Cours Access Complet en PDF


Télécharger Cours Access Complet en PDF
3.73.7 étoiles sur 5 a partir de 16 votes.
Votez ce document:

Télécharger aussi :


INTRODUCTION AU SYSTÈME D'INFORMATION  

l EXEMPLE D'ORGANISATION 

§ VENTE DE PRODUITS (FRUITS, LÉGUMES) PAR UNE COOPÉRATIVE  

Produits achetés à un producteur et revendus à des clients 

§ DIFFÉRENTES ACTIVITÉS  

Achat de lot à un producteur, vente de produit à un client,  suivi de l'évolution des stocks, etc.  

§ INFORMATIONS  

Identification des produits avec prix de vente, d'achat et quantités, coordonnées des producteurs et des acheteurs, etc. 

l UN SYSTÈME D'INFORMATION 

§ UNE REPRÉSENTATION OPÉRATIONNELLE DE LA RÉALITÉ   

Données (informations associées aux activités de l'organisation) 

+  Outils (manipulation des données, aide à la décision) 

SYSTÈME D'INFORMATION : RÉALISATION 

 

AUTOMATISATION DU FONCTIONNEMENT D'UNE ORGANISATION

§ UNE APPLICATION SUR LE POSTE DE TRAVAIL 

Manipulations via un formulaire

 

l RÔLE PRIMORDIAL DES DONNÉES 

§ LA BASE DE DONNÉES

Ensemble structuré d'informations cohérentes et pérennes, correspondant ici aux activités d'une organisation 

§ MODÉLISATION DES DONNÉES

Analyse des informations manipulées dans l'organisation avec représentation formelle de leur nature et leur structuration 

§ IMPLÉMENTATION DES DONNÉES

Utilisation d'un système de gestion de base de données (SGBD),  avec des outils pour la manipulation des données

PRÉSENTATION ICI DU CAS D'UNE PETITE BASE AVEC L'OUTIL ACCESS  

SYSTÈME D'INFORMATION : VUE PRATIQUE 

 

A QUELLES SITUATIONS DE LA COOPÉRATIVE CELA CORRESPOND ?

l PRINCIPALES ACTIVITÉS 

§ DU CÔTÉ DES FOURNISSEURS

Enregistrement d'un nouveau lot, fournisseur ou produit

§ DU CÔTÉ DES CLIENTS

Enregistrement d'une vente, d'un nouveau client, 

§ EN INTERNE

Mise à jour du prix d'un produit, rapports, état du stock, etc.

l SUIVI GÉNÉRAL 

§ EXEMPLES DE QUESTIONS

Quel est le prix du kilogramme de pomme ?

Quelle est l'adresse de De La Rue ? 

Y-a-t-il des choux de Chine en stock ? Et combien ?

A qui correspond le numéro de téléphone 01.44.08.16.01 ?

Combien de légumes sont répertoriés ?

Quand est-ce que King King a livré des carottes ?

Combien de lots de brocolis a-t-on enregistré cette année ?

Quelle est le poids moyen des ventes de panais ? 

Y-a-t-il un fruit dont le prix dépasse 10 euros ?

Quels sont les producteurs situés dans les Yvelines ?

Quel est le plus gros stock de produit actuel ? 

LE SYSTÈME D'INFORMATION DOIT RÉPONDRE À TOUS LES BESOINS,QUI  

DOIVENT ÊTRE EXAMINÉS AVANT SA CRÉATION («ANALYSE DES BESOINS »)

EXEMPLES DE MANIPULATION 

CAS D’ACTIVITÉS DE LA COOPÉRATIVE  

§ LISTE DES PERSONNES (ACHETEURS ET-OU PRODUCTEURS)

 

§ ENREGISTREMENT D’UN NOUVEAU PRODUIT

 

§ MODIFICATION DES COORDONNÉES D’UNE PERSONNE

§ ETAT DU STOCK  

 

PRINCIPES DES BASES DE DONNÉES 

Modélisation des données 

Modèle « entité-association » 

Modèle « relationnel » 

 

MODÉLISATION DES DONNÉES 

QUELLES SONT LES INFORMATIONS MANIPULÉES ?

l MODÉLISATION 

§ DONNÉES : INFORMATIONS CORRESPONDANT À DES ÉLÉMENTS RÉELS  exemples : un client, un produit, un fournisseur, un lot, une vente 

§ INVENTAIRE  DES ÉLÉMENTS RÉELS (« ENTITÉS ») liste des données élémentaires rattachées (« attributs ») exemple : produit avec numéro, nom, type (légume ou fruit), prix

§ REPRÉSENTATION DE CHAQUE INFORMATION (« FORMAT ») utilisation de types de données élémentaires (texte, nombre, etc.) exemple : le nom d'un produit est un texte 

§ IDENTIFICATION DE DÉPENDANCES ENTRE ENTITÉS (« ASSOCIATIONS») exemple : une vente s'applique à un seul produit et un seul client, 

avec une date et un prix associés

LA MODÉLISATION DES DONNÉES INTERVIENT DANS LA PREMIÈRE ÉTAPE  

DE LA CONCEPTION DU SYSTÈME D'INFORMATION  

(MODÈLE CONCEPTUEL «ENTITÉ-ASSOCIATION »PRÉSENTÉ ICI)

DONNÉE DU PRODUIT 

MODÉLISATION DE L'ENTITÉ « PRODUIT »

l COMMENT REPRÉSENTER UN PRODUIT ? 

§ DE QUOI A-T-ON BESOIN ?  

