Cours Base de donnée Microsoft Access à télécharger


Télécharger Cours Base de donnée Microsoft Access à télécharger
11 étoiles sur 5 a partir de 1 votes.
Votez ce document:

Télécharger aussi :


Cours Base de donnée Microsoft Access 2007

...

DEFI NITIO N

Access : "L'armoire de classement en informatique"

Access est associé aux logiciels de la famille des S.G.B.D.R. (Système de Gestion de Base de

Données Relationnelle).

Cela permet des gérer des volumes importants de données, répartis par nature dans des entités (les clients, les fournisseurs, les produits…).

Les relations mises en œuvre entre ces entités nous permettront ensuite d'effectuer des recherches, d'afficher à l'écran ou d'imprimer des éléments répartis dans ces différentes entités.

  1. POURQUOI EXC EL ET POU RQUOI ACC ESS

Le mode filtre dans Excel permet de gérer une base qui ne contiendra qu'une seule table. L'impression sera uniforme.

Access intervient si l'on doit gérer des données réparties dans plusieurs tables avec éventuellement des requêtes à mémoriser et des modes d'impression divers et variés.

  1. INTERET D’UN SGBD R

Le principe d'un SGBDR est de ne jamais saisir des informations redondantes.

Si les coordonnées du client ont déjà été saisies, lors de l'enregistrement de sa commande, on ne va affecter à la commande que le code client qui permettra par le jeu des relations de retrouver toutes ses coordonnées.

Par le travail avec les requêtes, nous pourrons avoir à tout moment, la liste exacte des commandes passées par le client ayant pour code C1. Le nom aurait été une mauvaise clé, puisque plusieurs clients peuvent avoir le même nom.

Les formulaires et états permettront d'avoir une vision simultanée sur plusieurs tables (les tables dans Access le permettent aussi).

Des informations communes pouvant se trouver sur plusieurs tables, la RELATION permettra d’établir une liaison entre ces enregistrements.

  1. SIX TYPES D’O B JETS

Des TABLES pour stocker les données.

Des REQUETES pour rassembler les données requises provenant d’une ou plusieurs tables. Des FORMULAIRES pour afficher les données provenant de tables ou de requêtes pour les lire, les modifier ou saisir de nouvelles données.

Des ETATS pour imprimer les données ou les analyses. Des MACROS pour automatiser des tâches.

Des MODULES pour stocker le code Microsoft Access Basic que vous pouvez rédiger pour personnaliser, optimiser ou étendre votre base de données.

  1. PR ESENTATIO N GENERAL E D ES O BJET S
  2. . U n e T a b l e

Une table est un ensemble de données relatives à un sujet spécifique.

Les tables organisent les données en colonnes (CHAMPS) et en lignes (ENREGISTREMENTS). Chaque champ contient un élément d’information sur une fiche. Chaque enregistrement contient l’ensemble des informations relatives à une fiche.

  1. . U n e R e q u ê t e

Une requête est une question que l’on pose à la base de données. La réponse est fournie dans une feuille de réponses dynamiques.

On peut : Afficher des données reliées provenant de plusieurs tables

Modifier des valeurs dans la feuille de données de la requête et mettre à jour la table

  1. . U n F o r m u l a i r e

Un formulaire sert à afficher et à modifier des informations dans la base enregistrement par enregistrement.

Les données proviennent généralement d’une table ou d’une requête. Il est composé de CONTROLES tels que des zones de texte, des cases à cocher, des listes déroulantes. On peut y rajouter des éléments graphiques.

Pour créer un formulaire on peut utiliser les assistants qui poseront les contrôles par défaut et vous pourrez personnaliser le formulaire.

  1. . U n E t a t

Les états servent à afficher et à imprimer des informations de votre base de données.

Il est possible d’effectuer des regroupements sur plusieurs niveaux et d’établir des calculs. Les données d’un état proviennent généralement d’une table ou d’une requête.

  1. . U n e M a c r o

Une macro est un ensemble d’actions automatisées.

Celles-ci permettront d’automatiser des tâches et pourront être attachées à des contrôles, à des formulaires, des états.

Le conseiller peut aider à rédiger des macros simples.

  1. . U n M o d u l e

Les modules sont des unités de codes rédigées dans le langage Access Basic.

On peut écrire et utiliser des modules pour automatiser et personnaliser la base de données d’une manière très recherchée.

I I . L A T A B L E

  1. DEFI NIR L A ST R UCTURE DES TAB LES

Une table est un ensemble de données relatives à un sujet spécifique.

Les tables organisent les données en colonnes (CHAMPS) et en lignes (ENREGISTREMENTS). Chaque champ contient un élément d’information sur une fiche. Chaque enregistrement contient l’ensemble des informations relatives à une fiche.

