Formulaires double affichage Access 2007 en pdf


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I  -BASE DE DONNEES .. 1

A.  DEFINITION 1

B.  FICHIERS DE BASE DE DONNEESACCESS .. 1

II    -   PRESENTATION DE L’INTERFACE ACCESS 2007 .. 4

A.  GESTION LA BARRE DOUTILS DACCES RAPIDE .. 4

1.    Affichage de la barre en dessous du ruban .. 4

2.    Ajout/Suppression de commandes dans la barre .. 5 a. Ajout de boutons de commandes 5

b.   Suppression de boutons de commandes 5

3.    Réinitialisation de la barre d’accès rapide . 6

4.    Déplacement des boutons dans la barre 7

III  -CREATION D’UNE BASE DE DONNEES SOUS ACCESS . 7

IV  -OPERATIONS ELEMENTAIRES SUR UNE BASE DE DONNEES . 9

A.  FERMETURE DE LA BASE . 9

B.  REENREGISTREMENT DUNE BASE DE DONNEES . 9

C.  OUVERTURE DUNE BASE DE DONNEES .. 9

V   -GESTION DU RUBAN . 10

A.  ONGLETS DE COMMANDES CONTEXTUELS .. 11B.MASQUAGE/AFFICHAGE DU RUBAN 11

C.AJOUT DE COMMANDES DU RUBAN VERS LA BARRE DACCES RAPIDE .. 11

VI  -LE VOLET DE NAVIGATION .. 11

A.  AFFICHAGE/MASQUAGE DU VOLET DE NAVIGATION 11B.EMPECHER L'AFFICHAGE PAR DEFAUT DU VOLET DE NAVIGATION . 12

C.OUVERTURE DUN OBJET DANS LE VOLET DE NAVIGATION 12

VII   -LES TABLES . 12

A.  ORGANISATION DES DONNEES DANS LES TABLES 13B.COMPOSITION DUNE TABLE 13

C.CREATION DUNE TABLE 16

1.    Création d’une table en mode Feuille de données . 16

2.    Création d’une table en mode Création 18 a. Insertion de nouvelles lignes dans la structure .. 20

b.   Suppression de lignes dans une structure .. 20

c.    Définition de la clé primaire . 21

d.   Enregistrement de la Table . 21

e.   Copie/Déplacement d’un champ .. 22

f.     Passage du mode Création en mode Feuille de Données 23

D.SAISIE&MODIFICATION DES DONNEES DANS UNE TABLE . 23

1.    Saisie des données 23

2.    Modification du contenu d’un enregistrement 24

3.    Suppression d’un enregistrement 24 4. Copie/Déplacement des données 24

     E.     SELECTION&DEPLACEMENT ENTRE LES ENREGISTREMENTS ET LES CHAMPS . 25

1.      Sélection des champs et des enregistrements dans une feuille de données . 25

2.      Symboles de sélecteur d'enregistrement . 25

3.      Navigation dans  les enregistrements 26 F.RECHERCHE OU REMPLACEMENT DE DONNEES 26

1.    Recherche/Remplacement d’une valeur dans un champ 27

2.    Rechercher un enregistrement dans une feuille de données ou un formulaire . 29

G.TRI DENREGISTREMENTS . 30

1.      Définition .. 30

2.      Types de tri . 30

3.      Règles du tri 31

4.      Tri des enregistrements en mode Formulaire ou Feuille de données 32 H.FILTRAGE DES DONNEES DANS UNE TABLE 33

1.    Définition .. 33

2.    création de filtres . 34 a. Filtres courants .. 34

b.   Filtres par sélection . 35

c.    Filtres par formulaire .. 37

d.   Filtres avancés .. 39

3.    Enregistrement d’un filtre . 40

4.    Effacement d’un filtre . 41

RELATIONS

VIII -   RELATIONS DANS UNE BASE DE DONNEES ACCESS 42

A.  FONCTIONNEMENT DES RELATIONS .. 42B.RELATION UN-A-PLUSIEURS . 43C.RELATION PLUSIEURS A PLUSIEURS . 43D.RELATION UN-A-UN . 44E.DEFINITION DES RELATIONS . 44

F.  INTEGRITE REFERENTIELLE .. 45

G. MISES A JOUR ET SUPPRESSIONS EN CASCADE 46

IX  -DEFINITION DES RELATIONS ENTRE LES TABLES 47

A.  DEFINITION DUNE RELATION UN-A-PLUSIEURS OU UN-A-UN . 47

B.  DEFINITION DUNE RELATION PLUSIEURS-A-PLUSIEURS . 48

X   -MODIFICATION D’UNE RELATION .. 49

A.  TYPE DE JOINTURE . 49

B.  AFFICHAGE DES RELATIONS EXISTANTES 50C.SUPPRESSION DUNE RELATION . 51

D.APPLICATION DE L'INTEGRITE REFERENTIELLE ENTRE DES TABLES .. 52

REQUETES

XI  -   PRESENTATION .. 54

A.  DEFINITION . 54

B.  TYPES DE REQUETES . 54

XII   -CREATION D’UNE REQUETE SELECTION 56

A.  EXEMPLE 56

B.  CREATION D'UNE REQUETE EN MODECREATION .. 58

C.  AFFICHER UNIQUEMENT LES PREMIERES OU LES DERNIERES VALEURS DANS UNE REQUETE 59

D.  GENERATEUR DEXPRESSION .. 60

1.    Démarrage du Générateur d’expressions à partir d’une requête . 60

2.    Création d’expressions . 62 a. Syntaxe des expressions . 62

i. Objets, collections et propriétés 62 ii. identificateurs . 63 iii. opérateurs 64 iv. Fonctions . 65 b. Pourquoi on utilise des expressions ? 68

c.    Où et comment utiliser les expressions . 68

d.   Utilisation d'expressions pour créer des champs calculés dans une requête . 68

XIII -   REQUETE ANALYSE CROISEE 70

A.  DEFINITION . 70

B.  CREATION .. 72

XIV -   REQUETE PARAMETRE 73

A.  CREATION .. 73

B.  MISE EN CORRESPONDANCE D'UNE PARTIE DE LA VALEUR D'UN CHAMP AVEC LA CHAINE D'UN

PARAMETRE 75

C.  MISE EN CORRESPONDANCE EN UTILISANT UNE COMPARAISON . 75

XV  -REQUETE ACTION .. 76

A.  REQUETECREATION DE TABLE .. 76

1.    Présentation .. 76

2.    Activation de la base de données 76

3.    Conversion de  la requête Sélection en Requête Création . 77 B.REQUETE MISE A JOUR .. 80

1.      Présentation .. 80

2.      Création et exécution d’une requête Mise à jour . 80

3.      Mise à jour les données d'une table à l'autre . 85 C.REQUETESUPPRESSION .. 88

1.    Planification de la suppression . 88

2.    Création et exécution d’une requête Suppression .. 89

3.    Suppression des données liées 91

D.REQUETEAJOUT . 92

1.    Présentation .. 92

2.    Création et exécution d’une requête Ajout .. 93


 
 

I -

BASE DE DONNEES

 

A.DEFINITION

           

Une base de données est une collection d'informations relatives à un sujet ou un objectif particulier, tels que la Gestion d’une Bibliothèque ou la gestion un établissement scolaire.

Access permet de créer des bases de données relationnelles c'est-à-dire qu’il stocke des informations dans des tables, puis utilise les valeurs correspondantes de deux tables pour relier les données de l'une des tables à celles de l'autre table. Dans une base de données relationnelle, vous ne stockez en général qu'une fois un certain type de données.

 

B. FICHIERS DE BASE DE DONNEESACCESS

Les objets principaux d’une base de données Access sont :

 Des tables pour stocker vos données (Voir Images 1) ainsi que les relations entre elles. 

 Des requêtes pour rechercher et extraire les données dont vous avez besoin uniquement (Voir Images 2). 

 Des formulaires pour afficher, ajouter et mettre à jour des données dans des tables (Voir Image 3).

 Des états pour analyser ou imprimer des données dans une configuration spécifique (Voir Image 4).

Tous ces éléments (tables, requêtes, formulaires et états) sont des objets de base de données.

         
 

II -

PRESENTATION DE LINTERFACEACCESS2007

L’interface de départ d’Access 2007 a la forme suivante :

 
 

A. GESTION LA BARRE DOUTILS DACCES RAPIDE

 

1. AFFICHAGE DE LA BARRE EN DESSOUS DU RUBAN

       

 Pour afficher la barre d’outils d’accès rapide sous le ruban :

commande «Afficher en dessous du ruban».

 
 

2. AJOUT/SUPPRESSION DE COMMANDES DANS LA BARRE

Vous pouvez ajouter ou supprimer des boutons de commandes dans la barre d’outils d’accès rapide :

 

a. AJOUT DE BOUTONS DE COMMANDES

 Pour ajouter des boutons de commandes :

Ouvrez le menu de la barre  (Voir image ci-dessous) et choisissez la commande «Autres commandes».  La boite de dialogue  «Options Access» apparait (Voir image ci-dessous).

Déroulez la zone «Choisir les commandes dans les catégories suivantes» et choisissez «Toutes les commandes».

Sélectionnez le bouton à ajouter et cliquez sur le bouton  .

Répétez l’étape pour ajouter d’autres boutons. Cliquez sur le bouton  pour terminer.

 

b. SUPPRESSION DE BOUTONS DE COMMANDES

 Pour supprimer des boutons de commandes :

Ouvrez le menu de la barre  (Voir image ci-dessous) et choisissez la commande «Autres commandes».  La boite de dialogue  «Options Access» apparait (Voir image ci-dessous).

Dans la zone des boutons présents dans la barre (à gauche de la boite), sélectionnez le bouton à supprimer, puis cliquez sur le bouton  .

Répétez l’étape pour ajouter d’autres boutons.

 
 

3. REINITIALISATION DE LA BARRE DACCES RAPIDE

Réinitialiser la barre d’outils revient à revenir à l’état initial de la barre.  Pour réinitialiser la barre d’outils rapide :

Ouvrez le menu de la barre  (Voir image ci-dessous) et choisissez la commande «Autres commandes».  La boite de dialogue  «Options Access» apparait.

Cliquez sur le bouton  .

Cliquez sur le bouton  pour terminer.

 

4. DEPLACEMENT DES BOUTONS DANS LA BARRE

Vous pouvez déplacer les boutons vers la droite ou la gauche dans la barre d’accès rapide.

 Pour déplacer les boutons de commande :

Ouvrez le menu de la barre  (Voir image ci-dessous) et choisissez la commande «Autres commandes».  La boite de dialogue  «Options Access» apparait.

Dans la zone des boutons présents dans la barre (à gauche de la boite), sélectionnez le bouton à déplacer, puis cliquez sur l’un des 2 boutons  . Le bouton du haut permet de déplacer le bouton vers la gauche dans la barre ; celui du bas, vers la droite.

Répétez l’étape pour déplacer d’autres boutons. Cliquez sur le bouton  pour terminer.

 

III - CREATION DUNE BASE DE DONNEES SOUSACCESS

 Vous avez deux façons pour créer une base de données :

 À partir des modèles existants ou téléchargeables sur le Web (Non traité dans ce cours).

 Base de données vide.

 Pour créer une base de données vide :

Dans la page «Prise en main», cliquez sur «Base de données vide» (Voir Figure 1 ci-dessous).

À droite de cette page, saisissez le nom à fournir pour la base dans la zone «Nom de fichier».

Cliquez sur le bouton   pour spécifier un autre emplacement pour la base.

Pour terminer la procédure de création, cliquez sur le bouton  .

Access crée la base de données, puis ouvre une table vide (nommée  Table1) en mode Feuille de données (Voir Figure 2 ci-dessous).

   
 

IV - OPERATIONS ELEMENTAIRES SUR UNE BASE DE DONNEES

 

A. FERMETURE DE LA BASE

         

 Pour fermer une base de données :

 Ouvrez le menu «Office»   et choisissez la commande «Fermer la base de données».

 

B. REENREGISTREMENT DUNE BASE DE DONNEES

 Pour Resauvegarder une base de données:

Ouvrez le menu «Office»   et choisissez la

commande  «Enregistrer sous» puis «Base de données Access 2007» ou un

«Enregistrer sous» apparaît.

Vous pouvez spécifier un autre emplacement pour la sauvegarde et/ou un autre nom pour la base.

Cliquez sur le bouton

 pour terminer.

 

C. OUVERTURE DUNE BASE DE DONNEES

 Pour ouvrir une base de données:

Ouvrez le menu «Office»   et choisissez la commande  «Ouvrir».

La boite de dialogue «Ouvrir» apparaît.

Sélectionnez l’emplacement où se trouve la base à ouvrir.

Sélectionnez le nom de la base à ouvrir et cliquez sur le bouton .

 

V -

GESTION DURUBAN

Le ruban est le principal outil remplaçant les menus et les barres d'outils ; il fournit l'interface de commande principale d'Office Access 2007. Un de ses avantages principaux est qu'il offre un emplacement où sont centralisés les tâches et les points d'entrée utilisés pour commander l'affichage des menus, des barres d'outils, des volets Office et de tous les autres composants de l'interface utilisateur. Cet espace unique donne ainsi accès à toutes les commandes.

Lorsque vous ouvrez une base de données, le ruban apparaît en haut de la fenêtre principale d'Office Access 2007, et les commandes y sont affichées dans l'onglet de commandes actif.

 

Le ruban comporte une série d'onglets contenant des commandes. Dans Office Access 2007, les principaux onglets du ruban sont les suivants : Accueil, Créer, Données externes et Outils de base de données.

Les commandes du ruban dépendent de l'objet actif. Par exemple, si une table est ouverte en mode Feuille de données et si vous cliquez sur Formulaire dans l'onglet Créer sous le groupe Formulaires, Office Access 2007 crée le formulaire en fonction de la table active. En d'autres termes, le nom de la table active est entré dans la propriété Source du formulaire.

 

A. ONGLETS DE COMMANDES CONTEXTUELS

Outre les onglets de commande standard, Access 2007 utilise un nouvel élément de l'interface utilisateur dans Office Professional 2007 appelé onglet de commandescontextuel. En fonction du contexte, c'est-à-dire de l'objet utilisé et de l'action en cours, un ou plusieurs de ces onglets peuvent s'afficher en face des onglets de commande standard.

 

B. MASQUAGE/AFFICHAGE DU RUBAN

 Pour masquer ou afficher le ruban :

 Ouvrez le menu contextuel du Ruban et activez la commande «Réduire la ruban» ou cliquez deux fois sur l’onglet actif. 

 

C. AJOUT DE COMMANDES DU RUBAN VERS LA BARRE DACCES RAPIDE

Vous pouvez copier des boutons de commande du ruban vers la barre d’accès rapide.

 Pour ajouter des boutons de commande du ruban vers la barre d’accèsrapide :

 Ouvrez le menu contextuel du bouton à copier et choisissez la commande «Ajouter à la barre d’accès rapide».

 

VI - LE VOLET DE NAVIGATION

Lorsque vous ouvrez une base de données ou en créez une nouvelle, les noms des objets qu'elle comprend s'affichent dans le volet de navigation. Parmi les objets de base de données, il faut citer les tables, les formulaires, les états, les pages, les macros et les modules.

 

A. AFFICHAGE/MASQUAGE DU VOLET DE NAVIGATION

 Pour masquer le volet de navigation :

 Cliquez sur le bouton dans l'angle supérieur droit du volet de navigation ( ), ou appuyez sur la touche F11.

 Pour afficher le volet de navigation :

 Cliquez sur le bouton dans l'angle supérieur droit du volet de navigation ( ), ou appuyez sur la touche F11.

 

B. EMPECHER L'AFFICHAGE PAR DEFAUT DU VOLET DE NAVIGATION

 Pour empêcher l’affichage par défaut du volet de navigation :

Cliquez sur le Bouton Office , puis cliquez sur le bouton . 

  La boîte de dialogue «Options Access»  apparait.

Dans le volet gauche, cliquez sur «Base de données active». 

Dans la section Navigation, désactivez la case à cocher «Afficher le volet de navigation», puis cliquez sur le bouton  pour terminer.

