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COURS d’Access

Bases de données : utilisation et fonctionnement

 

À l'aide de Microsoft Access, vous pouvez gérer toutes vos informations à l'aide d'un fichier unique de base de données. Dans ce fichier, vous devez répartir ces données entre plusieurs contenants appelés tables. Les formulaires en ligne vous permettent de consulter, d'ajouter et de mettre à jour les données des tables. Les requêtes vous permettent de rechercher et de récupérer les données que vous voulez. Quant aux états, ils servent à analyser et à imprimer les données selon la mise en page de votre choix.

 

À propos de la création d'une base de données

Avant de commencer à utiliser Microsoft Access pour la création des tables, formulaires et autres objets qui composeront votre base de données, il est important de s'attarder sur sa structure. Une base de données bien conçue est l'élément essentiel dans la création d'une base de données qui répond de manière efficace et précise à vos besoins.

 

Étapes de création d'une base de données

Voici les étapes de base pour créer une base de données :

 

1 Déterminez l'objectif de votre base de données.

2 Déterminez les tables dont vous avez besoin dans la base de données.

3 Déterminez les champs dont vous avez besoin dans les tables.

4 Identifiez les champs comportant des valeurs uniques.

5 Déterminez les relations entre les tables.

6 Affinez votre structure.

7 Ajoutez les données et créez d'autres objets de base de données.

8 Utilisez des outils d'analyse Microsoft Access.

 

 

 

 

1  Déterminez l'objectif de votre base de données

 

La première étape dans la conception d'une base de données consiste à déterminer l'objectif de la base de données et l'utilisation qui va en être faite. Vous devez réfléchir aux informations que vous souhaitez obtenir de la base de données. À partir de là, vous pouvez déterminer les sujets sur lesquels vous voulez stocker des faits (les tables) et les faits que vous voulez stocker à propos de chaque sujet (les champs des tables).

 

Discutez avec les personnes qui utiliseront la base de données. Réfléchissez ensemble aux questions auxquelles la base de données doit apporter une réponse. Esquissez les états que vous souhaitez réaliser. Réunissez les formulaires que vous utilisez actuellement pour enregistrer vos données. Examinez des bases de données bien conçues et semblables à la vôtre.

 

2  Déterminez les tables dont vous avez besoin

 

Déterminer les tables dont vous avez besoin peut être l'étape la plus compliquée lorsque vous créez une base de données. Cela est dû au fait que les résultats que vous souhaitez obtenir de votre base de données (les états que vous voulez imprimer, les formulaires que vous voulez utiliser, les questions auxquelles une réponse doit être apportée) ne fournissent pas nécessairement des indices sur la structure des tables qui les produisent.

 

Vous n'êtes pas obligé de concevoir vos tables à l'aide de Microsoft Access. En fait, il peut être préférable de tracer une esquisse de la structure de vos tables sur papier d'abord, pour les y retravailler ensuite. Lorsque vous créez vos tables, morcelez les informations en gardant à l'esprit les principes de base suivants:

 

· Une table ne doit pas contenir d'informations en double et les informations ne doivent pas être dupliquées entre les tables.

 

Lorsque chaque élément d'information est stocké dans une seule table, vous le mettez à jour à un seul endroit. Cette méthode est plus efficace et élimine le risque d'entrées en double contenant des informations différentes. Par exemple, vous pouvez stocker chaque adresse et numéro de téléphone des clients une seule fois et dans une seule table.

 

· Chaque table doit contenir des informations relatives à un seul sujet.

 

Lorsque chaque table contient des faits relatifs à un seul sujet, vous pouvez conserver des informations relatives à chaque sujet indépendamment des autres sujets. Par exemple, vous pouvez stocker les adresses des clients dans une table différente de celle des commandes des clients, de manière à pouvoir supprimer une commande et conserver malgré tous les informations relatives à un client.

 

 

3  Déterminez les champs dont vous avez besoin

 

Chaque table comporte des informations relatives à un même sujet, et chaque champ d'une table contient des faits individuels relatifs au sujet de la table. Par exemple, une table Client pourra inclure les champs Société, Adresse, Ville, Pays et Numéro de téléphone. En esquissant les champs de chaque table, gardez les conseils suivants à l'esprit:

 

· Établissez une relation directe entre chaque champ et le sujet de la table.

· N'incluez pas des données dérivées ou calculées (des données qui sont le résultat d'une expression).

· Incluez toutes les informations dont vous avez besoin.

· Stockez les informations de la manière la plus logique possible (par exemple, créez les champs Nom et Prénom, plutôt que seulement Nom).



 

4  Identifiez les champs comportant des valeurs uniques

 

Pour permettre à Microsoft Access de relier les informations stockées dans des tables séparées (par exemple, pour relier un client à toutes ses commandes), chaque table de votre base de données doit inclure un champ ou un ensemble de champs qui identifient de manière unique chaque enregistrement individuel dans la table. Un tel champ ou ensemble de champs s'appelle une clé primaire.

 

Pour plus d'informations sur les clés primaires et pour obtenir de l'aide pour déterminer les types de clés primaires à utiliser pour vos tables, cliquez sur  .

 

5  Déterminez les relations entre les tables

 

À présent que vous avez divisé vos informations sous forme de tables et que vous avez identifié les champs clé primaire, il vous faut indiquer à Microsoft Access la façon de réunir les informations connexes de manière significative. Pour cela, vous devez définir des relations entre les tables.

 

Vous trouverez sans doute utile d'examiner les relations dans une base de données existante qui a été conçue avec soin. Pour afficher les relations dans la base de données exemple Les comptoirs, ouvrez et cliquez sur Relations dans le menu Outils. Pour plus d'informations sur les types de relations et pour obtenir de l'aide afin de déterminer les relations dans votre base de données, cliquez sur  . Pour plus d'informations sur l'ouverture de la base de données Les comptoirs, cliquez sur  .

 

6  Affinez la structure

 

Après avoir créé les tables, les champs et les relations nécessaires, vous devez à présent étudier la structure et détecter tout défaut qu'elle pourrait présenter. Il est plus facile de modifier la structure de votre base de données maintenant plutôt qu'après avoir introduit vos données dans les tables.

 

À l'aide de Microsoft Access, créez vos tables, spécifiez les relations entre elles et tapez quelques enregistrements de données dans chaque table. Vérifiez si vous pouvez utiliser la base de données pour obtenir les réponses souhaitées. Créez des formulaires et des états brouillons et vérifiez s'ils affichent les données souhaitées. Recherchez les données redondantes inutiles et éliminez-les.


 

7  Tapez les données et créez d'autres objets de base de données

 

Lorsque vous êtes satisfait et que la structure des tables répond aux objectifs énoncés ici, il est alors temps de passer à l'étape suivante et d'ajouter toutes vos données existantes dans les tables. Vous pouvez ensuite créer tou(te)s les requêtes, formulaires

, états, macros et modules que vous voulez.

 

8  Utilisez les outils d'analyse Microsoft Access

 

Microsoft Access comporte deux outils qui vous permettent d'affiner la structure de votre base de données. L'Assistant Analyseur de table analyse la structure d'une table à la fois, propose de nouvelles structures et relations pour les tables et restructure une table en de nouvelles tables connexes si cela est nécessaire. Pour plus d'informations sur l'exécution de l'Assistant Analyseur de table, cliquez sur  .

 

L'Analyseur de performance analyse votre table entière et formule des recommandations et des suggestions pour vous permettre de l'améliorer. L'Assistant peut également appliquer ces recommandations et suggestions. Pour plus d'informations sur l'utilisation de l'Analyseur de performance, cliquez sur  .

 

Pour obtenir des idées supplémentaires sur la création d'une base de données, vous souhaiterez peut-être vous inspirer de la base de données exemple Les comptoirs et des modèles de base de données pour une ou plusieurs des bases de données que vous pouvez créer avec l'Assistant Création d'applications. Pour plus d'informations sur l'utilisation de l'Assistant Création d'applications, cliquez sur  .