Le libellé du produit, exemple : carotte 

Connaître son type, légume ou fruit, exemple : légume 

Connaître son prix de vente (1 kilogramme), exemple : 1 euro 

§ COMMENT IDENTIFIER UN PRODUIT DE MANIÈRE UNIQUE ?  

Identification possible avec son libellé mais risque d'ambiguïté,  et de plus information susceptible d'être modifiée avec le temps, donc plus fiable avec un numéro d'ordre stable associé 

§ REPRÉSENTATION PAR LES ATTRIBUTS  

1)    numéro de produit : nombre entier, l'« identifiant »

2)    libellé : texte

3)    type : texte, soit LEGUME, soit FRUIT 

4)    prix de vente : nombre décimal en euros, exemple : 1,5 (1 euro 50) 

l MODÉLISATION 

Représentation de l'entité « produit » avec la liste de ses attributs

Par convention, l'identifiant est souligné 

MODÉLISATION D'UNE ENTITÉ  

EXEMPLE DU PRODUIT

l ENTITÉ DÉCRITE PAR SES ATTRIBUTS

§ LISTE DES ATTRIBUTS   ensemble des données élémentaires caractéristiques de l'entité  principaux types de donnée possibles : 

-  une valeur numérique avec ou sans partie décimale, éventuellement une valeur monétaire

-  un texte libre (taille maximale fixée en nombre de caractères), ou un libellé parmi quelques valeurs possibles

-  une date et-ou une heure

§ DÉTERMINATION DE L'ATTRIBUT IDENTIFIANT  il sert à identifier de manière unique un exemplaire de l'entité,  il est toujours connu et il ne peut pas être modifié (invariable)

cet attribut identifiant  consiste préférentiellement en un code  ou sinon, de manière générale, on prend un numéro d'ordre

DONNÉE DE LA PERSONNE 

UNE PERSONNE EST SOIT UN PRODUCTEUR, SOIT UN ACHETEUR

l COMMENT REPRÉSENTER UNE PERSONNE ? 

§ DE QUOI A-T-ON BESOIN ?  

La nom de la personne  exemple : De La Rue  

Connaître son adresse dont notamment le code postal et la ville, exemple : 80, bd. J. Jaurès - 92110 - Clichy Connaître son numéro de téléphone  exemple : 01.47.15.30.00

§ COMMENT IDENTIFIER UNE PERSONNE DE MANIÈRE UNIQUE ?  

Identification avec un numéro d'ordre associé 

§ REPRÉSENTATION PAR LES ATTRIBUTS   

1)    num personne : nombre entier, l'« identifiant » 

2)    nom : texte 

3)    adresse : texte 

4)    code postal : texte 

5)    ville : texte

6)    téléphone : texte 

§ MODÉLISATION  

Représentation de l'entité « personne »  

ENTITÉS ET BASE DE DONNÉES

CAS DES ENTITÉS PRODUIT ET PERSONNE  

l TRADUCTION D'ENTITÉ DANS LA BASE DE DONNÉES

§ PRINCIPES  

Définition d'une « table » pour une entité, avec une colonne par attribut et une ligne par élément de donnée (« n-uplet » )

L'identifiant est appelé la « clef » ; il est automatiquement créé un « index » associé dans la base pour la gestion des données

Le « schéma de la table » indique le nom de la table et la liste des attributs, avec la spécification des caractéristiques de chacun : 

-  indication si c'est la clef

-  type de ses valeurs (« domaine ») 

-  donnée obligatoire ou facultative  

§ SCHÉMA DE LA TABLE « PRODUIT »

1)    num_produit : nombre entier (clef) 

2)    libelle : texte, d'au plus 40 caractères 3) type : texte, soit LEGUME, soit FRUIT 

4) prix_vente : nombre à 2 décimales 

§ SCHÉMA DE LA TABLE « PERSONNE »

1)    num_personne : nombre entier (clef) 

2)    nom : texte, d'au plus 40 caractères 

3)    adresse : texte, d'au plus 60 caractères 

4)    code_postal : texte, de 5 caractères 

5)    ville : texte, d'au plus 40 caractères

6)    telephone : texte, de 14 caractères 

UNE BASE DE DONNÉE EST UN ENSEMBLE DE TABLES

TABLES PRODUIT ET PERSONNE 

 

produit

     

num_produit

libelle

type

prix_vente

LEGUME

FRUIT

1

CAROTTE

X

1,00

2

BROCOLIS

X

2,00

3

PANAIS

X

3,00

4

KIWI

X

2,20

l EXEMPLE POUR LA TABLE « PERSONNE »

personne

       

num_personne

nom

adresse

code_postal

ville

telephone

1

DE LA RUE

9, rue Convention

93100

MONTREUIL

01.48.70.60.00

2

KING KING

1, place d'Italie

75013

PARIS

01.44.08.13.13

3

LILI

3, rue Résistance

95200

SARCELLES

01.34.38.20.00

4

CESAR

80, bd. J. Jaurès

92110 

CLICHY

01.47.15.30.00

DONNÉE DE LA VENTE 

LA VENTE D'UN PRODUIT À UNE PERSONNE  

l COMMENT REPRÉSENTER UNE VENTE ? 

§ CARACTÉRISATION D'UNE VENTE

Un produit est vendu à une personne, à une date, avec une quantité et à un prix éventuellement différent du prix du produit (exemple : réduction) Entité pour la vente, avec associations à un produit et à une personne,   et identification impossible de manière unique avec ses informations :  identification par un numéro d'ordre  

§ REPRÉSENTATION    

Entité « vente » : 

1)    num vente : nombre entier, l'« identifiant »

2)    quantité : nombre entier de kilogrammes achetés  3) prix vendu : nombre à 2 décimales du prix vendu 

4) date vente : de la vente (forme internationale : année-mois-jour) et associations avec produit (« vendre ») et personne (« acheter »)

§ MODÉLISATION D'UNE VENTE  

Détermination du nombre d'associations possibles (« cardinalité») pour chacune des entités, sous la forme « minimum, maximum »

1)    vente concerne exactement un produit  à cardinalité ,1

1 produit peut ne pas être vendu ou l'être N fois 1  à cardinalité 0,N 1 vente concerne exactement une personne  à cardinalité 1,1

1 personne peut ne pas acheter ou le faire N fois  à cardinalité 0,N  

DONNÉE DE LA VENTE (SUITE)

 

l REPRÉSENTATION DES ASSOCIATIONS POUR LA VENTE 

Association représentée par un polygone avec son nom à l'intérieur,  et les cardinalités notées sur les branches vers les entités

ASSOCIATION VENTE ET BASE DE DONNÉES

 

Définition d'une table pour l'association, où chaque entité impliquée est représentée par sa clef ; ici, clefs d'entités associées : numéro du produit vendu et numéro de la personne acheteuse Schéma de la table « vente »:

1)    num_vente : nombre entier (clef)

2)    ref_produit : numéro d'identification dans la table « produit »

3)    ref_acheteur : numéro d'identification dans la table « personne »

4)    quantite : nombre entier de kilogrammes achetés 

5)    prix_vendu : nombre décimal du prix vendu en euros

6)    date_vente : de la vente 

l EXEMPLE DE TABLES

Exemple : vente n° 1 de 30 Kg de brocolis à Lili le 27/12/2005 au prix de 1 € 90 le kilogramme

 

DONNÉE DU LOT 

 

§ CARACTÉRISATION D'UN LOT

Une entité en double association avec produit et personne : un lot contient un produit, et il est fourni par une personne (producteur)

Il faut aussi connaître la taille initiale du lot, la taille du reste (pas encore vendu), la date de la fourniture et le prix d'achat (pour 1 kg) 

Exemple : lot de 450 Kg de carottes entièrement vendus, fourni par De La Rue le 29 décembre 2005 au prix de 0,70 € le kg 

§ COMMENT IDENTIFIER UN LOT DE MANIÈRE UNIQUE ?  

Impossible de manière unique avec les informations

identification par un numéro d'ordre

§ REPRÉSENTATION    Entité « lot » : 

1)    num lot : nombre entier, l'« identifiant »

2)    taille initiale : nombre entier de kilogrammes achetés au producteur

3)    taille reste : nombre entier de kilogrammes encore en stock 

4)    prix achat : nombre à 2 décimales du prix acheté au producteur 

5)    date achat : de l'achat au producteur 

et associations avec produit (« composer ») et personne (« fournir »)

§ MODÉLISATION   

Association « un produit compose un lot »

1)    produit peut ne pas composer ou le faire N fois  à cardinalité 0,N

1 lot est composé d'exactement un produit  à cardinalité 1,1  

Association « un producteur fournit un lot »

1 personne peut ne pas fournir ou le faire N fois à cardinalité 0,N

1 lot est fourni par exactement une personne  à cardinalité 1,1 

DONNÉE DU LOT (SUITE)

 

l REPRÉSENTATION DES ASSOCIATIONS DE LOT 

CAS D'ASSOCIATION « 1À PLUSIEURS »

LOT DANS LA BASE DE DONNÉES 

§ REPRÉSENTATION DANS LA BASE DE DONNÉES  

Associations « fournit » et « compose » avec une cardinalité 1:1 Schéma de la table « lot » :

1)    num_lot : nombre entier unique d'identification (clef) 

2)    ref_produit : numéro d'identification dans la table « produit »

3)    ref_producteur : numéro d'identification dans la table « personne » 

4)    taille_initiale : nombre entier de kg (taille à la livraison) 

5)    taille_reste : nombre entier de kg (pas encore vendus) 

6)    prix_achat : nombre entier en centimes, correspondant au prix d'un kilogramme acheté au producteur 

7)    date_achat : date de l'achat 

§ EXEMPLE DE TABLES

Le lot n° 1 : 450 Kg de carottes entièrement vendus, achetés au prix de 0,70 euros le kilogramme, le 29 décembre 2005 à De La Rue 

 

EMBALLAGES DE PRODUIT 

 

l COMMENT REPRÉSENTER UN EMBALLAGE DE PRODUIT ?

§ CARACTÉRISATION D'UN EMBALLAGE  

Un produit peut-être conditionné dans un emballage défini par le libellé de son type et sa capacité (en litres) 

Exemple : carottes dans un sac biodégradable de 5 litres  

§ REPRÉSENTATION  

Entité « emballage » : 

1)    num emballage : nombre entier, l'« identifiant »

2)    modèle : texte, libellé du type d'emballage  3) capacité : nombre entier, capacités en litres  et association avec produit (« emballer »)

§ ASSOCIATION ENTRE UN PRODUIT ET UN TYPE D'EMBALLAGE  

Association « emballer »  : un produit est conditionné selon un type d'emballage 

1)    type d'emballage peut ne pas être utilisé ou emballer N produits  à cardinalité 0,N

1 produit peut ne pas être emballé ou l'être avec N types d'emballage à cardinalité 0,N

CAS D'ASSOCIATION  «PLUSIEURS À PLUSIEURS »OU « NÀ N »

EMBALLAGES DE PRODUIT (SUITE)

 

l REPRÉSENTATION DANS LA BASE DE DONNÉES 

Association représentée par une table de correspondance constituée des clefs de chaque entité associée, avec identification par ces clefs   Schéma de la table « emballer » :

1)    ref_produit : numéro d'identification dans la table « produit » 

2)    ref_emballage : numéro d'identification dans la table « emballage »

Exemple : carottes conditionnées dans un pochon en papier 

 

CAS D'ASSOCIATION  «PLUSIEURS À PLUSIEURS »OU « NÀ N »

ASSOCIATION ET BASE DE DONNÉES

 

§ CAS PARTICULIER D'ASSOCIATION « 1 À N » AVEC UNE CARDINALITÉ ,1 1 Association représentée dans l'entité à cardinalité 1,1, par l'identifiant de l'autre entité liée en tant qu'attribut

Exemple :  associations « composer » et « fournir »

§ CAS GÉNÉRAL D'UNE ASSOCIATION « N À N » SANS CARDINALITÉ 1,1  

Association représentée par une table, où chaque entité impliquée dans l'association y est représentée par sa clef en tant qu'attribut

Exemple : association « emballer »

§ CLEF PRIMAIRE ET CLEF ÉTRANGÈRE

La clef représentant une entité dans la table d'une association est appelée « clefétrangère » par opposition à la « clefprimaire »  servant d'identifiant dans la table de l'entité

Exemple : ref_acheteur est une clef étrangère dans la table vente,  num_personne est la clef primaire dans la table personne

UNE ASSOCIATION EST REPRÉSENTÉE EN GÉNÉRAL PAR UNE CLEF ÉTRANGÈRE,

SAUF DANS LE CAS OU LES BRANCHES PORTENT UNE CARDINALITÉ  N

MODÉLISATION DE LA COOPÉRATIVE

 

MODÈLE DE DONNÉES GLOBAL  

POUR UNE RÉALITÉ DONNÉE,PLUSIEURS MODÈLES SONT POSSIBLES

EXERCICES D'EXTENSION DU MODÈLE   

 

1) Un lot peut être vérifié une ou plusieurs fois par un employé (éventuellement différent à chaque fois) afin de déterminer son état général (bon, dégradé ou perdu) ; un employé est caractérisé par sa fonction et son poste téléphonique. 

Exemple : le lot n° 1, vérifié le 30/12/2005 comme bon par Joyeux puis dégradé le 3/1/2006 par Lapin. 

Proposer une modélisation de l'employé et puis de la vérification 

2) La coopérative offre des promotions sous la forme d'un panier de 2 produits, avec un prix attractif au kilogramme 

Exemple : le panier « purée hivernale », à 3,2 euros,  composé de 1 Kg de carottes et de 1 Kg de panais

a)  Proposer une modélisation de ce panier 

b)  Quelles sont les conséquences sur les autres entités ?  

REDONDANCE DES DONNÉES 

 

On définit un référent unique pour toute personne enregistrée, qui correspond à un employé de la coopérative en contact avec elle, identifié par le nom de cet employé et son poste téléphonique Si on rajoute ces attributs dans la table « personne » :

personne

     

num_ personne

nom

telephone

referent

poste

1

DE LA RUE

01.48.70.60.00

GERARD

223

2

KING KING

01.44.08.13.13

GARANCE

222

3

LILI

01.34.38.20.00

GARANCE

222

on voit apparaître rapidement une duplication d'information inutile et dangereuse car si par exemple le poste téléphonique d'un référent change, il faut alors répercuter la modification à chaque répétition

§ CONSÉQUENCES  

Gâchis de mémoire en cas de répétitions nombreuses 

Risques élevés d'incohérence lors de mises à jour incomplètes

§ ANALYSE  

Cas général de « dépendance fonctionnelle » entre 2 attributs d'un enregistrement : la connaissance de la valeur du premier attribut entraîne la détermination du second attribut de manière unique 

Exemple : si on connaît le nom du référent, on peut trouver le poste 

§ SOLUTION  

Elimination des dépendances fonctionnelles par décomposition de l'entité en plusieurs entités ; exemple :

LA REDONDANCE EST UN DÉFAUT DANS UNE BASE DE DONNÉES

INCOHÉRENCE DES DONNÉES 

 

§ EXEMPLE DE RÉFÉRENCE INCORRECTE : INCOHÉRENCE RÉFÉRENTIELLE  Cas où un lot fait référence à un produit non enregistré 

 

Cause possible de cette situation incohérente  suppression brutale de l'enregistrement n° 3 dans la table produit 

§ AUTRES CAS : INCOHÉRENCE DE VALEUR  

Valeur obligatoire absente, ou en dehors du domaine de la colonne 

l CONTRAINTES DE COHÉRENCE  

§ CONTRAINTE DE CLEF   

Toute valeur d'une clef est unique  

§ CONTRAINTE DE DOMAINE    

Toute valeur d'une colonne doit correspondre à son domaine 

Exemple : la valeur d'un type de produit est soit LEGUME, soit FRUIT

§ CONTRAINTE D'INTÉGRITÉ RÉFÉRENTIELLE  

Toute valeur d'une clef étrangère doit exister pour la clef primaire 

Exemple : toute référence à un produit doit exister dans la table produit  

LA COHÉRENCE EST UNE QUALITÉ INDISPENSABLE DES BASES DE DONNÉES

EXERCICE SUR LA COHÉRENCE 

 

DANS LE CADRE DU SYSTÈME D'INFORMATION DE LA COOPÉRATIVE,  

INDIQUER LES CONTRAINTES D'INTÉGRITÉ RELATIONNELLE  

EXISTE-T-IL D'AUTRES CONTRAINTES DE COHÉRENCE ? LESQUELLES ?

MODÉLISATION CONCEPTUELLE : RÉCAPITULATIF 

 

l DÉCOMPOSITION EN ENTITÉS 

§ INVENTAIRE DES ÉLÉMENTS DE LA RÉALITÉ  identification d'éléments indépendants  

§ DÉTERMINATION DES ATTRIBUTS POUR CHAQUE ENTITÉ  liste des données atomiques, avec leurs formats de valeurs 

§ CHOIX DE L'IDENTIFIANT   un ou plusieurs des attributs  

l IDENTIFICATION DES ASSOCIATIONS 

§ ASSOCIATIONS EXISTANTES  associations entre deux ou plus entités 

§ DÉTERMINATION DES CARACTÉRISTIQUES DE CHAQUE ASSOCIATION  liste des éventuels attributs spécifiques et des cardinalités 

l VALIDATION DU MODÈLE CONCEPTUEL 

§ ELIMINATION DES REDONDANCES  redécomposition d'entité si besoin  

§ DÉTERMINATION DES CONTRAINTES   valeurs obligatoires, intégrité référentielle 

§ CONFRONTATION AUX BESOINS  vérification de la possibilité de répondre à toutes les questions  

ETAPE DE MODÉLISATION CONCEPTUELLE CRUCIALE,

SITUÉE ENTRE L'ANALYSE DES BESOINS ET  

LA CRÉATION DE LA BASE DE DONNÉES

PASSAGE À LA BASE DE DONNÉES 

 

TRADUCTION DES ENTITÉS-ASSOCIATIONS (MODÈLE CONCEPTUEL)  

EN UNE BASE DE DONNÉES (MODÈLE RELATIONNEL)

OPÉRATION DE TRADUCTION AUTOMATISABLE

EXERCICES SUR LA MODÉLISATION  

 

1.     Comment définit-on une entité ? 

2.     Quelles sont les caractéristiques d'une association ? 

3.     Quel est le rôle d'un identifiant ? 

4.     Quels sont les principaux types de données ? 

5.     Que signifie une cardinalité de type « 1,1 » et « 0,1 »  ? 

6.     A quoi correspondent une entité et un identifiant dans le modèle relationnel ? 

7.     Quelle est la différence entre une clef primaire et une clef étrangère ? 

8.     Citer les types de contraintes de cohérence 

9.     Qu'est-ce qu'une dépendance fonctionnelle ? 

10.    Comment interpréter une association du type « 1 à 1 » ? 

CRÉATION D'UNE BASE DE DONNÉE AVEC ACCESS 

L’outil Access

Création d'une base 

Définition d'une table

Types de données 

Ajout et mise à jour de données

MICROSOFT ACCESS 

 

UN SYSTÈME DE GESTION DES BASES DE DONNÉES (SGBD)

 

payant, pour Windows, dans Office professionnel  présentation ici des bases de la version 2013 

§ GESTION VIA UNE INTERFACE GRAPHIQUE INTÉGRÉE  organisation relationnelle des données dans des tables de la base manipulations via des formulaires et visualisation via des états récupération des données via des requêtes d'interrogation  possibilité de programmation (« macros ») en Visual basic 

CRÉATION D'UNE BASE

 

CAS DE LA BASE POUR LA COOPÉRATIVE  

Dans la fenêtre d'accueil du démarrage, choisir

BASE DE DONNÉES DU BUREAU VIDE 

Si choix absent, commande FICHIER, NOUVEAU  

Fixer ensuite le dossier d'accueil via   et indiquer le nom du fichier exemple : coop.accdb 

 Valider enfin avec le bouton CRÉER 

Passage automatique au remplissage d’une nouvelle table 

 

Annuler ce mode en cliquant sur le bouton   X  à droite de TABLE 

UNE BASE SOUS ACCESS EST ENREGISTRÉE DANS UN FICHIER UNIQUE  

AVEC L'EXTENSION .aacdb1

CRÉATION D'UNE TABLE : DÉBUT ET CLEF

 

CAS DE LA BASE « coop » : table « produit » 

l  LANCEMENT DE LA PROCÉDURE DE CRÉATION  onglet  CRÉER  puis  CRÉATION DE TABLE  

 

l  DÉFINITION DU CHAMP DE LA CLEF

saisie du nom de champ puis fixation de son type à  NUMÉROAUTO  

 

marquage du champ en tant que clef de la table par 

 

TOUTE TABLE DOIT COMPORTER UNE CLEF PRIMAIRE DANS ACCESS

CRÉATION D'UNE TABLE : FIN ET RÉ-ÉDITION

 

l  FIN DE LA CRÉATION 

A l'issue de la définition de tous les champs de la table, enregistrer via le boutondu menu rapide en haut à gauche, ou FICHIER, ENREGISTRER  Fixer ensuite le nom de la table : 

En cas d'oubli de fixation de la clef primaire de la table, signalé par : 

 cliquer sur ANNULER pour revenir à la liste des champs et indiquer la clef

En cas de fermeture de la fenêtre sans enregistrement, confirmer par OUI 

 ou sinon cliquer sur Annuler pour revenir à la liste des champs  Après la fermeture de sa fenêtre de création,  la table est indiquée dans le volet de navigation (si volet invisible, bouton  )

l  RÉÉDITION D'UNE TABLE 

Pour revenir à la liste des champs d'une table, clic-droit sur son nom dans le volet puis MODE

CRÉATION

CHAMPS : TEXTE, CHOIX BINAIRE 

 

l  DÉFINITION D'UN CHAMP DE TEXTE 

Saisie du nom de champ puis choix du type TEXTE COURT

Fixation du nombre maximal de caractères à TAILLE DU CHAMP ,  et éventuellement de texte non vide : CHAÎNE VIDE AUTORISÉE à NON 

 

l  DÉFINITION D'UN CHAMP À CHOIX BINAIRE 

Cas de 2 valeurs seules possibles : OUI/NON, VRAI/FAUX, ACTIF/INACTIF

Type OUI/NON puis réglages dans l'onglet GÉNÉRAL :

FORMAT au couple de valeurs possibles, 

VALEUR PAR DÉFAUT à la valeur en l'absence de choix 

 

CHAMPS : LISTE DE CHOIX 

 

l  DÉFINITION MANUELLE D'UN CHAMP À LISTE DE CHOIX 

type TEXTE COURT puis réglages dans l'onglet LISTE DE CHOIX :

AFFICHER LE CONTRÔLE à ZONE DE LISTE DÉROULANTE, ORIGINE SOURCE à

l  ASSISTANT DE DÉFINITION D'UN CHAMP À LISTE DE CHOIX 

Activer ASSISTANT LISTE DE CHOIX dans TYPE DE DONNÉES 

A la première étape : choisir l'option

JE TAPERAI LES VALEURS SOUHAITÉES  

A la deuxième étape :

laisser NOMBRE DE COLONNES  à  1 et saisir chaque valeur possible sur une ligne 

A la troisième étape :

laisser le nom d'étiquette proposée

cocher LIMITER À LA LISTE  pour interdire la saisie d'une valeur endehors de la liste définie

Valider avec le bouton TERMINER 

CHAMPS : MONÉTAIRE, DATE 

 

l  DÉFINITION D'UN CHAMP MONÉTAIRE 

Valeur exprimée dans une unité monétaire du poste (€ en France),  un nombre décimal affiché avec deux décimales après la virgule Saisie du nom de champ puis choix du type MONÉTAIRE  

 

l  DÉFINITION D'UN CHAMP DE DATE 

Saisie du nom de champ  puis choix du type DATE

Fixation de AFFICHER LE SÉLECTEUR DE DATES  à  A CERTAINES DATES afin de disposer d'une aide lors de la saisie (calendrier)  A priori ne pas utiliser le réglage FORMAT 1

 

1 Le choix d'un format particulier, comme DATE, ABRÉGÉ, peut poser souci dans des formulaires particuliers

CHAMPS : NUMÉRIQUE, CLEF ÉTRANGÈRE   

 

l DÉFINITION D'UN CHAMP NUMÉRIQUE 

saisie du nom de champ puis choix du type NUMÉRIQUE choix du sous-type proposé via TAILLE DU CHAMP 

octet : 0 à 255 entier :  - 32 767 à + 32 768

entier long :  - 2,1 milliards à + 2,1 milliards décimal :  - 1028 à + 1028, avec tous les chiffres significatifs 

Attention : fixer via  ECHELLE  le nombre de chiffres après la virgule  réel simple :  - 1038 à + 1038, 7 chiffres significatifs réel double :  - 10308 à + 10308, 15 chiffres significatifs 

 

l DÉFINITION D'UN CHAMP DE CLEF ÉTRANGÈRE 

Cas de champ faisant référence à la clef primaire d'une autre table, exemple : ref_producteur de lot   è  num_personne de personne  

Le type du champ doit correspondre à celui de la clef primaire visée, dans le cas d'une clef de type NUMÉROAUTO c'est alors ENTIER LONG

CHAMPS : VALEURS OBLIGATOIRE ET PAR DÉFAUT

 

COMMENT PRENDRE EN CHARGE L'ABSENCE DE VALEUR DANS UN CHAMP ?   

l CHAMP À VALEUR OBLIGATOIRE 



Option de valeur obligatoire dans le champ : NULL INTERDIT  à  OUI   où  null correspond (en anglais) à « valeur indéfinie », a priori absence de valeur autorisée (sauf pour une clef)

Option de texte non vide : CHAÎNE VIDE AUTORISÉE  à  NON  s'utilise pour un champ de texte à valeur obligatoire  car le texte vide est une valeur particulière parfois interdite, a priori texte vide autorisé 

 

l VALEUR PAR DÉFAUT D'UN CHAMP  

Option de valeur définie automatiquement quand le champ n'est pas saisi lors de la création d'un enregistrement : VALEUR PAR DÉFAUT à a priori pas de valeur par défaut 

Exemple : champ numérique à valeur nulle par défaut d'indication

 

TYPE DE DONNÉES DANS ACCESS 

 

DÉTERMINATION LORS DE LA CRÉATION D'UNE TABLE

l VALEURS NUMÉRIQUES 

Sans partie décimale :  NUMÉRIQUE puis TAILLE DU CHAMP à 

ENTIER (de - 32 767 à + 32 768) ou 

ENTIER LONG (de - 2,1 milliards à + 2,1 milliards) 

Avec partie décimale : NUMÉRIQUE puis TAILLE DU CHAMP à 

DÉCIMAL (de - 1028 à + 1028, avec tous les chiffres significatifs) ou 

RÉEL SIMPLE (de  - 1038 à + 1038, 7 chiffres significatifs)  ou 

RÉEL DOUBLE (de  - 10308 à + 10308, 15 chiffres significatifs) 

Cas particulier de valeur monétaire : MONÉTAIRE 

(de - 1015 à + 1015, avec 4 chiffres significatifs après la virgule)

Cas particulier de numéro d'ordre fixé automatiquement : NUMÉROAUTO équivalent à  ENTIER LONG  (de 1 à 2,1 milliards)

l TEXTES  

Texte court : TEXTE COURT (taille limité fixée, 255 caractères maximum)  avec possibilité d'une liste de valeurs via LISTE DE CHOIX   ou un choix binaire via OUI/NON 

Texte long : TEXTE LONG (65 535 caractères au maximum) 

l DATES ET HEURES   

Horodate (date et heure ensemble) : DATE/HEURE avec en option  présentation réglable via FORMAT dans l'onglet GÉNÉRAL

AJOUT DE DONNÉES 

 

INSERTION D'ENREGISTREMENT DANS UNE TABLE DE LA BASE

l OUVERTURE DE LA TABLE  

Double-clic sur le nom de la table pour obtenir un formulaire de saisie

 

l REMPLISSAGE DE LA TABLE  

Saisir successivement les données pour chaque enregistrement  en laissant Access fixer automatiquement la valeur de la clef, et en passant au champ suivant avec les touches ENTRÉE ou TAB  

 

Terminer la saisie en refermant la fenêtre 

DANS LE CAS D'UN CHAMP DE TYPE NUMÉROAUTO,ACCESS FIXE SA VALEUR

MISE À JOUR DE DONNÉES 

 

MODIFICATION OU SUPPRESSION DANS UNE TABLE DE LA BASE

l MODIFICATION D'UN ENREGISTREMENT 

Ouvrir la table et effectuer la modification

 

 Terminer en refermant la fenêtre

l SUPPRESSION D'UN ENREGISTREMENT 

Ouvrir la table, sélectionner la ligne de l'enregistrement, onglet ACCUEIL,  , SUPPRIMER L'ENREGISTREMENT (ou clic-droit sur la ligne) 

IL PEUT DONC Y AVOIR DES VALEURS ABSENTES POUR UNE CLEFÀ NUMÉRO,EXEMPLE :13456(2SUPPRIMÉ)

EXERCICES SUR LA CRÉATION D'UNE BASE

 

1.   Reprendre la modélisation réalisée pour la coopérative et créer la base avec les tables pour les produits, personnes, lots et ventes.

2.   Est-ce qu'une table doit obligatoirement comporter une clef primaire ? Une clef correspond-elle exactement à un champ de la table ?

3.   Comment fixer la taille maximale d'un champ de texte ? Quels sont les types correspondants utilisables dans Access ?

4.   Citer 4 types principaux pour la définition d'un champ dans une table avec

Access. 

5.   Quelles sont les possibilités dans Access pour assurer que la valeur d'un champ est toujours définie ? Comment fixer une valeur particulière en cas d'absence de définition dans un champ ?

6.   Quelle est l'utilité du type de champ « NuméroAuto » ? Comment sont déterminées ses valeurs ?

INTERROGATION D'UNE BASE DE DONNÉE 

Requêtes de recherche 

Critères simples : comparaison, correspondance, présence

Critères avancés : combinaisons, calculs, alternatives

Compléments sur les requêtes : doublons, tri, limitation, opérations, regroupements

RECHERCHE DE DONNÉES : REQUÊTE 

 

RECHERCHE SIMPLE D'ENREGISTREMENTS DANS UNE TABLE DE LA BASE

l PRÉPARATION D'UNE REQUÊTE DE RECHERCHE 

1)  CRÉATION DE LA REQUÊTE

Onglet CRÉER  puis bouton  CRÉATION DE REQUÊTE  

2)  INDICATION DE LA TABLE CONCERNÉE

Sélectionner la table dans la liste puis cliquer sur le bouton AJOUTER 

 

UNE RECHERCHE S'EFFECTUE VIA UNE REQUÊTE

RECHERCHE DE DONNÉES : REQUÊTE (SUITE)

 

EXEMPLE N° 1 : TROUVER TOUS LES LÉGUMES

l EXPRESSION DE LA RECHERCHE 

3)  INDICATION DES DONNÉES À AFFICHER

Régler CHAMP à produit.* pour voir tous les champs en résultat et vérifier que AFFICHER est bien coché pour la colonne

 

4)  INDICATION DU CRITÈRE  DE RECHERCHE  

Afin d'obtenir tous les légumes, ajouter en 2nde colonne le champ type  décocher AFFICHER, et à CRITÈRES taper la valeur LEGUME

 

l LANCEMENT DE LA REQUÊTE DE RECHERCHE 

 

UNE RECHERCHE RENVOIE DES DONNÉES SOUS LA FORME D'UNE TABLE  

REQUÊTE : CRITÈRES SIMPLES 

 