 

C. OUVERTURE DUN OBJET DANS LE VOLET DE NAVIGATION

 Pour ouvrir un objet dans le volet de navigation :

 Cliquez deux fois sur l’objet à ouvrir ou ouvrez son menu contextuel et choisissez la commande «Ouvrir».

Automatiquement  l’onglet de l’objet ouvert  apparait.

 
 

VII - LESTABLES

Une table est une collection de données relatives à un sujet spécifique tel qu’une

Bibliothèque  ou des Commandes. L'utilisation d'une table distincte pour chaque sujet signifie que vous ne stockez ces données qu'une fois. Ceci renforce l'efficacité de votre base de données et réduit les erreurs de saisie. 

 

A. ORGANISATION DES DONNEES DANS LES TABLES

Les tables organisent les données en colonnes (appelées Champs) et lignes (appelées Enregistrements). 

 

À titre d’exemple, chaque champ d’une table Produit contient le même type d’information pour tous les produits, par exemple, la Désignation du produit (Ds_PR). Chaque enregistrement de cette table contient toutes les informations relatives à un produit, par exemple, La référence du produit (RF_PR), La Désignation du produit et le Prix Unitaire (PU_PR).

 

B. COMPOSITION DUNE TABLE

Une table est composée de deux parties :

 La structure de la table.

 Les données de la table (les enregistrements)

Dans une structure d’une table, on définit les champs qui la composent. Pour chaque champ, il faut spécifier :

 Un nom de champ, qui doit être unique.

 Le type de champ : Caractéristique d'un champ qui détermine le type des données qu'il peut contenir.

 La taille du champ : le nombre maximal de caractères qui peuvent être saisis dans le champ.

 La description du champ (Facultatif) : Celle-ci s'affichera dans la barre d'état lorsque vous ajouterez des données dans le champ et elle figurera dans la Définition de l'objet de la table.

Les différents types que vous pouvez spécifier pour un champ, avec les tailles maximales, sont les suivants :

Type de données

Stockage

Taille

Texte

Caractères alphanumériques 

Utilisés pour le texte ou le texte et les nombres qui ne sont pas utilisés dans des calculs (par exemple, l'ID d'un produit).

Jusqu'à 255 caractères.

Mémo

Caractères alphanumériques (dépassant 255 caractères) ou texte avec une mise en forme de texte enrichi. 

Utilisé pour le texte de plus de 255 caractères ou pour le texte qui utilise la mise en forme de texte enrichi. Dans le cas des notes, des descriptions longues et des paragraphes avec une mise en forme gras ou italique, il convient d'utiliser un champ Mémo.

1 giga-octet de caractères ou 2 giga-octets au maximum de stockage (2 octets par caractère) pour lesquels il est possible d'afficher 65 535 caractères dans un contrôle.

Numérique

Valeurs numériques (entiers ou valeurs fractionnaires). 

Permet de stocker des nombres à utiliser dans des calculs, à l'exception des valeurs monétaires (utilisez Devise comme type de données de valeurs monétaires).

1, 2, 4 ou 8 octets, ou 16 octets pour les numéros de réplication.

Date/Heure

Dates et heures. 

Permet de stocker des valeurs de type date et heure. Notez que chaque valeur stockée inclut un composant date et un composant heure. 

8 octets.

Monnaie

Valeurs monétaires. 

Permet de stocker des valeurs monétaires (devises).

8 octets.

NuméroAuto

Valeur numérique unique qu'Office

Access 2007 insère automatiquement lors de l'ajout d'un enregistrement. 

Permet de générer des valeurs uniques qui peuvent être utilisées comme clé principale. Notez que les champs NuméroAuto peuvent être incrémentés séquentiellement, par incréments que vous définissez ou par incréments choisis de façon aléatoire.

4 octets ou 16 octets en cas d'utilisation pour un numéro de réplication.

Type de données

Stockage

Taille

Oui/Non

Valeurs booléennes. 

Utilisées pour les champs Vrai/Faux qui peuvent contenir Oui/Non ou Vrai/Faux par exemple.

1 bit (8 bits = 1 octet).

Objet OLE

Objets OLE ou autres données binaires.  Permet de stocker des objets OLE d'autres applications Microsoft Windows.

Jusqu'à 1 giga-octet. 

Pièce jointe

Images, fichiers binaires, fichiers Office.  Ce type de données est celui qui convient pour stocker des images numériques et tout type de fichier binaire.

Pour les pièces jointes compressées, 2 gigaoctets. Pour les pièces jointes non compressées, environ 700 ko selon le degré de compression de la pièce jointe. 

Lien hypertexte

Permet de stocker des liens hypertexte pour fournir un accès par un clic simple à des pages Web via une URL (Uniform Resource Locator) ou des fichiers via un nom au format UNC (Universal Naming Convention). Vous pouvez également établir un lien aux objets Access stockés dans une base de données.

1 giga-octet de caractères ou 2 giga-octets au maximum de stockage (2 octets par caractère) pour lesquels il est possible d'afficher 65 535 caractères dans un contrôle.

Assistant Liste de choix

Il ne s'agit en fait pas d'un type de données. Cela permet d'appeler l'Assistant Liste de choix. 

Permet de démarrer l'Assistant Liste de choix afin que vous puissiez créer un champ qui utilise une zone de liste déroulante pour rechercher une valeur dans une autre table, une requête ou une liste de valeurs.

Basé sur une table ou une requête : taille de la colonne liée. 

Basée sur une valeur : taille du champ Texte utilisé pour stocker la valeur.

Pour le type numérique, il existe des sous-types qui sont : 

 Octet — Utile pour les entiers compris entre 0 et 255. Les besoins en stockage sont de 1 octet.

 Entier — Utile pour les entiers compris entre -32 768 et 32 767. Les besoins en stockage sont de 2 octets.

 Entier long — Utile pour les entiers compris entre -2 147 483 648 et 2 147 483 647. Les besoins en stockage sont de 4 octets.

 Réel simple Utile pour les valeurs numériques à virgule flottante comprises entre 3,4 x 1038 et 3,4 x 1038 et constituées d'un maximum de sept chiffres significatifs. Les besoins en stockage sont de 4 octets.

 Réel double Utile pour les valeurs numériques à virgule flottante comprises entre 1,797 x 10308 et 1,797 x 10308 et constituées d'un maximum de quinze chiffres significatifs. Les besoins en stockage sont de 8 octets.

 N° de réplication Utile pour le stockage d'un identificateur global unique nécessaire à la réplication. Les besoins en stockage sont de 16 octets. Notez que la réplication n'est pas prise en charge avec le format de fichier .accdb

 Décimal Utile pour les valeurs numériques comprises entre -9,999 x 1027 et 9,999 x 1027. Les besoins en stockage sont de 12 octets.

 

C. CREATION DUNE TABLE

Il existe plusieurs méthodes pour créer  une table :

 Créer une nouvelle table.

 Insérer une table dans une base de données existante.

 Importer une table ou lier une table à une autre source de données, telle qu'un classeur Excel 2007, un document Word 2007, un fichier texte ou une autre base de données.

Une table peut être créée sous 2 modes différents :

 En mode «Feuille de données» : dans lequel on saisit directement les données (les enregistrements) sans définir les champs, qui le seront après en mode  «Création».

 En mode «Création» : dans lequel on définit les champs.

 

1. CREATION DUNE TABLE EN MODEFEUILLE DE DONNEES

Lorsque vous créez une base de données vide, une nouvelle table vide est insérée automatiquement en mode Feuille de données nommée « Table1 ». Vous pouvez ensuite entrer des données pour commencer à définir des champs.

 Pour Créer une table en mode feuille de données :

Saisissez la 1ère valeur du 1er Enregistrement  (Champ1) (Voir Figure 1 cidessous).

Appuyez sur  ou sur  pour passer au 2ème Champ. Saisissez la 2ème valeur du 1er Enregistrement (Voir Figure 2 ci-dessous).

Répétez la 2ème étape pour saisir d’autres valeurs. 

Cliquez dans la 2ème cellule du 1er champ pour commencer la saisie du 2ème enregistrement et ainsi de suite jusqu’à la fin de la saisie (Voir Figure 3 cidessous).

     

Vous pouvez, une fois la saisie des données est terminée, de passer en mode Création pour spécifier les champs.

Dans le volet de navigation, ouvrez le menu contextuel de la table concernée et choisissez la commande «Mode Création».

La boite de dialogue «Enregistrer sous» apparaît. Saisissez le nom de la table et cliquez sur le bouton  pour terminer.

La table passe en mode Création (Voir Figure ci-dessous).

 

À tout moment, vous pouvez créer une autre table en mode Feuille de données dans une base de données ouverte. Pour ce faire :

 Dans le Ruban, activez l’onglet «Créer », puis cliquez sur le bouton de commande «Table»  .

 

2. CREATION DUNE TABLE EN MODECREATION

 Pour créer une table en mode Création :

Dans le Ruban, activez l’onglet «Créer », puis cliquez sur le bouton de commande «Création deTable»  .

Saisissez le nom du 1er champ à définir puis appuyez sur   (Voir Fenêtre ci-dessous).

 

  Dans la colonne «Type de données ». Vous remarquerez que le type proposé par Access est le type «Texte» avec une longueur de 255 caractères. Vous pouvez modifier le type en ouvrant la zone «Type de données», ainsi que la taille en saisissant une nouvelle valeur dans la zone «Taille du champ», dans l’onglet «Général» (Voir Figure ci-dessous).

Appuyez sur , pour passer à la colonne suivante. Dans la colonne

«Description», tapez la description du contenu de ce champ. Celle-ci s'affichera dans la barre d'état lorsque vous ajouterez des données dans le champ et elle figurera dans la Définition de l'objet de la table. La description est facultative.

Répétez les étapes de & pour saisir tous les champs de votre table.

 
 

a. INSERTION DE NOUVELLES LIGNES DANS LA STRUCTURE

Cliquez sur la ligne juste en dessous de l'endroit où vous souhaitez l'ajouter.

Ouvrez le menu contextuel et choisissez la commande «Insérer des lignes»

(Voir Image ci-contre) ou activez l’onglet de

commandes contextuel «Création» et cliquez sur le bouton .

 

b. SUPPRESSION DE LIGNES DANS UNE STRUCTURE

 Pour insérer une ligne dans la structure :

Sélectionnez la ligne à supprimer.

Ouvrez le menu contextuel et choisissez la commande «Supprimer les lignes» ou activez l’onglet de commandes contextuel «Création» et cliquez sur le bouton

.

Si vous supprimez un champ défini comme clé primaire, une boite de dialogue d’avertissement apparait.

 pour l’annuler.

 

c. DEFINITION DE LA CLE PRIMAIRE

Il faut définir  la ou les  clés primaires de votre table. Un ou plusieurs champs (colonnes) dont la ou les valeurs identifient de façon unique chaque enregistrement d'une table, sont appelés Clés primaires. Une clé primaire n'accepte pas les valeurs Null et doit toujours avoir un index unique. Une clé primaire sert à relier une table à des clés étrangères se trouvant dans d'autres tables. 

 Pour définir la clé primaire :

Sélectionnez le ou les champs que vous souhaitez définir en tant que clé primaire (Pour sélectionner un champ, cliquez sur le sélecteur de ligne (       ) en face du champ.  Pour sélectionner plusieurs champs, maintenez la touche            enfoncée et cliquez sur le sélecteur de ligne correspondant à chaque champ). 

Ouvrez le menu contextuel de la sélection puis choisissez la commande «Clé primaire»  ou activez l’onglet de commandes contextuel «Création» et cliquez sur le bouton  «Clé primaire»  .

 

d. ENREGISTREMENT DE LATABLE

 Pour enregistrer une table :

Ouvrez  le menu Office  et choisissez la commande «Enregistrer» ou

                      «Enregistrer sous» ou cliquez sur le bouton         dans la barre d’accès rapide.

La boite de dialogue «Enregistrer sous» apparaît. Saisissez le nom à donner à la table, puis cliquez sur le bouton       pour terminer.

Si vous n’avez pas défini une clé primaire pour la table, une boite de dialogue d’avertissement  apparait vous informant de la non-définition de cette clé. 

 

Si vous cliquez sur le bouton , Access enregistre la table sans la clé.

Si vous cliquez sur le bouton , Access annule l’enregistrement.

 

e. COPIE/DEPLACEMENT DUN CHAMP

Cette procédure permet de Copier/Déplacer uniquement la définition du champ, et non une valeur dans le champ.

 Pour copier ou déplacer un champ et ses propriétés :

Ouvrez la  table concernée en mode Création

Sélectionnez le ou les champs que vous souhaitez copier ou déplacer.  Pour sélectionner un champ, cliquez sur son sélecteur de ligne.  Pour sélectionner un ensemble de champs, faites glisser le pointeur de la souris sur les sélecteurs de ligne de ces champs. 

Ouvrez le menu contextuel de la sélection et choisissez la commande «Copier», pour copier la sélection. Si vous souhaitez déplacer la sélection, choisissez la commande «Couper» dans le menu contextuel.

Sur la première ligne vierge, choisissez la commande «Coller» dans le menu contextuel.

Tapez un nouveau nom pour le champ copié. 

 

f. PASSAGE DU MODECREATION EN MODEFEUILLE DEDONNEES

 Pour passer en mode Feuille de données  à partir du mode Création :

 Ouvrez le menu contextuel de l’onglet de la table ou dans le panneau de navigation ouvrez le menu contextuel de la table concernée ou activez  l’onglet de commandes contextuel «Création» et déroulez le bouton  «Affichage»  , puis choisissez la commande «Mode Création».

            Si votre table n’est pas enregistrée, une boite de dialogue d’information vous le fait savoir. Cliquez sur le bouton    pour l’enregistrer ou le bouton       pour ne pas le faire.

 

D. SAISIE&MODIFICATION DES DONNEES DANS UNE TABLE

 

1. SAISIE DES DONNEES

       

 Pour saisir des données dans une table :

En mode Feuille de Données, Saisissez le premier champ du 1er enregistrement. Appuyez sur la touche  pour passer au second champ et ainsi de suite jusqu’au dernier champ.

 Pour reprendre la valeur d'un enregistrement précédent :

Cliquez dans le champ dans lequel vous souhaitez insérer la valeur. 

Appuyez sur +' (guillemet simple). 

 Pour indiquer l'absence de données à l'aide d'une chaîne nulle :

 Pour entrer une chaîne nulle dans un champ, tapez deux guillemets doubles sans les séparer d'un espace (" ").  Le champ reste une chaîne nulle, même si les guillemets disparaissent lorsque vous vous déplacez vers un autre champ ou objet. 

 

2. MODIFICATION DU CONTENU DUN ENREGISTREMENT

 Pour modifier les données d'un champ, cliquez dans le champ que vous souhaitez modifier, puis tapez les données. 

 Pour remplacer la valeur entière, placez le pointeur sur le bord gauche du champ jusqu'à ce qu'il se transforme en plus , puis cliquez (le contenu est sélectionné). Tapez les données. 

 Pour corriger une erreur de frappe, appuyez sur   . Pour annuler vos modifications dans le champ en cours, appuyez sur     . Pour annuler vos modifications dans l'enregistrement entier, appuyez de nouveau sur  avant de sortir du champ. 

 Lorsque vous passez à un autre enregistrement, Access enregistre vos modifications. 

 

3. SUPPRESSION DUN ENREGISTREMENT

 Pour supprimer un ou plusieurs enregistrements d’une table :

Sélectionnez le ou les enregistrements à supprimer.

Ouvrez le menu contextuel de la sélection, puis exécutez la commande «Supprimer l’enregistrement». Vous pouvez aussi exécuter cette commande à partir du Ruban dans l’onglet «Accueil» en déroulant le bouton   et en

 

4. COPIE/DEPLACEMENT DES DONNEES

 Pour copier ou déplacer des données d’une table :

Ouvrez la  table concernée en mode Feuille de données

Sélectionnez le ou les enregistrements que vous souhaitez copier ou déplacer. 

Pour sélectionner un enregistrement, cliquez sur son sélecteur de ligne.  Pour sélectionner un ensemble d’enregistrements, faites glisser le pointeur de la souris sur les sélecteurs de ligne de ces enregistrements. 

