Cours pour maitriser MS Access 2007
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Lancer Microsoft Access 2007
■ Cliquez sur le bouton démarrer visible dans la barre des tâches puis cliquez sur l’option Tous les programmes.
■ Cliquez sur le dossier Microsoft Office puis sur l’option Microsoft Office Access 2007.
L’application Microsoft Access s’ouvre à l’écran dans laquelle vous visualisez la fenêtre Prise en main de Microsoft Office Access.
Access vous propose, par l’intermédiaire de la fenêtre Prise en main de Microsoft Office Access, de créer une nouvelle base de données vide, de créer une base de données à partir d’un modèle installé sur votre ordinateur ou d’un modèle que vous téléchargerez à partir du site Microsoft Office Online ou encore, d’ouvrir une base de données existante.
Description de la fenêtre de l’application Microsoft Office Access 2007
Après avoir créé une nouvelle base de données ou ouvert une base de données existante, vous visualisez les différents éléments de la fenêtre de l’application Access :
La Barre de titre et des icônes (a) : au centre le nom de la base de données active (ici BdLivres) suivi du format de celleci (ici Base de données (Access 2007)) puis du nom de l’application (Microsoft Access).
À droite, les boutons Réduire , Niveau inférieur (ou Agrandir ) permettant de réduire ou de restaurer la taille de la fenêtre ; le bouton Fermer permet de fermer l’application Access.
Le Ruban (b) comporte la majorité des commandes de l’application et remplace les menus et les barres d’outils des versions précédentes d’Access. Ces commandes sont regroupées par tâches, chacune de ces tâches étant représentée par un onglet (c). La plupart des manipulations réalisées dans Access font apparaître un ou plusieurs onglets supplémentaires, appelés onglets de commandes contextuels. Ces onglets s’affichent à droite des onglets standards et regroupent les commandes liées à l’objet utilisé ou à la tâche effectuée. Chaque onglet présente plusieurs groupes de commandes (d) dans lesquels vous visualisez des boutons de commande (e) permettant de réaliser la plupart des manipulations. Certains des groupes présentent un lanceur de boîte de dialogue (f) permettant d’afficher une boîte de dialogue ou un volet Office donnant accès à des options supplémentaires.
Le bouton Office (g) ouvre un menu donnant accès aux fonctionnalités de base de l’application (créer une nouvelle base de données, ouvrir, enregistrer et fermer une base de données, imprimer...) mais aussi à d’autres fonctionnalités comme celle permettant de gérer une base de données ou encore, de paramétrer l’application Access.
La barre d’outilsAccès rapide (h) contient les outils les plus fréquemment utilisés. De nouveaux outils peuvent être ajoutés à cette barre (cf. Généralités Personnaliser la barre d’outils Accès rapide).
La barre des messages (i) affiche des alertes de sécurité lorsque la base de données que vous ouvrez contient des contenus potentiellement dangereux.
Le volet de navigation (j) permet d’accéder aux différents objets contenus dans la base de données active. Dans ce volet, les objets sont classés par catégorie (type d’objet ou date de création...) puis sont filtrés par groupe ; les groupes changent en fonction de la catégorie choisie. Ce volet de navigation remplace la fenêtre Base de données utilisée dans les versions précédentes d’Access.
La barre d’état (k) permet l’affichage d’informations sur la commande en cours. Le mode Prêt précise que vous pouvez commencer à travailler.
» Il est possible qu’un raccourci sous forme d’icône ait été installé sur le bureau de Windows. Dans ce cas un double clic sur l’icône
Quitter Microsoft Access 2007
■ Cliquez sur le bouton Office puis sur le bouton Quitter Access visible dans la partie inférieure droite du menu ou, cliquez sur le bouton Fermer visible dans le coin supérieur droite de la fenêtre de l’application. Si vous tentez de quitter l’application Access alors que des changements apportés à un ou plusieurs objets ouverts n’ont pas été enregistrés, un message d’alerte s’affiche.