  1. . D e u x m o d e s d e v i s u a l i s a t i o n :

Mode création (action sur la structure de la table) Mode feuille de données (action sur les données)

  1. . P a r t i c u l a r i t é s d e s c h a m p s

֠ Utilisez la touche F1 pour obtenir des l’aide pour chacune des propriétés à personnaliser.

Nom du champ : 64 caractères maximum, codes interdits. ! [ ].

Espace, accent non recommandés. Nom court et simple

Type de données : Nature de la donnée à saisir dans le champ

Texte : Réservé pour les libellés, maxi 255 caractères

Mémo : Texte long de 32000 car maxi, ils ne peuvent pas être indexés.

Numérique : Type numérique

Date/heure : Type numérique date ou heure

Monétaire : Type numérique, précision jusqu’à 15 chiffres à gauche de la virgule et 4 à droite.

NuméroAuto : Nombre automatiquement incrémenté par Access à chaque nouvel enregistrement. On ne peut pas les mettre à jour.

Oui/Non : Type de données pouvant être Actif ou Inactif (case à cocher).

Ils ne peuvent pas être indexés.

Liaison OLE : Pour lier l’enregistrement à une image (visible en formulaire et état). Ils ne peuvent pas être indexés.

Pièce jointe : Permet de pointer un ou plusieurs fichiers

Lien hypertexte: Pour permettre une saisie d'adresse qui sera liée directement aux pages citées.

  1. . P l u s e n d é t a i l s u r l e s c h a m p s
  2. a) Type de données TEXTE

Format : Paramétrage d’un format automatique à appliquer après la saisie des données. Personnalisation pour n’importe quel type de données :

@ Caractère de texte (caractère ou espace) requis.

& Caractère de texte non requis.

< Force tous les caractères en être en minuscule.

> Force tous les caractères en être en majuscule.

Format Données mémorisées Données affichées

@@@[email protected]@[email protected]@@@ 465043799 465-04-3799

@@ @@ @@ @@ @@ 0478505050 04 78 50 50 50

> durand DURAND

< Durand Durand

Masque de saisie : Permet de prédéfinir le mode de saisie dans le champ, il remplace le format. Ce masque peut être définit par l’assistant (…situé à droite de la propriété).

0 Chiffre obligatoire de 0 à 9 9 Chiffre facultatif de 0 à 9

L Une lettre obligatoire ? Une lettre optionnelle

A Chiffre ou lettre obligatoire a Chiffre ou lettre facultatif

\ Caractère suivant comme un caractère littéral

Légende : Noms qui remplacent le nom des champs dans les tables en mode de données ou pour les étiquettes des contrôles dans les formulaires et états.

Valeur par défaut : Valeur automatique proposée par défaut

=Date() pour obtenir le date

=Temps() pour l’heure

=Date()+Temps() pour la date et l’heure

Valide si :      Permet de définir des règles de validation pour une table. Contient une valeur ou une expression.

>100 Entre 10 et 50 Entre A* et C* <>0

Message si erreur : Texte Libre qui s’affichera dans une boite de dialogue en cas de saisie non acceptée par la propriété valide si.

Les deux propriétés ci-dessous agissent en binôme

Null interdit : Oui => le champ exige une valeur Non => aucune valeur exigée

Chaîne vide autorisée : Oui autorise éventuellement l’espace à la place d’une saisie

Exemple le plus restrictif dans la saisie : Oui sur Null interdit et Non sur chaîne vide autorisée => seule une saisie significative sera acceptée.

Indexé : Permet d’appliquer un index sur ce champ en cas de recherche fréquente. On peut indexer avec ou sans doublon.

  1. b) Type de données MEMO

Le principe est le même que pour le texte sauf que ce type est destiné à de la saisie de commentaires.

 Taille du champ :

  1. c) Type de données NUMERIQUE

Octet : nombre compris entre 0 et 255 (1 octet) Entier : Entre -32000 et +32000 (2 octets)

Entier long : Entre -2 milliards et +2 milliards (4 octets)

Réel simple : Précision sur 6 chiffres après la virgule (4 octets) Réel double : Précision sur 10 chiffres (8 octets)

  1. d) Type de données MONETAIRE

Type identique au numérique avec le choix du monétaire. Ce type est recommandé dans le cas de calcul contenant des décimales et nécessitant des arrondis très précis.

  1. e) Type de données DATE / HEURE

Format : On peut personnaliser le format ou choisir dans la liste des formats.

Date, général : Affiche Date et/ou heure suivant la frappe Autres formats expliqués par un exemple

Le paramétrage utilise la codification suivante :

  1. f) Type de données NumérAuto

Permet d’incrémenter en automatique un champ pour chaque nouvelle ligne. Cela permet entre autre de définir une clé primaire sur un champ indépendant et automatique. Cela permet d’établir des relations entre table sur un champ géré indépendamment des autres champs.