Cliquez sur l’outil «Copier»  dans le Ruban (Onglet Accueil) ou ouvrez le menu contextuel de la sélection et choisissez la commande «Copier», pour copier la sélection. Si vous souhaitez déplacer la sélection, cliquez sur l’outil «Couper»  ou choisissez la commande «Couper» dans le menu contextuel.

Sur la première ligne vierge, cliquez sur l’outil «Coller»  dans le Ruban (Onglet Accueil) ou choisissez la commande «Coller» dans le menu contextuel.

 

E. SELECTION&DEPLACEMENT ENTRE LES ENREGISTREMENTS ET LES CHAMPS

 

1. SELECTION DES CHAMPS ET DES ENREGISTREMENTS DANS UNE FEUILLE DE

DONNEES

       

Le tableau suivant répertorie les différentes méthodes de sélection à l'aide de la souris des données et des enregistrements en mode Feuille de données.

Pour sélectionner

Cliquer

Des données dans un champ

À l'endroit où vous souhaitez commencer la sélection, puis faites glisser le pointeur sur les données.

Un champ entier

Sur le bord gauche du champ de la feuille de données, à l'endroit où le pointeur se transforme en .

Des champs adjacents

Sur le bord gauche d'un champ, puis faites glisser le pointeur pour étendre la sélection.

Une colonne

Sur le sélecteur de champ.

Des colonnes adjacentes

Sur le nom du champ en haut de la colonne, puis faites glisser le pointeur pour étendre la sélection.

Un enregistrement

Sur le sélecteur d'enregistrement.

Plusieurs enregistrements

Sur le sélecteur d'enregistrement du premier enregistrement, puis faites glisser le pointeur pour étendre la sélection.

Tous les enregistrements

Sur la commande Sélectionner tous les enregistrements dans le menu Edition.

 

2. SYMBOLES DE SELECTEUR D'ENREGISTREMENT

Pour indiquer l'état de l'enregistrement en cours dans un formulaire ou une feuille de données, Access affiche les symboles suivants dans le sélecteur d'enregistrement en cours.

Symbole

Signification

Enregistrement en cours, enregistré tel qu'il s'affiche.

Enregistrement que vous êtes en train de modifier. Vos modifications n'ont pas encore été enregistrées.

Enregistrement verrouillé par un autre utilisateur. Vous ne pouvez pas le modifier (base de données Access seulement).

Nouvel enregistrement dans lequel vous pouvez saisir des informations.

Champ de la clé primaire contenant des données uniques permettant d'identifier l'enregistrement (mode Création de table seulement).

 

3. NAVIGATION DANS  LES ENREGISTREMENTS

Les boutons de navigation vous permettent de naviguer entre les enregistrements.

 

Premier enregistrement. Enregistrement précédent. Enregistrement actuel.

Enregistrement suivant. Dernier enregistrement. Nouvel enregistrement (vide).  Indicateur de filtrage. Zone «Rechercher».

 

F. RECHERCHE OU REMPLACEMENT DE DONNEES

Access peut rechercher ou remplacer de plusieurs façons seulement les données dont vous avez besoin, que vous recherchiez une valeur particulière, un seul enregistrement ou un groupe d'enregistrements. 

 Vous pouvez rechercher un enregistrement en faisant défiler une feuille de données ou un formulaire, ou bien en saisissant son numéro d'enregistrement dans la zone du numéro d'enregistrement. 

 La boîte de dialogue Rechercher vous permet de trouver des enregistrements spécifiques ou de rechercher des valeurs déterminées dans des champs. Vous pouvez naviguer entre les enregistrements à mesure qu'Access trouve chaque occurrence de l'élément recherché. Pour remplacer certaines valeurs trouvées, utilisez alors la boîte de dialogue Remplacer

 Avec un filtre, vous pouvez temporairement isoler et afficher un ensemble spécifique d'enregistrements sur lesquels vous pouvez travailler pendant qu'un formulaire ou une feuille de données est affichée. 

 Avec une requête, vous pouvez travailler avec un ensemble spécifique d'enregistrements qui satisfont aux critères que vous spécifiez à partir d'une ou de plusieurs tables de la base de données. Vous pouvez travailler avec ce sousensemble indépendant à partir d'un formulaire ou d'une feuille de données spécifique en exécutant la requête. 

 Dans une base de données Access, vous pouvez remplacer de grandes quantités de données plus rapidement ou effectuer des calculs sur des données (comme augmenter tous les salaires de 5% dans une table Employés) en utilisant unerequête Mise à jour au lieu de la boîte de dialogue Remplacer

 

1. RECHERCHE/REMPLACEMENT DUNE VALEUR DANS UN CHAMP

Lors de la recherche ou du remplacement de valeurs dans une feuille de données(feuille de données : Données d'une table, d'un formulaire, d'une requête, d'une vue ou d'une procédure stockée affichées dans un format de lignes et de colonnes.) avec une sous-feuille de données, ou dans un formulaire avec un sous-formulaire affiché en tant que feuille de données, Access effectue la recherche uniquement dans la feuille de données, la sous-feuille de données ou le formulaire où vous avez placé le point d'insertion.

 Pour rechercher/Remplacer une valeur dans un champ :

En mode Formulaire ou en mode Feuille de données, sélectionnez le champ (colonne) que vous voulez rechercher, à moins de vouloir rechercher tous les champs. Une recherche limitée à un seul champ est plus rapide qu'une recherche qui porte sur l'ensemble d'une feuille de données ou d'un formulaire. 

Exécutez l'une des procédures suivantes : 

Pour rechercher des occurrences spécifiques d'une valeur dans un champ

Dans le Ruban, Onglet « Accueil », cliquez sur le bouton  «Rechercher» . La boite de dialogue « Rechercher et remplacer » apparaît (Voir Boite de dialogue ci-dessous).

 

Dans la zone « Rechercher », tapez la valeur à rechercher.  Si vous ne connaissez pas avec exactitude la valeur que vous recherchez, vous pouvez utiliser des caractères génériques (Voir plus loin). 

Définissez les autres options que vous voulez utiliser. 

Cliquez sur . 

 Pour rechercher des champs vierges ou des chaînes nulles :

Dans le Ruban, Onglet « Accueil », cliquez sur le bouton  «Rechercher» . La boite de dialogue « Rechercher et remplacer » apparaît (Voir Boite de dialogue ci-dessous).

Exécutez l'une des procédures suivantes : 

 Si des champs vierges sont mis en forme pour afficher une chaîne (telle qu'« Inconnue »), tapez la chaîne mise en forme dans la zone

« Rechercher », et vérifiez que la case à cocher «Rechercher les champs mis en forme»  est activée. 

 Pour rechercher des champs vierges non mis en forme, tapez Null ou Is Null dans la zone « Rechercher », et vérifiez que la case à cocher «Rechercher les champs mis en forme» n'est pas activée. 

 Pour rechercher des chaînes nulles dans une base de données Access, dans la zone «Rechercher», tapez des guillemets doubles ("") sans espace au milieu, et vérifiez que la case à cocher « Rechercher les champs mis en forme» n'est pas activée. 

Définissez les autres options que vous voulez utiliser. 

Pour rechercher une ou plusieurs occurrences de champ vide, cliquez sur le bouton  . 

 Pour remplacer des occurrences spécifiques d'une valeur dans un champ

  Dans la boite de dialogue « Rechercher et remplacer », activez l’onglet « Remplacer ». 

Dans la zone « Rechercher », tapez la valeur à rechercher. Dans la zone « Remplacer », tapez la valeur devant remplacer la chaîne existante.  Si vous ne connaissez pas avec exactitude la valeur que vous recherchez, vous pouvez utiliser des caractères génériques dans la zone « Rechercher ». 

Définissez les autres options que vous voulez utiliser.

Exécutez l'une des procédures suivantes : 

 Pour remplacer toutes les occurrences d'une valeur spécifiée, cliquez sur

 Pour remplacer une occurrence à la fois, cliquez sur , puis sur

. Pour passer à l'occurrence suivante sans effectuer de remplacement, cliquez sur . 

Une fois que la recherche est finie, Access vous le fait savoir en affichant la boite de dialogue suivante (Voir Boite de dialogue ci-dessous). Cliquez sur  le bouton  pour fermer la boite de dialogue « Rechercher et Remplacer ».

 
 

2. RECHERCHER UN ENREGISTREMENT DANS UNE FEUILLE DE DONNEES OU UN

FORMULAIRE

 Pour rechercher un enregistrement spécifique en faisant défiler une feuille dedonnées ou un formulaire

Si tous les enregistrements ne sont pas affichés en mode Feuille de données ou en

mode continu de formulaire, vous pouvez rechercher un

enregistrement spécifique à l'aide de la case de défilement de la barre de défilement (Voir Figure ci-contre) :

                                                                                                                                                                                          Faites glisser

vers le haut ou vers le bas la case de défilement dans la barre de défilement. En face de la case de défilement, Access affiche le numéro de l'enregistrement situé en haut de l'écran.

 Pour rechercher un enregistrement par numéro dans une feuille de donnéesou un formulaire :

Ouvrez une table, une requête, un formulaire, une vue ou une procédure stockée en mode Feuille de données ou un formulaire en mode Formulaire. 

  Double-cliquez sur le numéro dans la zone de numéro d'enregistrements pour le sélectionner ou appuyez sur (Voir Figure ci-dessous).

Tapez le numéro de l'enregistrement recherché, puis appuyez sur . 

 
 

G. TRI DENREGISTREMENTS

 

1. DEFINITION

       

Le tri consiste à classer les enregistrements (Voir Figure ci-dessous). Pour exécuter un tri, il faut spécifier :

 L’ordre de tri : croissant ou décroissant.

 Le critère de tri : c’est le(s) champ(s) selon le(s)quel(s) le tri sera effectué.

 

Vous pouvez effectuer deux types de tri : simple et complexe.

 Tris simples   Lorsque vous effectuez un tri en mode Formulaire, en mode Feuille de données, ou en mode Page, vous effectuez un tri simple, ce qui signifie que vous pouvez trier tous les enregistrements en ordre croissant ou décroissant (mais vous ne pouvez pas utiliser les deux ordres de tri sur plus d'un champ).

 Tris complexes   Lorsque vous triez en mode Création de requête, avec la fenêtre Filtre/tri avancé, en mode Création d'état, en mode Création de page, en mode Tableau croisé dynamique, ou en mode Graphique croisé dynamique, vous pouvez effectuer des tris complexes. Ce qui signifie que vous pouvez trier des enregistrements selon un ordre croissant pour certains champs, et dans un ordre décroissant pour d'autres.

 

3. REGLES DU TRI

 Access peut trier jusqu'à 255 caractères, répartis sur un ou plusieurs champs dans le résultat d'une requête ou d'un filtre avancé. 

 L'ordre de tri dépend du paramètre de langue que vous spécifiez dans la zone Nouveau type de tri (boîte de dialogue Options, onglet Général) lors de la création de votre base de données. Si votre base de données contient des tables liées à partir d'une base de données qui utilise un ordre de tri de langue différent, Access utilise l'ordre de tri de la base de données contenant le lien vers la table, pas la base de données où est stockée la table. 

 Si la grille de création de la requête ou du filtre a un astérisque (*) dans la liste des champs, vous ne pouvez pas spécifier un ordre de tri, à moins d'ajouter les champs à trier dans la grille de création. 

 L'ordre croissant vous permet de trier chronologiquement les dates et les heures, et l'ordre décroissant, dans l'ordre chronologique inverse. 

 Les nombres stockés dans des champs Texte sont triés comme des chaînes de caractères, pas des valeurs numériques. En conséquence, si vous souhaitez les trier par ordre numérique, ces champs doivent comporter le même nombre de caractères et vous devez ajouter des zéros devant les nombres les plus petits. Par exemple, le résultat d'un tri croissant des chaînes de texte "1", "2", "11", et "22" est "1", "11", "2", "22". Pour avoir un résultat correct, ajoutez des zéros devant les champs ne comportant qu'un chiffre afin d'obtenir : "01", "02", "11", "22". Si aucun champ ne contient de valeur de type Null, une autre solution consiste à trier d'après les valeurs numériques des chaînes à l'aide de la fonction Val. Par exemple, si la colonne Age correspond à un champ Texte ne contenant que des valeurs numériques, vous pouvez trier ce champ en spécifiant Val([Age]) dans la cellule Champ et l'ordre de tri dans la cellule Tri. Les valeurs numériques seront alors triées dans le bon ordre. Si vous n'utilisez un champ Texte que pour y placer des valeurs numériques ou des dates, vous pouvez peut-être envisager de modifier le type des données du champ et utiliser un champ de type Numérique, Monétaire, ou Date/heure. Dans ce cas, vous n'aurez plus à vous soucier d'ajouter des zéros au début du champ et le tri s'effectuera normalement sur les dates ou les nombres. 

 Lorsque vous effectuez un tri croissant sur un champ, tous les champs vides (contenant une valeur Null) sont placés au début de la liste. Si un champ a des valeurs Null dans certains enregistrements et des chaînes vides dans d'autres, les champs avec des valeurs Null sont affichés dans la liste de tri juste avant les champs contenant des chaînes vides. 

 Il est impossible de trier un objet OLE. Bien que vous ne puissiez trier un champ Mémo ou Lien hypertexte dans une page, vous pouvez trier ces champs dans une table, une requête, un formulaire ou un état. Dans un état, vous devez taper le nom du champ Mémo ou Lien hypertexte dans la zone Champ/expression de la boîte de dialogue Tri et regroupement, car ces champs n'apparaissent pas dans la liste de ceux disponibles. Les champs Mémo seront uniquement triés d'après les 255 premiers caractères.

 

4. TRI DES ENREGISTREMENTS EN MODEFORMULAIRE OUFEUILLE DE DONNEES

ci-contre). 

choisissez la commande 

 pour l’ordre

Méthode):

Cliquez dans le champ sur lequel vous voulez effectuer le tri.


Dans le Ruban, Onglet «Accueil», cliquez sur    pour le tri croissant ou sur 

Dans tous les cas, le champ sur lequel  le tri est effectué comporte un indicateur (Flèche) de tri. Le tri croissant est indiqué par une flèche pointant du bas vers le haut et le tri décroissant par une flèche pointant du haut vers le bas.  

 Dans le Ruban, Onglet «Accueil», cliquez sur    pour supprimer le tri.

 

H. FILTRAGE DES DONNEES DANS UNE TABLE

 

1. DEFINITION

       

Vous pouvez utiliser un filtre pour trouver un ou plusieurs enregistrements spécifiques dans un formulaire ou pour imprimer des enregistrements spécifiques d'un état, d'une table ou d'une requête. Un filtre limite l'affichage des données à certains enregistrements, sans devoir modifier la disposition de la requête, du formulaire ou de l'état sous-jacent. Par exemple, plutôt que de parcourir une liste d’étudiants de 100 pages à la recherche d’étudiants inscrits au Master ou de créer un état plus petit pour afficher uniquement ces étudiants, vous pouvez appliquer un filtre aux données en vue d'afficher uniquement les enregistrements de la table ETUDIANT dont le champ Section a une valeur = Master. (Voir Exemple de la Figure ci-dessous).

 

2.CREATION DE FILTRES

Il existe  plusieurs types de filtres :

 

a. FILTRES COURANTS

Plusieurs filtres classiques sont disponibles sous forme de commandes de menu contextuel, aussi ne perdez pas de temps à élaborer les critères qu'il vous faut. Pour accéder à ces commandes, cliquez avec le bouton droit sur le champ à filtrer.  À l'exception des champs objet OLE et des champs qui affichent des valeurs calculées, tous les types de champ proposent des filtres classiques. La liste des filtres disponibles dépend du type de données et des valeurs du champ sélectionné.

 Pour créer un filtre courant :

Ouvrez une table, une requête, un formulaire ou un état dans l'une des vues suivantes : Feuille de données, Formulaire, État ou Page.

Assurez-vous que la vue n'est pas déjà filtrée. Dans la barre du sélecteur d'enregistrement, vérifiez que l'icône Non filtré ou l'icône grisée Aucun filtre est présente (Voir image ci-contre).

Déroulez le menu contextuel  du champ sur lequel le filtre sera appliqué (Voir image ci-dessous) ou  dans le Ruban, Onglet «Accueil», cliquez sur  . 

