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LES BASES DE DONNEES MICROSOFT ACCESS

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


1 – LES BASES DE DONNEES : VOCABULAIRE ET REPRESENTATION

 

Vous disposez ci-dessous d’un extrait de la base de données « Locations » de l’entreprise Hartz, spécialisée dans la location de voitures.

 

TABLE CLIENTS

 

N° client

Nom

Prénom

Somme due (€)

Échéance

Moyen paiement

1

411001

BERET

Paul

2456,25

30/04/

Chèque

2

411002

PRINTAL

Louis

4587,5

15/05/

virement

3

411003

FILIBERT

Gaspard

1250

01/05/

Virement

4

411004

« ART’DECO »

 

8850,20

15/03/

Chèque

5

411005

ROUGET

Etienne

4500

10/05/

Virement

6

411006

ROUGET

Etienne

5800

10/10/

TIP

 

TABLE VOITURES

 

Immatriculation

Marque

Modèle

Puissance fiscale

Prix

Client

1

4152 QT 62

Peugeot

206

5

150 €

411003

2

10 OP 62

Renault

safrane

5

250 €

411006

3

4526 TT 59

Ford

Mondéo

7

250 €

411005

 

 

 

 

 

 

Les données contenues dans la base peuvent être :

 

- numériques (nombres exclusivement)

- alphabétiques (lettres, texte uniquement)

- alphanumériques (texte et nombres)

 

Votre travail :

 

Caractérisez les données de la base « locations » (mettez une croix dans la bonne colonne)

 

 

 

 

Données

Numériques

Alphabétiques

Alphanumériques

N° client

 

 

 

Nom

 

 

 

Prénom

 

 

 

Somme due

 

 

 

Données

Numériques

Alphabétiques

Alphanumériques

Échéance

 

 

 

Moyen paiement

 

 

 

Immatriculation

 

 

 

Marque

 

 

 

Modèle

 

 

 

Prix

 

 

 



Client

 

 

 

 

 

 

? Entité ou individu :

 

Un ensemble d’informations se rapportant à un même thème est appelé entité ou individu.

 

Ex : toutes les informations relatives aux voitures (table voitures) forment l’entité « Voitures »

 

Une base de données peut contenir plusieurs entités.

 

Par exemple, la base de données « location » contient les entités « clients » et « voitures »

 

? Propriétés :

 

Chaque entité est caractérisée par des types de données appelées propriétés.

 

Ex : N° client, nom, prénom, somme due, sont des propriétés de l’entité « clients »

 

? Valeurs :

 

Chaque propriété peut prendre des valeurs.

 

Ex : « Béret » est une valeur prise par la propriété « Nom » ; « Chèque » est une valeur prise par la propriété « Moyen paiement » ; « Peugeot » est une valeur de la propriété « Marque », etc..

 

? Occurrence :

 

L’ensemble des valeurs prises par un élément d’une entité s’appelle une occurrence.

 

 

 

 

Par exemple :

 

411002; PRINTAL; Louis; 4587,5; 15/05/; virement, est une occurrence de l’entité « clients »

 

10 OP 62; Renault; safrane; 5; 250 €; 411006, est une occurrence de l’entité « voitures »

 

? Identifiant :

 

L’identifiant est une propriété principale qui permet d’identifier sans ambiguïté une occurrence. La propriété choisie ne doit en aucun cas prendre deux fois la même valeur. Les valeurs des autres propriétés peuvent, par contre, se retrouver plusieurs fois.

 

Ex : « N° d’immatriculation » est l’identifiant de l’entité « voitures »

 

 

Pour faciliter leur compréhension et leur organisation, les bases de données sont généralement représentées dans un schéma appelé modèle conceptuel des données

 

 

Les entités d’une base de données sont représentées par des rectangles. A l’intérieur de ces rectangles on place les propriétés de chaque entité. L’identifiant est souligné pour le distinguer des autres propriétés.

 

Votre travail :

 

Créez le modèle conceptuel des données pour la base de données « Garage »

 

 

 

Les entités sont unies par des relations, nommées associations. Les associations sont définies en utilisant un verbe d’action, par exemple « acheter », « payer ». Entre une table « patients » et « médecins », on aura l’association « soigner »

 

Votre travail :

 

Définissez et représentez l’association existant entre les tables « voitures » et « clients »

 

 

Chaque association est caractérisée par un nombre minimum et maximum de relations, appelé cardinalités. On distingue plusieurs relations :

 

- zéro à plusieurs, notée (0,n)

- zéro à un, notée (0,1)

-  un à plusieurs, notée (1,n)

- un à un, notée (1,1)

- plusieurs à plusieurs, notée (n,n)

 

Par exemple, entre les tables « médecins » et « patients », on a les cardinalités suivantes :

 

- un médecin peut avoir un ou plusieurs patients, la relation « médecins », « patients » aura donc la cardinalité (1,n)

- un patient n’est soigné que par un médecin (en général), on aura donc la cardinalité (1,1) dans la relation « patients », « médecins »

 

Votre travail :

 

1 – Recherchez les cardinalités dans la base « locations » entre les entités « voitures » et « clients »

 

2 – Représentez ces cardinalités sur le modèle conceptuel.