■ Si c’est votre cas, cliquez sur le bouton Oui pour enregistrer et quitter Access, sur le bouton Non puis quitter Access sans enregistrer les derniers changements ou sur le bouton Annuler pour ne pas enregistrer et pour ne pas quitter Access.
Utiliser/gérer le Ruban
Le Ruban regroupe la majorité des commandes de l’application et remplace les menus et les barres d’outils des versions précédentes d’Access.
■ Pour afficher le contenu d’un onglet, cliquez sur l’onglet correspondant : le fond de l’onglet actif apparaît d’une couleur bleue plus claire que celle des autres onglets.
Chaque onglet est divisé en plusieurs groupes.
■ Pour afficher le texte descriptif d’une commande, pointez l’icône ou le bouton pour lequel vous souhaitez afficher le descriptif.
Par défaut, le texte explicatif lié à la commande pointée s’affiche dans une info‐bulle. Pour plus d’informations sur les info‐bulles, reportez‐vous au titre suivant.
Sous l’onglet Créer, vous visualisez les commandes permettant de créer des objets, réparties dans quatre groupes : Tables,
Formulaires, États et Autre.
■ Pour faire disparaître l’info‐bulle, déplacez la souris en dehors du Ruban.
■ Pour réduire temporairement le Ruban afin de disposer de plus d’espace à l’écran, faites un double clic sur un onglet ou utilisez le
raccourci‐clavier Ctrl F1 ; vous pouvez aussi cliquer sur le bouton visible à droite de la barre d’outils Accès rapide puis cliquer sur l’option Réduire le ruban.
Seuls les onglets sont alors visibles à l’écran ce qui permet d’augmenter l’espace réservé au document.
■ Un double clic sur un onglet (ou Ctrl F1) permet d’afficher de nouveau le ruban en permanence.
■ Pour afficher la boîte de dialogue ou le volet Office associé à un groupe, cliquez sur le bouton (appelé Lanceur de boîte de dialogue) visible dans la partie inférieure droite du groupe de commandes concerné.
■ Pour activer une commande à l’aide du clavier, appuyez sur la touche Alt : les raccourcis des onglets sont désormais visibles sous chacun d’eux.
Appuyez sur le raccourci‐clavier correspondant à l’onglet à activer.
Un raccourci est associé à chaque commande de l’onglet actif.
Continuez à utiliser les raccourcisclavier proposés afin d’exécuter la commande souhaitée.
Les raccourcis‐clavier sont masqués automatiquement après exécution d’une commande. Cependant, si finalement aucune commande ne doit être exécutée, appuyez sur la touche Alt pour les masquer. » Selon la résolution de votre écran, les options du ruban peuvent être présentées différemment. Par exemple, les options d’un groupe peuvent être regroupées dans un bouton ou encore, le libellé d’un bouton peut ne pas être visible.
Afficher/masquer les infobulles
Par défaut, lorsque vous pointez une commande du ruban, un texte descriptif de la commande pointée s’affiche dans une fenêtre appelée info‐bulle. Vous pouvez choisir de ne pas afficher ces info‐bulles ou encore, de n’afficher que le nom de la commande sans son descriptif.
■ Cliquez sur le bouton Office puis sur le bouton Options Access visible dans la partie inférieure droite du menu.
■ Sélectionnez la catégorie Standard visible dans la zone située à gauche de la boîte de dialogue.
■ Ouvrez la liste Style d’info‐bulle puis cliquez sur une des options suivantes :
Afficher les descriptions de fonctionnalités dans des info‐bulles : cette option active les info‐bulles avancées : le nom de la commande pointée suivi d’un texte descriptif de celle‐ci s’affiche dans l’info‐bulle ; s’il existe un raccourci‐clavier pour la commande pointée, celui‐ci apparaît entre parenthèses à droite du nom de la commande.
Ne pas afficher les descriptions de fonctionnalités dans des info‐bulles : cette option désactive les info‐bulles avancées : seuls le nom de la commande pointée et le raccourci‐clavier, s’il existe, s’affichent dans l’info‐bulle.
Ne pas afficher les info‐bulles : cette option désactive les info‐bulles.
■ Cliquez sur le bouton OK.
Ci‐dessus, vous visualisez le descriptif de la commande Modèles de tables dans une info‐bulle avancée.
» Si vous avez choisi d’activer les info-bulles avancées, lorsque vous pointez certaines commandes, vous visualisez le texte Appuyez sur F1 pour obtenir de l’aide. Dans ce cas, il vous suffit d’appuyer sur la touche F1 pour ouvrir la rubrique d’aide correspondant à la commande pointée.
Le volet de navigation
Le volet de navigation permet d’accéder aux différents objets contenus dans la base de données active. Ce volet remplace la fenêtre Base de données utilisée dans les versions précédentes d’Access. Par défaut, vous visualisez une version développée du volet de navigation sur la gauche de la fenêtre de l’application Access. Dans ce volet, les objets sont classés par catégorie (type d’objet ou date de création...) puis sont filtrés par groupe.
■ Pour réduire le volet de navigation, utilisez une des méthodes suivantes :
- Cliquez sur le bouton visible dans la partie supérieure du volet de navigation.
- Appuyez sur la touche F11.
- Pointez le bord droit du volet de navigation développé puis faites un double clic lorsque le pointeur de la souris se transforme en .
■ Pour développer le volet de navigation, utilisez une des méthodes suivantes :
- Cliquez sur le bouton visible dans l’angle supérieur droit du volet de navigation.
- Appuyez sur la touche F11.
- Pointez le bord droit du volet de navigation puis faites un double clic lorsque le pointeur de la souris se transforme en .
■ Pour modifier la largeur du volet de navigation, pointez le bord droit puis, lorsque le pointeur se transforme en flèche à deux pointes , faites glisser la barre vers la droite pour agrandir la largeur du volet ou vers la droite pour la réduire.
■ Pour modifier l’affichage des objets dans le volet de navigation, sélectionnez une autre catégorie et/ou un autre groupe :
- Pour sélectionner une autre catégorie, cliquez sur le menu situé en haut du volet (ce menu affiche le nom de la catégorie active).
Cliquez ensuite sur le nom de la catégorie à activer dans la zone Atteindre la catégorie visible dans la partie supérieure du menu. Lorsque vous créez une nouvelle base de données, la catégorie Tables et affichages associés est active par défaut. Cette catégorie regroupe les objets de la base de données selon les tables auxquelles ils sont associés. Par exemple, si une table Clients est associée à un formulaire, plusieurs requêtes et un état, tous ces objets sont placés dans un groupe nommé Clients.
- Pour sélectionner un autre groupe, cliquez sur le menu visible en haut du volet puis sur le nom du groupe à activer dans la zone Filtrer par groupe visible dans la partie inférieure du menu ; les groupes proposés changent en fonction de la catégorie choisie.
Les objets visibles dans le volet de navigation changent en fonction de la catégorie et du groupe choisis.
■ Pour afficher ou masquer le contenu d’un groupe, cliquez sur le nom du groupe concerné : si le contenu du groupe est affiché, il se masque alors automatiquement et, à l’inverse, s’il est masqué, il s’affiche alors automatiquement.
■ Pour afficher ou masquer le contenu de tous les groupes du volet de navigation, faites un clic droit sur un nom de groupe quelconque puis cliquez, selon le cas, sur l’option Développer tout ou Réduire tout.
■ Pour masquer tous les groupes sauf un, faites un clic droit sur le nom du groupe dont le contenu doit rester afficher dans le volet de navigation puis cliquez sur l’option Afficher uniquement “nom du groupe concerné” ; pour afficher de nouveau tous les groupes de la catégorie active, faites un clic droit sur le menu visible en haut du volet puis cliquez sur l’option Afficher tous les groupes.
» Pour choisir une autre catégorie, vous pouvez aussi faire un clic droit sur le menu visible en haut du volet de navigation, pointer l’option Catégorie puis cliquer sur l’option correspondant à la catégorie à activer.
Personnaliser la barre d’outils Accès rapide
Ajouter un outil
■ Si l’outil doit être ajouté à une base de données en particulier, ouvrez cette base de données.