Utilisez l’une des méthodes suivantes :

Pour appliquer un filtre courant, choisissez  «Filtres de texte» (ou «chiffres» ou «dates»), puis choisissez le filtre souhaité. La boite de dialogue «Filtre personnalisé» apparaît. Tapez la valeur du filtre et cliquez sur le bouton

Pour appliquer un filtre reposant sur des valeurs de champ, désactivez les cases à cocher des valeurs sur lesquelles vous ne voulez pas filtrer, puis Cliquez sur le bouton  pour terminer. Si vous avez une longue liste de valeurs et que vous souhaitez filtrer les données sur une ou seulement quelques-unes de ces valeurs, désactivez d'abord la case à cocher « Sélectionner tout », puis sélectionnez les valeurs souhaitées. Pour filtrer et n'afficher que des valeurs Null (une valeur Null indique l'absence de données) dans des champs contenant du texte, des chiffres et des dates, désactivez la case à cocher « Sélectionner tout », puis activez la case à cocher « Vides ».

 

sélectionnée. Ces commandes sont également disponibles dans le menu contextuel du champ  (Voir image ci-dessous (N°1)).

Ouvrez une table, une requête, un formulaire ou un état dans l'une des vues suivantes : Feuille de données, Formulaire, État ou Page.

Assurez-vous que la vue n'est pas déjà filtrée. Dans la barre du sélecteur d'enregistrement, vérifiez que l'icône Non filtré ou l'icône grisée Aucun filtre est présente.

Déroulez le menu contextuel  du champ sur lequel le filtre sera appliqué  ou  dans le Ruban, Onglet «Accueil», déroulez le bouton «Sélection» .

Choisissez l’un des filtres proposés sur la valeur du champ sélectionné (Voir image ci-dessous (N°2)).

 
 

c. FILTRES PAR FORMULAIRE

Cette technique s'avère utile pour filtrer sur plusieurs champs dans un formulaire ou une feuille de données ou pour rechercher un enregistrement spécifique. Access crée un formulaire ou une feuille de données vide similaire à l'original. Vous pouvez ensuite compléter tous les champs souhaités. Lorsque vous avez terminé, Access recherche les enregistrements qui contiennent les valeurs spécifiées.

Vous ne pouvez pas spécifier de valeurs pour des champs à valeurs multiples en utilisant un filtre par formulaire, ni pour les champs qui contiennent des données de type Mémo, Lien hypertexte, Oui/Non ou Objet OLE, bien que vous puissiez spécifier des valeurs pour d'autres champs du jeu d'enregistrements.

 Pour créer un filtre par formulaire :

Ouvrez une table, une requête, un formulaire ou un état dans l'une des vues suivantes : Feuille de données, Formulaire, État ou Page.

Assurez-vous que la vue n'est pas déjà filtrée. Dans la barre du sélecteur d'enregistrement, vérifiez que l'icône Non filtré ou l'icône grisée Aucun filtre est présente.

Dans le Ruban, Onglet «Accueil», groupe «Trier et filtrer», déroulez le bouton

«Options avancées» . Choisissez la commande «Filtrer par

formulaire». Le formulaire pour le filtre apparait (Voir image ci-dessous (N°1)).

En mode Feuille de données, déroulez le champ sur lequel vous voulez appliquez le filtre (Voir image ci-dessous (N°2) et sélectionnez une valeur. Vous pouvez ajouter des valeurs supplémentaires en cliquant sur l'onglet Ou au bas de la feuille

de données et en sélectionnant une autre valeur (Voir image ci-dessous (N°3). Pour filtrer sur les enregistrements qui ont des valeurs Null (manquantes), non Null, vides (ou "") ou non vides, tapez Est Null, Est Pas Null, "" ou Pas "" dans le champ. À chaque fois que vous ajoutez un critère de champ dans l'onglet Ou, Access crée un autre onglet Ou, afin que vous puissiez spécifier plusieurs critères « ou ». Le filtre renvoie tous les enregistrements qui contiennent toutes les valeurs spécifiées dans l'onglet Rechercher ou toutes les valeurs spécifiées dans le premier onglet Ou, ou toutes les valeurs spécifiées dans le deuxième onglet Ou, et ainsi de suite.

 

Dans le Ruban, Onglet «Accueil», groupe «Trier et filtrer», cliquez sur le bouton «Appliquer le filtre» . Le résultat du filtrage apparait (Voir l’exemple de l’image ci-dessous (N°4)).

 

Dans la barre du sélecteur d'enregistrement (Bas de la Feuille de Données), l’icône «Filtré» apparait (Voir l’exemple de l’image ci-dessous (N°5)). En cliquant sur cette icône, elle se transforme en icône «NonFiltré» (Voir l’exemple de l’image ci-dessous (N°6)) et le contenu de toute la table apparait. 

 

Attention ! Le filtre n’est pas supprimé. Il suffit de cliquer à nouveau sur l’icône «NonFiltré» pour faire réapparaitre le résultat du filtre. 

 

d. FILTRES AVANCES

Parfois, vous voudrez peut-être appliquer un filtre qui ne se trouve pas dans la liste des filtres courants. Par exemple, pour rechercher les enregistrements qui contiennent des dates qui se situent dans les sept derniers jours ou les six derniers mois, vous devez écrire vous-même les critères du filtre.

 Pour créer un filtre avancé :

Ouvrez une table, une requête, un formulaire ou un état dans l'une des vues suivantes : Feuille de données, Formulaire, État ou Page.

Assurez-vous que la vue n'est pas déjà filtrée. Dans la barre du sélecteur d'enregistrement, vérifiez que l'icône Non filtré ou l'icône grisée Aucun filtre est présente.

Dans le Ruban, Onglet «Accueil», groupe «Trier et filtrer», déroulez le bouton

«Options avancées»   . Choisissez la commande «Filtre/tri avancé»      . La grille pour le filtre apparait (Voir image ci-dessous

(N°1)).

Ajoutez à la grille les champs sur lesquels vous voulez effectuer le filtre. 

Spécifiez un critère dans la ligne Critères de chaque champ. Les critères sont appliqués globalement et seuls sont affichés les enregistrements qui satisfont à tous les critères de la ligne Critères. Pour spécifier d'autres critères pour un champ, tapez le premier critère dans la ligne Critères et le second critère dans la ligne Ou, etc (Voir image ci-dessous (N°1)).

Dans le Ruban, Onglet «Accueil», groupe «Trier et filtrer», cliquez sur le bouton «Appliquer le filtre» . Le résultat du filtrage apparait (Voir l’exemple de l’image ci-dessous (N°2)).

Les images ci-dessous montrent un exemple de création d’un filtre qui consiste à filtrer  les enregistrements dont la date de naissance est supérieure à 01/01/1991 et sont la section est STU. Les enregistrements filtrés sur la date de naissance.

 
 

3. ENREGISTREMENT DUN FILTRE

Vous pouvez facilement enregistrer des filtres pour les réutiliser ultérieurement. Les paramètres de filtrage en vigueur lorsque vous fermez une table, une requête, un formulaire ou un état sont automatiquement enregistrés avec l'objet. Vous pourrez alors les appliquer de nouveau. Cependant, par défaut, les paramètres de filtrage ne sont pas automatiquement appliqués lors de la prochaine ouverture de l'objet.

 Pour enregistrer les filtres :

Passez en Mode Création de la table.

Dans le Ruban, Onglet «Création», groupe «Afficher / Masquer», cliquez sur  le

 

4. EFFACEMENT DUN FILTRE

Effacez un filtre lorsque vous n'en avez plus besoin. Il disparaît de la vue et vous ne pouvez plus l'appliquer en cliquant sur Non filtré dans la barre d'état.

 Pour effacer un filtre d'un champ :

 Ouvrez le menu contextuel  de la colonne ou le contrôle filtré, puis choisissez la commande  .

 Pour effacer tous les filtres de tous les champs :

 Dans le Ruban, Onglet «Accueil», groupe «Trier et filtrer», déroulez le bouton

«Effacer tous les filtres» .


 
 

VIII - RELATIONS DANS UNE BASE DE DONNEESACCESS

               A.      FONCTIONNEMENT DES

RELATIONS

Après avoir défini plusieurs tables pour les différents sujets traités dans votre base de données Access, il vous faut un moyen d'indiquer à Access comment rassembler à nouveau ces informations. La première étape consiste à définir des relations entre vos différentes tables. Après quoi vous pouvez créer des requêtes, des formulaires et des états pour afficher des données provenant de plusieurs tables différentes. Par exemple, le formulaire cicontre comprend des informations provenant de quatre tables différentes.

Dans l'exemple précédent, les champs de quatre tables doivent être coordonnés de manière à présenter les informations dans le même ordre. Cette coordination est obtenue au moyen de relations entre les tables. Une relation a pour principe la correspondance des données des champs clés de deux tables — ces champs ont

généralement le même nom dans les deux tables. Dans la plupart des cas, ces champs sont la clé primaire de l'une des tables, qui fournit un identificateur unique pour chaque enregistrement, et une clé étrangère dans l'autre table. Par exemple, il est possible d'associer les employés avec les commandes dont ils ont la charge en créant une relation entre la table Employés et la table Commandes à l'aide des champs RéfEmployé (Voir Illustration ci-dessus).

 

B. RELATION UN-A-PLUSIEURS

La relation un-à-plusieurs est la plus courante. Dans ce type de relation, un enregistrement de la table A peut être mis en correspondance avec plusieurs enregistrements de la table B, alors qu'à chaque enregistrement de la table B ne correspond qu'à un enregistrement de la table A.

Dans l’exemple de l’illustration ci-

contre, nous avons deux tables : Fournisseurs & Produits. Un fournisseur peut fournir un ou plusieurs produits alors qu’un produit ne peut être fourni (dans cet exemple précis) que par un seul fournisseur.

 

C. RELATION PLUSIEURS A PLUSIEURS

Dans une relation plusieurs-à-plusieurs, un enregistrement de la table A peut être mis en correspondance avec plusieurs enregistrements de la table B, et inversement, un enregistrement de la table B peut être mis en correspondance avec plusieurs enregistrements de la table A. Ce type de relation n'est possible qu'après définition d'une troisième table (appelée table de jonction), dont la clé primaire est constituée de deux champs — les clés étrangères des tables A et B. Une relation plusieurs-à-plusieurs n'est en fait rien d'autre que deux relations un-à-plusieurs avec une troisième table. 

Par exemple, la table Commandes et la table Produits ont une relation plusieurs-àplusieurs définie en créant deux relations un-àplusieursavec la table Détails commandes. Une commande peut porter sur plusieurs

 

D. RELATION UN-A-UN

Dans une relation un-à-un, chaque enregistrement de la table A ne peut correspondre qu'à un enregistrement de la table B, et inversement, chaque enregistrement de la table B ne peut correspondre qu'à un enregistrement de la table A. Ce type de relation est peu courant, car la plupart des informations qui seraient associées de la sorte font normalement partie d'une même table. Vous pouvez utiliser une relation un-à-un pour diviser une table qui a de nombreux champs, pour isoler une partie d'une table pour des raisons de sécurité, ou pour stocker des informations ne s'appliquant qu'à un sous-ensemble de la table principale. 

 

Joueurs de football correspond à un seul enregistrement de la table Employés.

 

E. DEFINITION DES RELATIONS

Le type de relation créé par Access dépend de la manière dont les champs liés sont définis : 

 Une relation un-à-plusieurs est créée si un seul des champs liés est une clé primaire ou à un index unique. 

 Une relation un-à-un est créée si les deux champs liés sont des clés primaires ou ont des index uniques. 

 Une relation plusieurs-à-plusieurs est en fait composée de deux relations un-àplusieurs, avec une troisième table dont la clé primaire consiste en deux champs, qui sont les clés étrangères des deux autres tables. 

Vous pouvez également créer une relation entre la table et elle-même. Ce type de relation est souvent utilisé lorsque vous devez effectuer une recherche au sein de la même table. Par exemple, dans la table Employés, vous pouvez définir une relation entre les champs RéfEmployé et RapporteÀ, de façon à ce que le champ RapporteÀ puisse afficher des informations sur la RéfEmployé correspondante. 

Remarque

Année Universitaire 2012-2013 - Professeur : Mohsine BENOHOUD

Si vous faites glisser un champ qui n'est pas une clé primaire et n'a pas un index unique vers un autre champ qui n'est pas une clé primaire et n'a pas un index

 

F. INTEGRITE REFERENTIELLE

L'intégrité référentielle est un système de règles que Access utilise pour garantir que les relations entre les enregistrements dans les tables liées sont valides et que vous ne supprimez pas ou ne modifiez pas accidentellement des données liées. Vous pouvez mettre en œuvre l'intégrité référentielle si toutes les conditions suivantes sont réunies :   Le champ correspondant de la table primaire est une clé primaire ou a un index unique. 

 Les champs liés ont le même type de données. Il y a deux exceptions. Un champ NuméroAuto peut être lié à un champ Numérique dont la propriété TailleChamp est définie à Entier long, et un champ NuméroAuto dont la propriété TailleChamp est définie avec N° de réplication peut être lié à un champ Numérique dont la propriété TailleChamp est définie à N° de réplication

 Les deux tables appartiennent à la même base de données Access. Si les tables sont des tables liées, elles doivent être définies au format Access, et vous devez ouvrir la base de données dans laquelle elles sont stockées pour activer l'intégrité référentielle. L'intégrité référentielle ne s'applique pas à des tables liées provenant de bases de données utilisant d'autres formats. 

Les règles suivantes s'appliquent quand vous utilisez l'intégrité référentielle : 

 Dans le champ clé étrangère vous ne pouvez pas entrer une valeur qui n'existe pas dans la clé primaire de la table primaire. Toutefois, vous pouvez entrer une valeur Null dans la clé étrangère pour indiquer que les enregistrements ne sont pas liés. Par exemple, une commande ne peut pas être attribuée à un client qui n'existe pas, mais elle peut n'être affectée à personne en entrant une valeur de type Null dans le champ Code client

 Vous ne pouvez pas effacer un enregistrement de la table primaire si des enregistrements correspondants existent dans une table liée. Par exemple, vous ne pouvez pas effacer l'enregistrement d'un employé dans la table Employés s'il y a des commandes affectées à celui-ci dans la table Commandes

 Vous ne pouvez pas modifier une valeur clé primaire dans la table primaire si cet enregistrement a des enregistrements liés. Par exemple, vous ne pouvez pas


modifier le N° d'un employé dans la table Employés si des commandes lui sont affectées dans la table Commandes. 

 

G. MISES A JOUR ET SUPPRESSIONS EN CASCADE

Lorsque vous appliquez l'intégrité référentielle à une relation, vous pouvez spécifier si vous voulez que Access mette à jour en cascade et supprime en cascade automatiquement des enregistrements liés. Si vous activez ces options, les opérations de suppression et de mise à jour qui normalement ne sont pas permises par les règles d'intégrité référentielle sont alors autorisées. Quand vous supprimez des enregistrements ou que vous modifiez des valeurs de clé primaire dans une table primaire, Access effectue les modifications nécessaires dans les tables liées afin de maintenir l'intégrité référentielle.

Si vous activez la case à cocher Mettre à jour en cascade les champs correspondants quand vous définissez une relation, chaque fois que vous modifiez la clé primaire de l'enregistrement d'une table primaire, Access met automatiquement à jour la clé primaire avec la nouvelle valeur dans tous les enregistrements liés. Par exemple, si vous changez un Code client dans la table Clients, le champ Code client est automatiquement mis à jour pour chacune des commandes de ce client, afin que la relation ne soit pas rompue. Access effectue la mise à jour en cascade sans afficher de message.

 Remarque

Si la clé primaire dans la table primaire est un champ NuméroAuto, il est inutile d'activer la case à cocher Mettre à jour en cascade les champs correspondants car

            il est impossible de changer les valeurs d'un champ de type NuméroAuto.