 

 

 

Access est un logiciel qui permet de créer, de modifier, d’exploiter des bases de données. Il s’agit donc de présenter de manière structurée un ensemble d’informations (voir dossier sur les bases de données).

 

Une base de données peut contenir plusieurs entités. Par exemple, la base de données « ordinateurs de la salle 1097 » peut contenir les entités « unités centrales », « écrans », « imprimantes », « claviers », etc.

 

Dans Access, les entités sont présentées dans des documents appelés TABLES. Dans chaque table, les informations sont organisées par propriétés appelées CHAMPS. L’identifiant est appelé CLE PRIMAIRE Pour chaque champ, on saisit un certain nombre de VALEURS.

 

 

 

Ci-dessous un exemple de base de données « ordinateurs salle 1097 »sous access.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

?

 

? Access impose toujours l’enregistrement de la nouvelle base de données dès le début de sa création

 

-          cliquer sur fichier/nouvelle base de données

-          dans la boite de dialogue, choisir le support et le répertoire, nommer la base puis cliquer sur « créer »

 

? La fenetre base de donnees

 

? Une fois la base créée (ou ouverte), une fenêtre apparaît. Cette fenêtre sert de point de repère dans le travail. Elle présente de façon condensée les principales fonctions offertes par le logiciel.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



 

 

 

 

 

 

 

 

 

? Pour revenir à la fenêtre base de données à n’importe quel moment, cliquer sur le bouton « fenêtre base de données » de la barre d’outils

 

 

 

 

 

 

 

 

?

 

Une fois la base de données créée, il faut définir sa structure, à savoir :

 

-          les tables qui la composent ;

-          pour chaque table, les champs et leurs caractéristiques

 

Exemple :

 

 

Pour créer une table, à partir de la fenêtre base de données :

 

-          cliquer sur l’objet tables dans la liste d’objets

-          double-cliquer sur « créer une table en mode création »

 

 

-          compléter la fenêtre suivante :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-           

-           

 

Définir la clé primaire :

 

Rappel : la cle primaire est le champ servant d’identifiant dans la table.

 

 

 

Pour définir la clé primaire :

 

-          cliquer sur l’en-tête de champ à définir comme clé primaire

-          cliquer sur le bouton clé primaire de la barre d’outils ; un symbole doit apparaître devant le champ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-          une clé s’affiche devant le champ retenu

 

 

 

 

 

 

 

-          cliquer sur le bouton enregistrer sous et nommer la nouvelle table dans la boite de dialogue suivante :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-          Le nom de la nouvelle table s’affiche dans la barre de titre de la fenêtre table et s’ajoute à la liste des objets table dans la fenêtre base de données.

 

 

Voir créer une table

 

 

Fermer la fenêtre de la table

 

 

A partir de la fenêtre base de données :

 

-          sélectionner la table à supprimer dans la liste d’objets

-          cliquer sur le bouton supprimer (ou cliquer avec le bouton droit sur la table puis supprimer)

 

 

A partir de la fenêtre base de données :

 

-          sélectionner la table à supprimer dans la liste d’objets avec le bouton droit de la souris

-          choisir renommer et taper le nouveau nom de la table

 

 

A partir de la fenêtre base de données :

 

-     sélectionner la table dans la liste d’objets

-          cliquer sur le bouton modifier ; la fenêtre des champs s’affiche.

 

 

A partir de la fenêtre champs :

 

- Rajouter le champ à la liste, définir son format, puis enregistrer

 

 

A partir de la fenêtre champs :

 

-          modifier le nom du champ, puis enregistrer.

 

 

A partir de la fenêtre champs :

 

-          Sélectionner le champ avec le bouton droit de la souris, puis supprimer la ligne

-          Une fois le champ supprimé, enregistrer

 

 

? Le nouveau champ s’insère au dessus du champ sélectionné

 

 

A partir de la fenêtre champs :

 

-          Sélectionner le champ avant lequel on veut insérer le nouveau champ en cliquant sur son en-tête (bouton droit de la souris)

-          Cliquer sur insérer une ligne

-          Définir le nouveau champ et enregistrer

 

 

A partir de la fenêtre champs :

 

-          Sélectionner le champ en cliquant sur son en-tête

-          Faire glisser le champ jusqu’à l’endroit voulu avec la souris

 

 

A partir de la fenêtre champs :

 

-          Procéder aux modifications dans la fenêtre champs, puis enregistrer.