֠ Pour établir une relation sur un compteur

Il faut déclarer le champ de type NuméroAuto sur la table côté 1

Il faut déclarer le champ de type Numérique avec le format Entier Long sur les tables liées

  1. g) Type de données OUI / NON

Permet d’utiliser des cases à cocher    avec deux valeurs possibles (VRAI ou FAUX)

  1. h) Type de données LIAISON OLE

Permet de mémoriser des liens OLE avec un fichier contenant une image. Cette image ne sera pas visible dans les tables mais dans les formulaires et états.

  1. i) Type de données LIEN HYPERTEXTE

Permet de mémoriser des liens vers une page web, une adresse e-mail ou un fichier.

  1. j) Type de données PIECE JOINTE

Permet de mémoriser des liens pour ouvrir un ou plusieurs fichiers associés. Attention, la modification de la pièce jointe devra être obligatoirement demandée par Access. La pièce jointe est stockée directement dans la base. La base peut rapidement avoir une taille volumineuse.

  1. GESTION DES D ONNEES DANS L A T ABL E
  2. . L e s e n r e g i s t r e m e n t s

La table doit être obligatoirement enregistrée pour permettre la saisie

Tabulation ou Entrée Champ situé à droite

Shift Tabulation Champ situé à gauche

F2 Mode Sélection ou Mode modification

 Début de ligne (mode sélection) ou début de champ (mode modification)

Fin Fin de ligne (mode sélection) ou Fin de champ (mode modification)

CTRL  1er champ du 1er Enregistrement

CTRL Fin

֠ L’enregistrement est automatiquement sauvegardé sur disque dès que l’on quitte la ligne de saisie

  1. a) Annulation en cours d’enregistrement

Echap : annule champ en cours

2ème Echap : annule enregistrement en cours

֠ Dans le cas où une règle de validation est violée, on ne pourra quitter la ligne qu’après une saisie correcte ou l’annulation complète de la saisie de l’enregistrement en cours (2 fois Echap)

  1. b) Recherche d’occurrence

Une recherche d’occurrence pourra être appliquée dans un champ de la table ou sur la table complète

1/ Sélectionnez la colonne concernée par la recherche (optionnel) 2/ Clic sur le ruban Accueil et le bouton ou clic droit– Rechercher l’occurrence recherchée

  1. c) Supprimer un enregistrement

1/ Sélectionnez le ou les enregistrements voulus

On peut aussi taper dans la barre en bas de l’écran

 2/ Activez la touche Suppr ou le ruban ACCUEIL– Supprimer l’enregistrement Il faudra confirmer la suppression dans une boîte de dialogue

  1. d) Modifier la présentation de la table

La présentation restera très austère, néanmoins vous pourrez modifier les éléments suivants :

  1. e) Mise en page

La mise en page est restreinte (marges – orientation papier)

Bouton Office – Aperçu avant impression – bouton Mise en page

  1. f) L’impression

Bouton Office - Impression Impression sélective :

1/ Sélectionnez les enregistrements sur la feuille de données, 2/ Fichier – Imprimer et activez l’option    Sélection

  1. g) Tri des enregistrements

Le tri peut porter sur plusieurs champs, mais il est appliqué en priorité de gauche à droite 1/ Clic sur la colonne servant de clé de tri

2/ Clic sur le bouton pour un tri croissant ou             pour un tri décroissant 3/ Clic  sur le bouton Effacer      tri

  1. . G e s t i o n g é n é r a l e d e l a t a b l e
  2. a) Copier - Coller

Il est possible de copier un champ/ou un enregistrement pour le coller dans un autre (Menu ou Bouton)

La copie peut s’effectuer en ligne ou en colonne entre les tables

  1. b) Copier – Coller par ajout

1/ Sélectionnez l’enregistrement à copier et Accueil – Copier 2/ Activez le menu Ruban accueil – Coller par ajout

Avant de quitter l ‘enregistrement il faut modifier le contenu du champ de la clé primaire pour éviter les messages d’erreurs liés à la saisie d’un doublon.

  1. c) Déplacement d’une colonne

1/ Sélectionnez la colonne et lâcher le clic

2/ Cliquez sur la barre grise de la colonne sélectionnée et glisser vers le point d’insertion.

