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Microsoft Access pour apprendre et réviser ensemble

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Démarrage de Microsoft Access et ouverture d'une base de données existante

Pour démarrer Microsoft Access, cliquez sur le bouton Démarrer de la barre des tâches Windows®, pointez sur Programmes, puis cliquez sur Microsoft Access. Tout comme les autres applications Microsoft Office, Microsoft Access est dotée d'une barre de menus et d'une ou plusieurs barres d'outils présentées en haut de la fenêtre, comme l'illustre la figure ci-après. Une des nouveautés des programmes Microsoft Office XP est la présence du volet Office dévoilé &a

grave; droite de la fenêtre. Dans Access, une version différente du volet Office apparaît lorsque vous sélectionnez l'option Nouveau ou Rechercher du menu Fichier ou cliquez sur Presse-papiers Office dans le menu Edition. Vous pouvez choisir de créer une base de données ou d'ouvrir une base de données existante à partir du volet Office, de la barre d'outils ou du menu Fichier.

Si vous avez récemment utilisé la base de données que vous souhaitez ouvrir, il se peut que son nom apparaisse dans la partie supérieure du volet Office, sous la section Ouvrir un fichier. Si tel est le cas, cliquez sur le nom du fichier pour ouvrir la base de données. Si votre base de données ne figure pas dans la liste des fichiers tout récemment ouverts, cliquez sur le lien Autres fichiers en bas de la liste. Les options de la boîte de dialogue qui apparaît vous permettent de parcourir vos lecteurs à la recherche du fichier à ouvrir.

Une fois la base de données ouverte, une fenêtre séparée, appelée « fenêtre Base de données », apparaît sous la barre de menus et la barre d'outils. Vous pouvez utiliser cette fenêtre pour parcourir Access.

Dans cet exercice, vous allez démarrer Microsoft Access et ouvrir la base de données Database Fundamentals 01.

1 Dans la barre des tâches Windows, cliquez sur le bouton Démarrer.

2 Dans le menu Démarrer, pointez sur Programmes, puis cliquez sur Microsoft Access.

3 Access démarre et le volet Office apparaît à droite de l'écran.

4 Cliquez sur le lien Autres fichiers en haut du volet Office. La boîte de dialogue Ouvrir apparaît.

5 Cliquez sur la flèche vers le bas en regard de l'option Regarder dans, cliquez sur l'icône de votre disque dur, puis double-cliquez sur le dossier Unlimited Potential.

6 Double-cliquez sur le dossier Practice. La boîte de dialogue Ouvrir affiche une liste des fichiers stockés dans le dossier Practice ; le fichier Database Fundamentals 01 est déjà sélectionné.

7 Cliquez sur Ouvrir.

La fenêtre Base de données du fichier Database Fundamentals 01 apparaît.

À propos du Compagnon Office

Le Compagnon Office est un personnage animé qui vous permet de trouver des réponses aux questions que vous vous posez peut-être sur Access. Le Compagnon Office apparaît lors du premier démarrage de Microsoft Access. Vous pouvez l'afficher à tout moment en cliquant sur Afficher le Compagnon Office dans le menu ? (Aide). Lorsque vous avez besoin d'aide pour une fonctionnalité en particulier, posez une question précise au Compagnon Office. Une liste de plusieurs réponses possibles s'affiche alors.

Le Compagnon Office est présent dans tous les programmes Microsoft Office mais les réponses qu'il apporte concernent spécifiquement le programme que vous utilisez au moment de poser votre question. Par exemple, si vous travaillez dans Access et posez une question au Compagnon Office, la réponse donnée concernera exclusivement Access. Si vous travaillez dans Word et posez une autre question au Compagnon Office, la réponse renvoyée s'appliquera uniquement à Word.

Le Compagnon Office affiche des informations d'aide à votre demande ; le reste du temps, il s'efforce de ne pas vous gêner et s'isole à un autre emplacement de l'écran s'il apparaît dans le champ de votre point d'insertion ou de votre saisie. Vous pouvez le fermer à tout moment en cliquant sur Masquer le Compagnon Office dans le menu ? (Aide).