Si vous activez la case à cocher Effacer en cascade les enregistrements correspondants lorsque vous définissez une relation, Access supprime automatiquement les enregistrements correspondants dans la table liée à chaque fois que vous supprimez un enregistrement de la table primaire. Par exemple, si vous effacez l'enregistrement d'un client de la table Clients, toutes les commandes de ce client sont automatiquement supprimées de la table Commandes (y compris les enregistrements de la table Détails commandes liés aux enregistrements de Commandes). Lorsque vous supprimez des enregistrements d'un formulaire ou d'une feuille de données alors que la case à cocher Effacer en cascade les enregistrements correspondants est activée, Access vous avertit que des enregistrements correspondants peuvent aussi d'être supprimés. Par contre, si vous supprimez des enregistrements à l'aide d'une requêteSuppression, Access supprime automatiquement les enregistrements dans les tables liées sans afficher de message. 

 

IX - DEFINITION DES RELATIONS ENTRE LES TABLES

Lorsque vous créez une relation entre des tables, les champs associés ne doivent pas porter le même nom. Toutefois, ils doivent comporter le même type de données, à moins que le champ de clé primaire ne soit un champ NuméroAuto. Vous pouvez faire correspondre un champ NuméroAuto avec un champ numérique uniquement si la propriété TailleChamp (FieldSize) des deux champs correspondants est similaire. Par exemple, vous pouvez faire correspondre un champ NuméroAuto avec un champ numérique si la valeur de la propriété TailleChamp (FieldSize) des deux champs est Entier long. Cettepropriété doit être similaire même si les deux champs associés sont des champs numériques.

 

A. DEFINITION DUNE RELATION UN-A-PLUSIEURS OU UN-A-UN

 Pour définir une relation un-à-plusieurs ou un-à-un :

Fermez toutes les tables ouvertes. Vous ne pouvez pas créer ou modifier des relations entre des tables ouvertes. 

Dans le Ruban, Onglet «Outils de base de données», groupe «Afficher / Masquer», cliquez sur  le bouton «Relations» . 

Si vous n'avez défini aucune relation dans votre base de données, la boîte de dialogue «Ajouter une table» s'affiche automatiquement (Voir Boite de dialogue ci-contre). Si vous devez ajouter les tables

que vous souhaitez lier et que la boîte de dialogue «Ajouter une table» n'est pas affichée, cliquez sur l’outil «Ajouter une table»  dans le Ruban, Onglet «Créer», groupe «Relations» . 

Double-cliquez sur le nom des tables que vous souhaitez lier ou sélectionnez leur nom et cliquez sur  à

chaque fois, puis fermez la boîte de

dialogue «Ajouter une table» en cliquant sur le bouton . Pour créer une relation entre une table et elle-même, ajoutez-la deux fois (Voir l’exemple de l’illustration ci-dessus). 

    Faites glisser à partir d'une table le champ que vous souhaitez lier au champ d'une autre table. Pour faire glisser plusieurs champs, appuyez sur , cliquez sur chaque champs, puis faites-les glisser. Dans la plupart des cas, vous faites glisser le champ de clé primaire (dont le texte apparaît en gras) d'une table vers un champ similaire (portant généralement le même nom), appelé la clé externe del'autre table

    La boîte de dialogue «Modifier des relations» s'affiche (Voir Boite de dialogue ci-contre). Vérifiez les noms des champs affichés dans les deux colonnes et assurez-vous qu'ils sont corrects. Vous pouvez les modifier si nécessaire. 

Définissez les options de relation, si nécessaire (Par exemple, vous pouvez

appliquer l’intégrité référentielle), puis cliquez sur le bouton

pour créer la relation. Une ligne de jointure apparaît entre les deux tables (Voir Illustration ci-contre). Dans ce cas-là, les symboles 1 & n’apparaissent que si vous avez appliqué l’intégrité référentielle.

Répétez les étapes à pour chaque couple de tables à lier. 

Lorsque vous fermez la fenêtre Relations, Access vous demande si vous souhaitez enregistrer la mise en forme en affichant la boite de dialogue

ci-contre. Quelle que soit votre réponse, les relations créées sont enregistrées dans la base de données. 

 

B. DEFINITION DUNE RELATION PLUSIEURS-A-PLUSIEURS

 Pour définir une relation plusieurs-à-plusieurs

Créez les tables entre lesquelles vous souhaitez établir une relation plusieurs-àplusieurs

Créez une troisième table, appelée table de jonction, puis ajoutez-lui de nouveaux champs possédant les mêmes définitions que les champs de clé primaire de chacune des deux autres tables. Dans la table de jonction, les champs de clé primaire fonctionnent comme des clés externes. Vous pouvez

 

autres tables. Par exemple, dans une table de jonction Détails des commandes, la clé primaire serait composée des champs N° de commande et N° de produit

Définissez une relation un-à-plusieurs entre chacune des deux tables source et la table de jonction(Voir Illustration ci-dessus) de la même manière précédemment.

 

X -

MODIFICATION DUNE RELATION

 Pour modifier une relation existante

Fermez toutes les tables ouvertes. Vous ne pouvez pas créer ou modifier des relations entre des tables ouvertes. 

Dans le Ruban, Onglet «Outils de base de données», groupe «Afficher /

Masquer», cliquez sur  le bouton «Relations» . 

Double-cliquez sur la ligne correspondant à la relation que vous souhaitez modifier. La boite de dialogue «Modifier des relations» apparaît.

Définissez les nouvelles options de la relation, puis cliquez sur le bouton  pour terminer.

 

A. TYPE DE JOINTURE

Le type de jointure que vous définissez pour une relation dans la fenêtre Relations n'affecte pas la jointure même ; il définit le genre de jointure qui sera utilisé par défaut lors de la création de requêtes basées sur les tables en relation dans une base de données Access. Vous avez toujours la possibilité de modifier le type de jointure lorsque vous créez la requête.

 Pour modifier ou définir le type de jointure :

Double-cliquez sur la section centrale d'une ligne de jointure entre deux tables afin d'ouvrir la boîte de dialogue «Modification des relations». 

Cliquez sur le bouton .

La boite de dialogue «Propriétés de la jointure» apparaît (Voir Boite de dialogue ci-contre) puis sur le type de jointure souhaité (Voir définitions dans le tableau suivant). 

 L'option 1 définit une jointure interne. Il s'agit de la valeur par défaut. 

 L'option 2 définit une jointure externe gauche. 

 L'option 3 définit une jointure externe droite. 

Cliquez sur  pour fermer la boite de dialogue «Propriétés de la jointure» puis une seconde fois sur   pour fermer la boîte de dialogue «Modifier des relations».  

Type de jointure

Définition

Interne

Jointure où les enregistrements de deux tables sont combinés dans les résultats d'une requête uniquement si les valeurs des champs joints satisfont à une condition spécifiée. Dans une requête, la jointure par défaut est une jointure interne qui sélectionne des enregistrements uniquement si les valeurs des champs joints correspondent.

Externe Gauche

Jointure externe dans laquelle tous les enregistrements de la partie gauche de l'opération LEFT JOIN de l'instruction SQL de la requête sont ajoutés aux résultats de la requête, même s'il n'existe aucune valeur correspondante dans le champ joint de la table située à droite.)

Externe Droite

Jointure externe dans laquelle tous les enregistrements de la partie droite de l'opération RIGHT JOIN de l'instruction SQL de la requête sont ajoutés aux résultats de la requête, même s'il n'existe aucune valeur correspondante dans le champ joint de la table située à gauche.) 

 

B. AFFICHAGE DES RELATIONS EXISTANTES

         

 Pour afficher des relations existantes :

Fermez toutes les tables ouvertes. Vous ne pouvez pas créer ou modifier des relations entre des tables ouvertes. 

Dans le Ruban, Onglet «Outils de base de données», groupe «Afficher /

Masquer», cliquez sur  le bouton «Relations» . 

Effectuez l'une des actions suivantes : 

 Pour afficher toutes les relations définies dans la base de données :

 Cliquez sur l’outil «Afficher toutes les relations» dans le Ruban, Onglet «Créer», groupe «Relations». 

 Pour afficher les relations définies pour une table particulière 

 Cliquez sur la table, puis sur l’outil «Afficher les relations directes»  dans le Ruban, Onglet «Créer», groupe «Relations».

 Pour afficher uniquement les relations définies pour une table sans affichercelles pour les autres tables 

 Cliquez sur Effacer la mise en page  dans le Ruban,

Onglet «Créer», groupe «Outils» pour supprimer toutes les tables de la fenêtre Relations (cette opération ne supprime pas réellement les tables ou les relations ; elle les supprime seulement de la fenêtre Relations). La boite

                                      groupe «Relations», double-cliquez sur la table, puis cliquez sur                 . 

 Cliquez sur l’outil «Afficher les relations directes»  dans le Ruban, Onglet «Créer», groupe «Relations».

 

C. SUPPRESSION DUNE RELATION

 Pour supprimer une relation :

Fermez toutes les tables ouvertes. Vous ne pouvez pas supprimer des relations entre des tables ouvertes. 

Dans le Ruban, Onglet «Outils de base de données», groupe «Afficher /

Masquer», cliquez sur  le bouton «Relations» . 

Si vous devez ajouter les tables que vous souhaitez lier et que la boîte de dialogue «Ajouter une table» n'est pas affichée, cliquez sur l’outil «Ajouter une table»

Cliquez sur la ligne de jointure à supprimer (la ligne apparaît en gras lorsqu'elle est sélectionnée), puis appuyez sur la touche  ou ouvrez le menu contextuel de la ligne de jointure et choisissez la commande «Supprimer» (Voir Image ci-contre). La boite de dialogue de confirmation s’affiche (Voir Boite de dialogue ci-contre):

                                  Cliquez sur                       pour confirmer la suppression.

                                  Cliquez sur                       pour annuler la suppression.

 Pour supprimer une table d’une relation :

 Cliquez sur la table que vous souhaitez supprimer, puis appuyez sur la touche .

 
 

D. APPLICATION DE L'INTEGRITE REFERENTIELLE ENTRE DES TABLES

L'intégrité référentielle entre des tables est appliquée par défaut quand vous créez une relation dans votre schéma de base de données. Une relation ainsi appliquée garantit que chaque valeur entrée dans une colonne de clé étrangère correspond à une valeur existante dans la colonne de clé primaire qui a été mise en relation.

Vous pouvez modifier les conditions d'application de l'intégrité référentielle en modifiant les propriétés de la relation.

 Pour modifier des options d'intégrité référentielle pour une relation :

Fermez toutes les tables ouvertes. Vous ne pouvez pas supprimer des relations entre des tables ouvertes. 

Dans le Ruban, Onglet «Outils de base de données», groupe «Afficher / Masquer», cliquez sur  le bouton «Relations» . 

Si vous devez ajouter les tables que vous souhaitez lier et que la boîte de dialogue «Ajouter une table» n'est pas affichée, cliquez sur l’outil «Ajouter une table»  dans le Ruban, Onglet «Créer», groupe «Relations»,  puis double-cliquez sur chaque table à ajouter. Cliquez ensuite sur . 

Double-cliquez sur la ligne de jointure dont vous voulez modifier les options de l'intégrité référentielle ou cliquez sur cette ligne, ouvrez son menu contextuel et choisissez la commande « Propriétés » (la ligne apparaît en gras lorsqu'elle est sélectionnée), Dans les deux cas, La boite de dialogue « Modifier des relations » apparaît.

Activez ou désactivez les options de l'intégrité référentielle correspondant à vos souhaits, puis cliquez sur .


REQUETESSOUSACCESS2007

 

XI - PRESENTATION

 

A. DEFINITION

         

Une requête apporte des réponses à des questions très spécifiques à propos de vos données, auxquelles il serait difficile de répondre en examinant directement les données dans une table.

Une requête vise à obtenir des résultats de données, à effectuer une action surdes données, ou les deux à la fois. Vous pouvez utiliser une requête dans le but d'obtenir une réponse à une question simple, d'effectuer des calculs, de combiner les données de différentes tables, ou encore d'ajouter, modifier ou supprimer des données de table. Les requêtes que vous utilisez pour extraire les données d'une table ou pour effectuer des calculs sont appelées requêtes Sélection. Les requêtes qui ajoutent, modifient ou suppriment des données sont appelées requêtes Action. Vous pouvez également utiliser une requête pour fournir des données à un formulaire ou un état.

 

B. TYPES DE REQUETES

 Requêtes Sélection

La requêteSélection est le type de requête le plus courant. Elle récupère des données contenues dans une ou plusieurs tables et affiche les résultats sous la formed'une feuille de données dans laquelle il vous est possible d'effectuer une mise à jour des enregistrements (sous réserve de quelques restrictions). Vous pouvez également utiliser une requête Sélection pour regrouper des enregistrements et calculer une somme, une moyenne ou effectuer un comptage ou tout autre type d'opération.

 Requêtes paramétrées

Une requêteparamétrée est une requête qui, lors de son exécution, affiche une boîte de dialogue qui vous invite à entrer des informations, telles que des critères pour extraire des enregistrements ou une valeur à insérer dans un champ. Vous pouvez configurer cette requête afin qu'elle vous invite à entrer plusieurs informations : vous pouvez par exemple la configurer pour qu'elle vous invite à saisir deux dates afin que Access récupère tous les enregistrements compris entre celles-ci.

Les requêtes paramétrées peuvent également servir de base à des formulaires, des états et des pages d'accès aux données. Vous pouvez par exemple créer un état des revenus mensuels basé sur une requête paramétrée. Lorsque vous imprimez l'état, Access affiche une boîte de dialogue qui vous demande le mois sur lequel l'état doit porter. Vous entrez un mois et Access imprime l'état qui s'y rapporte.

 Requêtes Analyse croisée

Les requêtesAnalyse croisée vous permettent de calculer et de restructurer des données afin d'en faciliter l'analyse. Ces requêtes calculent une somme, une moyenne, un nombre ou tout autre type de total pour des données regroupées en deux types d'informations, dont l'un est situé en bas à gauche de la feuille de données et l'autre, en haut.

 Requêtes Action

Une requêteAction est une requête capable de modifier ou déplacer un grand nombre d'enregistrements en une seule opération. Il existe quatre types de requêtes Action : 

 Requêtes Suppression   Supprime un groupe d'enregistrements d'une ou plusieurs tables. Par exemple, vous pouvez utiliser une requête Suppression pour effacer des produits qui ne sont plus fabriqués ou qui ne sont plus commandés. Lorsque vous utilisez ce type de requête, vous supprimez toujours des enregistrements entiers, et non uniquement certains champs dans ces enregistrements. 

 Requêtes Mise à jour   Apporte des changements globaux à un groupe d'enregistrements dans une ou plusieurs tables. Vous pouvez par exemple augmenter vos prix de 10% sur tous vos produits laitiers, ou augmenter de 5% les salaires des personnes appartenant à une certaine catégorie professionnelle. Ce type de requête vous permet de modifier les données contenues dans une table existante.

 Requêtes Ajout   Ajoute un groupe d'enregistrements d'une ou de plusieurs tables à la fin d'une ou de plusieurs tables. Supposez, par exemple, que votre clientèle s'élargisse et que vous ayez une base de données qui contient une table d'informations sur ces nouveaux clients. Pour éviter de taper toutes ces informations, vous aimeriez les ajouter à votre table Clients

 Requêtes Création de table   Crée une table en reprenant totalement ou partiellement les données d'autres tables. Ce type de requête est utile pour créer des tables à exporter vers d'autres bases de données Access ou une table d'historique contenant d'anciens enregistrements. 

 Requêtes SQL

Requête que vous créez à l'aide d'une instruction SQL. Le langage SQL (Structured Query Language) permet d'interroger, de mettre à jour et de gérer des bases de données relationnelles telles que  Access.

Lorsque vous créez une requête en mode de Création de requête, Access construit en tâche de fond les instructions SQL équivalentes. En fait, la plupart des propriétés de requêtes dans la feuille des propriétés en mode Créationde requête ont des clauses équivalentes et des options accessibles en mode SQL. Si vous le souhaitez, vous pouvez afficher ou modifier l'instruction SQL en mode SQL. Toutefois, une fois la requête modifiée en mode SQL, elle risque de ne pas s'afficher comme précédemment en mode Création.

Certaines requêtes SQL, appelées requêtes SQL spécifiques, ne peuvent pas être créées dans la grille de création. Pour les requêtes SQL directe, Définition des données et Union, les instructions SQL doivent être directement créées en mode SQL. Pour les sous-requêtes, vous entrez l'instruction SQL dans la ligne Champ ou Critères de la grille de création de requête.

