquer sur Autres couleurs pour créer votre propre couleur.
5-7 : CHANGER LA CASSE
La casse est le passage du mode minuscule au mode majuscule ou inversement … Pour changer la casse d’un mot, d’une phrase ou d’un paragraphe, vous devez choisir Modifier la casse dans le menu Format. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :