? Exception à la règle : Le champ de type Compteur (Table père) sera relié à un champ de type Numérique – Entier Long dans la table fils pour autoriser une relation de type 1 à plusieurs. 2 . D é f i n i r l e s r e l a t i o n s ? Des relations peuvent être générées dans les requêtes mais ne permettent pas d’accéder au paramètre sur la gestion de l’intégrité référentielle. 1/ Fermer toutes les tables 2/ Menu OUTILS DE BASES DE DONNEES – RELATIONS 3/ Choisir par double-clique les tables ou requêtes voulues et fermer la fenêtre 4/ Cliquez sur le champ de la table père et faire glisser la souris vers le champ correspondant dans la table fils. Access version 2010 copyright 5/ Activez l’option Appliquer l’intégrité référentielle dans la mesure ou vous désirez interdire la saisie d’une valeur dans le champ de la clé étrangère de la table fils qui n’a pas encore été saisi dans le champ de la clé primaire de la table père. 6/ Activez éventuellement les options mettre à jour en cascade et /ou Effacer en cascade. METTRE A JOUR EN CASCADE Si actif : La modification de la valeur de la clé primaire dans la table père implique la modification de la clé étrangère dans la table fils. Si inactif : Il n’est pas possible de modifier le contenu d’une clé primaire dans la 19 table père. EFFACER EN CASCADE Si actif : La suppression d’un enregistrement côté table père implique la suppression de tous les enregistrements côté table fils. Si inactif : La suppression d’un enregistrement côté table père est interdite. Le bouton Type de jointure permet d’affiner le sens de la relation ? Une relation de Un à un peut être utilisée dans le cas ou des informations de même nature doivent être saisies dans des tables différentes pour des raisons d’organisation de la base de données, de confidentialité des données. Il est plus simple de gérer ces données dans la même table. ? Il est possible de ne rien saisir côté table fils dans la clé externe sauf si spécifications dans les propriétés de ce champ. Cela permet de pouvoir finir un enregistrement sur la table fils même si la table père n’a pas été actualisée. 3 . G e s t i o n d e s r e l a t i o n s L’établissement de ces relations interdira aussi la suppression des tables liées. Celle-ci devra être précédée d’une suppression des relations. La fenêtre des relations permet de sélectionner certaines tables et de demander l’affichage des relations directes ou indirectes avec les tables choisies. La suppression d’une table de la fenêtre ne modifie en rien les relations établies. Access version 2010 copyright V . L A R E Q U E T E Une requête permet de définir des critères de sélection afin d'afficher les données qui vous intéresse dans la base. Une requête peut être basée sur une ou plusieurs tables en même temps. A. PRINCIPES GÉNÉRAUX La requête est une question posée à la base de données 20 Elle permet de lire dans une même feuille de réponse des données provenant de tables différentes, et de pouvoir extraire les informations voulues répondant à des critères. Elle permet de servir d’intermédiaire entre une ou plusieurs tables et les formulaires et états. Elle permet de créer des calculs sur les champs, ces nouveaux champs calculés seront vus par les formulaires ou tables reliés comme un champ normal de table. Elle permet d’agir sur des tables en vue de modification, de suppression ou de rajouts automatisés. Elle permet la modification des données d'une table (correspond au mode filtre d'une table) Plusieurs types de requête : Requête SELECTION Requête ACTION (Mise à jour, Ajout, Création de table, Suppression) Requête ANALYSE CROISE pour des analyses à double entrée Une fois la requête définit, le menu Outils de requête – Exécuter ou le bouton permettra d'afficher une feuille de données contenant les enregistrements sélectionnés. Access version 2010 copyright B. CRÉATION D’UNE REQUÊTE 1/ Afficher le ruban Créer – groupe Requêtes 2/ Cliquez sur le bouton Création de requête 3/ Choisir la ou les tables voulues, on une autre requête L’écran en mode création de la requête est le suivant : 21 Les tables impliquées Les champs voulus Le ou les critères Gril e d’interrogation Les champs voulus dans la feuille de réponse sont à insérer de préférence dans l’ordre voulu. Il sera néanmoins possible de les afficher dans un ordre différent sur la feuille de réponse. Chaque champ inséré pourra être trié en ordre croissant ou décroissant (ligne Tri). Les priorités sur les clés seront définies par l’ordre d’insertion des champs dans les colonnes de la grille d’interrogation (de gauche à droite). Un champ peut être posé sur la grille d’interrogation (pour servir de critère) et ne pas être affiché sur la feuille de réponse Le bouton Exécuter pour obtenir la feuille de données contenant les réponses Le bouton Affichage permet de choisir le mode d’affichage de la requête. Access version 2010 copyright 1 . D é f i n i t i o n d e s c r i t è r e s Access traduit si possible votre critère en syntaxe Access. Recherche Frappe Traduction Access Le caractère générique étoile remplace une chaîne de caractère et peut être utilisé avec les champs déclarés en type texte et date. Mots commençant par MO MO* Comme “MO”* Mots contenant MO *MO* Comme “MO”* Occurrence contenant le mot *mairie* Comme *"mairie"* mairie Recherche d’un département 69* Comme "69"* 22 Pour les autres types de données >1000 >1000 Supérieur à >31/1/2008 >#31/1/2008# >CA* >"CA"* <1000 <1000 Inférieur à <31/1/2008 <#31/1/2008# <CA* "CA"* Supérieur ou égal à x >=x Inférieur ou égal à x <=x Entre 1000 et 2000 Entre 1000 et 2000 Entre 1000 Et 2000 1er semestre 2004 Entre 1/1/2009 et 30/6/2009 Entre #1/1/2009# Et #30/6/2009# Pas mot Différent de mot Pas Lyon Pas "mot" Toutes les villes sauf Lyon <>Lyon DURAND + DUPONT DURAND OU DUPONT "DURAND" Ou "DUPONT" Dans(Paris;Lyon;Lille) Dans("Paris";"Lyon";"Lille") Paris ou Lyon ou Lille Paris ou Lyon ou Lille "Paris" Ou "Lyon" Ou "Lille" Champs vides null Est Null Champs non vides pas null Est Pas Null Critère dans un contrôle d'un =Formulaires![Catégories]! formulaire (actif) [Code catégorie] Il est conseillé de taper les mots réservés Access en minuscule, ils seront convertis avec la 1ère lettre du mot en majuscule (pas => Pas) a)Les critères de comparaison : > Strictement supérieur >= Supérieur ou égal < Strictement inférieur <= Inférieur ou égal <> Différent de ? Le caractère * utilisé dans un critère sur une date déclenche une analyse de la date comme du texte. Il faudra alors respecter le même format que celui déclaré dans la table Ex : */05/2009 pour rechercher tout mai 2009 Access version 2010 copyright La requête contenant plusieurs critères sur la même ligne va extraire les enregistrements répondants simultanément à tous les critères. La requête contenant plusieurs critères sur la même colonne va elle extraire tous les enregistrements répondants à l'un ou l'autre des critères ou à tous. b)Requête paramétrée Quand le critère varie à chaque ouverture de la requête, on définit une variable en lieu et place. Le critère sera saisi dans une boite de dialogue à l’ouverture. 23 Pour permettre de saisir des critères de sélection dans des boites de dialogue à l'ouverture directe ou indirecte d'une requête. A la place du critère, on tape un libellé entre [] qui est le nom du paramètre et qui permet de définir en même temps le texte de la boite de dialogue. Dans la ligne critère du champ à renseigner, tapez : [Entrez la valeur voulue pour ce champ] pour extraire une donnée Comme [Entrez la valeur voulu] pour extraire une donnée et pouvoir utiliser dans la boite d'entrée les caractères de remplacement (ex : * pour tous) Entre [Saisir la 1ère valeur] Et [Saisir la dernière valeur] pour extraire une sélection Ces paramètres peuvent être utilisés simultanément sur des champs différents. Il faudra éventuellement les déclarer dans la fenêtre du menu Outils de requêtes – Paramètres dans l'ordre d'apparition voulu et avec le type de données attendu. Pour cela tapez dans la 1ère colonne le nom du paramètre saisi entre les [] et choisir le type dans la 2ème colonne. Access version 2010 copyright c)Champs calculés Une requête permet de construire et d'afficher des calculs. Renommer les intitulés de colonne 1/ Dans la ligne champ de la grille d'interrogation, cliquez devant la 1ère lettre du champ 2/ Tapez le nom voulu suivi de : Exemple : Livre emprunté : Emprunté (Nouveau nom) (nom du champ) Création de calcul 24 Méthode manuelle Le calcul s'exprime dans la ligne Champ de la grille d'interrogation sous la forme suivante : Nom de la colonne : [Champ]opérateur[Autre champ] Ou Nom de la colonne : [Champ]opérateurConstante Exemple : Nom colonne:[Prix unitaire]*[Quantité]*3 ? Un champ calculé est non modifiable sur la feuille de réponse ou le formulaire attaché à la requête Méthode avec assistant L'assistant ouvre le générateur d'expression qui permettra de lier un élément avec un autre élément extérieur. Il servira aussi pour appeler des fonctions prédéfinies d'Access. Il faut impérativement enregistrer la requête d'utiliser les champs de la requête dans cet assistant. La 1ère section permet de choisir le type et l'objet concerné ou les fonctions La 2ème section permet de choisir le nom champ ou la catégorie de la fonction La 3ème section permet de sélectionner la fonction voulue ? Cet assistant est utilisable dans la définition des critères pour le lier à des éléments externes à la requête en cours (exemple : critère saisi dans le contrôle d'un formulaire). Formater les résultats Un champ peut être formaté dans la requête 1/ Clic sur le bouton "Feuille de propriétés" ou 2/ Choisir le format et/ou dans la propriété légende tapez éventuellement le libellé de la colonne. Access version 2010 copyright 2 . L e s t yp e s d e r e q u ê t e a)Requêtes Actions : 4 types ? Requête création de table Une table sera automatiquement créer lors de son exécution. Si une table du même nom existe déjà, elle sera écrasée après confirmation dans une boite de dialogue. ? Requête ajout Les enregistrements sélectionnés seront ajoutés à une table existante. (Attention à la gestion automatique des clés dans la table de destination). ? Requête mise à jour 25 Les enregistrements sélectionnés seront mis à jour dans la table concernée. La formule ou les nouvelles données se tape dans la ligne Mise à jour. ? Requête suppression Les enregistrements sélectionnés seront supprimés. b)Manipulation de ces 4 requêtes : 1/ On génère la requête sélection avec les champs et les critères de sélection 2/ On exécute une fois la requête pour vérifier la cohérence des critères 3/ On choisit dans le menu Requête le type de requête voulu et on termine l'information de la requête suivant la nature de celle-ci. 4/ On exécute la requête par le menu Outils de requête – Exécuter ou le bouton On peut afficher la feuille de données qui va être concernée par cette requête sans l'exécuter immédiatement. c)Requêtes Analyse croisée : Elles permettent de construire un tableau à double entrée. Elles serviront à effectuer des analyses chiffrées ou à définir les entrées d'un graphique. Ces tableaux croisés peuvent être générés dans Excel. Trois données à définir : Un ou plusieurs champs en ligne, un champ en colonne et un champ en valeur. ? Une 2ème entrée en ligne peut permettre de demander une somme sur un champ et ainsi d'obtenir le cumul par champ entré en ligne. Access version 2010 copyright d)Regroupement dans une requête Le regroupement permet de masquer des lignes de détail pour des informations identiques. Seuls les champs concernés doivent être insérés dans la grille d'interrogation. 1/ Choisir les champs 2/ Clic sur le bouton ? ou le menu Outils de requête - Créer – Totaux 3/ Dans la ligne Opérations choisir le type d'opérations à appliquer. L'option Où permettra d'insérer un champ non affiché et de poser un critère sur ce champ e)Requête SQL Access reconnait le mode SQL. Attention, la syntaxe utilisée est quelques peu différentes de celle 26 utilisés par les bases de données SQL. 1/ On définir sa requête en mode QBE 2/ On peut ensuite passer en mode affichage SQL 3/ Ce qui nous donne le résultat en mode SQL sur Access ? On peut activer l’option Direct SQL et utiliser la syntaxe SQL Access version 2010 copyright V I . L E F O R M U LA I R E Un formulaire est un écran personnalisé qui permet de saisir ou de visualiser les données d'une ou plusieurs tables. Il permet de choisir individuellement la position des éléments, leur style, le fond d'écran. 27 Les données sont toujours stockées dans les tables. On peut créer plusieurs formulaires pour une même table, cela permet ainsi de personnaliser la saisie des informations en fonction de "l'utilisateur". Trois modes d'affichage : Mode formulaire : pour saisir dans un écran personnalisé Mode Page : pour personnaliser le formulaire Mode création : pour modifier la structure A. CRÉATION D’UN FORMULAIRE 1 . F o r m u l a i r e i n s t a n t a n é Sélectionnez la table voulue Cliquez sur le bouton Formulaire Access génère un formulaire en double affichage : la fiche détaillée + la liste de la table en dessous en mode feuille de données 2 . F o r m u l a i r e p a r l ’ a s s i s t a n t Il est conseillé d'effectuer la création par l'assistant et ensuite de le personnaliser. 1/ Ajouter les champs voulus dans le formulaire > Pour ajouter le champ sélectionné < pour enlever le champ >> Pour ajouter tous les champs << pour enlever tous les champs Access version 2010 copyright 2/ Choisir la disposition - Colonne simple (un enregistrement maximum par page écran) - Tabulaire (Tableau avec un fond coloré) - Feuille de données (comme une table) - Justifié (comme colonne simple mais les champs en côte à côte) 3/ Taper un nom + Terminer le formulaire 3 . C r é a t i o n f o r m u l a i r e + s o u s f o r m u l a i r e Le sous-formulaire permet de saisir simultanément des informations dans deux tables liées par une relation de 1 à n. (trois maxi) 28 La table située côté 1 dans la relation sera associée au formulaire principal. Celle située côté n sera associée au sous-formulaire. ? Ces 2 formulaires seront visibles sous deux noms différents, il est judicieux de leur donner le même nom avec un suffixe pour les différencier. Activez la 1ère table et sélectionnez les champs de la 1ère table. Choisir ensuite la 2ème table et sélectionnez les champs de cette 2ème table. On peut ensuite choisir le format d'affichage du sous formulaire (sous formulaire : à l'intérieur du formulaire principal ou du formulaire attaché : bouton qui ouvrira le sous formulaire dans une fenêtre). 4 . M e n u : P l u s d e f o r m u l a i r e s a)Création « en mode plusieurs éléments » Permet d’afficher les champs côte à côte, un enregistrement par ligne b)Création en double affichage Sélectionner la table ou la requête Cliquez sur le bouton qui permettra de générer automatiquement un formulaire avec un double affichage (mode formulaire + mode feuille de données). c)Tableau croisé dynamique Permet de générer un tableau croisé dynamique dans Access Access version 2010 copyright B. GESTION DU FORMULAIRE 1 . M o d e f o r m u l a i r e Permet de saisir les données, les visualiser. Pour naviguer dans les enregistrements Pour sélectionner 1er enregistrement précédent 29 l’enregistre- ment en Suivant dernier cours Nouvel enregistrement Pour une recherche rapide Bouton actif si un filtre est mis en place : Permet d’activer ou désactiver le filtre choisi 2 . M o d e p a g e En mode page, pour avoir un aperçu du formulaire avec une simulation des données. Vous pourrez ainsi le ré agencer les champs et d’appliquer une mise en forme. Le ruban création a)Insertion d’un champ à partir de la liste des champs On peut cliquer glisser un champ pour le déplacer b)Insérer un contrôle Sélectionnez le contrôle voulu dans le ruban Cliquer sur le formulaire Utiliser l’assistant pour renseigner les informations nécessaires Le ruban Réorganiser pour la gestion des contrôles Access version 2010 copyright 3 . M o d e c r é a t i o n Section Entête Le sélecteur d'enregistrement Section détail 30 Section pied En mode création le formulaire peut être entièrement paramétré a)Un formulaire est constitué de sections : Entête de formulaire (haut du formulaire, 1 par formulaire) Entête de page (visible à l'impression, 1 par page) Détail (1 section par enregistrement) Pied de page (visible à l'impression, 1 par page) Pied de formulaire (bas du formulaire, 1 par formulaire) b)Un formulaire est constitué de contrôles : Ils permettront de saisir des informations de nature différente. 3 Types de contrôles : Contrôle dépendant : Il sera associé à un champ d'une table ou d'une requête Contrôle indépendant : Il contiendra du texte, une image fixe ou une valeur non stockée dans la base Contrôle calculé : Il contiendra une expression qui pourra combiner un champ et/ou des constantes Pour modifier la nature d'un contrôle, il faudra supprimer l'ancien et en reposer un nouveau. La plupart des contrôles sont constitués de deux éléments : L'étiquette qui pourra être renommée ou supprimée et le contrôle qui mettra à jour le champ associé. Access version 2010 copyright c)Description des contrôles Sélectionne les éléments encadrés. Un objet touché sera sélectionné. La sélection peut aussi s'effectuer à l'aide de la touche SHIFT (Sélection discontinue) 31 L'assistantcontrôle doit être actif si vous désirez utiliser les assistants lors de la création de certains contrôles (liste déroulante, case à option, boutons de commande) Affiche un texte. Etiquette indépendante d'un champ. CTRL ENTREE pour saisir dans deux lignes. Les zones de texte peuvent contenir des expressions ou être associées à un champ d'une table ou d'une requête. Elles peuvent afficher plusieurs lignes de données Elles peuvent des contenir des expressions Elles peuvent être dotées de barres de défilement Contrôle groupe d'options. Cette zone sera associé obligatoirement à un champ de type numérique(1,2,3…) correspondant au numéro de l'option choisie. L'assistant en facilite la création. L'option est utilisée pour rajouter à un groupe déjà posé une option supplémentaire. Sinon les options se définissent lors de la création du groupe. La case à cocher sera associée à un seul champ de type Oui/Non et permettra d'activer ou de désactiver l'option voulue. Bouton bascule. Idem que les options ou cases à cocher. Diffère par l'apparence. On peut les utiliser dans un groupe d'options. La liste modifiable permet de choisir une donnée dans une liste déroulante saisie manuellement ou associée à une table ou une requête. Cette liste est dite modifiable si on autorise la saisie de données absentes de la liste. La zone de liste permet de choisir une donnée dans une liste saisie manuellement ou associée à une table ou une requête. Aucune donnée non prévue dans la liste ne pourra être saisie. Le graphique permet d'exprimer les données sous forme de graphique. Cadre d'objet indépendant qui permet d'insérer une image fixe dans les formulaires ou états. Cadre d'objet dépendant qui permet d'afficher une image, un graphique ou tout objet stocké dans une table Access. Ce type de contrôle est associé à un champ de type OLE Contrôles sous-formulaires, sous états. Il permet d'incorporer un autre formulaire ou état dans un déjà existant. (très utilisé dans les relations 1 à n). Maximum de 2.sous objets dans le formulaire principal. L'outil rectangle permet de dessiner des rectangles ou carrés (SHIFT pour obtenir un carré) L'outil trait pour tracer des traits (SHIFT pour obtenir un trait droit ou à 45°) Access version 2010 copyright L'option Saut de page permet d'insérer un saut dans une section. Pour insérer le saut avant ou après la section, il est conseillé de passer par les propriétés de la section. Insérer un champ de type Lien hypertexte Insérer un champ de type pièce jointe Bouton de commande pour associer un bouton à une macro ou à un événement. Bouton Contrôle de navigation d)Insérer un contrôle Si ce contrôle doit être associé à un champ d'une table ou d'une requête : 32 1/ Choisir le menu Mode Création – Ruban création 2/ Choisir dans la boite à outil le type de contrôle à créer 3/ Sélectionnez le nom du champ à associer à ce contrôle et cliquez glisser vers le formulaire ? La zone pointée correspond à l'emplacement du contrôle et non de son étiquette. Si le contrôle est indépendant, on le pose directement sans passer par la liste des champs. e)Déplacer les contrôles Clic sur un carré ou sur le bord pour choisir l'élément du contrôle à déplacer. Etiquette Contrôle Les deux seule seul ? Etiquette Contrôle f)Couleurs des contrôles et du texte La palette des couleurs est accessible par le menu Ruban-Création. Elle servira à modifier le type et l'épaisseur de la bordure encadrant le contrôle. Nous pouvons choisir la couleur du texte, la couleur du fond (ou bouton transparent pour l'ignorer), la couleur de la bordure (ou bouton transparent). Il est possible aussi d’effectuer des mises en forme conditionnelles. ? Les couleurs sont accessibles par les propriétés et pourront être choisies dans un panel proposé ou dans le spectre (… à droite de la propriété) Access version 2010 copyright g)Redéfinir l'ordre de tabulation L'ordre de tabulation va permettre de définir l'ordre de déplacement du curseur en saisie. Par défaut, cet ordre dépend de l'ordre de création des contrôles et non de sa position. Ruban – Création - Ordre de tabulation Clic sur le bouton automatique Ou Sélectionnez la ligne à déplacer, lâchez le clic et déplacer la ligne vers le point d'insertion voulu. 33 ? On peut aussi modifier l’ordre de tabulation dans le mode création. C. TRAVAIL DANS UN FORMULAIRE 1 . T o u c h e s d e d é p l a c e m e n t F2 Mode modification ou mode sélection ? Champ suivant ? ? Champ précédent Page vers le bas ou même champ sur l'enregistrement suivant si 1 seule PG SUIV page écran Page vers le haut ou même champ sur l'enregistrement précédent si 1 PG PREC seule page écran ? 1er champ ou début de champ (suivant le choix avec F2) Fin Dernier champ ou fin du champ (suivant le choix avec F2) CTRL ? 1er champ du 1er enregistrement CTRL Fin Dernier champ du dernier enregistrement CTRL PAG SUIV Champ en cours sur enregistrement suivant CTRL PAG PREC Champ en cours sur enregistrement précédent F5 Atteindre un numéro d'enregistrement (taper le numéro) Quitte le sous formulaire et se positionne dans le champ précédent du CTRL ? ? formulaire principal CTRL ? ? Déplace au 1er champ du formulaire principal F6 Section suivante ? F6 Section précédente F4 Ouvre une liste modifiable CTRL Alt Espace Restitue la valeur par défaut. 2 . F i l t r e , t r i e t r e c h e r c h e Les caractéristiques sont identiques à celles présentés dans l'étude des tables. Il faudra cliquer sur le champ dans le formulaire au lieu de sélectionner une colonne. Cf: Chapitre abordé dans les tables. Access version 2010 copyright D. FORMULAIRE DE NAVIGATION NEW ! Ce formulaire permet de créer un formulaire d’accueil qui permettra à l’utilisateur d’utiliser un menu de navigation pour ouvrir les formulaires de la base de données. Seuls les formulaires peuvent être inclus dans ce menu de navigation. 1 . C r é e r l e f o r m u l a i r e Ruban – Navigation Choisir le modèle voulu Cliquer-glisser le formulaire vers l’onglet « Ajouter nouveau » 34 2 . P o u r m o d i f i e r l e l i e n v e r s l e f o r m u l a i r e Clic droit sur le bouton Basculer en mode formulaire pour utiliser le menu Access version 2010 copyright V I I . L ' E TA T Un état permet de paramétrer un mode d'impression. Il se crée comme un formulaire. A. CRÉATION D'UN ÉTAT AUTOMATIQUE 35 Sélectionner la table ou la requête et cliquez sur le bouton « état » pour générer un état automatique. 1 . M o d e é t a t e t m o d e a p e r ç u Le mode état permet de visualiser l’état à l’écran, avec une possibilité de se déplacer par la touche Tabulation. Le mode Aperçu permet d’effectuer un aperçu avant impression. 2 . M o d e p a g e Après avoir crée l’état, le mode page permet de paramétrer cet état. 3 . M o d e c r é a t i o n Permet de paramétrer chaque élément de l’état Access version 2010 copyright B. CREER UN ETAT PAR LE MODE ASSISTANT Permet de créer un état étape par étape. Exemple : Créer un répertoire des informations de nos adhérents avec un regroupement sur la 1ère lettre du nom (Les A, B…) Remarque : L'état peut être modifié dans sa structure mais ensuite on ne le voit 36 qu'en aperçu ou en impression Le mode création pour personnaliser l'état. a)Un état est constitué de sections : En-tête d'état : S'imprime une seule fois sur la 1ère page de l'état En-tête de page : S'imprime en haut de chaque page En-tête de groupe : S'imprime en haut de chaque groupe demandé Détail : S'imprime une fois par enregistrement Pied de groupe : S'imprime une fois en bas du groupe effectué Pied de page : S'imprime une fois par page en pied de page Pied d'état : S'imprime une fois sur la dernière page de l'état b)Deux modes d'affichage : Mode création : pour modifier la structure Mode feuille de données : pour saisir ou visualiser en mode tableau Access version 2010 copyright c)Gestion des sauts de page Clic droit sur Pied de groupe – propriétés Saut de page : "Après chaque section" permet d'imposer un saut de page après chaque groupe. ou Affichage – Trier et grouper – propriétés Section insécable sur le groupe : "Groupe entier" pour forcer si possible à mettre le groupe sur la même page. C. OPTIONS COMPLÉMENTAIRES POUR LES ÉTATS ? Les groupes et tri dans les états On peut sélectionner des éléments de plusieurs 37 tables ? Type de lecture des tables On peut choisir le critère de lecture de ces champs ? Regroupements On peut effectuer des regroupements sur certains critères. Les options de regroupement diffèrent suivant le type de données : Le nombre de caractères si le champ est de type texte Access version 2010 copyright Exemple : 1 caractère sur le nom permet de regrouper les clients par ordre alphabétique avec une rupture sur la 1ère lettre du nom Le mois ou l'année si le type de données est de type date La valeur du pas si le type de données est numérique Exemple : 100 pour effectuer un regroupement tous les 100. Ces paramètres choisis lors de l'assistant pourront être modifiés ultérieurement par le menu ? Calculs par groupe 38 On peut demander des totaux sur les champs de type numérique ? Personnaliser le tri En mode création, le bouton « Regrouper et trier » active une fenêtre en bas de l’écran pour grouper et trier. ? Rajouter des totaux En mode création, le bouton Totaux permet de rajouter des calculs. Access version 2010 copyright D. LES ETIQUETTES Pour obtenir l'assistant, dans le ruban Créer, cliquez sur le bouton « Etiquettes » Vous pouvez utiliser des formats prédéfinis déjà paramétrés Le filtre par fabricant permet de définir le fournisseur de la planche utilisée 39 Choisir le format Après avoir choisi le style de police, vous devez ici définir les champs à inclure. Penser à faire des espaces entre les champs Utiliser la touche Entrée pour aller à la ligne Vous pouvez définir les tris ce qui évitera de devoir le faire une fois les étiquettes collées sur les enveloppes. Le mode création permet de paramétrer les étiquettes (polices…) Access version 2010 copyright V I I I . T R A N S F E R T D E DO N N E E S L’importation de données peut être effectuée de différentes manières. A. IMPORTATION DE DONNÉES EXTERNES DANS ACCESS 1 . T a b l e a u E x c e l Ruban Données externes - Excel 40 Access version 2010 copyright 2 . T a b l e o u r e q u ê t e s Ac c e s s Permet d’importer des données provenant d’une autre base de données. L’assistant similaire à celui détaillé précédemment vous guidera dans la démarche 3 . L e s a u t r e s i m p o r t a t i o n s B. EXPORTATION D’ACCESS VERS… 41 Les données stockées dans Access seront exportées vers des logiciels. Vous pouvez mémoriser vos choix effectués lors d’une exportation C. PUBLIPOSTAGE AVEC WORD L’assistant vous demandera de choisir le fichier à lier avec la table ou la requête sélectionnée. D. EXPORTATION POUR UN ENVOI PAR MAIL Permet d’exporter une table ou une requête pour générer un fichier transmis en pièce jointe Access version 2010 copyright E. COPIER – COLLER ENTRE EXCEL ET ACCESS 1/ Vérifier la cohérence des données à copier. En effet, les colonnes sous Excel doivent se présenter dans le même ordre que sur la table Access visée. Les données doivent être de type identique 2/ Effectuer la copie * Sélectionner les données sous Excel (sans les titres situés dans les entêtes de colonne) Copier 42 * Ouvrir la table Access et sélectionner les entêtes de colonne Choisir Edition - coller si la table ne contient pas d’enregistrement Choisir Edition – coller par ajout, si cette table contient des enregistrements et si vous souhaitez rajouter les données. Si une erreur survient, Access crée une table des erreurs. Celle-ci pourra être supprimée. ? Remarque : si la table n’existe pas dans Access, on peut directement coller le tableau entier sur le module des tables sans avoir à la créer au départ. Il faudra ensuite affiner les types de données de cette nouvelle table. F. COPIER – COLLER ENTRE ACCESS ET EXCEL Pas de cohérence à vérifier * Sélectionner les données sous Access+ Copier * Ouvrir le tableau Excel et cliquez sur la 1ere cellule de destination + Coller Access version 2010 copyright I X . G E S TI O N DE S LI S TE S D É R O U LA N T E S Elles permettent de sélectionner un élément à partir d'une liste. Cela évite la frappe. A. LISTE DÉROULANTE TAPÉE MANUELLEMENT Si la liste est positionnée dans la table avant la génération des formulaires, les listes déroulantes seront directement appliquées dans les formulaires. Nous verrons en point 2, comment positionner des listes dans les formulaires. En mode création, on choisit le type de données et ensuite on ouvre la liste type de données et on utilise l'option "Assistant liste de choix" 43 Puis SUIVANT et modifiez éventuellement le nom de l'étiquette associée au champ B. LISTE DÉROULANTE LIÉE À UNE AUTRE TABLE Résultat voulu : Lors de la saisie, on pourra choisir dans une liste déroulante les valeurs qui pourront être saisies dans la table liée. Table des thèmes (Table source) ? Table des activités (Table liée avec intégrité référentielle). On ne pourra pas taper dans la table des activités une valeur Code thème n'existant pas dans la table des thèmes, aussi pourquoi ne pas mettre une liste déroulante pour savoir les codes thèmes existants ? Dans la table des activités où l'on doit saisir les codes thèmes, pour faciliter la saisie, nous pouvons attacher au champ code thème une liste déroulante permettant de visualiser les codes existants et de sélectionner au lieu de taper. Nous allons utiliser l'assistant liste de choix, accessible à partir des types de données. Access version 2010 copyright 44 On ira chercher le contenu de la liste déroulante dans une autre table Choisir la table qui contiendra les éléments à choisir dans la liste déroulante Table des thèmes Choisir les colonnes de la table qui devront apparaître dans la liste déroulante Code thème (ce sera l'élément à stocker) Libellé thème (indication complémentaire qui permettra de sélectionner à coup sûr le bon code thème) Access version 2010 copyright Définir les colonnes à afficher dans la liste déroulante ainsi que la largeur des colonnes Sélectionnez la colonne (Code thème) qui contient les éléments à stocker. 45 C. MODIFIER LE CONTENU D'UNE LISTE DÉROULANTE Modifier le contenu d'une liste déroulante tapée manuellement Sur le champ concerné, allez sur l'onglet Liste de choix (dans les propriétés) Access version 2010 copyright X . R U B A N O U T I L S DE B A S E D E DO N N É E S A. COMPACTER UNE BASE DE DONNÉES Permet de réduire la taille de la base de données 46 B. FRACTIONNER LA BASE DE DONNÉES Permet de créer deux bases : Une avec les tables Une avec les autres objets Un lien sera créé entre les deux bases Une 1ère base de données avec les tables Une 2ème base contenant les autres objets, formulaires, requêtes, états, macros Le lien entre la base contenant les objets est caractérisé par une flèche Access version 2010 copyright
? Exception à la règle : Le champ de type Compteur (Table père) sera relié à un champ de type Numérique – Entier Long dans la table fils pour autoriser une relation de type 1 à plusieurs. 2 . D é f i n i r l e s r e l a t i o n s ? Des relations peuvent être générées dans les requêtes mais ne permettent pas d’accéder au paramètre sur la gestion de l’intégrité référentielle. 1/ Fermer toutes les tables 2/ Menu OUTILS DE BASES DE DONNEES – RELATIONS 3/ Choisir par double-clique les tables ou requêtes voulues et fermer la fenêtre 4/ Cliquez sur le champ de la table père et faire glisser la souris vers le champ correspondant dans la table fils. Access version 2010 copyright 5/ Activez l’option Appliquer l’intégrité référentielle dans la mesure ou vous désirez interdire la saisie d’une valeur dans le champ de la clé étrangère de la table fils qui n’a pas encore été saisi dans le champ de la clé primaire de la table père. 6/ Activez éventuellement les options mettre à jour en cascade et /ou Effacer en cascade. METTRE A JOUR EN CASCADE Si actif : La modification de la valeur de la clé primaire dans la table père implique la modification de la clé étrangère dans la table fils. Si inactif : Il n’est pas possible de modifier le contenu d’une clé primaire dans la 19 table père. EFFACER EN CASCADE Si actif : La suppression d’un enregistrement côté table père implique la suppression de tous les enregistrements côté table fils. Si inactif : La suppression d’un enregistrement côté table père est interdite. Le bouton Type de jointure permet d’affiner le sens de la relation ? Une relation de Un à un peut être utilisée dans le cas ou des informations de même nature doivent être saisies dans des tables différentes pour des raisons d’organisation de la base de données, de confidentialité des données. Il est plus simple de gérer ces données dans la même table. ? Il est possible de ne rien saisir côté table fils dans la clé externe sauf si spécifications dans les propriétés de ce champ. Cela permet de pouvoir finir un enregistrement sur la table fils même si la table père n’a pas été actualisée. 3 . G e s t i o n d e s r e l a t i o n s L’établissement de ces relations interdira aussi la suppression des tables liées. Celle-ci devra être précédée d’une suppression des relations. La fenêtre des relations permet de sélectionner certaines tables et de demander l’affichage des relations directes ou indirectes avec les tables choisies. La suppression d’une table de la fenêtre ne modifie en rien les relations établies. Access version 2010 copyright V . L A R E Q U E T E Une requête permet de définir des critères de sélection afin d'afficher les données qui vous intéresse dans la base. Une requête peut être basée sur une ou plusieurs tables en même temps. A. PRINCIPES GÉNÉRAUX La requête est une question posée à la base de données 20 Elle permet de lire dans une même feuille de réponse des données provenant de tables différentes, et de pouvoir extraire les informations voulues répondant à des critères. Elle permet de servir d’intermédiaire entre une ou plusieurs tables et les formulaires et états. Elle permet de créer des calculs sur les champs, ces nouveaux champs calculés seront vus par les formulaires ou tables reliés comme un champ normal de table. Elle permet d’agir sur des tables en vue de modification, de suppression ou de rajouts automatisés. Elle permet la modification des données d'une table (correspond au mode filtre d'une table) Plusieurs types de requête : Requête SELECTION Requête ACTION (Mise à jour, Ajout, Création de table, Suppression) Requête ANALYSE CROISE pour des analyses à double entrée Une fois la requête définit, le menu Outils de requête – Exécuter ou le bouton permettra d'afficher une feuille de données contenant les enregistrements sélectionnés. Access version 2010 copyright B. CRÉATION D’UNE REQUÊTE 1/ Afficher le ruban Créer – groupe Requêtes 2/ Cliquez sur le bouton Création de requête 3/ Choisir la ou les tables voulues, on une autre requête L’écran en mode création de la requête est le suivant : 21 Les tables impliquées Les champs voulus Le ou les critères Gril e d’interrogation Les champs voulus dans la feuille de réponse sont à insérer de préférence dans l’ordre voulu. Il sera néanmoins possible de les afficher dans un ordre différent sur la feuille de réponse. Chaque champ inséré pourra être trié en ordre croissant ou décroissant (ligne Tri). Les priorités sur les clés seront définies par l’ordre d’insertion des champs dans les colonnes de la grille d’interrogation (de gauche à droite). Un champ peut être posé sur la grille d’interrogation (pour servir de critère) et ne pas être affiché sur la feuille de réponse Le bouton Exécuter pour obtenir la feuille de données contenant les réponses Le bouton Affichage permet de choisir le mode d’affichage de la requête. Access version 2010 copyright 1 . D é f i n i t i o n d e s c r i t è r e s Access traduit si possible votre critère en syntaxe Access. Recherche Frappe Traduction Access Le caractère générique étoile remplace une chaîne de caractère et peut être utilisé avec les champs déclarés en type texte et date. Mots commençant par MO MO* Comme “MO”* Mots contenant MO *MO* Comme “MO”* Occurrence contenant le mot *mairie* Comme *"mairie"* mairie Recherche d’un département 69* Comme "69"* 22 Pour les autres types de données >1000 >1000 Supérieur à >31/1/2008 >#31/1/2008# >CA* >"CA"* <1000 <1000 Inférieur à <31/1/2008 <#31/1/2008# <CA* "CA"* Supérieur ou égal à x >=x Inférieur ou égal à x <=x Entre 1000 et 2000 Entre 1000 et 2000 Entre 1000 Et 2000 1er semestre 2004 Entre 1/1/2009 et 30/6/2009 Entre #1/1/2009# Et #30/6/2009# Pas mot Différent de mot Pas Lyon Pas "mot" Toutes les villes sauf Lyon <>Lyon DURAND + DUPONT DURAND OU DUPONT "DURAND" Ou "DUPONT" Dans(Paris;Lyon;Lille) Dans("Paris";"Lyon";"Lille") Paris ou Lyon ou Lille Paris ou Lyon ou Lille "Paris" Ou "Lyon" Ou "Lille" Champs vides null Est Null Champs non vides pas null Est Pas Null Critère dans un contrôle d'un =Formulaires![Catégories]! formulaire (actif) [Code catégorie] Il est conseillé de taper les mots réservés Access en minuscule, ils seront convertis avec la 1ère lettre du mot en majuscule (pas => Pas) a)Les critères de comparaison : > Strictement supérieur >= Supérieur ou égal < Strictement inférieur <= Inférieur ou égal <> Différent de ? Le caractère * utilisé dans un critère sur une date déclenche une analyse de la date comme du texte. Il faudra alors respecter le même format que celui déclaré dans la table Ex : */05/2009 pour rechercher tout mai 2009 Access version 2010 copyright La requête contenant plusieurs critères sur la même ligne va extraire les enregistrements répondants simultanément à tous les critères. La requête contenant plusieurs critères sur la même colonne va elle extraire tous les enregistrements répondants à l'un ou l'autre des critères ou à tous. b)Requête paramétrée Quand le critère varie à chaque ouverture de la requête, on définit une variable en lieu et place. Le critère sera saisi dans une boite de dialogue à l’ouverture. 23 Pour permettre de saisir des critères de sélection dans des boites de dialogue à l'ouverture directe ou indirecte d'une requête. A la place du critère, on tape un libellé entre [] qui est le nom du paramètre et qui permet de définir en même temps le texte de la boite de dialogue. Dans la ligne critère du champ à renseigner, tapez : [Entrez la valeur voulue pour ce champ] pour extraire une donnée Comme [Entrez la valeur voulu] pour extraire une donnée et pouvoir utiliser dans la boite d'entrée les caractères de remplacement (ex : * pour tous) Entre [Saisir la 1ère valeur] Et [Saisir la dernière valeur] pour extraire une sélection Ces paramètres peuvent être utilisés simultanément sur des champs différents. Il faudra éventuellement les déclarer dans la fenêtre du menu Outils de requêtes – Paramètres dans l'ordre d'apparition voulu et avec le type de données attendu. Pour cela tapez dans la 1ère colonne le nom du paramètre saisi entre les [] et choisir le type dans la 2ème colonne. Access version 2010 copyright c)Champs calculés Une requête permet de construire et d'afficher des calculs. Renommer les intitulés de colonne 1/ Dans la ligne champ de la grille d'interrogation, cliquez devant la 1ère lettre du champ 2/ Tapez le nom voulu suivi de : Exemple : Livre emprunté : Emprunté (Nouveau nom) (nom du champ) Création de calcul 24 Méthode manuelle Le calcul s'exprime dans la ligne Champ de la grille d'interrogation sous la forme suivante : Nom de la colonne : [Champ]opérateur[Autre champ] Ou Nom de la colonne : [Champ]opérateurConstante Exemple : Nom colonne:[Prix unitaire]*[Quantité]*3 ? Un champ calculé est non modifiable sur la feuille de réponse ou le formulaire attaché à la requête Méthode avec assistant L'assistant ouvre le générateur d'expression qui permettra de lier un élément avec un autre élément extérieur. Il servira aussi pour appeler des fonctions prédéfinies d'Access. Il faut impérativement enregistrer la requête d'utiliser les champs de la requête dans cet assistant. La 1ère section permet de choisir le type et l'objet concerné ou les fonctions La 2ème section permet de choisir le nom champ ou la catégorie de la fonction La 3ème section permet de sélectionner la fonction voulue ? Cet assistant est utilisable dans la définition des critères pour le lier à des éléments externes à la requête en cours (exemple : critère saisi dans le contrôle d'un formulaire). Formater les résultats Un champ peut être formaté dans la requête 1/ Clic sur le bouton "Feuille de propriétés" ou 2/ Choisir le format et/ou dans la propriété légende tapez éventuellement le libellé de la colonne. Access version 2010 copyright 2 . L e s t yp e s d e r e q u ê t e a)Requêtes Actions : 4 types ? Requête création de table Une table sera automatiquement créer lors de son exécution. Si une table du même nom existe déjà, elle sera écrasée après confirmation dans une boite de dialogue. ? Requête ajout Les enregistrements sélectionnés seront ajoutés à une table existante. (Attention à la gestion automatique des clés dans la table de destination). ? Requête mise à jour 25 Les enregistrements sélectionnés seront mis à jour dans la table concernée. La formule ou les nouvelles données se tape dans la ligne Mise à jour. ? Requête suppression Les enregistrements sélectionnés seront supprimés. b)Manipulation de ces 4 requêtes : 1/ On génère la requête sélection avec les champs et les critères de sélection 2/ On exécute une fois la requête pour vérifier la cohérence des critères 3/ On choisit dans le menu Requête le type de requête voulu et on termine l'information de la requête suivant la nature de celle-ci. 4/ On exécute la requête par le menu Outils de requête – Exécuter ou le bouton On peut afficher la feuille de données qui va être concernée par cette requête sans l'exécuter immédiatement. c)Requêtes Analyse croisée : Elles permettent de construire un tableau à double entrée. Elles serviront à effectuer des analyses chiffrées ou à définir les entrées d'un graphique. Ces tableaux croisés peuvent être générés dans Excel. Trois données à définir : Un ou plusieurs champs en ligne, un champ en colonne et un champ en valeur. ? Une 2ème entrée en ligne peut permettre de demander une somme sur un champ et ainsi d'obtenir le cumul par champ entré en ligne. Access version 2010 copyright d)Regroupement dans une requête Le regroupement permet de masquer des lignes de détail pour des informations identiques. Seuls les champs concernés doivent être insérés dans la grille d'interrogation. 1/ Choisir les champs 2/ Clic sur le bouton ? ou le menu Outils de requête - Créer – Totaux 3/ Dans la ligne Opérations choisir le type d'opérations à appliquer. L'option Où permettra d'insérer un champ non affiché et de poser un critère sur ce champ e)Requête SQL Access reconnait le mode SQL. Attention, la syntaxe utilisée est quelques peu différentes de celle 26 utilisés par les bases de données SQL. 1/ On définir sa requête en mode QBE 2/ On peut ensuite passer en mode affichage SQL 3/ Ce qui nous donne le résultat en mode SQL sur Access ? On peut activer l’option Direct SQL et utiliser la syntaxe SQL Access version 2010 copyright V I . L E F O R M U LA I R E Un formulaire est un écran personnalisé qui permet de saisir ou de visualiser les données d'une ou plusieurs tables. Il permet de choisir individuellement la position des éléments, leur style, le fond d'écran. 27 Les données sont toujours stockées dans les tables. On peut créer plusieurs formulaires pour une même table, cela permet ainsi de personnaliser la saisie des informations en fonction de "l'utilisateur". Trois modes d'affichage : Mode formulaire : pour saisir dans un écran personnalisé Mode Page : pour personnaliser le formulaire Mode création : pour modifier la structure A. CRÉATION D’UN FORMULAIRE 1 . F o r m u l a i r e i n s t a n t a n é Sélectionnez la table voulue Cliquez sur le bouton Formulaire Access génère un formulaire en double affichage : la fiche détaillée + la liste de la table en dessous en mode feuille de données 2 . F o r m u l a i r e p a r l ’ a s s i s t a n t Il est conseillé d'effectuer la création par l'assistant et ensuite de le personnaliser. 1/ Ajouter les champs voulus dans le formulaire > Pour ajouter le champ sélectionné < pour enlever le champ >> Pour ajouter tous les champs << pour enlever tous les champs Access version 2010 copyright 2/ Choisir la disposition - Colonne simple (un enregistrement maximum par page écran) - Tabulaire (Tableau avec un fond coloré) - Feuille de données (comme une table) - Justifié (comme colonne simple mais les champs en côte à côte) 3/ Taper un nom + Terminer le formulaire 3 . C r é a t i o n f o r m u l a i r e + s o u s f o r m u l a i r e Le sous-formulaire permet de saisir simultanément des informations dans deux tables liées par une relation de 1 à n. (trois maxi) 28 La table située côté 1 dans la relation sera associée au formulaire principal. Celle située côté n sera associée au sous-formulaire. ? Ces 2 formulaires seront visibles sous deux noms différents, il est judicieux de leur donner le même nom avec un suffixe pour les différencier. Activez la 1ère table et sélectionnez les champs de la 1ère table. Choisir ensuite la 2ème table et sélectionnez les champs de cette 2ème table. On peut ensuite choisir le format d'affichage du sous formulaire (sous formulaire : à l'intérieur du formulaire principal ou du formulaire attaché : bouton qui ouvrira le sous formulaire dans une fenêtre). 4 . M e n u : P l u s d e f o r m u l a i r e s a)Création « en mode plusieurs éléments » Permet d’afficher les champs côte à côte, un enregistrement par ligne b)Création en double affichage Sélectionner la table ou la requête Cliquez sur le bouton qui permettra de générer automatiquement un formulaire avec un double affichage (mode formulaire + mode feuille de données). c)Tableau croisé dynamique Permet de générer un tableau croisé dynamique dans Access Access version 2010 copyright B. GESTION DU FORMULAIRE 1 . M o d e f o r m u l a i r e Permet de saisir les données, les visualiser. Pour naviguer dans les enregistrements Pour sélectionner 1er enregistrement précédent 29 l’enregistre- ment en Suivant dernier cours Nouvel enregistrement Pour une recherche rapide Bouton actif si un filtre est mis en place : Permet d’activer ou désactiver le filtre choisi 2 . M o d e p a g e En mode page, pour avoir un aperçu du formulaire avec une simulation des données. Vous pourrez ainsi le ré agencer les champs et d’appliquer une mise en forme. Le ruban création a)Insertion d’un champ à partir de la liste des champs On peut cliquer glisser un champ pour le déplacer b)Insérer un contrôle Sélectionnez le contrôle voulu dans le ruban Cliquer sur le formulaire Utiliser l’assistant pour renseigner les informations nécessaires Le ruban Réorganiser pour la gestion des contrôles Access version 2010 copyright 3 . M o d e c r é a t i o n Section Entête Le sélecteur d'enregistrement Section détail 30 Section pied En mode création le formulaire peut être entièrement paramétré a)Un formulaire est constitué de sections : Entête de formulaire (haut du formulaire, 1 par formulaire) Entête de page (visible à l'impression, 1 par page) Détail (1 section par enregistrement) Pied de page (visible à l'impression, 1 par page) Pied de formulaire (bas du formulaire, 1 par formulaire) b)Un formulaire est constitué de contrôles : Ils permettront de saisir des informations de nature différente. 3 Types de contrôles : Contrôle dépendant : Il sera associé à un champ d'une table ou d'une requête Contrôle indépendant : Il contiendra du texte, une image fixe ou une valeur non stockée dans la base Contrôle calculé : Il contiendra une expression qui pourra combiner un champ et/ou des constantes Pour modifier la nature d'un contrôle, il faudra supprimer l'ancien et en reposer un nouveau. La plupart des contrôles sont constitués de deux éléments : L'étiquette qui pourra être renommée ou supprimée et le contrôle qui mettra à jour le champ associé. Access version 2010 copyright c)Description des contrôles Sélectionne les éléments encadrés. Un objet touché sera sélectionné. La sélection peut aussi s'effectuer à l'aide de la touche SHIFT (Sélection discontinue) 31 L'assistantcontrôle doit être actif si vous désirez utiliser les assistants lors de la création de certains contrôles (liste déroulante, case à option, boutons de commande) Affiche un texte. Etiquette indépendante d'un champ. CTRL ENTREE pour saisir dans deux lignes. Les zones de texte peuvent contenir des expressions ou être associées à un champ d'une table ou d'une requête. Elles peuvent afficher plusieurs lignes de données Elles peuvent des contenir des expressions Elles peuvent être dotées de barres de défilement Contrôle groupe d'options. Cette zone sera associé obligatoirement à un champ de type numérique(1,2,3…) correspondant au numéro de l'option choisie. L'assistant en facilite la création. L'option est utilisée pour rajouter à un groupe déjà posé une option supplémentaire. Sinon les options se définissent lors de la création du groupe. La case à cocher sera associée à un seul champ de type Oui/Non et permettra d'activer ou de désactiver l'option voulue. Bouton bascule. Idem que les options ou cases à cocher. Diffère par l'apparence. On peut les utiliser dans un groupe d'options. La liste modifiable permet de choisir une donnée dans une liste déroulante saisie manuellement ou associée à une table ou une requête. Cette liste est dite modifiable si on autorise la saisie de données absentes de la liste. La zone de liste permet de choisir une donnée dans une liste saisie manuellement ou associée à une table ou une requête. Aucune donnée non prévue dans la liste ne pourra être saisie. Le graphique permet d'exprimer les données sous forme de graphique. Cadre d'objet indépendant qui permet d'insérer une image fixe dans les formulaires ou états. Cadre d'objet dépendant qui permet d'afficher une image, un graphique ou tout objet stocké dans une table Access. Ce type de contrôle est associé à un champ de type OLE Contrôles sous-formulaires, sous états. Il permet d'incorporer un autre formulaire ou état dans un déjà existant. (très utilisé dans les relations 1 à n). Maximum de 2.sous objets dans le formulaire principal. L'outil rectangle permet de dessiner des rectangles ou carrés (SHIFT pour obtenir un carré) L'outil trait pour tracer des traits (SHIFT pour obtenir un trait droit ou à 45°) Access version 2010 copyright L'option Saut de page permet d'insérer un saut dans une section. Pour insérer le saut avant ou après la section, il est conseillé de passer par les propriétés de la section. Insérer un champ de type Lien hypertexte Insérer un champ de type pièce jointe Bouton de commande pour associer un bouton à une macro ou à un événement. Bouton Contrôle de navigation d)Insérer un contrôle Si ce contrôle doit être associé à un champ d'une table ou d'une requête : 32 1/ Choisir le menu Mode Création – Ruban création 2/ Choisir dans la boite à outil le type de contrôle à créer 3/ Sélectionnez le nom du champ à associer à ce contrôle et cliquez glisser vers le formulaire ? La zone pointée correspond à l'emplacement du contrôle et non de son étiquette. Si le contrôle est indépendant, on le pose directement sans passer par la liste des champs. e)Déplacer les contrôles Clic sur un carré ou sur le bord pour choisir l'élément du contrôle à déplacer. Etiquette Contrôle Les deux seule seul ? Etiquette Contrôle f)Couleurs des contrôles et du texte La palette des couleurs est accessible par le menu Ruban-Création. Elle servira à modifier le type et l'épaisseur de la bordure encadrant le contrôle. Nous pouvons choisir la couleur du texte, la couleur du fond (ou bouton transparent pour l'ignorer), la couleur de la bordure (ou bouton transparent). Il est possible aussi d’effectuer des mises en forme conditionnelles. ? Les couleurs sont accessibles par les propriétés et pourront être choisies dans un panel proposé ou dans le spectre (… à droite de la propriété) Access version 2010 copyright g)Redéfinir l'ordre de tabulation L'ordre de tabulation va permettre de définir l'ordre de déplacement du curseur en saisie. Par défaut, cet ordre dépend de l'ordre de création des contrôles et non de sa position. Ruban – Création - Ordre de tabulation Clic sur le bouton automatique Ou Sélectionnez la ligne à déplacer, lâchez le clic et déplacer la ligne vers le point d'insertion voulu. 33 ? On peut aussi modifier l’ordre de tabulation dans le mode création. C. TRAVAIL DANS UN FORMULAIRE 1 . T o u c h e s d e d é p l a c e m e n t F2 Mode modification ou mode sélection ? Champ suivant ? ? Champ précédent Page vers le bas ou même champ sur l'enregistrement suivant si 1 seule PG SUIV page écran Page vers le haut ou même champ sur l'enregistrement précédent si 1 PG PREC seule page écran ? 1er champ ou début de champ (suivant le choix avec F2) Fin Dernier champ ou fin du champ (suivant le choix avec F2) CTRL ? 1er champ du 1er enregistrement CTRL Fin Dernier champ du dernier enregistrement CTRL PAG SUIV Champ en cours sur enregistrement suivant CTRL PAG PREC Champ en cours sur enregistrement précédent F5 Atteindre un numéro d'enregistrement (taper le numéro) Quitte le sous formulaire et se positionne dans le champ précédent du CTRL ? ? formulaire principal CTRL ? ? Déplace au 1er champ du formulaire principal F6 Section suivante ? F6 Section précédente F4 Ouvre une liste modifiable CTRL Alt Espace Restitue la valeur par défaut. 2 . F i l t r e , t r i e t r e c h e r c h e Les caractéristiques sont identiques à celles présentés dans l'étude des tables. Il faudra cliquer sur le champ dans le formulaire au lieu de sélectionner une colonne. Cf: Chapitre abordé dans les tables. Access version 2010 copyright D. FORMULAIRE DE NAVIGATION NEW ! Ce formulaire permet de créer un formulaire d’accueil qui permettra à l’utilisateur d’utiliser un menu de navigation pour ouvrir les formulaires de la base de données. Seuls les formulaires peuvent être inclus dans ce menu de navigation. 1 . C r é e r l e f o r m u l a i r e Ruban – Navigation Choisir le modèle voulu Cliquer-glisser le formulaire vers l’onglet « Ajouter nouveau » 34 2 . P o u r m o d i f i e r l e l i e n v e r s l e f o r m u l a i r e Clic droit sur le bouton Basculer en mode formulaire pour utiliser le menu Access version 2010 copyright V I I . L ' E TA T Un état permet de paramétrer un mode d'impression. Il se crée comme un formulaire. A. CRÉATION D'UN ÉTAT AUTOMATIQUE 35 Sélectionner la table ou la requête et cliquez sur le bouton « état » pour générer un état automatique. 1 . M o d e é t a t e t m o d e a p e r ç u Le mode état permet de visualiser l’état à l’écran, avec une possibilité de se déplacer par la touche Tabulation. Le mode Aperçu permet d’effectuer un aperçu avant impression. 