Créer une base de données

 

Microsoft Access  fournit deux méthodes pour créer une base de données. Vous pouvez créer une base de données vierge et ensuite ajouter les tables, formulaires, états, et autres objets plus tard: c'est la méthode la plus souple, mais elle impose de définir séparément chaque élément de la base de données. Ou bien vous pouvez utiliser l'Assistant Création d'applications pour créer en une opération les tables, formulaires, et états requis pour le genre de base de données que vous avez choisi: c'est le moyen le plus facile de démarrer la création de votre base de données. Quel que soit le moyen, vous pouvez modifier ou étendre votre base de données à tout moment après sa création.

 

Créer une base de données sans utiliser d'Assistant

 

1 Quand Microsoft Access démarre pour la première fois, une boîte de dialogue est automatiquement affichée, avec des options pour créer une nouvelle base de données ou en ouvrir une déjà existante. Si cette boîte de dialogue est affichée, cliquez sur Nouvelle base de données, puis sur OK.

 

Si vous avez déjà ouvert une base de données ou fermé la boîte de dialogue qui s'affiche au démarrage de Microsoft Access, cliquez sur le bouton Nouvelle base de données   dans la barre d'outils, puis double-cliquez sur l'icône Nouvelle base de données dans l'onglet Général.



 

2 Spécifiez un nom et un chemin pour la base de données puis cliquez sur Créer.

 

 

Après avoir créé une base de données, vous devez encore effectuer quelques opérations pour définir les objets que contiendra votre base de données.

 

 

 

Créer une base de données à l'aide de l'Assistant Création d'applications

 

1 Quand Microsoft Access démarre pour la première fois, une boîte de dialogue est automatiquement affichée, avec des options pour créer une nouvelle base de données ou en ouvrir une déjà existante. Si cette boîte de dialogue est affichée, cliquez sur Assistant Création d'applications

, puis sur OK.

 

Si vous avez déjà ouvert une base de données ou fermé la boîte de dialogue qui s'affiche au démarrage de Microsoft Access, cliquez sur le bouton Nouvelle base de données   dans la barre d'outils.

 

2 Dans l'onglet Bases de données, double-cliquez sur l'icône correspondant au genre de la base de données que vous voulez créer.

3 Spécifiez un nom et un chemin pour la base de données.

4 Cliquez sur Créer pour commencer la création de votre nouvelle base de données.

 

 

À propos de la création d'une base de données

 

Avant de commencer à utiliser Microsoft Access pour la création des tables, formulaires et autres objets qui composeront votre base de données, il est important de s'attarder sur sa structure. Une base de données bien conçue est l'élément essentiel dans la création d'une base de données qui répond de manière efficace et précise à vos besoins.

Pour plus d'informations sur les bases de données et leur fonctionnement, cliquez sur  .

 

Étapes de création d'une base de données

 

Voici les étapes de base pour créer une base de données :

 

1 Déterminez l'objectif de votre base de données.

2 Déterminez les tables dont vous avez besoin dans la base de données.

3 Déterminez les champs dont vous avez besoin dans les tables.

4 Identifiez les champs comportant des valeurs uniques.

5 Déterminez les relations entre les tables.

6 Affinez votre structure.

7 Ajoutez les données et créez d'autres objets de base de données.

8 Utilisez des outils d'analyse Microsoft Access.

 

 

 

1  Déterminez l'objectif de votre base de données

 

La première étape dans la conception d'une base de données consiste à déterminer l'objectif de la base de données et l'utilisation qui va en être faite. Vous devez réfléchir aux informations que vous souhaitez obtenir de la base de données. À partir de là, vous pouvez déterminer les sujets sur lesquels vous voulez stocker des faits (les tables) et les faits que vous voulez stocker à propos de chaque sujet (les champs des tables).

 

Discutez avec les personnes qui utiliseront la base de données. Réfléchissez ensemble aux questions auxquelles la base de données doit apporter une réponse. Esquissez les états que vous souhaitez réaliser. Réunissez les formulaires que vous utilisez actuellement pour enregistrer vos données. Examinez des bases de données bien conçues et semblables à la vôtre.

 

2  Déterminez les tables dont vous avez besoin

 

Déterminer les tables dont vous avez besoin peut être l'étape la plus compliquée lorsque vous créez une base de données. Cela est dû au fait que les résultats que vous souhaitez obtenir de votre base de données (les états que vous voulez imprimer, les formulaires que vous voulez utiliser, les questions auxquelles une réponse doit être apportée) ne fournissent pas nécessairement des indices sur la structure des tables qui les produisent.

 

Vous n'êtes pas obligé de concevoir vos tables à l'aide de Microsoft Access. En fait, il peut être préférable de tracer une esquisse de la structure de vos tables sur papier d'abord, pour les y retravailler ensuite. Lorsque vous créez vos tables, morcelez les informations en gardant à l'esprit les principes de base suivants:

 

· Une table ne doit pas contenir d'informations en double et les informations ne doivent pas être dupliquées entre les tables.

 

Lorsque chaque élément d'information est stocké dans une seule table, vous le mettez à jour à un seul endroit. Cette méthode est plus efficace et élimine le risque d'entrées en double contenant des informations différentes. Par exemple, vous pouvez stocker chaque adresse et numéro de téléphone des clients une seule fois et dans une seule table.

 

· Chaque table doit contenir des informations relatives à un seul sujet.

 

Lorsque chaque table contient des faits relatifs à un seul sujet, vous pouvez conserver des informations relatives à chaque sujet indépendamment des autres sujets. Par exemple, vous pouvez stocker les adresses des clients dans une table différente de celle des commandes des clients, de manière à pouvoir supprimer une commande et conserver malgré tout les informations relatives à un client.

 

 



3  Déterminez les champs dont vous avez besoin

 

Chaque table comporte des informations relatives à un même sujet, et chaque champ d'une table contient des faits individuels relatifs au sujet de la table. Par exemple, une table Client pourra inclure les champs Société, Adresse, Ville, Pays et Numéro de téléphone. En esquissant les champs de chaque table, gardez les conseils suivants à l'esprit:

 

· Établissez une relation directe entre chaque champ et le sujet de la table.

· N'incluez pas des données dérivées ou calculées (des données qui sont le résultat d'une expression).

· Incluez toutes les informations dont vous avez besoin.

· Stockez les informations de la manière la plus logique possible (par exemple, créez les champs Nom et Prénom, plutôt que seulement Nom).

 

4  Identifiez les champs comportant des valeurs uniques

 

Pour permettre à Microsoft Access de relier les informations stockées dans des tables séparées (par exemple, pour relier un client à toutes ses commandes), chaque table de votre base de données doit inclure un champ ou un ensemble de champs qui identifient de manière unique chaque enregistrement individuel dans la table. Un tel champ ou ensemble de champs s'appelle une clé primaire.

 

5  Déterminez les relations entre les tables

 

À présent que vous avez divisé vos informations sous forme de tables et que vous avez identifié les champs clé primaire, il vous faut indiquer à Microsoft Access la façon de réunir les informations connexes de manière significative. Pour cela, vous devez définir des relations entre les tables.

 

Vous trouverez sans doute utile d'examiner les relations dans une base de données existante qui a été conçue avec soin. Pour afficher les relations dans la base de données exemple Les comptoirs, ouvrez et cliquez sur Relations dans le menu Outils.

 

6  Affinez la structure

 

Après avoir créé les tables, les champs et les relations nécessaires, vous devez à présent étudier la structure et détecter tout défaut qu'elle pourrait présenter. Il est plus facile de modifier la structure de votre base de données maintenant plutôt qu'après avoir introduit vos données dans les tables.

 

À l'aide de Microsoft Access, créez vos tables, spécifiez les relations entre elles et tapez quelques enregistrements de données dans chaque table. Vérifiez si vous pouvez utiliser la base de données pour obtenir les réponses souhaitées. Créez des formulaires et des états brouillons et vérifiez s'ils affichent les données souhaitées. Recherchez les données redondantes inutiles et éliminez-les.

 

7  Tapez les données et créez d'autres objets de base de données

 

Lorsque vous êtes satisfait et que la structure des tables répond aux objectifs énoncés ici, il est alors temps de passer à l'étape suivante et d'ajouter toutes vos données existantes dans les tables. Vous pouvez ensuite créer tou(te)s les requêtes, formulaires

, états, macros et modules que vous voulez.

 

 

 

 

8  Utilisez les outils d'analyse Microsoft Access

 

Microsoft Access comporte deux outils qui vous permettent d'affiner la structure de votre base de données. L'Assistant Analyseur de table analyse la structure d'une table à la fois, propose de nouvelles structures et relations pour les tables et restructure une table en de nouvelles tables connexes si cela est nécessaire

L'Analyseur de performance analyse votre table entière et formule des recommandations et des suggestions pour vous permettre de l'améliorer. L'Assistant peut également appliquer ces recommandations et suggestions.

Pour obtenir des idées supplémentaires sur la création d'une base de données, vous souhaiterez peut-être vous inspirer de la base de données exemple Les comptoirs et des modèles de base de données pour une ou plusieurs des bases de données que vous pouvez créer avec l'Assistant Création d'applications.

 

Ouverture d'une base de données

 

1 Cliquez sur Ouvrir une base de données    dans la barre d'outils.

2 Dans la zone Regarder dans, cliquez sur le lecteur contenant le document.

3 Dans la liste de dossiers, double-cliquez sur les dossiers jusqu'à ouvrir celui contenant la base de données.

 

Si la base de données que vous voulez ouvrir n'apparaît pas, vous pouvez la rechercher. Pour cela, tapez des informations spécifiques sur le fichier dans les zones du bas de la boîte de dialogue puis cliquez sur Rechercher maintenant.

Pour utiliser des critères de recherche plus évolués, cliquez sur Approfondir.

 

4 Pour ouvrir la base de données en mode accès partagé dans un environnement multi-utilisateur, ne sélectionnez pas la case à cocher Exclusif.

 

Pour ouvrir la base de données en mode accès exclusif, sélectionnez la case à cocher Mode exclusif.

 

Pour ouvrir la base de données en mode accès en lecture seule, cliquez sur Commandes et paramètres  , puis cliquez sur Ouvrir en lecture seule.



 

Pour plus d'informations sur un élément de la boîte de dialogue, cliquez sur le point d'interrogation    en haut de la boîte de dialogue puis sur l'élément concerné.

 

Remarques

 

· Pour ouvrir l'une des dernières bases de données que vous avez utilisées, cliquez sur son nom dans le menu Fichier. Microsoft Access ouvre la base de données avec les mêmes options que lors de sa dernière ouverture.

· Microsoft Access peut créer automatiquement dans le dossier Favoris un raccourci qui vous permet d'ouvrir directement la base de données lors de sa prochaine utilisation.

 

 

Créer une table vierge

 

Microsoft Access offre quatre manières de créer une table vierge (vide) :

 

· Utilisez l'Assistant Base de données pour créer en une seule opération toutes les tables, les formulaires et les états dont vous avez besoin pour la base de données. L'Assistant Base de données crée une base de données, vous ne pouvez pas l'utiliser pour ajouter une table, un formulaire ou un état à une base de données déjà créée.

· Utilisez l'Assistant Table pour choisir les champs de votre table à partir d'un ensemble de tables prédéfinies comme une liste de contacts professionnels, un inventaire pour la maison ou un fichier médical.

 

· Tapez directement les données dans une feuille de données vierge. Lorsque vous enregistrez la nouvelle feuille de données, Microsoft Access analyse vos données et affecte automatiquement le type de données et le format approprié à chaque champ.

· Utilisez le mode Création pour définir tous les détails de la table à partir de zéro.

 

Quelle que soit la méthode que vous utilisez pour créer une table, vous pouvez utiliser le mode Création à n'importe quel moment pour personnaliser davantage votre table : ajouter de nouveaux champs, définir des valeurs par défaut ou créer des masques de saisie.