 

?

 

Une fois les tables et les champs correctement définis, il faut saisir les valeurs dans les champs. Chaque occurrence s’appelle un enregistrement.

 

 

A partir de la fenêtre base de données :

 

-          sélectionner la table à compléter dans la liste

-          cliquer sur le bouton ouvrir

 

A partir de la fenêtre champs :

 

-          cliquer sur le bouton affichage de la barre d’outils puis mode feuille de données

 

 

 

 

 

 

 

 

-          ou cliquer sur affichage/mode feuille de données dans la barre de menus

 

 

? Les feuilles de données doivent être complétées ligne par ligne, et non pas en colonnes.

 

 



 

 

 

-          Saisir chaque occurrence dans la feuille de données

-          Une fois la ligne complétée, passer à l’enregistrement suivant

 

? supprimer un enregistrement

 

A partir de la feuille de données :

 

-          cliquer sur l’en-tête de l’enregistrement à supprimer avec le bouton droit de la souris

-          cliquer sur supprimer l’enregistrement

-          confirmer la suppression

 

 

A partir de la feuille de données :

 

-          modifier les valeurs puis enregistrer

 

 

Pour imprimer une feuille de données

 

-          cliquer sur Fichier / mise en page pour modifier éventuellement la mise en page des données

-          cliquer sur imprimer pour lancer l’impression

 

 

?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Pour créer une relation entre deux tables, il faut :

 

-          afficher les tables à lier

-          créer ensuite la relation en définissant le champ commun

 

- Cliquer sur le bouton relations de la barre d’outils

 

 

 

 

Ou cliquer sur outils / relations dans la barre de menus

 

Dans la fenêtre relations, cliquer avec le bouton droit, puis choisir « afficher la table » ; choisir la table à lier dans la liste, puis ajouter. Renouveler l’opération pour chaque table à lier.

 

Remarque : le bouton « afficher la table » existe aussi dans la barre d’outils.

 

 

 

 

 

 

-          lorsque les tables sont affichées, cliquer sur relations / modifier une relation dans la barre de menus.

 

Remarque : le même résultat est obtenu en double-cliquant dans la fenêtre « relations »

 

 

 

 

-          cliquer sur « nouvelle relation » puis compléter ensuite la boite de dialogue suivante :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-          Dans la boite de dialogue qui s’affiche, cliquer sur « créer »

 

 

 

 

 

 

 

 

-          la nouvelle relation doit s’afficher entre les tables

 

 

 

 

 

 

 

?

 

 

Un formulaire est un document destiné à la saisie et à l’affichage des données.

 

Un formulaire se présente sous forme de fiche, sur laquelle figurent les champs de la base. Chaque formulaire contient une occurrence.

 

 

Pour créer un formulaire, il faut :

 

-          choisir quels champs vont figurer dans la base de données

-          choisir quelle forme donner au formulaire

 

 

-          A partir de la fenêtre base de données, cliquer sur objet formulaire / créer un formulaire à l’aide de l’assistant.

 

 

 

 

 

 

 

-          Compléter la fenêtre suivante :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-          cliquer sur suivant et choisir la forme du formulaire

 

-          cliquer sur suivant et choisir le style de formulaire

 

-          cliquer sur suivant, taper le titre du formulaire, puis terminer (vérifier que l’option « afficher le formulaire… » est cochée)

 

 

 

 

 

La fenêtre du formulaire se présente ainsi :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Pour imprimer un formulaire :

 

-          insérer éventuellement un numéro de page en cliquant sur Insertion / numéro de page dans la barre de menus

-          cliquer sur mise en page, modifier éventuellement la mise en page

-          cliquer sur le bouton imprimer

 

?

 

 

 

Le tri consiste à modifier l’ordre des occurrences dans la base en utilisant des critères précis.

 

Par exemple, les occurrences pourront être triées en classant les noms des clients de A à Z, ou de Z à A ; ou encore, en classant le montant TTC du du plus petit au plus grand, etc.

 

? Pour trier la base de donnees

 

-          A partir de la fenêtre base de données, sélectionner l’objet table / puis choisir la table à trier (remarque : le tri peut se faire aussi à partir d’un formulaire, d’une requête)

-          Cliquer dans le champ à partir duquel on souhaite effectuer le tri

-          Dans la barre d’outils, cliquer sur le bouton de tri voulu

 

?