Navigation dans Access

Lorsque vous avez ouvert la base de données Database Fundamentals 01 au cours de l'exercice précédent, la fenêtre Base de données est apparue à l'écran. La barre d'outils de la fenêtre Base de données apparaît le long de la partie supérieure de la fenêtre et dévoile les boutons Ouvrir, Modifier, Nouveau et Supprimer, ainsi que des options à l'aide desquelles vous pouvez afficher les éléments répertoriés dans la fenêtre Base de données.

La barre Objets et la barre Groupes apparaissent le long du côté gauche de la fenêtre Base de données. La barre Objets intègre d'autres options de la fenêtre Base de données situées sous l'intitulé Objets. Le terme générique Objet désigne tous les composants d'une base de données Access. La barre Objets répertorie les principaux types d'objets qui composent une base de données Access : tables, requêtes, formulaires, états, pages, macros et modules.

L'élément clé sur lequel tous les autres types d'objets reposent dans Access est la table. Les tables permettent de stocker les données qu'utilisent d'autres objets en vue d'appliquer des procédures et de réaliser diverses activités dans Access. Une table est formée de champs et d'enregistrements affichés sous forme de lignes et de colonnes, les champs correspondant aux colonnes et les enregistrements aux lignes. Un champ peut contenir des données relatives à une personne, un lieu, un produit ou service, un événement ou toute autre entité. Il peut, par exemple, regrouper tous les noms ou les numéros de téléphone au sein d'une table. Chaque champ d'une table est doté d'un nom de champ, également appelé « étiquette », qui apparaît en haut de la colonne. Par exemple, dans le cas de notre centre fictif, Adventure Works, un champ contenant tous les noms des clients peut être appelé Nom.

Un ensemble de champs associés constitue un enregistrement. Par exemple : les champs Prénom, Nom, Adresse, Ville, Département et CodePostal identifiant un client du complexe peuvent former l'enregistrement pour un client unique, comme l'illustre la figure suivante. Dans cette table, l'intersection entre un enregistrement (ligne) et un champ (colonne) forme une cellule.

Les tables stockent toutes les informations que renferme une base de données. Pour afficher uniquement certains champs et enregistrements au sein d'une base de données, vous devez utiliser une requête. Une requête permet d'extraire les données spécifiques d'une ou plusieurs tables selon des critères de recherche. Par exemple; vous pouvez envisager de créer une requête pour la table des réservations du centre Adventure Works en vue de répertorier uniquement les enregistrements des personnes ayant effectué une réservation après le mois de juin 2000. La requête peut consigner le numéro d'identification de chaque invité (ou référence invité), les dates de réservation, le nombre de personnes et le numéro de la chambre réservée.

Une autre manière d'afficher les informations d'une base de données réside consiste à utiliser un formulaire, comme l'illustre la figure ci-après. Un formulaire permet d'afficher un seul enregistrement à la fois dans un format spécifié. Vous pouvez également faire appel à des formulaires pour ajouter de nouvelles informations à une base de données.

Si vous souhaitez afficher ou imprimer les données d'une table ou d'une requête, vous pouvez également créer un état. Contrairement au formulaire, l'état peut être utilisé pour l'affichage de plusieurs enregistrements. Bien qu'il s'apparente à une table, l'état peut adopter des formats de différents types pour faciliter la manipulation des informations et les rendre plus attrayantes que dans le cadre d'une table. Par exemple, vous pouvez créer un état composé d'un titre mis en forme, d'un en-tête ou d'un pied de page, et d'une présentation en arrière-plan agréable à l'œil. Les états, tout comme les requêtes, peuvent être personnalisés si vous souhaitez afficher uniquement les données issues des champs spécifiques d'une table, et non de tous les champs.

Outre les tables, les requêtes, les états et les formulaires, la barre Objets dévoile les trois types d'objets suivants :

■ Pages : un objet page désigne un raccourci à une page d'accès aux données au sein d'une base de données. Une page d'accès aux données affiche les données sélectionnées dans une base de données mais se présente sous la forme d'un fichier HTML (Hypertext Markup Language) qu'il est possible d'ouvrir en tant que page Web.

■ Macros : une macro désigne une séquence d'actions effectuées automatiquement.

■ Modules : un module est un programme écrit dans Microsoft Visual Basic ou tout autre langage de programmation.

Lorsque vous cliquez sur l'icône d'un type d'objet particulier dans la barre Objets, Access affiche une liste des noms de tous les objets de ce type présents dans la base de données (les champs et les enregistrements ne disposent pas de leurs propres icônes puis qu'ils ne sont pas des objets ; ils sont stockés dans des tables qui, elles, sont des objets).

La barre Groupes apparaît sous le terme Groupes dans la fenêtre Base de données. Elle contient un ou plusieurs groupes. Un groupe présente une liste de raccourcis à différents types d'objets au sein de la base de données. Un raccourci permet d'accéder, en un clin d'œil, à un objet stocké quelque part dans la base de données. Le raccourci d'un objet est stocké dans le groupe tandis que l'objet lui-même est placé dans la liste adéquate de la barre Objets. Les groupes vous permettent de conserver ensemble des objets associés de différents types. Par exemple, vous pouvez créer un groupe qui contient des raccourcis à tous les objets de la base de données associés aux clients du centre Adventure Works, notamment la table qui répertorie les réservations, la requête qui permet d'extraire ces réservations pour la semaine à venir et le formulaire à l'aide duquel vous pouvez saisir les informations relatives aux nouveaux clients. Dans la barre Groupes, le groupe Favoris créé par défaut dévoile les noms des objets les plus fréquemment utilisés de la base de données.

Dans cet exercice, vous allez utiliser la barre Objets pour afficher différents types d'objets figurant dans la base de données Database Fundamentals 01.

1 Dans la barre Objets, cliquez sur Tables (si besoin est).

Les noms des tables de la base de données Database Fundamentals 01 apparaissent avec les options Créer une table en mode Création, Créer une table à l'aide de l'Assistant et Créer une table en entrant des données.

2 Dans la barre Objets, cliquez sur Requêtes.

Les options Créer une requête en mode Création et Créer une requête à l'aide de l'Assistant apparaissent. La base de données Database Fundamentals 01 ne contient aucune requête.

3 Dans la barre Objets, cliquez sur Formulaires.

Un nom de formulaire (frmEmployees) apparaît avec les options Créer un formulaire en mode Création et Créer un formulaire à l'aide de l'Assistant.

4 Dans la barre Objets, cliquez sur États.

Les options Créer un état en mode Création et Créer un état à l'aide de l'Assistant apparaissent. La base de données Database Fundamentals 01 ne contient aucun état.

5 Dans la barre Objets, cliquez sur Pages.

Les options Créer une page d'accès aux données en mode Création, Créer une page d'accès aux données à l'aide de l'Assistant et Modifier une page Web existante apparaissent. La base de données Database Fundamentals 01 ne contient aucune page.

6 Dans la barre Objets, cliquez sur Macros.

La base de données Database Fundamentals 01 ne contient aucune macro.

7 Dans la barre Objets, cliquez sur Modules.

La base de données Database Fundamentals 01 ne contient aucun module.

À propos des conventions de noms des objets

En parcourant la base de données lors de l'exercice précédent, vous avez sans doute remarqué que les noms des objets suivent une convention standard. Les noms de fichiers utilisés dans ce cours sont conformes à la convention Leszynski d'affectation des noms. L'auteur de cette convention, le spécialiste de Microsoft Access Stan Leszynski, a développé cette convention en vue de proposer une norme à adopter de préférence lors de l'affectation de noms à des objets de base de données. La convention Leszynski facilite également la conversion d'objets dans des formats utilisés par d'autres systèmes de gestion de base de données, tout en évitant la perte de données ou sans avoir à réorganiser les données.

Cette convention exige que chaque objet soit identifié en incluant le type d'objet dans le nom de l'objet. De cette manière, vous savez en un clin d'œil si l'objet est une table, une requête, un formulaire ou un autre type d'objet. Le tableau suivant identifie les préfixes de noms utilisés pour chaque type d'objet.

Objet Préfixe

table tbl

formulaire frm

requête qry

état rpt

La convention Leszynski s'applique également aux noms de champs, aux images et à tous les objets employés dans Access. Néanmoins, seuls les préfixes répertoriés ci-dessus sont utilisés dans ce manuel. Conformément à la convention Leszynski d'affectation des noms :

■ Les trois premières lettres du nom d'un objet sont en minuscules et identifient le type d'objet.

■ Le nom qui suit le préfixe de l'objet commence par une lettre majuscule.

■ L'usage d'espaces dans les noms d'objets est exclu.

■ Les noms des objets peuvent uniquement être composés de lettres et de chiffres.  

Présentation des modes Feuille de données et Création

Chaque objet Access peut prendre deux ou plusieurs modes d'affichage. L'affichage des tables se fait le plus souvent selon un ou deux formats, également appelés « modes » : le mode Feuille de données et le mode Création. Vous pouvez basculer d'un mode à l'autre en cliquant sur le bouton Affichage dans les barres d'outils Création de table et Feuille de données de table. Vous pouvez opter pour d'autres modes en cliquant sur la flèche vers le bas placée à droite du bouton Affichage, puis en sélectionnant un mode dans la liste déroulante.

Le mode Création vous permet de concevoir la structure d'une table en choisissant les champs censés apparaître dans la table, en personnalisant le processus de saisie des données dans les champs et en déterminant l'apparence finale des données pour les utilisateurs. La base de données Adventure Works inclut la table tblEmployees. Cette table renferme des informations clés sur les employés du complexe (notamment leurs adresses et leurs numéros de téléphone). La présentation de cette table en mode Création est la suivante :

La colonne Nom du champ répertorie les noms des champs de la table. La colonne Type de données vous permet de choisir le type de données (par exemple, données alphabétiques ou numériques) qu'il est possible d'entrer dans un champ. La partie inférieure de la fenêtre vous permet de définir les propriétés spécifiques de chaque champ.

Lorsque vous affichez la table en mode Feuille de données, les données réelles de la table apparaissent. Par exemple, dans la table tblEmployees, les noms de champs révélés dans la colonne Nom du champ en mode Création s'affichent de gauche à droite en haut de la table.

Dans cet exercice, vous allez ouvrir la table tblGuests en mode Feuille de données, passer en mode Création, puis repasser en mode Feuille de données.

1 Dans la barre Objets, cliquez sur Tables.

2 Cliquez sur tblGuests.

Access sélectionne la table.

3 Dans la barre d'outils de la fenêtre Base de données, cliquez sur Ouvrir.

La table apparaît en mode Feuille de données.

Dans la barre d'outils Feuille de données de table, cliquez sur le bouton Affichage.

La table apparaît en mode Création.

5 Dans la barre d'outils Création de table, cliquez sur le bouton Affichage.

La table apparaît en mode Feuille de données.

À propos des barres d'outils

Selon l'objet affiché, la barre d'outils située en haut de la fenêtre Access porte un nom différent et dévoile des boutons différents. Par exemple, lorsque vous utilisez une table en mode Création, la barre d'outils s'appelle Création de table. Elle s'appelle Feuille de données de table lorsque vous affichez la table en mode Feuille de données. Si aucun objet n'est ouvert, la barre d'outils affichée est simplement la barre d'outils Base de données.

Pour trouver le nom de la barre d'outils, cliquez avec le bouton droit dessus. Dans le menu qui apparaît alors, le nom précédé d'une coche correspond au nom de la barre d'outils.

À l'exception de la barre d'outils Base de données, toutes les barres d'outils Access incluent les boutons Affichage, Enregistrer, Couper, Copier, Coller et Aide sur Microsoft Access. Chaque barre d'outils contient également des boutons qui lui sont propres.

Utilisation du pointeur de la souris pour naviguer en mode Feuille de données

Un grand nombre de bases de données contiennent des tables de taille importante qui, une fois ouvertes, ne tiennent pas sur l'écran. Par exemple, lorsque vous avez ouvert la table tblGuests au cours du dernier exercice, seules les informations relatives aux 25 premiers clients enregistrés sont apparues sur votre écran en fonction de la taille de votre moniteur et de votre fenêtre d'affichage. Pour afficher le dernier enregistrement (soit le numéro 49), vous avez dû peut-être parcourir la table vers le bas pour visualiser l'enregistrement en question sur votre écran. Pour modifier et afficher toutes les données d'une base de données, vous devez savoir comment vous déplacer au sein d'une table.

En mode Feuille de données, vous pouvez sélectionner une cellule à l'aide du pointeur de la souris et la modifier simplement en cliquant sur cette cellule. L'utilisation du pointeur de la souris est souvent le moyen le plus rapide pour accéder à la cellule que vous souhaitez modifier si cette cellule est visible à l'écran et n'est pas proche de la cellule actuellement sélectionnée. Vous pouvez également utiliser le pointeur de la souris avec les barres de défilement pour accéder à des parties de la table non visibles à l'écran. Vous pouvez soit faire glisser les cases des barres de défilement, soit cliquer sur les flèches de défilement.

Conseil

En mode Feuille de données, Microsoft Access prend en charge deux modes d'affichage pour les tables : le mode Modification et le mode Navigation. Lorsque vous ouvrez une table, elle s'ouvre en mode Navigation. Ce mode vous permet de naviguer dans la table et facilite la visualisation des données. Lorsque vous sélectionnez les données d'une cellule toute entière, Access travaille en mode Navigation. Le mode Modification, comme son nom l'indique, vous permet de parcourir une cellule et de modifier chaque caractère qu'elle contient. Dès qu'un point d'insertion clignotant apparaît dans la cellule, c'est le signe que Microsoft Access travaille en mode Modification. Pour passer du mode Navigation au mode Modification et inversement, appuyez sur la touche F2.

Un autre moyen de déplacement dans une table est l'utilisation des boutons de navigation disponibles dans l'angle inférieur gauche de la table.

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Qui plus est, la saisie d'un chiffre dans le champ Enregistrement spécifique permet de déplacer le point d'insertion vers l'enregistrement concerné. Par exemple, si vous tapez le chiffre 5, le point d'insertion passe au cinquième enregistrement. Cette méthode peut s'avérer utile dans le cadre de tables volumineuses lorsque vous ne souhaitez pas perdre votre temps à cliquer sur des boutons pour accéder à l'enregistrement recherché.

Dans cet exercice, vous allez sélectionner une cellule dans la table tblGuests à l'aide du pointeur de la souris, puis utilisez les boutons de navigation et les barres de défilement pour accéder à différents emplacements de la table.

1 Dans le champ Adresse du premier enregistrement, cliquez sur 1000 et Jefferson.

Le point d'insertion apparaît dans le champ

2 Dans la barre de défilement, à droite de la table, faites défiler la case de défilement vers le bas jusqu'à ce que l'enregistrement Kim Ralls (référence 49) soit visible.

3 Dans le champ Prénom, cliquez après le mot Kim.

Le point d'insertion apparaît à la suite du mot Kim.

4 Si besoin est, dans la barre de défilement, en bas de la table, cliquez sur la flèche de défilement orientée vers la droite jusqu'à ce que le champ ListePublipostage soit visible.

La table défile vers la droite.

 Dans la barre de défilement, en bas de la table, cliquez sur la flèche de défilement orientée vers la gauche jusqu'à ce que le champ RéfInvité apparaisse.

La table défile vers la gauche.

6 Dans le champ RéfInvité, cliquez sur l'enregistrement de Kim Ralls.

Le point d'insertion apparaît avant le numéro 49.

7 Cliquez dans le champ Enregistrement spécifique, supprimez le numéro existant, tapez 35, puis appuyez sur la touche Entrée.

Access sélectionne le champ RéfInvité correspondant au numéro d'enregistrement 35.

8 Cliquez sur le bouton Enregistrement précédent.

Access sélectionne le champ RéfInvité correspondant au numéro d'enregistrement 34.

9 Cliquez sur le bouton Enregistrement suivant.

Access sélectionne le champ RéfInvité correspondant au numéro d'enregistrement 35.

10 Cliquez sur le bouton Dernier enregistrement.

Access sélectionne le champ RéfInvité correspondant au numéro d'enregistrement 49.

11 Cliquez sur le bouton Premier enregistrement.

Access sélectionne le champ RéfInvité correspondant au numéro d'enregistrement 1.


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