 

 

Créer une base de données à l'aide de l'Assistant Création d'applications

 

1 Quand Microsoft Access démarre pour la première fois, une boîte de dialogue est automatiquement affichée, avec des options pour créer une nouvelle base de données ou en ouvrir une déjà existante. Si cette boîte de dialogue est affichée, cliquez sur Assistant Création d'applications, puis sur OK.

 

Si vous avez déjà ouvert une base de données ou fermé la boîte de dialogue qui s'affiche au démarrage de Microsoft Access, cliquez sur le bouton Nouvelle base de données   dans la barre d'outils.

 

2 Dans l'onglet Bases de données, double-cliquez sur l'icône correspondant au genre de la base de données que vous voulez créer.

3 Spécifiez un nom et un chemin pour la base de données.

4 Cliquez sur Créer pour commencer la création de votre nouvelle base de données.

 

 

 

Manières de travailler avec les données d'un formulaire

Sélection de champs et d'enregistrements en mode Feuille de données

 

Le tableau suivant reprend les diverses manières de sélectionner des données ou des enregistrements à l'aide de la souris en mode Feuille de données.

 

Pour sélectionner  Cliquez

 

Les données d'un champ Où vous voulez commencer la sélection, puis faites glisser le pointeur sur les données.

Un champ entier Sur le côté gauche du champ d'une feuille de données, à l'endroit où le pointeur se transforme en  .

Des champs adjacents Sur le côté gauche d'un champ, puis faites glisser le pointeur pour agrandir la sélection.

Une colonne   Sur le sélecteur de champ.

Des colonnes adjacentes Sur le nom du champ au sommet de la colonne, puis sans relâcher le bouton de la souris, faites glisser le pointeur pour agrandir la sélection.

Un enregistrement  Sur le sélecteur d'enregistrements.

Plusieurs enregistrements Sur le sélecteur d'enregistrements du premier enregistrement, puis faites glisser le pointeur pour agrandir la sélection.

Tous les enregistrements Sur la commande Sélectionner tous les enregistrements dans le menu Edition.

Le tableau suivant reprend les diverses techniques de sélection de données ou d'enregistrements à l'aide du clavier en mode Feuille de données.

 

Pour sélectionner            Procédez comme suit

 

Les données d'un champ Placez le point d'insertion au début du texte à sélectionner,          maintenez la touche MAJ enfoncée, puis placez-vous à la fin de la sélection à l'aide des touches de direction.

Un champ entier  Placez le point d'insertion sur le champ et appuyez sur F2.

Des champs adjacents Sélectionnez un champ, maintenez la touche MAJ enfoncée et appuyez sur les touches de direction appropriées.

La colonne en cours  Appuyez sur CTRL+ESPACE.

L'enregistrement en cours Appuyez sur MAJ+ESPACE.

Des enregistrements multiples Appuyez sur MAJ+ESPACE, puis sur MAJ+HAUT ou MAJ+BAS.

 

Créer une requête

 



Dans de nombreux cas, Microsoft Access peut créer la requête à votre place et vous éviter de la créer de toutes pièces.

 

· Pour créer une requête servant de base à un formulaire ou un état, essayez d'utiliser les Assistants Formulaire ou État. Ils créent l'état ou le formulaire et, s'il est basé sur plusieurs tables, ils créent également son instruction SQL sous-jacente. Vous pouvez également enregistrer l'instruction SQL sous forme de requête.

· Pour créer facilement des requêtes devant être exécutées de manière autonome ou servant de base à plusieurs formulaires ou états, essayez un des Assistants de requête. Les Assistants de requête vous posent toute une série de questions et, en fonction de vos réponses, réalisent toutes les opérations de base à votre place. Même si vous avez déjà créé de nombreuses requêtes, les Assistants peuvent vous aider à créer une requête plus rapidement. Vous pouvez ensuite basculer en mode Création pour personnaliser la requête.

 

· Pour créer des requêtes à partir des filtres que vous avez créés à l'aide de Filtrer par formulaire, Filtrer par sélection ou Filtre pour, enregistrez le filtre comme requête.

 

Si aucune de ces méthodes ne vous satisfait, le mode Création vous permet toujours de créer une requête de toutes pièces.

 

 

 

 



1984