 



 

Une requête, également appelée recherche, est une opération qui consiste à rechercher dans la base uniquement les enregistrements répondant à des critères donnés. Le résultat de la requête est ensuite affiché.

 

Par exemple, on peut rechercher dans une base tous les clients s’appelant « Dupont », ou tous ceux qui doivent moins de 2000 €.

 

? créer une requete

 

-          A partir de la fenêtre base de données, cliquer sur objet / requête / créer une requête en mode création

 

-          Choisir les tables à partir desquelles effectuer la requête (sélectionner et cliquer sur ajouter ; la table s’affiche dans la fenêtre)

 

? Pour effectuer une requête sur plusieurs tables, celles-ci doivent être associées par des relations (voir ci-dessus)

 

-          compléter ensuite la fenêtre de requête, pour définir :

 

  • les champs sur lesquels effectuer la recherche
  • les champs à afficher
  • les critères de recherche

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Qu’est-ce qu’un champ calculé ?

 

Il est possible de saisir, au cours d’une requête, une formule dans un champ qui effectue automatiquement un calcul en se basant sur le contenu d’autres champs de la base.

 

Par exemple, si un champ « montant HT » contient un montant HT, on peut créer un champ calculé « montant TTC » égal à « montant HT » x 1.196. Celui-ci affichera automatiquement le montant TTC  sans qu’il soit nécessaire de le saisir

 

Règles d’écriture d’un champ calculé

 

Pour saisir un champ calculé, il faut respecter les règles d’écriture suivantes :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

? Précisions pour l’utilisation des critères

 

Les critères de recherche peuvent utiliser tous les opérateurs logiques habituels

 

Opérateur

Recherche effectuée

Exemple

Résultat

<

Inférieur à

<1800

Affiche tous les enregistrements dont la valeur de champ est inférieure à 1800

>

Supérieur à

>#01/02/2003#

Affiche tous les enregistrements dont la date est supérieure au 01/02/2003

<=

Inférieur ou égal

<=3500

Affiche tous les enregistrements dont la valeur de champ est inférieure ou égale à 3500

>=

Supérieur ou égal

>= #04/05/2003#

Enregistrements dont la date est supérieure ou égale au 04/05/2003

<> (signe inférieur et supérieur)

Différent de

<> « Dupont »

Enregistrements dont la valeur de champ nom est différente de « Dupont »

=

Égal à

= « Oui »

Enregistrements dont la valeur de champ est égale à oui

Entre

Définit une fourchette de valeurs

Entre #02/03/2003# Et #06/05/2003#

Enregistrements dont la date est comprise entre le 02/03/2003 et le 06/05/2003

Ou

Permet d’utiliser deux critères ; tout enregistrement comportant l’un des deux critères est retenu

 « Lundi » Ou « Mardi »

Enregistrements  contenant soit la valeur Lundi, soit la valeur Mardi

Et

Permet d’utiliser deux critères ; pour être retenu, un enregistrement doit répondre aux deux critères simultanément (à la fois)

>200 Et <800

Enregistrements dont la valeur de champ est à la fois supérieure à 200 et inférieure à 800

 

 

? Remarque sur le format des criteres

 

Lorsque la recherche porte :

 

-          sur une valeur de texte, celui-ci doit être placé entre guillemets

-          sur une valeur date, celle-ci doit être entourée de dièses # (touche Alt Gr 3 du clavier)

 

 

Pour afficher le résultat de la requête :

 

-          cliquer sur le bouton exécuter de la barre d’outils (ou sur requête / exécuter de la barre de menus)

 

 

 

 

 

-          le résultat de la requête s’affiche

 

?

 

 

Un état est un document créé à partir de la base de données et destiné à l’impression. Il permet de mettre en forme le contenu d’une table, d’une requête afin d’obtenir un document imprimé de meilleure qualité.

 

? créer un etat

 

Pour créer un état :

 

-          A partir de la fenêtre base de données, cliquer sur objet / Etats

 

-          Compléter les fenêtres suivantes

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-          définir dans la fenêtre suivante un champ de regroupement (éventuellement)



-          définir ensuite un mode de présentation et un style

-          cliquer sur terminer après avoir donné un nom à l’état

 

 

Il est toujours possible de modifier un état, pour rajouter ou modifier un pied de page, un en-tête.

 

 

 

Dans ce cas, il suffit de cliquer sur le bouton « modifier » de la barre d’outils et de procéder aux modifications nécessaires.

 

 

Pour imprimer un état, cliquer sur le bouton imprimer.

 

 

 

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