 

XII - CREATION DUNE REQUETE SELECTION

 

A. EXEMPLE

         

Soit la base de données « Commandes_clients » composée des tables suivantes :

   

 La table Commande :

 

 Une relation est créée entre les deux tables :

 
 

B. CREATION D'UNE REQUETE EN MODECREATION

 

zone «Table» et sélectionnez la 1ère table concernée par la requête. Déroulez la zone «Champ» pour spécifier le champ de critère. Déroulez la zone «Tri» pour spécifier, si vous le désirez, un ordre de tri. Cochez la case «Afficher» si vous voulez afficher le champ concerné. Enfin, saisissez l’expression du critère dans la zone «Critères».

Répétez l’étape pour les autres colonnes (Voir Image ci-dessous (N°1)).

Pour exécuter la requête, dans le Ruban, Onglet contextuel «Outils de requête -

Créer», Groupe «Résultats», cliquez sur l’outil «Exécuter»  . Le résultat  apparait dans une feuille de données *(Voir Image ci-dessous (N°2)).

 
 

C. AFFICHER UNIQUEMENT LES PREMIERES OU LES DERNIERES VALEURS DANS UNE

REQUETE

Dans une feuille de données de requête, vous pouvez afficher les enregistrements contenant les premières ou les dernières valeurs dans un champ ou le pourcentage maximal ou minimal des valeurs dans le champ. Vous pouvez afficher, par exemple, les 10 meilleurs vendeurs et leurs ventes totales les plus élevées par mois. 

 Pour afficher uniquement les premières ou les dernières valeurs dans une requête :

  Passez en Mode Création pour  la requête.

Dans le Ruban, Onglet contextuel  «Outils de requête - Créer», Groupe «Paramétrage de requête», déroulez  l’outil «Renvoyer» (Voir Image cidessous).

  Entrez le pourcentage ou le nombre de valeurs les plus élevées ou les plus basses que vous souhaitez afficher dans les résultats de la requête. Pour afficher un pourcentage, entrez le nombre suivi du signe de pourcentage (%).

Pour exécuter la requête, dans le Ruban, Onglet contextuel «Outils de requête -Créer», Groupe «Résultats», cliquez sur l’outil «Exécuter»  . Le

résultat  apparait dans une feuille de données.

 

D. GENERATEUR DEXPRESSION

La majorité de ce paragraphe est inspiré de l’Aide de Microsoft Access 2007.On peut considérer le Générateur d'expression comme un outil facilitant la recherche et l'insertion de composants d'une expression dont il serait autrement difficile de se souvenir, tels que des noms d'identificateurs (par exemple des champs, des tables, des formulaires ou des requêtes) et des noms et arguments de fonctions.

 

1. DEMARRAGE DUGENERATEUR DEXPRESSIONS A PARTIR DUNE REQUETE

  Passez en Mode Création pour  la requête.

Dans le Ruban, Onglet contextuel  «Outils de requête - Créer», Groupe «Paramétrage de requête», déroulez  l’outil «Générateur»  ou ouvrez le menu contextuel de la

zone de critères et choisissez la commande «Créer» (Voir Image ci-contre).

Le générateur d’expressions apparait (Voir Image ci-dessous). Il comprend :

Zone Expression : Dans la partie supérieure du Générateur figure la zone Expression ; c'est à partir de cette zone que vous construisez vos expressions. Vous pouvez soit taper vos expressions manuellement, soit sélectionner des éléments dans les trois colonnes de la partie inférieure du Générateur d'expression pour ensuite les ajouter à la zone Expression. Pour ajouter un élément, double-cliquez dessus ou sélectionnez-le dans l'une des colonnes, puis cliquez sur Coller.

Boutons d'opérateurs : Dans la partie médiane du Générateur d'expression figurent des boutons permettant d'insérer des opérateurs arithmétiques et logiques courants dans votre expression. Pour insérer un opérateur dans la zone Expression, cliquez sur le bouton correspondant. Pour afficher une liste plus longue d'opérateurs utilisables dans les expressions, cliquez sur le dossier Opérateurs dans la colonne située en bas à gauche, puis cliquez sur la catégorie voulue dans la colonne du milieu. La colonne de droite présente alors tous les opérateurs de la catégorie sélectionnée. Pour insérer un opérateur, double-cliquez dessus ou sélectionnez-le et cliquez sur Coller.

Éléments d'expression : La partie inférieure contient trois colonnes :

 La colonne de gauche contient les dossiers où sont stockés tables, requêtes, formulaires et états de votre base de données, de même que les fonctions intégrées disponibles, les fonctions définies par l'utilisateur, les constantes, les opérateurs et les expressions courantes.

 La colonne du milieu répertorie les éléments ou les catégories d'éléments spécifiques du dossier sélectionné dans la colonne de gauche. Par exemple, si vous cliquez sur Fonctions intégrées dans la colonne de gauche, la colonne du milieu présente les catégories de fonctions.

       La colonne de droite recense, le cas échéant, les valeurs des éléments que vous avez sélectionnés dans les colonnes de gauche et du milieu. Par exemple, si vous cliquez sur Fonctions intégrées dans la colonne de gauche et sur une catégorie de fonctions dans la colonne du milieu, la colonne de droite présente toutes les fonctions intégrées de la catégorie sélectionnée.

Vous pouvez construire une expression en tapant du texte dans la zone Expression et en collant des éléments issus d'autres zones du Générateur d'expression.

 

2. CREATION DEXPRESSIONS

Les expressions s'avèrent utiles pour effectuer un calcul, extraire la valeur d'un champ ou d'un contrôle, fournir des critères à une requête, définir des règles, créer des contrôles calculés et des champs calculés et définir un niveau de regroupement pour un état.

Une expression permet également de créer des valeurs qui ne résident pas directement parmi vos données. Par exemple, vous pouvez être amené à calculer la taxe sur le chiffre d'affaires sur une commande ou la valeur totale de celle-ci. À d'autres occasions, vous devrez ajouter des critères à une requête ou un filtre (informations déterminant les enregistrements qui sont renvoyés par la requête ou qui sont affichés lorsqu'un filtre est appliqué). Dans d'autres cas, peut-être souhaiterez-vous définir une valeur par défaut ou une règle de validation pour un champ ou un contrôle. Dans tous ces cas, vous utilisez une expression. 

 

a. SYNTAXE DES EXPRESSIONS

Pour utiliser des expressions, vous devez tout d'abord les écrire en utilisant une syntaxe adéquate. La syntaxe est un ensemble de règles en vertu desquelles les mots et les symboles qui forment une expression sont correctement combinés.

Une expression peut être composée des éléments suivants :

 Identificateurs (noms de champs de table ou de contrôles de formulaire ou d'état, ou propriétés de ces champs ou contrôles) ; 

 Opérateurs, tels que + (plus) ou - (moins) ;

 Fonctions (p.ex., Somme ou Moyenne), ainsi que les arguments qui les accompagnent ;

 Constantes (valeurs invariables), telles que des chaînes de texte ou des données numériques qui ne sont pas calculées par une expression. 

 

i. OBJETS,COLLECTIONS ET PROPRIETES

L'ensemble des tables, requêtes, formulaires, états et champs d'une base de données Access sont individuellement connus sous le nom d'objets. Chaque objet a un nom. 

L'ensemble de tous les membres d'un type déterminé d'objet est connu sous le nom de collection. Par exemple, l'ensemble de toutes les tables d'une base de données est une collection. Certains objets, déjà membres d'une collection de votre base de données, peuvent aussi être des collections contenant d'autres objets. Par exemple, un objet table est une collection qui contient des objets champ.

Les objets possèdent des propriétés qui décrivent et offrent un moyen de modifier leurs caractéristiques. Par exemple, un objet requête possède une propriété Affichage


par défaut qui non seulement décrit la requête mais vous permet également de spécifier la façon dont elle apparaîtra lorsque vous l'exécuterez.

 

ii.IDENTIFICATEURS

Lorsque vous utilisez un objet, une collection ou une propriété dans une expression, vous faites référence à cet élément au moyen d'un identificateur. Un identificateur comprend le nom de l'élément que vous identifiez, ainsi que le nom de l'élément auquel il appartient. Par exemple, l'identificateur d'un champ comprend le nom du champ et le nom de la table à laquelle le champ appartient.

Exemple

[Étudiant]![Date de naissance]

Dans cet exemple, l’identificateur du champ comprend le nom du champ (Date de naissance) et le nom de la table (Étudiant) à laquelle le champ appartient.

Dans certains cas, le nom d'un élément peut suffire à en faire un identificateur. Ceci est vrai lorsque le nom de l'élément est unique dans le contexte de l'expression que vous créez. Le reste de l'identificateur est sous-entendu par le contexte. Par exemple, si vous concevez une requête qui utilise une seule table, le nom de la table est sous-entendu par les identificateurs dont vous vous servez dans la requête pour faire référence à un champ.

Dans d'autres cas, pour qu'une référence fonctionne, vous devez être explicite en ce qui concerne les parties d'un identificateur. Ceci est vrai lorsqu'un identificateur n'est pas unique dans le contexte de l'expression. Lorsqu'il y a ambiguïté, vous devez indiquer explicitement suffisamment de parties de l'identificateur pour le rendre unique dans le contexte. Par exemple, supposons que vous conceviez une requête qui utilise une table intitulée Produits et une autre table intitulée Commandes ; toutes deux ont un champ intitulé RéfProduit. En pareil cas, l'identificateur que vous utilisez dans la requête pour faire référence à l'un et l'autre des champs RéfProduit doit inclure le nom de la table, en plus du nom du champ (p.ex., [Produits]![RéfProduit]). 

Opérateurs d'identificateur Les opérateurs que vous pouvez utiliser dans un identificateur sont au nombre de trois :  le point d'exclamation (!) ; le point (.) ; les crochets ([ ]).

Ces opérateurs s'utilisent en mettant chaque partie de l'identificateur entre crochets, et en joignant celles-ci à l'aide d'un point d'exclamation ou d'un point. Par exemple, l'identificateur du champ Nom d'une table intitulée Employés peut être exprimé sous la forme [Employés]![Nom]. Le point d'exclamation indique à Access que l'élément qui suit appartient à la collection qui précède le point d'exclamation. Dans ce cas, [Nom] est un objet champ qui appartient à la collection [Employés], qui elle-même est un objet table.

Remarque  

De fait, il n'est pas toujours néUniversité IBN ZOHR cessaire de mettre un identificateur (complet ou - Faculté des Sciences - Agadir

partiel) entre crochets. Si l'identificateur ne contient pas d'espaces ou autres caractères spéciaux, Access ajoute automatiquement les crochets au moment de lire l'expression. Toutefois, nous vous invitons à taper vous-même les crochets ;

 

iii.OPERATEURS

Access prend en charge divers opérateurs, notamment les opérateurs arithmétiques tels que +, -, * (multiplier), / (diviser), en plus des opérateurs de comparaison pour comparer les valeurs, des opérateurs de texte pour concaténer du texte, des opérateurs logiques pour déterminer les valeurs Vrai ou Faux, ainsi que d'autres opérateurs propres à Access. 

Opérateurs arithmétiques

Les opérateurs arithmétiques permettent de calculer une valeur à partir de deux nombres ou plus ou de modifier le signe d'un nombre (de positif à négatif).

OPERATEUR

OBJECTIF

EXEMPLE

+

Additionne deux nombres.

[Sous-total]+[TaxeCA]

-

Calcule la différence entre deux nombres ou indique la valeur négative d'un nombre.

[Prix]-[Remise]

*

Multiplie deux nombres.

[Quantité]*[Prix]

/

Divise le premier nombre par le second.

[Total]/[NombreArticles]

\

Arrondit les deux nombres en entiers, puis divise le premier par le second. Tronque ensuite le résultat en nombre entier.

[Inscrits]\[Pièces]

Mod

Divise le premier nombre par le second et renvoie uniquement le reste.

[Inscrits] Mod [Pièces]

^

Élève un nombre à la puissance d'un exposant.

Nombre ^ Exposant

Opérateurs de comparaison

Les opérateurs de comparaison permettent de comparer des valeurs et renvoient un résultat sous forme de valeur Vrai, Faux ou Null.

OPERATEUR

OBJECTIF

<

Détermine si la première valeur est inférieure à la seconde.

<=

Détermine si la première valeur est inférieure ou égale à la seconde.

>

Détermine si la première valeur est supérieure à la seconde.

>=

Détermine si la première valeur est supérieure ou égale à la seconde.

=

Détermine si la première valeur est égale à la seconde.

<>

Détermine si la première valeur est différente de la seconde.

Dans tous les cas, si la première ou la seconde valeur est Null, le résultat est également Null. La valeur Null représentant une valeur inconnue, le résultat d'une comparaison aboutissant à la valeur Null est également inconnu.  Opérateurs logiques

Les opérateurs logiques permettent de combiner deux valeurs et renvoient un résultat sous forme de valeur Vrai, Faux ou Null. Les opérateurs logiques sont également appelés opérateurs booléens.

OPERATEUR

UTILISATION

DESCRIPTION

Et

Expr1 Et Expr2

Valeur Vrai lorsque Expr1 et Expr2 ont la valeur Vrai.

Ou

Expr1 Ou Expr2

Valeur Vrai lorsque Expr1 ou Expr2 a la valeur Vrai.

Eqv

Expr1 Eqv Expr2

Valeur Vrai lorsque Expr1 et Expr2 ont la valeur Vrai ou lorsque Expr1 et Expr2 ont la valeur Faux.

Pas

Pas Expr

Valeur Vrai lorsque Expr n'a pas la valeur Vrai.

Ou_X

Expr1 Ou_X Expr2

Valeur Vrai lorsque Expr1 ou Expr2 a la valeur Vrai, mais pas les deux.

Opérateurs de concaténation

Les opérateurs de concaténation permettent de combiner deux valeurs de texte en une seule.

OPERATEUR

UTILISATION

DESCRIPTION

&

chaîne1 & chaîne2

Combine deux chaînes pour en former une seule.

+

chaîne1 + chaîne2

Combine deux chaînes pour en former une seule et propager des valeurs Null.

Opérateurs spéciaux

L'utilité des opérateurs spéciaux est décrite dans le tableau suivant.

OPERATEUR

DESCRIPTION

Est Null ou Est Pas Null

Détermine si une valeur est Null ou Pas Null.

Comme « modèle »

Établit une correspondance entre des valeurs de chaînes à l'aide d'opérateurs génériques ? et *.

Entre val1 Et val2

Détermine si une valeur numérique ou de date se situe à l'intérieur d'une plage.

Dans(chaîne1,chaîne2 )

Détermine si une valeur de chaîne se trouve à l'intérieur d'un jeu de valeurs de chaîne.

 

iv. FONCTIONS

         

Une fonction est une procédure que vous pouvez utiliser dans une expression. Certaines fonctions, telles que Date, ne requièrent aucune entrée (Argument) pour fonctionner. Toutefois, la plupart des fonctions nécessitent une entrée, que l'on appelle argument

 

 La fonction DiffDate() : Fonction de type Date/Heure . Sert à déterminer la différence entre deux dates (généralement, entre une date obtenue à partir d'un identificateur de champ et une date obtenue via la fonction Date

 

La syntaxe de la fonction DateDiff comprend les suivants :

ARGUMENT

DESCRIPTION

intervalle

Obligatoire. Expression chaîne qui correspond à l'intervalle de temps que vous voulez utiliser pour calculer la différence entre date1 et date2.

date1, date2

Obligatoire. Variant (Date). Les deux dates que vous souhaitez utiliser dans le calcul.

premierjoursem

Facultatif. Constante qui spécifie le premier jour de la semaine. Si cet argument n'est pas spécifié, le premier jour de la semaine est le dimanche.

premièresemainean

Facultatif. Constante qui spécifie la première semaine de l'année. Si cet argument n'est pas spécifié, la première semaine de l'année correspond à celle dans laquelle tombe le 1er janvier.

L'argument  intervalle comprend les paramètres suivants :

PARAMETRE

DESCRIPTION

aaaa

Année

t

Trimestre

m

Mois

a

Jour de l'année

d

Jour

sem

JourSem

ww

Semaine

h

Heure

n

Minute

s

Seconde

L'argument premierjoursem comprend les paramètres suivants :

CONSTANTE

VALEUR

DESCRIPTION

vbUseSystem

0

Utilise le paramètre NLS API.

vbSunday

1

Dimanche (valeur par défaut)

vbMonday

2

Lundi

vbTuesday

3

Mardi

vbWednesday

4

Mercredi

vbThursday

5

Jeudi

vbFriday

6

Vendredi

vbSaturday

7

Samedi

CONSTANTE

VALEUR

DESCRIPTION

vbUseSystem

0

Utilise le paramètre NLS API.

vbFirstJan1

1

Débute la semaine comportant le 1er janvier (par défaut).

vbFirstFourDays

2

Débute la première semaine comprenant au moins 4 jours de la nouvelle année.

vbFirstFullWeek

3

Débute la première semaine complète de la nouvelle année.

 La fonction Format : Fonction de type texte. Elle renvoie une valeur Chaîne qui contient une expression mise en forme conformément aux instructions contenues dans une expression de format.

 

La syntaxe de la fonction Format comprend les arguments suivants :

Argument

Description

expression

Obligatoire. Toute expression valide.

format

Facultatif. Toute expression de format nommée ou définie par l'utilisateur valide.

premierjoursem

Facultatif. Constante qui indique le premier jour de la semaine.

premièresemainean

Facultatif. Constante qui indique la première semaine de l'année.

 

b. POURQUOI ON UTILISE DES EXPRESSIONS?

Dans Access, les expressions s'avèrent utiles lorsqu'il s'agit d'effectuer l'une des opérations suivantes :

 Calculer des valeurs qui n'existent pas directement parmi vos données. Vous pouvez calculer des valeurs pour des champs de table, des requêtes et des contrôles de formulaire et d'état.

 Définir la valeur par défaut d'un champ de table ou d'un contrôle de formulaire ou d'état. Vos valeurs par défaut s'affichent alors chaque fois que vous ouvrez une table, un formulaire ou un état à utiliser.

 Créer une règle de validation. Les règles de validation déterminent les valeurs que les utilisateurs sont autorisés ou non à entrer dans un champ ou un contrôle.  Définir des critères pour une requête.

 

c. OU ET COMMENT UTILISER LES EXPRESSIONS

On utilise les expressions dans 

 Les contrôles de formulaire et d'état.  Les critères des requêtes.

       Dans la zone «Critères»,  (En mode Création de la requête) saisissez votre expression. Si vous

souhaitez agrandir la zone d'entrée

d'expressions, appuyez sur  

pour afficher la boîte de dialogue Zoom (Voir Boite de dialogue ci-contre). 

 

d. UTILISATION D'EXPRESSIONS POUR CREER DES CHAMPS CALCULES DANS UNE REQUETE

La création d'un champ calculé dans une requête passe par l'utilisation d'une requête. 

Exemple

On désire afficher  Le N° de commande, La date de commande, Le Montant total, le N° de client ainsi qu’une nouvelle colonne appelée «Année de commande» (sous forme de 4 caractères) de toutes les commandes passées entre le 01/01/2009 et 01/12/2010 à partir de la table « Commande» (citée au début de paragraphe «Créationd’une requête»).

Après avoir spécifié tous les autres paramètres de la requête, dans la colonne «Date de commande», zone de «critères», saisissez l’expression suivante : Entre #01/01/2009# Et #01/12/2010#

Dans la zone «Champ» de la 1ère colonne vide (Voir Image ci-dessous (N°1)), tapez :

Année de commande : Format([commande]![Date commande];"aaaa")

Exécutez la requête.  Le résultat apparait  (Voir Image ci-dessous (N°2)),

   
 

XIII - REQUETEANALYSE CROISEE

 

A. DEFINITION

         

Une requête Analyse croisée est un type de requête Sélection. Lorsque vous exécutez une requête Analyse croisée, les résultats s'affichent dans une feuille de données qui n'a pas la même structure que les autres types de feuilles de données.

La structure d'une requête Analyse croisée peut la rendre plus facile à lire qu'une simple requête Sélection affichant les mêmes données :

        Exemple           

Soit la table «Commandes» suivante :

 

Une requête Analyse croisée permettra d’afficher les mêmes données en les regroupant à la fois horizontalement et verticalement ce qui rend la feuille de données plus compacte et plus facile à lire (Voir Illustration ci-dessous).

 

Par rapport à la table de départ, la table obtenue à partir de la requête Analysecroisée affiche le montant total des commandes effectuées par tous les clients pour les trois types de commande.

 

B. CREATION

Lorsque vous créez une requête Analyse croisée, vous spécifiez les champs qui contiennent les en-têtes de lignes, le champ qui contient les en-têtes de colonnes et le champ qui contient les valeurs à synthétiser. Vous ne pouvez utiliser qu'un seul champ à chaque fois lorsque vous spécifiez les en-têtes de colonnes et les valeurs à synthétiser. Vous pouvez utiliser jusqu'à 3 champs lorsque vous spécifiez les en-têtes de lignes.

 Pour créer une requête Analyse croisée en mode création:

Lorsque la grille de création de la requête apparait,  dans le Ruban, Onglet contextuel  «Outils de requête - Créer», Groupe «Type de requête», cliquez sur   l’outil «Analyse croisée» .

Dans la fenêtre de création de la requête, double-cliquez sur chaque champ que vous voulez utiliser comme source d'en-têtes de lignes. Vous pouvez sélectionner jusqu'à 3 champs pour les en-têtes de lignes.

Dans la grille de création de la requête, dans la ligne Analyse de chaque champ d'en-têtes de lignes, sélectionnez En-tête de ligne. Vous pouvez entrer une expression dans la ligne Critères pour limiter les résultats de ce champ. Vous pouvez aussi utiliser la ligne Tri pour spécifier un ordre de tri pour le champ.

Dans la fenêtre de création de la requête, double-cliquez sur le champ que vous voulez utiliser comme source d'en-têtes de colonnes. Vous ne pouvez sélectionner qu'un seul champ pour les en-têtes de colonnes.

Dans la grille de création de la requête, dans la ligne Analyse du champ des en-têtes de colonnes, sélectionnez En-tête de colonne. Vous pouvez entrer une expression dans la ligne Critères pour limiter les résultats du champ d'en-têtes de colonnes. Toutefois, l'utilisation d'une expression de critères pour le champ d'entêtes de colonnes ne sert pas à limiter le nombre de colonnes renvoyées par la requête Analyse croisée, mais à limiter les colonnes qui contiennent des données. Supposons par exemple que vous avez un champ d'en-têtes de colonnes pouvant prendre les trois valeurs suivantes : rouge, vert et bleu. Si vous appliquez le critère ="bleu" au champ d'en-têtes de colonnes, l'analyse croisée affiche quand même une colonne pour la valeur « rouge » et une autre pour la valeur « vert », mais seule la colonne correspondant à la valeur « bleu » contient des données.

Dans la fenêtre de création de la requête, double-cliquez sur le champ que vous voulez utiliser pour calculer les valeurs de synthèse. Vous ne pouvez sélectionner qu'un seul champ pour les valeurs de synthèse. 

Dans la grille de création de la requête, dans la ligne Opération du champ des valeurs de synthèse, sélectionnez une fonction d'agrégation à utiliser pour calculer les valeurs.

Dans la ligne Analyse du champ des valeurs de synthèse, sélectionnez Valeur. Vous ne pouvez pas spécifier de critères ou effectuer de tri pour un champ de valeurs de synthèse. Exécutez la requête.

L’exemple ci-dessous montre la création de la requête Analyse croisée pour l’exemple cité au début du paragraphe «Requête Analyse croisée».

 
 

XIV -

REQUETE PARAMETRE

Il est aussi simple de créer une requête Paramètre qu'une requête qui utilise des critères. Vous pouvez concevoir une requête pour demander une information, par exemple une référence de produit, ou plusieurs informations, par exemple deux dates. Pour chaque paramètre, une requête Paramètre affiche une boîte de dialogue différente, qui demande une valeur pour ce paramètre.

 

A. CREATION

 Pour créer une requête Paramètre :

Créez une requête Sélection, puis ouvrez cette requête en mode Création.

Dans la ligne Critères d'un champ pour lequel vous voulez qu'un paramètre soit appliqué, tapez le texte que doit afficher la boîte de dialogue du paramètre, en le plaçant dans des crochets, par exemple : [Quel type de commande ?:] (Voir Image ci-dessous (N°1)). Lorsque vous exécutez la requête Paramètre, ce texte apparaît dans une boîte de dialogue, sans les crochets Voir Image ci-dessous (N°2)).

Répétez l'étape pour chaque paramètre que doit collecter et appliquer la requête.

Vous pouvez utiliser les étapes précédentes pour créer une requête Paramètre à partir des types de requêtes suivants :

 Sélection

 Analyse croisée

 Ajout

 Création de table

 
 

B. MISE EN CORRESPONDANCE D'UNE PARTIE DE LA VALEUR D'UN CHAMP AVEC LA

CHAINE D'UN PARAMETRE

Vous pouvez varier un peu la manière dont votre requête applique un paramètre. Par exemple, la requête peut accepter une chaîne de texte et la mettre en

correspondance avec une partie quelconque d'un champ. Pour cela, vous pouvez utiliser le mot clé Like avec des caractères génériques. Par exemple, vous pouvez faire en sorte que la requête demande le type de commande, mais qu'elle ne le retienne que lorsque la valeur du champ contient la chaîne du paramètre. Pour cela :

Créez une requête Sélection, puis ouvrez cette requête en mode Création.

Dans la ligne Critères du champ pour lequel vous voulez appliquer le paramètre, tapez Like (ou comme) "*"&[, puis le texte à afficher, et enfin ]&"*". Lorsque vous exécutez la requête Paramètre, ce texte s'affiche dans la boîte de dialogue, sans les crochets, et sans le mot clé Like ni les caractères génériques (Voir Image ci-dessous).

Lorsque la requête accepte le paramètre, elle trouve les valeurs qui contiennent la chaîne du paramètre. Par exemple, la chaîne four trouve les lignes où le champ du paramètre a la valeur Fourniture.

Vous pouvez aussi utiliser le mot clé Like et des caractères génériques pour spécifier qu'un paramètre se trouve au  début ou la fin de la valeur d'un champ. Pour trouver le début d'une valeur, omettez les guillemets, le caractère générique et le Et commercial (&) qui précède le crochet ouvrant. Pour trouver la fin d'une valeur, omettez le Et commercial, les guillemets et le caractère générique qui suit le crochet fermant.

 
 

C. MISE EN CORRESPONDANCE EN UTILISANT UNE COMPARAISON

Supposons que vous souhaitiez collecter un paramètre, mais qu'au lieu de demander à la requête de renvoyer les lignes contenant la valeur recherchée, vous lui demandiez de renvoyer les lignes pour lesquelles une autre comparaison donne True. Vous pourriez par exemple demander une année et renvoyer les lignes où la valeur de l'année est supérieure à la chaîne du paramètre. Pour cela, tapez un opérateur de comparaison à gauche du premier crochet qui entoure le texte à afficher, par exemple, >[Année:].

 

XV - REQUETE ACTION

Une requêteAction est une requête capable de modifier ou déplacer un grand nombre d'enregistrements en une seule opération. Il existe quatre types de requêtes Action : 

 

A. REQUETECREATION DE TABLE

 

1. PRESENTATION

       

Une requête Création de table extrait des données à partir d'une ou de plusieurs tables, puis charge le jeu de résultats sur une nouvelle table. Vous pouvez aussi bien enregistrer la nouvelle table dans la base de données ouverte, que la créer dans une autre base de données.

La procédure de création d'une requête Création de table est composée des grandes étapes suivantes :

 Activez la base de données si elle n'est pas signée ou si elle est enregistrée à un emplacement non approuvé. Ces conditions doivent être remplies pour exécuter les requêtes Action (Ajout, Mise à jour et Création de table).

 En mode Création de requête, créez une requête Sélection, puis modifiez-la pour qu'elle renvoie les enregistrements escomptés. Vous pouvez sélectionner des données dans plusieurs tables et leur dénormalisation est vraiment possible. Par exemple, vous pouvez placer les données relatives au client, à l'expéditeur et au fournisseur dans une seule table ; vous ne pourriez pas en faire autant dans une base de données de production dotée de tables normalisées. Vous pouvez également utiliser des critères dans la requête pour poursuivre la personnalisation ou affiner la recherche de votre jeu de résultats.

 Convertissez la requête Sélection en requête Création de table, choisissez un emplacement pour la nouvelle table, puis exécutez la requête pour créer la table.

 

2. ACTIVATION DE LA BASE DE DONNEES

Suivez ces étapes uniquement si votre base de données n'est pas enregistrée à un emplacement approuvé ou si elle n'est pas signée. Access affiche la barre des messages (Voir Image ci-dessous). à l'ouverture d'une base de données non approuvée ou non signée.

messages,  dans le groupe «Afficher/Masquer» de l'onglet «Outils de base de données»,

activez la case «Barre des messages»

.

La boîte de dialogue «Options de sécurité Microsoft Office» apparait, cliquez sur «Activer ce contenu», puis cliquez sur le bouton  pour terminer.

 Pour convertir une requête Sélection en requête Création :

Ouvrez la requête Sélection en mode Création ou basculez vers le mode Création. 

Dans le Ruban, Onglet «Créer », groupe « Type de requête », cliquez sur l’outil

 

Dans la zone Nom de la table, entrez un nom pour la nouvelle table ou déroulez cette zone et sélectionnez le nom d'une table existante.

  Effectuez l'une des opérations suivantes : 

Placer la nouvelle table dans une base de données en cours

Si l'option n'est pas déjà sélectionnée, sélectionnez l’option Base de données en cours, puis cliquez sur le bouton .

Exécutez la requête.

 Placer la nouvelle table dans une autre base de données  Sélectionnez l’option  «Autre base de données».

Cliquez sur le bouton  pour spécifier le chemin d’accès de la base de données, si c’est nécessaire. Dans la zone «Nom de fichier», tapez le nom de la base.

Cliquez sur le bouton  pour terminer. Puis exécutez la requête.

 

On crée une requête Action de type Création contenant uniquement les champs N° de commande, Date commande, Montant total et type de commande. Seuls les enregistrements  ayant une date de commande > à la date 01/012010 seront pris en compte (Voir Image ci-dessous (N°2)).

 

À l’exécution de la requête, une boite de dialogue  vous informe qu’une nouvelle table sera créée avec le nombre d’enregistrements sélectionnés. Cliquez sur le bouton

.

Le nom de la table nouvellement créée apparait dans le volet de navigation.  L’image ci-dessous (N°3) montre le contenu de cette table.

 
 

B. REQUETE MISE A JOUR

 

1. PRESENTATION

       

Les requêtes Mise à jour permettent d’ajouter, modifier ou supprimer les données d'un ou de plusieurs enregistrements existants. Les requêtes Mise à jour sont comparables à un formulaire puissant dans la boîte de dialogue Rechercher et remplacer. Vous entrez un critère de sélection (l'équivalent d'une chaîne recherchée) et un critère de mise à jour (l'équivalent d'une chaîne remplacée). À la différence de la boîte de dialogue Rechercher et remplacer, les requêtes Mise à jour acceptent plusieurs critères ; elles permettent la mise à jour simultanée de nombreux enregistrements et la modification simultanée d'enregistrements dans plusieurs tables.

Vous ne pouvez pas exécuter de requête Mise à jour sur plusieurs types de champs de table qui sont:

 Champs issus de calculs. Les valeurs des champs calculés ne sont pas enregistrées en permanence dans les tables. Elles ne restent que temporairement sur la mémoire de votre ordinateur après avoir été calculées dans Access. Les champs calculés n'étant pas enregistrés de façon permanente, leur mise à jour est impossible. 

 Champs utilisant des requêtes Totaux ou Analyse croisée comme source d'enregistrement. 

 Champs NuméroAuto. Les valeurs de champs NuméroAuto sont conçues pour être modifiées uniquement lors de l'ajout d'un enregistrement à une table. 