Si l’outil doit être ajouté à toutes les bases de données, ouvrez n’importe quelle base de données.
■ Cliquez sur le bouton visible à droite de la barre d’outils Accès rapide pour afficher la liste correspondante.
■ Si une des commandes proposées dans la liste correspond à l’outil que vous souhaitez ajouter, cliquez dessus ; sinon, cliquez sur l’option Autres commandes.
La catégorie Personnaliser est sélectionnée dans la boîte de dialogue Options Access qui s’affiche à l’écran. La zone de gauche affiche la liste des commandes disponibles et celle de droite les outils contenus dans la barre d’outils Accès rapide.
■ Ouvrez la liste Personnaliser la barre d’outils Accès rapide puis choisissez si l’outil doit être disponible Pour tous les documents (par défaut) ou uniquement Pour “la base de données active”.
■ Ouvrez la liste Choisir les commandes dans les catégories suivantes puis sélectionnez la catégorie contenant la commande à ajouter.
Les commandes correspondantes s’affichent dans la zone visible sous cette liste.
■ Sélectionnez, dans la zone de gauche, la commande à ajouter à la barre d’outil Accès rapide puis cliquez sur le bouton Ajouter.
Désormais, la commande ajoutée apparaît également dans la zone de droite Personnaliser la barre d’outils Accès rapide.
Ici, l’outil Appliquer le filtre sera disponible pour toutes les bases de données.
■ Lorsque tous les outils souhaités ont été ajoutés, cliquez sur le bouton OK de la boîte de dialogue Options Access.
» Pour ajouter un outil à la barre d’outils Accès rapide à partir du ruban, sélectionnez l’onglet contenant la commande à ajouter.
Cliquez ensuite avec le bouton droit de la souris sur la commande concernée puis cliquez sur l’option Ajouter à la barre d’outils
Accès rapide.
Supprimer un outil
■ Si l’outil à supprimer a été ajouté à une base de données en particulier, ouvrez cette base de données.
Si l’outil à supprimer a été ajouté à toutes les bases de données, ouvrez n’importe quelle base de données.
■ Cliquez sur le bouton visible à droite de la barre d’outils Accès rapide puis cliquez sur l’option Autres commandes.
■ Ouvrez la liste Personnaliser la barre d’outils Accès rapide puis choisissez si l’outil à supprimer est disponible Pour tous les documents (par défaut) ou uniquement Pour “la base de données active”.
■ Sélectionnez, dans la zone de droite, la commande correspondant à l’outil à supprimer puis cliquez sur le bouton Supprimer.
■ Lorsque tous les outils souhaités ont été supprimés, cliquez sur le bouton OK de la boîte de dialogue Options Access.
» Pour retrouver le contenu d’origine de la barre d’outils Accès rapide, cliquez sur le bouton Réinitialiser de la boîte de dialogue
Options Access puis sur le bouton Oui du message de confirmation qui s’affiche.
Pour supprimer un outil de la barre d’outils Accès rapide, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’outil concerné puis cliquez sur l’option Supprimer de la barre d’outils Accès rapide.
Déplacer un outil
■ Cliquez sur le bouton visible à droite de la barre d’outils Accès rapide puis cliquez sur l’option Autres commandes.
■ Sélectionnez l’outil à déplacer dans la zone de droite puis utilisez le bouton pour le déplacer vers le haut ou le bouton pour le déplacer vers le bas.
■ Lorsque tous les outils souhaités ont été déplacés, cliquez sur le bouton OK de la boîte de dialogue Options Access.
Déplacer la barre d’outils Accès rapide
Par défaut, la barre d’outils Accès rapide est positionnée au dessus du ruban mais vous pouvez la déplacer sous le ruban.
■ Cliquez sur le bouton visible à droite de la barre d’outils Accès rapide.
■ Cliquez sur l’option Afficher en dessous du ruban.
La barre d’outils Accès rapide est désormais visible sous le ruban.