  1. d) Masquer une colonne

1/ Sélectionnez la colonne

2/ Ruban Accueil – groupe enregistrements – commande plus Ou Clic droit – Masquer

  1. e) Afficher les colonnes masquées

1/ Ruban Accueil – groupe enregistrements – commande plus Clic droit – Afficher les colonnes

  1. f) Figer une ou plusieurs colonnes à l’écran

1/ Sélectionnez les colonnes (en continu)

2/ Ruban Accueil – groupe enregistrements – commande plus – Figer les colonnes

Pour les libérer choisir le menu Ruban Accueil – groupe enregistrements – commande plus – libérez les colonnes

֠ Les colonnes libérées ne se repositionnent pas à leur place d’origine

  1. g) Modifier la police

Toute la table subira les mêmes attributs Accueil – Police

  1. h) Filtrer une table

Le filtre permet de modifier provisoirement le tri d’une table avec plusieurs clés possibles. Cela permet aussi de définir des critères pour n’afficher que  les  enregistrements répondants à ces critères.

On peut filtrer directement sur la colonne (cf pratique sur Excel)

Le bouton « Options avancées » pour utiliser d’autres techniques de filtre

Dont Filtre/ Tri avancé pour activer l’assistant requête

  1. i) Supprimer une table

1/ Fermer la table à supprimer

2/ Sélectionnez la table et Clic droit – Supprimer

֠ Dans le cas de relation avec option Intégrité référentielle, il sera nécessaire de supprimer la relation, pour pouvoir supprimer la table.

I I I . C L E S P R I M A I R E S

Une clé primaire est un champ ou une combinaison de champs qui désigne de manière unique chaque enregistrement d'une table.

La clé primaire permettra d’établir des relations par défaut entre tables. D’autre part, elle accélère l’extraction des données.

Cette clé permettra aussi dans Access d'établir les jointures entre les tables.

Exemple de clé :

Code client qui permet d'identifier de manière unique un client. N° Sécurité sociale

Référence produit

Code client Nom Adresse CP …

C01 DURAND Place de la gare 69001

C02 DURAND 18 rue de la mairie 69600

C03 DURAND 18 rue de la bourse 69002

Le nom ne permet pas une identification unique du client, son code le permet

  1. . R e c h e r c h e p a r l a c l é p r i m a i r e :

Imaginez-vous dans un service d'une société de vente par correspondance qui travaille sur toute la France. Le client Michel Dupont a déménagé et vous appelle pour modifier son adresse.

Il a oublié son code client, vous allez devoir rechercher par son nom. Vous allez devoir ensuite défiler les clients du nom DUPONT pour arriver sur Michel, et pour finir trouver la bonne ville, la bonne adresse !

Imaginez maintenant cette même recherche sur le code client, vous allez chercher sur une seule colonne et vous n'aurez plus qu'à lui demander s'il s'appelle bien Monsieur Michel DUPONT…

  1. . C r é a t i o n d ’ u n e c l é

Si vous ne définissez pas vous même une clé, Access propose lors du 1er enregistrement de la table de la rajouter, il rajoute un champ contenant un incrément automatique.

Sélectionnez la ligne ou les lignes par CTRL et cliquez sur le bouton

Ou Ruban Outils de tables – création – bouton Clé Primaire  

֠ Pour une clé primaire composée, il est conseillé de créer une clé nommée manuellement dans la fenêtre des index et de choisir les champs ainsi que l’ordre d’intervention de ces champs dans la clé.

  1. . S u p p r i m e r l a c l é p r i m a i r e :

Activez le menu Ruban Outils de tables – création – bouton Index Sélectionnez la ligne de la clé primaire

Activez la touche Suppr

  1. . C l é s u r d e u x c h a m p s :

Sélectionnez d'abord les deux champs (CTRL si sélection discontinue) Clic sur le bouton Clé primaire.

  1. . P a r t i c u l a r i t é s d e l a c l é p r i m a i r e :

Cette clé est déclarée comme champ indexé sans doublon.

Champ indexé : champ inscrit dans la table des index dans Access. Cela permet d'accélérer la recherche sur ce champ.

Sans doublon : Deux enregistrements dans cette table ne pourront pas avoir la même valeur dans le champ déclaré en clé primaire.

I V . R E L A T I O N S E N T R E L E S T A B L E S

  1. . P r i n c i p e g é n é r a l

Le principe d'un SGBDR est de ne jamais saisir des informations redondantes.

Si les coordonnées du client ont déjà été saisies, lors de l'enregistrement de sa commande, on ne va affecter à la commande que le code client qui permettra par le jeu des relations de retrouver toutes ses coordonnées.

Code client (clé primaire) Code client (clé étrangère) Table père Table fils

Le code client de la table client (table père) est déclaré clé primaire

Le code client dans la table des commandes (table fils) est déclaré clé étrangère (on peut lui associer un # pour bien le spécifier visuellement).

Un client (côté UN) peut passer plusieurs commandes (Côté infini).

Par le travail avec les requêtes, nous pourrons avoir à tout moment, la liste exacte des commandes passées par le client ayant pour code C1. Le nom aurait été une mauvaise clé, puisque plusieurs clients peuvent avoir le même nom.

Les formulaires et états permettront d'avoir une vision simultanée sur plusieurs tables (les tables dans Access 2007 le permettent aussi).

Des informations communes pouvant se trouver sur plusieurs tables, la RELATION permettra d’établir une liaison entre ces enregistrements.

Exemple : le code client permet de relier la table client contenant les adresses à une table des commandes contenant uniquement les commandes passées par les clients. Cela évite de ressaisir pour chaque commande les coordonnées complètes du client. Les redondances évitées permettent un gain de place ainsi que l’assurance d’une mise à jour des informations sûre et efficace.

Les relations peuvent être définies par défaut entre les tables ou occasionnellement dans les requêtes. Elles facilitent la lecture de la base de données par Access et la création des autres objets (Requêtes, Formulaires, Etats)

Les relations standards sont les relations de type Un à plusieurs, qui signifie que chaque enregistrement de la table père peut être associé à 1 ou plusieurs enregistrements de la table fils.

Les champs reliés doivent avoir le même Type de données (et même format pour du numérique)

Exception à la règle : Le champ de type Compteur (Table père) sera relié à un champ de type Numérique – Entier Long dans la table fils pour autoriser une relation de type 1 à plusieurs.

  1. . D é f i n i r l e s r e l a t i o n s

֠ Des relations peuvent être générées dans les requêtes mais ne permettent pas d’accéder au paramètre sur la gestion de l’intégrité référentielle.

1/ Fermer toutes les tables

2/ Menu OUTILS DE BASES DE DONNEES – RELATIONS

3/ Choisir par double-clique les tables ou requêtes voulues et fermer la fenêtre

4/ Cliquez sur le champ de la table père et faire glisser la souris vers le champ correspondant dans la table fils.

5/ Activez l’option Appliquer l’intégrité référentielle dans la mesure ou vous désirez interdire la saisie d’une valeur dans le champ de la clé étrangère de la table fils qui n’a pas encore été saisi dans le champ de la clé primaire de la table père.

6/ Activez éventuellement les options mettre à jour en cascade et /ou Effacer en cascade.

METTRE A JOUR EN CASCADE

Si actif : La modification de la valeur de la clé primaire dans la table père implique la modification de la clé étrangère dans la table fils.

Si inactif : Il n’est pas possible de modifier le contenu d’une clé primaire dans la table père.

EFFACER EN CASCADE

Si actif : La suppression d’un enregistrement côté table père implique la suppression de tous les enregistrements côté table fils.

Si inactif : La suppression d’un enregistrement côté table père est interdite.

Le bouton Type de jointure permet d’affiner le sens de la relation

Une relation de Un à un peut être utilisée dans le cas ou des informations de même nature doivent être saisies dans des tables différentes pour des raisons d’organisation de la base de données, de confidentialité des données. Il est plus simple de gérer ces données dans la même table.

֠ Il est possible de ne rien saisir côté table fils dans la clé externe sauf si spécifications dans les propriétés de ce champ. Cela permet de pouvoir finir un enregistrement sur la table fils même si la table père n’a pas été actualisée.

  1. . G e s t i o n d e s r e l a t i o n s

L’établissement de ces relations interdira aussi la suppression des tables liées. Celle-ci devra être précédée d’une suppression des relations.

La fenêtre des relations permet de sélectionner certaines tables et de demander l’affichage des relations directes ou indirectes avec les tables choisies. La suppression d’une table de la fenêtre ne modifie en rien les relations établies.

V . L A R E Q U E T E

Une requête permet de définir des critères de sélection afin d'afficher les données qui vous intéresse dans la base. Une requête peut être basée sur une ou plusieurs tables en même temps.

  1. PRI NCIPES G ENERAU X

La requête est une question posée à la base de données

Elle permet de lire dans une même feuille de réponse des données provenant de tables différentes, et de pouvoir extraire les informations voulues répondant à des critères.

Elle permet de servir d’intermédiaire entre une ou plusieurs tables et les formulaires et états.

Elle permet de créer des calculs sur les champs, ces nouveaux champs calculés seront vus par les formulaires ou tables reliés comme un champ normal de table.

Elle permet d’agir sur des tables en vue de modification, de suppression ou de rajouts automatisés.

Elle permet la modification des données d'une table (correspond au mode filtre d'une table)

Plusieurs types de requête :

Requête SELECTION

Requête ACTION (Mise à jour, Ajout, Création de table, Suppression) Requête ANALYSE CROISE pour des analyses à double entrée

  Une fois la requête définit, le menu Outils de requête – Exécuter ou le bouton permettra d'afficher une feuille de données contenant les enregistrements sélectionnés.