 Champs dans les requêtes Union

 Champs dans les requêtes à valeurs et enregistrements uniques, il s'agit de requêtes renvoyant des valeurs ou des enregistrements qui ne sont pas en double. Cette règle s'applique si vous utilisez une requête Mise à jour mais aussi si vous tentez une mise à jour manuelle des données en entrant des valeurs dans un formulaire ou une feuille de données. 

 Clés primaires associées aux relations entre tables, à moins que vous définissiez les relations sur des mises à jour automatiques en cascade par le biais du champ de clé et autres champs associés. Avec des mises à jour en cascade, Access met automatiquement à jour les valeurs de clés étrangères dans une table enfant (table située du côté « plusieurs » dans une relation un-à-plusieurs), lorsque vous en modifiez une valeur dans une table parent (table située du côté « un » d'une relation un-à-plusieurs). 

 

2. CREATION ET EXECUTION DUNE REQUETEMISE A JOUR

 Pour créer une Requête Mise à jour :

Après avoir créé une requête Sélection et l’avoir exécuté, vérifiez que la requête renvoie les enregistrements que vous souhaitez mettre à jour. Vous pouvez aussi sélectionner les champs dont vous n'avez pas besoin dans la grille de création, puis appuyer sur SUPPR pour les supprimer. En outre, vous pouvez faire glisser des champs supplémentaires sur la grille de création.

En mode création de la requête, dans le Ruban, Onglet «Créer », groupe « Type

de requête », cliquez sur l’outil «Mise  à jour» . Access ajoute la ligne Mise à jour dans la grille de création.

Dans la lige «Mise à jour» du champ concerné, tapez l’expression de mise àjour (les critères de modification). Le tableau ci-dessous montre quelques exemples d’expression de  mise à jour.

 Exécutez la requête. Une boite de dialogue d’avertissement est affichée (Voir Boite de dialogue ci-dessous). Elle vous informe du nombre d’enregistrements qui vont être mis à jour et vous met en garde de l’impossibilité de revenir en arrière.

Cliquez sur le bouton  pour confirmer la mise à jour ou le bouton  pour ne pas l’effectuer.

Expression

Résultat

"Représentant"

Dans un champ Texte, modifie une valeur texte en Représentant.

#10.08.07#

Dans un champ Date/Heure, modifie une valeur de date en 10-août-07.

Oui

Dans un champ Oui/Non, modifie une valeur Non en valeur Oui.

"PN" & [NuméroRéférence]

Insère "PN" au début de chaque numéro de référence spécifié.

[PrixUnitaire] * [Quantité]

Multiplie les valeurs dans les champs PrixUnitaire et Quantité.

[Transport] * 1,5

Augmente les valeurs dans un champ Transport de 50%.

Expression

Résultat

SomDom("[Quantité] *

[PrixUnitaire]",

"Détails commandes",

"[RéfProduit]=" & [RéfProduit])

Lorsque les valeurs RéfProduit de la table active correspondent aux valeurs RéfProduit de la table Détails commandes, cette expression met à jour le total des ventes en multipliant les valeurs du champ Quantité par les valeurs du champ PrixUnitaire. Cette expression utilise la fonction SomDom car elle peut fonctionner sur plusieurs tables ou champs de table. 

Droite([CodePostalEnvoi], 5)

Tronque (supprime) les caractères les plus à gauche dans une chaîne de texte ou numérique, et laisse les cinq caractères les plus à droite.

VraiFaux(EstNull([PrixUnitaire]), 0, [PrixUnitaire])

Modifie une valeur Null (inconnue ou indéfinie) en un zéro (0) dans un champ PrixUnitaire. 

Exemple

Soit  la table « Commande » suivante (Voir Image ci-dessous (N°1)). On désire mettre à jour le champ « Payée (oui/Non) » de tous les enregistrements dont ce champ est sur la valeur « Non » par la valeur « Oui » dont la date de commande est antérieure (inférieure) à la date du 01 Janvier 2010.

On commence par créer une requête Sélection en spécifiant les champs à afficher et le critère « <01/01/2010 » pour le champ « Date commande » (Voir Image cidessous (N°2)).

Puis on exécute cette requête (Voir Image ci-dessous (N°3)). 

On revient en mode Création de la requête. On la convertit en requête Mise à Jour. L’expression de mise à jour est spécifiée dans la ligne Mise à jour du champ « Payée (Oui/Non) » (Voir Image ci-dessous (N°4)). 

Après exécution de la requête, et en ouvrant la table « Commande » en mode Feuille de données, on constate qu’effectivement les mises à jour ont été effectuées  (Voir Image ci-dessous (N°5)). 

 

3. MISE A JOUR LES DONNEES D'UNE TABLE A L'AUTRE

Lorsque vous devez mettre à jour les données d'une table à l'autre, retenez la règle suivante : les types de données pour les champs source et de destination doivent être soit correspondants, soit compatibles. En outre, lorsque vous mettez à jour les données d'une table à l'autre et que vous utilisez les types de données compatibles et non correspondants, Access les convertit dans la table de destination. Ceci explique la troncation (suppression) de certaines données dans les champs de destination. 

La procédure de mise à jour des données d'une table à l'autre est composée des grandes étapes suivantes :

 Créez une requête Mise à jour et ajoutez-y les tables source et de destination.   Joignez ces tables sur les champs qui contiennent les informations associées. 

 Ajoutez les noms de vos champs de destination pour la ligne Champ de la grille de création. 

 Ajoutez les noms de vos champs source à la ligne Mise à jour de la grille de création en utilisant la syntaxe suivante : [table_source].[champ_source].

Exemple

Soient les deux tables suivantes (Voir Image ci-dessous (N°1 & 2) : on désire mettre à jour le champ «Ef_ST» (Effectif par section) de la table «Section SVT» à partir des valeurs (plus récentes) du champ «Nombre inscrits» de la table «Section SVT Octobre 2011».

Les structures des deux tables sont (Voir Image ci-dessous (N°3 & 4) : on constate que les champs des deux tables ne portent pas le même nom mais sont de même type.

 Pour Créer et exécuter la requête Mise à jour

Créez une requête Sélection en ajoutant les deux tables.

Joignez les tables sur les champs qui contiennent les informations associées. Pour ce faire, faites glisser le champ associé depuis une table pour le déposer sur un champ équivalent dans une autre table. Pour notre exemple, glissez le champ «Code Section» sur le champ «CD_ST».Access crée alors une relation entre

ces champs dans les deux tables et s'en sert pour joindre tous les enregistrements associés (Voir Image ci-dessous (N° 5)).

Dans le Ruban, Onglet «Créer », groupe « Type de requête », cliquez sur l’outil

«Mise  à jour» . Access ajoute la ligne Mise à jour dans la grille de création.

Dans la table de destination, double-cliquez sur les champs à mettre à jour. Chaque champ apparaît dans la ligne Champ de la grille de créationPour notreexemple, cliquez deux fois sur le champ «Ef_ST»  (Voir Image (N° 5)).

Dans la ligne Mise à jour de la requête, dans chacune des colonnes contenant un champ de destination, ajoutez le nom de la table source et le champ de cette table correspondant à celui de la table de destination. Assurez-vous aussi d'utiliser la syntaxe suivante : [Table].[Champ], où la table et les noms de champs sont placés entre crochets et séparés par des points.Pour notre exemple, tapez «[Sections SVT Octobre 2011].[Nombre Inscrits]» (Voir Image (N° 5)).

N'oubliez pas que l'orthographe de la table et des noms de champs doit être correcte dans la ligne Mise à jour, et que vous devez respecter la ponctuation de la table et des noms de champs d'origine. Ceci dit, le respect des majuscules n'est pas obligatoire. 

Exécutez la requête. Une boite de dialogue d’avertissement apparait (Voir Boite de

Pour notre exemple, après l’exécution de la requête, la table « Section » a été mise à jour (Voir Image ci-dessous (N°6)).

 

C. REQUETESUPPRESSION

Par défaut, les requêtes Suppression suppriment toutes les données de chaque champ, ainsi que la valeur de clé qui en fait un enregistrement unique. L'exécution de la requête supprime toujours toute la ligne de la table.

 

1. PLANIFICATION DE LA SUPPRESSION

La suppression des enregistrements à l'aide d'une requête suit les étapes générales suivantes :

 Planifiez la suppression. Assurez-vous de disposer des autorisations nécessaires pour supprimer les données, vérifiez que tous les autres utilisateurs ont fermé les objets qui utilisent les tables concernées, puis sauvegardez la base de données.

 Assurez-vous que la base de données est enregistrée à un emplacement approuvé ou qu'elle comprend une signature numérique. Si aucune de ces conditions ne s'applique, vous pouvez accepter la base de données pour la session active uniquement. N'oubliez pas qu'Access bloque toutes les requêtes Action par défaut (Suppression, Mise à jour et Création de table), à moins de commencer par approuver une base de données. 

 Si vous souhaitez supprimer des données dans plusieurs tables liées, activez les options Intégrité référentielle et Effacer en cascade les enregistrements correspondants pour chaque relation. Votre requête peut ainsi supprimer les données de ces tables sur les côtés « un » et « plusieurs » de la relation.

 Créez une requête Sélection, puis ajoutez les critères nécessaires de sorte que la requête renvoie le jeu d'enregistrements correct.

 

2. CREATION ET EXECUTION DUNE REQUETESUPPRESSION

 Pour créer et exécuter une requête Suppression :

Créez une requête Sélection.

Ajoutez éventuellement un champ de table qui vous permet d'entrer des critères.

Désactivez la case à cocher Afficher pour chaque champ de critère.

Dans le Ruban, Onglet «Créer », groupe « Type de requête », cliquez sur l’outil

«Suppression» . Access ajoute la ligne Supprimer dans la grille de création.

Assurez-vous que la ligne Supprimer de la colonne (de tous les champs) * indique À partir  De. Le mot doit apparaître dans toutes les colonnes de critères.

Exécutez la requête. Une boite de dialogue de confirmation apparait (Voir Boite de dialogue ci-dessous). Cliquez sur le bouton  pour confirmer.

Exemple

Soit la Table suivante :

 

On désire supprimer tous les enregistrements dont l’effectif de la section est inférieur à 100.

L’image ci-dessous (N°2) montre la requête Suppression créée pour ce faire, en mode création de la requête :

 

Si la table était ouverte au moment de la suppression, les enregistrements seront notés comme supprimés (Voir Image ci-dessous (N°3)). Il suffit de fermer la table et de la ré-ouvrir.

 
 

3. SUPPRESSION DES DONNEES LIEES

Si vous devez supprimer des données dans les tables liées, retenez la règle suivante : si les données sont situées sur le côté « plusieurs » d'une relation un-àplusieurs, vous pouvez les supprimer sans modifier la relation. En revanche, si les


données se situent sur le côté « un » d'une relation un-à-plusieurs, vous devez commencer par modifier la relation au risque de voir votre suppression bloquée dans Access.

La procédure de suppression des données liées comprend les étapes générales suivantes :

 Déterminez les enregistrements se situant sur le côté «un» et sur le côté «plusieurs» de la relation.

 Si vous devez supprimer les enregistrements situés sur le côté «un» de la relation et les enregistrements liés sur le côté «plusieurs», activez le jeu de règles appelé Intégrité référentielle, ainsi que les suppressions en cascade.

 Si vous devez supprimer les enregistrements du côté «un» uniquement, commencez par supprimer cette relation, puis supprimez les données ou si vous devez supprimer les données du côté «plusieurs» uniquement, vous pouvez créer et exécuter votre requête Suppression sans modifier la relation.

 

D. REQUETEAJOUT

 

1. PRESENTATION

       

Une requête Ajout ajoute un ensemble d'enregistrements (de lignes) à partir d'une ou plusieurs tables source (ou requêtes) vers une ou plusieurs tables de destination. En règle générale, les tables source et de destination peuvent être dans la même base de données, sans pour autant le devoir. Par exemple, imaginons que votre clientèle s'élargisse et que vous vous procuriez une base de données contenant une table d'informations sur ces nouveaux clients. Pour éviter d'entrer ces nouvelles données manuellement, vous pouvez les ajouter à la table appropriée de votre base de données. Vous pouvez également utiliser des requêtes Ajout pour effectuer les opérations suivantes :

 Ajouter des champs en fonction de certains critères. Par exemple, vous pouvez ajouter uniquement les noms et adresses des clients dont les commandes n'ont pas encore été traitées.

 Ajouter des enregistrements lorsque certains champs d'une table n'existent pas dans l'autre. Ainsi, supposons que votre table Clients comporte 11 champs, et que les champs de la table Clients d'une autre base de données n’aient que 9 champs en commun avec votre table. Vous pouvez utiliser une requête Ajout pour ajouter uniquement les données dans les champs correspondants et ignorer les autres.

Remarque

Vous ne pouvez pas ajouter des requêtes pour modifier les données de champs spécifiques dans des enregistrements existants. Pour effectuer une telle opération,

vous pouvez utiliser Année Universitaire 201une requête de mise à jour2-2013 - Professeur. Les requêtes Ajout: Mohsine BENOHOUD servent uniquement à ajouter des lignes de données.

 

2. CREATION ET EXECUTION DUNE REQUETEAJOUT

La  création d'une requête Ajout contient les étapes de base suivantes :

Créez une requête Sélection,Convertissez la requête Sélectionen requête Ajout,

 Choisissez les champs de destination pour chaque colonne dans la requêteAjout,

 Exécutez la requête pour ajouter les enregistrements.

 Pour Créer et exécuter une requête Ajout :

Ouvrez la base de données qui contient les enregistrements à ajouter.

Créez une requête Sélection en ajoutant la table contenant les enregistrements à ajouter.

Spécifiez les champs à ajouter qui doivent apparaitre dans la ligne Champ  de la grille de création de la requête. Pour ajouter rapidement tous les champs d'une table, double-cliquez sur l'astérisque (*) en haut de la liste des champs de table.

Vous pouvez éventuellement entrer un ou plusieurs critères dans la ligne Critères de la grille de création.

Dans le Ruban, Onglet «Créer », groupe « Type de requête », cliquez sur l’outil

«Ajout» . La boite de dialogue «Ajout» apparaît. Déroulez la zone «Nom de la table» pour spécifier la table destination ou saisissez son nom directement dans cette zone.

  Effectuez l'une des opérations suivantes : 

 Ajouter les enregistrements à une table dans la même base de données :

Si l'option n'est pas déjà sélectionnée, sélectionnez l’option Base de données en cours, puis cliquez sur le bouton .

Cliquez sur le bouton  pour terminer.

 Placer la nouvelle table dans une autre base de données  Sélectionnez l’option  «Autre base de données».

Cliquez sur le bouton  pour spécifier le chemin d’accès de la base de données, si c’est nécessaire. Dans la zone «Nom de fichier», tapez le nom de la base.

Cliquez sur le bouton  pour terminer. 

Le résultat qui s'affiche à l'écran dépend de votre mode de création de la requête Sélection :

 Si vous avez ajouté tous les champs de votre table source ou requête, Access ajoute tous les champs de la table de destination à la ligne Ajouter à dans la grille de création.

 Si vous avez ajouté des champs spécifiques à la requête et que leurs noms dans les tables source et de destination concordent, Access ajoute automatiquement les noms des champs de destination à la ligne Ajouter à de la requête.

 Si vous avez ajouté des champs spécifiques et que leurs noms dans les tables source et de destination ne concordent pas, Access les laisse vides. Vous pouvez cliquer sur une cellule de la ligne Ajouter à et sélectionner un champ de destination.

Exécutez la requête. Une boite de dialogue de confirmation s’affiche (Voir Boite de dialogue ci-dessous). Cliquez sur le bouton  pour confirmer.

Année Universitaire 2012-2013 - Professeur : Mohsine BENOHOUD

Exemple    

Soient  les 2 tables suivantes. On désire ajouter les enregistrements de la table «Section SM» (Table source Image N° 2) dans la table «Section» (Table Destination Image N°1).

 

Une fois créée, la grille de création de la requête Ajout a l’aspect suivant  (Voir Image ci-dessous (N° 3)):

 

Après l’exécution de la requête, on constate que les enregistrements de la table source ont été bel et bien ajoutés à la table destination (Voir Image ci-dessous (N°4)).

Année Universitaire 2012-2013 - Professeur : Mohsine BENOHOUD


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