2 . M o d e p a g e Après avoir crée l’état, le mode page permet de paramétrer cet état. 3 . M o d e c r é a t i o n Permet de paramétrer chaque élément de l’état Access version 2010 copyright B. CREER UN ETAT PAR LE MODE ASSISTANT Permet de créer un état étape par étape. Exemple : Créer un répertoire des informations de nos adhérents avec un regroupement sur la 1ère lettre du nom (Les A, B…) Remarque : L'état peut être modifié dans sa structure mais ensuite on ne le voit 36 qu'en aperçu ou en impression Le mode création pour personnaliser l'état. a)Un état est constitué de sections : En-tête d'état : S'imprime une seule fois sur la 1ère page de l'état En-tête de page : S'imprime en haut de chaque page En-tête de groupe : S'imprime en haut de chaque groupe demandé Détail : S'imprime une fois par enregistrement Pied de groupe : S'imprime une fois en bas du groupe effectué Pied de page : S'imprime une fois par page en pied de page Pied d'état : S'imprime une fois sur la dernière page de l'état b)Deux modes d'affichage : Mode création : pour modifier la structure Mode feuille de données : pour saisir ou visualiser en mode tableau Access version 2010 copyright c)Gestion des sauts de page Clic droit sur Pied de groupe – propriétés Saut de page : "Après chaque section" permet d'imposer un saut de page après chaque groupe. ou Affichage – Trier et grouper – propriétés Section insécable sur le groupe : "Groupe entier" pour forcer si possible à mettre le groupe sur la même page. C. OPTIONS COMPLÉMENTAIRES POUR LES ÉTATS ? Les groupes et tri dans les états On peut sélectionner des éléments de plusieurs 37 tables ? Type de lecture des tables On peut choisir le critère de lecture de ces champs ? Regroupements On peut effectuer des regroupements sur certains critères. Les options de regroupement diffèrent suivant le type de données : Le nombre de caractères si le champ est de type texte Access version 2010 copyright Exemple : 1 caractère sur le nom permet de regrouper les clients par ordre alphabétique avec une rupture sur la 1ère lettre du nom Le mois ou l'année si le type de données est de type date La valeur du pas si le type de données est numérique Exemple : 100 pour effectuer un regroupement tous les 100. Ces paramètres choisis lors de l'assistant pourront être modifiés ultérieurement par le menu ? Calculs par groupe 38 On peut demander des totaux sur les champs de type numérique ? Personnaliser le tri En mode création, le bouton « Regrouper et trier » active une fenêtre en bas de l’écran pour grouper et trier. ? Rajouter des totaux En mode création, le bouton Totaux permet de rajouter des calculs. Access version 2010 copyright D. LES ETIQUETTES Pour obtenir l'assistant, dans le ruban Créer, cliquez sur le bouton « Etiquettes » Vous pouvez utiliser des formats prédéfinis déjà paramétrés Le filtre par fabricant permet de définir le fournisseur de la planche utilisée 39 Choisir le format Après avoir choisi le style de police, vous devez ici définir les champs à inclure. Penser à faire des espaces entre les champs Utiliser la touche Entrée pour aller à la ligne Vous pouvez définir les tris ce qui évitera de devoir le faire une fois les étiquettes collées sur les enveloppes. Le mode création permet de paramétrer les étiquettes (polices…) Access version 2010 copyright V I I I . T R A N S F E R T D E DO N N E E S L’importation de données peut être effectuée de différentes manières. A. IMPORTATION DE DONNÉES EXTERNES DANS ACCESS 1 . T a b l e a u E x c e l Ruban Données externes - Excel 40 Access version 2010 copyright 2 . T a b l e o u r e q u ê t e s Ac c e s s Permet d’importer des données provenant d’une autre base de données. L’assistant similaire à celui détaillé précédemment vous guidera dans la démarche 3 . L e s a u t r e s i m p o r t a t i o n s B. EXPORTATION D’ACCESS VERS… 41 Les données stockées dans Access seront exportées vers des logiciels. Vous pouvez mémoriser vos choix effectués lors d’une exportation C. PUBLIPOSTAGE AVEC WORD L’assistant vous demandera de choisir le fichier à lier avec la table ou la requête sélectionnée. D. EXPORTATION POUR UN ENVOI PAR MAIL Permet d’exporter une table ou une requête pour générer un fichier transmis en pièce jointe Access version 2010 copyright E. COPIER – COLLER ENTRE EXCEL ET ACCESS 1/ Vérifier la cohérence des données à copier. En effet, les colonnes sous Excel doivent se présenter dans le même ordre que sur la table Access visée. Les données doivent être de type identique 2/ Effectuer la copie * Sélectionner les données sous Excel (sans les titres situés dans les entêtes de colonne) Copier 42 * Ouvrir la table Access et sélectionner les entêtes de colonne Choisir Edition - coller si la table ne contient pas d’enregistrement Choisir Edition – coller par ajout, si cette table contient des enregistrements et si vous souhaitez rajouter les données. Si une erreur survient, Access crée une table des erreurs. Celle-ci pourra être supprimée. ? Remarque : si la table n’existe pas dans Access, on peut directement coller le tableau entier sur le module des tables sans avoir à la créer au départ. Il faudra ensuite affiner les types de données de cette nouvelle table. F. COPIER – COLLER ENTRE ACCESS ET EXCEL Pas de cohérence à vérifier * Sélectionner les données sous Access+ Copier * Ouvrir le tableau Excel et cliquez sur la 1ere cellule de destination + Coller Access version 2010 copyright I X . G E S TI O N DE S LI S TE S D É R O U LA N T E S Elles permettent de sélectionner un élément à partir d'une liste. Cela évite la frappe. A. LISTE DÉROULANTE TAPÉE MANUELLEMENT Si la liste est positionnée dans la table avant la génération des formulaires, les listes déroulantes seront directement appliquées dans les formulaires. Nous verrons en point 2, comment positionner des listes dans les formulaires. En mode création, on choisit le type de données et ensuite on ouvre la liste type de données et on utilise l'option "Assistant liste de choix" 43 Puis SUIVANT et modifiez éventuellement le nom de l'étiquette associée au champ B. LISTE DÉROULANTE LIÉE À UNE AUTRE TABLE Résultat voulu : Lors de la saisie, on pourra choisir dans une liste déroulante les valeurs qui pourront être saisies dans la table liée. Table des thèmes (Table source) ? Table des activités (Table liée avec intégrité référentielle). On ne pourra pas taper dans la table des activités une valeur Code thème n'existant pas dans la table des thèmes, aussi pourquoi ne pas mettre une liste déroulante pour savoir les codes thèmes existants ? Dans la table des activités où l'on doit saisir les codes thèmes, pour faciliter la saisie, nous pouvons attacher au champ code thème une liste déroulante permettant de visualiser les codes existants et de sélectionner au lieu de taper. Nous allons utiliser l'assistant liste de choix, accessible à partir des types de données. Access version 2010 copyright 44 On ira chercher le contenu de la liste déroulante dans une autre table Choisir la table qui contiendra les éléments à choisir dans la liste déroulante Table des thèmes Choisir les colonnes de la table qui devront apparaître dans la liste déroulante Code thème (ce sera l'élément à stocker) Libellé thème (indication complémentaire qui permettra de sélectionner à coup sûr le bon code thème) Access version 2010 copyright Définir les colonnes à afficher dans la liste déroulante ainsi que la largeur des colonnes Sélectionnez la colonne (Code thème) qui contient les éléments à stocker. 45 C. MODIFIER LE CONTENU D'UNE LISTE DÉROULANTE Modifier le contenu d'une liste déroulante tapée manuellement Sur le champ concerné, allez sur l'onglet Liste de choix (dans les propriétés) Access version 2010 copyright X . R U B A N O U T I L S DE B A S E D E DO N N É E S A. COMPACTER UNE BASE DE DONNÉES Permet de réduire la taille de la base de données 46 B. FRACTIONNER LA BASE DE DONNÉES Permet de créer deux bases : Une avec les tables Une avec les autres objets Un lien sera créé entre les deux bases Une 1ère base de données avec les tables Une 2ème base contenant les autres objets, formulaires, requêtes, états, macros Le lien entre la base contenant les objets est caractérisé par une flèche Access version 2010 copyright