  1. CREATIO N D’UNE R EQU ETE

1/ Afficher le ruban Créer – groupe Autre 2/ Cliquez sur le bouton Création de requête

3/ Choisir la ou les tables voulues, on une autre requête L’écran en mode création de la requête est le suivant :

Les tables impliquées

Les champs voulus Le ou les critères

Les champs voulus dans la feuille de réponse sont à insérer de préférence dans l’ordre voulu. Il sera néanmoins possible de les afficher dans un ordre différent sur la feuille de réponse.

Chaque champ inséré pourra être trié en ordre croissant ou décroissant (ligne Tri). Les priorités sur les clés seront définies par l’ordre d’insertion des champs dans les colonnes de la grille d’interrogation (de gauche à droite).

   Un champ peut être posé sur la grille d’interrogation (pour servir de critère) et ne pas être affiché sur la feuille de réponse

Le bouton Exécuter pour obtenir la feuille de données contenant les réponses Le bouton Affichage permet de choisir le mode d’affichage de la requête

...

Il est conseillé de taper les mots réservés Access en minuscule, ils seront convertis avec la 1ère lettre du mot en majuscule (pas => Pas)

  1. a) Les critères de comparaison :

> Strictement supérieur >= Supérieur ou égal

< Strictement inférieur <= Inférieur ou égal

<> Différent de

Le caractère * utilisé dans un critère sur une date déclenche une analyse de la date comme du texte. Il faudra alors respecter le même format que celui déclaré dans la table

Ex : */05/2009 pour rechercher tout mai 2009

La requête contenant plusieurs critères sur la même ligne va extraire les enregistrements répondants simultanément à tous les critères.

La requête contenant plusieurs critères sur la même colonne va elle extraire tous les enregistrements répondants à l'un ou l'autre des critères ou à tous.

  1. b) Requête paramétrée

Quand le critère varie à chaque ouverture de la requête, on définit une variable en lieu et place. Le critère sera saisi dans une boite de dialogue à l’ouverture.

Pour permettre de saisir des critères de sélection dans des boites de dialogue à l'ouverture directe ou indirecte d'une requête. A la place du critère, on tape un libellé entre [] qui est le nom du paramètre et qui permet de définir en même temps le texte de la boite de dialogue.

Dans la ligne critère du champ à renseigner, tapez :

[Entrez la valeur voulue pour ce champ] pour extraire une donnée

Comme [Entrez la valeur voulu] pour extraire une donnée et pouvoir utiliser dans la boite d'entrée les caractères de remplacement (ex : * pour tous)

Entre [Saisir la 1ère valeur] Et [Saisir la dernière valeur] pour extraire une sélection

Ces paramètres peuvent être utilisés simultanément sur des champs différents.

Il faudra éventuellement les déclarer dans la fenêtre du menu Requêtes – Paramètres dans l'ordre d'apparition voulu et avec le type de données attendu. Pour cela tapez dans la 1ère colonne le nom du paramètre saisi entre les [] et choisir le type dans la 2ème colonne.

  1. c) Champs calculés

Une requête permet de construire et d'afficher des calculs.

Renommer les intitulés de colonne

1/ Dans la ligne champ de la grille d'interrogation, cliquez devant la 1ère lettre du champ

2/ Tapez le nom voulu suivi de :

Exemple :  Livre emprunté : Emprunté

(Nouveau nom) (nom du champ)

Création de calcul

Méthode manuelle

Le calcul s'exprime dans la ligne Champ de la grille d'interrogation sous la forme suivante :

Nom de la colonne : [Champ]opérateur[Autre champ] Ou Nom de la colonne : [Champ]opérateurConstante Exemple : Nom colonne:[Prix unitaire]*[Quantité]*3

֠ Un champ calculé est non modifiable sur la feuille de réponse ou le formulaire attaché à la requête

Méthode avec assistant

L'assistant ouvre le générateur d'expression qui permettra de lier un élément avec un autre élément extérieur. Il servira aussi pour appeler des fonctions prédéfinies d'Access.

Il faut impérativement enregistrer la requête d'utiliser les champs de la requête dans cet assistant.

La 1ère section permet de choisir le type et l'objet concerné ou les fonctions La 2ème section permet de choisir le nom champ ou la catégorie de la fonction La 3ème section permet de sélectionner la fonction voulue

Cet  assistant  est utilisable dans la définition  des critères pour  le  lier  à  des

֠ éléments externes à la requête en cours (exemple : critère saisi dans le contrôle d'un formulaire).

Formater les résultats

Un champ peut être formaté dans la requête

1/ Clic sur le bouton "Feuille de propriétés" ou 

2/ Choisir le format et/ou dans la propriété légende tapez éventuellement le libellé de la colonne.

  1. . L e s t yp e s d e r e q u ê t e
  2. a) Requêtes Actions : 4 types

Requête création de table

Une table sera automatiquement créer lors de son exécution. Si une table

du même nom existe déjà, elle sera écrasée après confirmation dans une boite de dialogue.

Requête ajout

Les enregistrements sélectionnés seront ajoutés à une table existante. (Attention à la gestion automatique des clés dans la table de destination).

Requête mise à jour

Les enregistrements sélectionnés seront mis à jour dans la table concernée. La formule ou les nouvelles données se tape dans la ligne Mise à jour.

Requête suppression

Les enregistrements sélectionnés seront supprimés.

  1. b) Manipulation de ces 4 requêtes :

1/ On génère la requête sélection avec les champs et les critères de sélection 2/ On exécute une fois la requête pour vérifier la cohérence des critères

3/ On choisit dans le menu Requête le type de requête voulu et on termine l'information de la requête suivant la nature de celle-ci.

4/ On exécute la requête par le menu Outils de requête – Exécuter ou

On peut afficher la feuille de données qui va être concernée par cette requête sans l'exécuter immédiatement.

  1. c) Requêtes Analyse croisée :

Elles permettent de construire un tableau à double entrée. Elles serviront à effectuer des analyses chiffrées ou à définir les entrées d'un graphique. Ces tableaux croisés peuvent être générés dans Excel.

Trois données à définir : Un ou plusieurs champs en ligne, un champ en colonne et un champ en valeur.

֠ Une 2ème entrée en ligne peut permettre de demander une somme sur un champ et ainsi d'obtenir le cumul par champ entré en ligne.

  1. d) Regroupement dans une requête

Le regroupement permet de masquer des lignes de détail pour des informations identiques. Seuls les champs concernés doivent être insérés dans la grille d'interrogation.

1/ Choisir les champs

2/ Clic sur le bouton  ou le menu Outils de requête - Créer – Totaux 3/ Dans la ligne Opérations choisir le type d'opérations à appliquer.

L'option Où permettra d'insérer un champ non affiché et de poser un critère sur ce champ

  1. e) Requête SQL

Access reconnait le mode SQL. Attention, la syntaxe utilisée est quelques peu différentes de celle utilisés par les bases de données SQL.

1/ On définir sa requête en mode QBE 2/ On peut ensuite passer en mode affichage SQL

3/ Ce qui nous donne le résultat en mode SQL sur Access

֠ On peut activer l’option Direct SQL et utiliser la syntaxe SQL

V I . L E F O R M U L A I R E

Un formulaire est un écran personnalisé qui permet de saisir ou de visualiser les données d'une ou plusieurs tables. Il permet de choisir individuellement la position des éléments, leur style, le fond d'écran.

Les données sont toujours stockées dans les tables.

On peut créer plusieurs formulaires pour une même table, cela permet ainsi de personnaliser la saisie des informations en fonction de "l'utilisateur".

Trois modes d'affichage :

Mode création : pour modifier la structure

Mode formulaire : pour saisir dans un écran personnalisé

Mode feuille de données : pour saisir ou visualiser en mode tableau

  1. CREATIO N DU F ORMU LAIR E

Il est conseillé d'effectuer la création par l'assistant et ensuite de le personnaliser. 1/ Clic sur l'onglet des formulaires

Choisir la création par assistant

- Colonne simple (un enregistrement maximum par page écran)

- Continu (colonne simple en continu)

- Tableau (étiquettes des champs en haut et enregistrements les uns sous les autres)

- Tableau croisé dynamique

Ajouter les champs voulus dans le formulaire

> Pour ajouter le champ sélectionné < pour enlever le champ

>> Pour ajouter tous les champs << pour enlever tous les champs 2/ Enregistrer le formulaire

  1. PERSONNALISER L E FOR MUL AIR E
  2. . M o d e f o r m u l a i r e

Permet de saisir les données, les visualiser.

Pour naviguer dans les enregistrements 1er enregistrement   précédent

  Suivant   dernier  Nouvel enregistrement

  Pour une recherche rapide   Bouton actif si un filtre est mis en place : Permet d’activer ou désactiver le filtre choisi

  1. . M o d e p a g e

Le ruban Réorganiser pour la gestion des contrôles

Redéfinir l'ordre de tabulation

L'ordre de tabulation va permettre de définir l'ordre de déplacement du curseur en saisie. Par défaut, cet ordre dépend de l'ordre de création des contrôles et non de sa position.

Ruban – Réorganiser - Ordre de tabulation

Clic sur le bouton automatique

Ou Sélectionnez la ligne à déplacer, lâchez le clic et déplacer la ligne vers le point d'insertion voulu.

֠ On peut aussi modifier l’ordre de tabulation dans le mode création.

  1. . M o d e c r é a t i o n

En mode création le formulaire peut être entièrement paramétré

  1. a) Un formulaire est constitué de sections :

Entête de formulaire (haut du formulaire, 1 par formulaire)

Entête de page (visible à l'impression, 1 par page)

Détail (1 section par enregistrement)

Pied de page (visible à l'impression, 1 par page)

Pied de formulaire (bas du formulaire, 1 par formulaire)

  1. b) Un formulaire est constitué de contrôles :

Ils permettront de saisir des informations de nature différente.

3 Types de contrôles :

Contrôle dépendant : Il sera associé à un champ d'une table ou d'une requête Contrôle indépendant : Il contiendra du texte, une image fixe ou une valeur non stockée dans la base

Contrôle calculé : Il contiendra une expression qui pourra combiner un champ et/ou des constantes

Pour modifier la nature d'un contrôle, il faudra supprimer l'ancien et en reposer un nouveau.

La plupart des contrôles sont constitués de deux éléments : L'étiquette qui pourra être renommée ou supprimée et le contrôle qui mettra à jour le champ associé.

  1. c) Description des contrôles

  Sélectionne les éléments encadrés. Un objet touché sera sélectionné. La sélection peut aussi s'effectuer à l'aide de la touche SHIFT (Sélection discontinue)

  L'assistant contrôle doit être actif si vous désirez utiliser les assistants lors de la création de certains contrôles (liste déroulante, case à option, boutons de commande)

  Affiche un texte. Etiquette indépendante d'un champ. CTRL ENTREE pour saisir dans deux lignes.

  Les zones de texte peuvent contenir des expressions ou être associées à un champ d'une table ou d'une requête.

Elles peuvent afficher plusieurs lignes de données Elles peuvent des contenir des expressions

Elles peuvent être dotées de barres de défilement

  Contrôle groupe d'options. Cette zone sera associé obligatoirement à un champ de type numérique (1,2,3…) correspondant au numéro de l'option choisie. L'assistant en facilite la création.

  L'option est utilisée pour rajouter à un groupe déjà posé une option supplémentaire. Sinon les options se définissent lors de la création du groupe.

  La case à cocher sera associée à un seul champ de type Oui/Non et permettra d'activer ou de désactiver l'option voulue.

  Bouton bascule. Idem que les options ou cases à cocher. Diffère par l'apparence. On peut les utiliser dans un groupe d'options.

  La liste modifiable permet de choisir une donnée dans une liste déroulante saisie manuellement ou associée à une table ou une requête. Cette liste est dite modifiable si on autorise la saisie de données absentes de la liste.

  La zone de liste permet de choisir une donnée dans une liste saisie manuellement ou associée à une table ou une requête. Aucune donnée non prévue dans la liste ne pourra être saisie.

  Le graphique permet d'exprimer les données sous forme de graphique.

  Cadre d'objet indépendant qui permet d'insérer une image fixe dans les formulaires ou états.

  Cadre d'objet dépendant qui permet d'afficher une image, un graphique ou tout objet stocké dans une table Access. Ce type de contrôle est associé à un champ de type OLE

  Contrôles sous-formulaires, sous états. Il permet d'incorporer un autre formulaire ou état dans un déjà existant. (très utilisé dans les relations 1 à n). Maximum de 2.sous objets dans le formulaire principal.

  L'outil rectangle permet de dessiner des rectangles ou carrés (SHIFT pour obtenir un carré)

  L'outil trait pour tracer des traits (SHIFT pour obtenir un trait droit ou à 45°)

  L'option Saut de page permet d'insérer un saut dans une section. Pour insérer le saut avant ou après la section, il est conseillé de passer par les propriétés de la section.

  Insérer un champ de type Lien hypertexte

  Insérer un champ de type pièce jointe

  Bouton de commande pour associer un bouton à une macro ou à un événement.

  1. d) Insérer un contrôle

Si ce contrôle doit être associé à un champ d'une table ou d'une requête : 1/ Choisir le menu Mode Création – Ruban création

2/ Choisir dans la boite à outil le type de contrôle à créer

3/ Sélectionnez le nom du champ à associer à ce contrôle et cliquez glisser vers le formulaire

֠ La zone pointée correspond à l'emplacement du contrôle et non de son étiquette. Si le contrôle est indépendant, on le pose directement sans passer la liste des champs.

  1. e) Déplacer les contrôles

Clic sur un carré ou sur le bord pour choisir l'élément du contrôle à déplacer.

Etiquette Contrôle Les deux seule seul

  1. f) Couleurs des contrôles et du texte

La palette des couleurs est accessible par le menu Ruban-Création. Elle servira à modifier le type et l'épaisseur de la bordure encadrant le contrôle. Nous pouvons choisir la couleur du texte, la couleur du fond (ou bouton transparent pour l'ignorer), la couleur de la bordure (ou bouton transparent). Il est possible aussi d’effectuer des mises en forme conditionnelles.



397
x