■ Pour afficher de nouveau la barre d’outils Accès rapide au‐dessus du ruban, cliquez sur le bouton visible à droite de la barre d’outils Accès rapide puis cliquez sur l’option Afficher au‐dessus du ruban.
Annuler/rétablir les manipulations
Annuler la dernière manipulation
■ Cliquez sur l’outil Annuler visible dans la barre d’outils Accès rapide ou utilisez le raccourci‐ clavier Ctrl Z.
» Lorsque Access ne peut rien annuler, l’outil Annuler est grisé ( ) donc indisponible.
Annuler les dernières manipulations
Access conserve un historique des dernières actions effectuées.
■ Ouvrez la liste des dernières actions en cliquant sur la flèche associée à l’outil
■ Cliquez sur la dernière des actions à annuler : cette action et toutes celles qui ont précédé seront annulées.
Rétablir les manipulations
Si l’annulation est pire que l’erreur, vous pouvez refaire ce qui a été annulé.
■ Pour rétablir la dernière action annulée, cliquez une fois sur l’outil Rétablir visible dans la barre d’outils Accès rapide ou utilisez le raccourci‐clavier Ctrl Y.
■ Pour rétablir les dernières actions annulées, ouvrez la liste des dernières actions annulées en cliquant sur la flèche associée à l’outil puis cliquez sur la dernière des actions à rétablir.
Les dernières actions annulées peuvent être également rétablies en cliquant sur l’outil autant de fois qu’il y a d’actions à rétablir.
…
Rechercher de l’aide à partir de mots clés
■ Cliquez sur le bouton Aide sur Microsoft Office Access visible dans la partie supérieure droite de la fenêtre ou appuyez sur la touche F1.
La fenêtre d’aide s’affiche à l’écran.
■ Saisissez le ou les mots clés dans la zone de saisie visible à gauche du bouton Rechercher puis cliquez sur celui‐ci ; si vous avez déjà effectué une recherche sur ces mots clés, vous pouvez aussi ouvrir la liste déroulante et sélectionner ces mots clés. Le titre des rubriques correspondant au thème recherché s’affiche dans la fenêtre d’aide. Si votre connexion Internet est active, la recherche se fait à partir du site Microsoft Office Online, vous bénéficiez alors d’une aide plus complète et mise à jour régulièrement. Lorsque vous êtes Connecté à Office Online, vous visualisez le libellé correspondant dans le coin inférieur droit de la fenêtre d’aide. À l’inverse, c’est le texte Hors connexion qui apparaît.
Le nombre de rubriques trouvées est visible dans la partie supérieure de la fenêtre de résultats, au‐dessus de la première rubrique.
Si les rubriques trouvées sont nombreuses, elles sont réparties dans plusieurs pages.
■ Faites défiler les pages d’aide en utilisant les boutons et afin d’afficher la page contenant la rubrique pour laquelle vous souhaitez de l’aide.
■ Cliquez ensuite sur le lien correspondant à la rubrique d’aide à afficher.
Le texte d’aide apparaît dans la fenêtre :
…
Si la rubrique contient plusieurs titres, les liens correspondants sont visibles dans la partie supérieure de la fenêtre. Un clic sur un lien permet d’atteindre le titre correspondant vous évitant ainsi de faire défiler le contenu de la fenêtre. Il se peut que d’autres rubriques soient liées à la rubrique active.
Dans ce cas, vous trouverez les liens correspondants dans l’encadré Voir aussi visible en bas de la page.
■ Pour retrouver les textes d’aide précédemment affichés, utilisez les boutons Précédent ou Avant .
■ Pour imprimer la rubrique d’aide affichée, cliquez sur le bouton Imprimer , définissez les options d’impression dans la boîte de dialogue Imprimer puis cliquez sur le bouton Imprimer.
■ Pour fermer la fenêtre d’aide, cliquez sur le bouton Fermer . » Sous chaque lien des rubriques d’aide trouvées, vous visualisez un lien grisé correspondant à l’arborescence des catégories de la rubrique d’aide. Sur l’écran qui suit, le rubrique Créer un formulaire double affichage est classée dans la catégorie Formulaires.