EXPRESSIONS ÉLÉMENTAIRE DE CRITÈRES

l  NOTATIONS DE VALEURS

texte entre guillemets (" ), nombre entier, décimal (,) ou en notation

scientifique (e), date entre dièses (# ) avec séparation de jours, mois et année par la barre oblique (/) ou un trait d'union (-), heure avec séparation de minute et seconde par deux-points (:),  valeur inexistante (null), logique (vrai, faux), choix (oui, non)

exemples : "LEGUME"  legume  -5  1,12e5  #30/6/2009#   

l  COMPARAISON AVEC UNE VALEUR 

égalité (=), différence (<>), inférieur (<), inférieur ou égal (<=),

supérieur (>), supérieur ou égal (>=)

exemples : >= 10  < #30/6/2009#  = "CHOU"  <> "chou"

l  CORRESPONDANCE AVEC UN TEXTE GÉNÉRIQUE : COMME MOTIF  où motif peut contenir un ou plusieurs caractères génériques : 

* (aucun ou toute suite de caractères), ? (un caractère quelconque et un seul)

# (un chiffre quelconque et un seul, dans du texte)

exemples : comme "*CHOU*"   comme "fran?oise"

l  COMPARAISON PAR INTERVALLE : ENTRE VALEUR1 ET VALEUR2 s'applique à des valeurs numériques, de date ou de texte exemples : entre 1 et 5   entre "a" et "i"

l  PRÉSENCE DANS UNE LISTE :  IN(VALEUR1;VALEUR2 ) exemple : in("panais";"carotte";"poireau")

l  VALEUR ABSENTE : EST NULL  avec la possibilité d'inversion : est pas null  

REQUÊTE : CRITÈRES AVANCÉS 

 

EXPRESSIONS PLUS COMPLEXES DE CRITÈRES

l  COMBINAISON LOGIQUE 

conjonction (et), disjonction (ou), négation (pas) 

exemple : comme "*chou*" et pas "*bruxelle*"

l  VALEUR ISSUE D'UN CALCUL opérations arithmétiques (+ - * /) et parenthèsage (), 

avec possibilité d'utiliser des fonctions

exemples :  55 * 1,196   racine(500)  

l  REPRISE D'UN CHAMP DE L'ENREGISTREMENT 

le champ doit être présent dans une colonne de la requête notation du nom du champ entre crochets :  [nom

exemple : > [prix_achat] * 1,4

l  CALCULS SUR LES DATES ET HEURES

valeur d'une date considérée comme un nombre de jours, 

avec la date du jour désignée par Date() 

valeur d'une heure considérée comme un nombre de secondes, avec

l'heure courante désignée par Temps() 

exemple :  Date() - 60  (60 jours avant aujourd'hui)

l  CRITÈRES ALTERNATIFS

plusieurs critères où l'un au-moins doit être vérifié, 

notés en utilisant les lignes supplémentaires libellées par  OU :  exemple : prix de légume supérieur à 1 € ou de fruit supérieur à 2 €

 

REQUÊTE : ASSISTANCE 

 

ASSISTANCE POUR LA SAISIE D'UN CRITÈRE

l  MENU SPÉCIFIQUE

clic-droit dans la zone du critère et commandes CRÉER ou ZOOM 

 

l  CRÉER : GÉNÉRATEUR D'EXPRESSION

saisie assistée des comparaisons, fonctions et calculs

l  ZOOM agrandissement de la zone de saisie du critère 

REQUÊTE : DOUBLONS, LIMITATION, TRI

 

COMPOSANTS OPTIONNELS DE LA REQUÊTE

l  VALEURS DISTINCTES élimination des doublons en résultat : CRÉER,   

(ou clic droit dans le fond du panneau de la requête et PROPRIÉTÉS) puis réglage de la zone VALEURS DISTINCTES

exemple : demande de valeurs distinctes 

 

(ou clic droit dans le fond du panneau de la requête et PROPRIÉTÉS) puis réglage de la zone PREMIÈRES VALEURS 

exemple : au plus les 5 premiers résultats 

 

l  TRI classement des résultats selon un ou plusieurs champs (tri successif

dans l'ordre des colonnes de la requête)

exemple : tri par TYPE croissant puis par LIBELLE croissant

 

tri possible dans la fenêtre de résultats par clic sur entête de colonne

REQUÊTE : AGRÉGATION DE DONNÉES

 

CALCUL PARTICULIER SUR UN ENSEMBLE DE LIGNES  

l  PRINCIPE D'UNE AGRÉGATION

Opération effectuée sur l'ensemble des valeurs d'une colonne de la table ou sur des sous-ensembles associés à chaque valeur d'un autre champ Composant supplémentaire d'une requête obtenue  en considérant un champ en colonne dans la requête, via clic-droit dans le panneau de la requête et TOTAUX, ou bouton

l  COMPTAGE DE DONNÉES

Nombre d'enregistrements : opération COMPTE 

                                                                                è                               

l  TOTAL  

Somme des valeurs des enregistrements : opération SOMME 

                                                                                è                          

l  STATISTIQUES SIMPLES  

Extrema : opérations MIN et  MAX 

Moyenne : opération MOYENNE 

Ecart-type et variance : opérations STDEV et  VAR

LE RÉSULTAT DE L'OPÉRATION EST TOUJOURS SOUS LA FORME D'UNE TABLE  

REQUÊTE : AGRÉGATION PAR SOUS-GROUPES

 

CALCUL SUR DES SOUS-ENSEMBLES DE LIGNES

l  PRINCIPE D'UN REGROUPEMENT 

Regroupement selon les différentes valeurs d'un champ, des données extraites de la base par la requête, avant calcul Opération particulière : REGROUPEMENT 

l  EXEMPLES

Comptage des produits par type

 

Nombre de de lots et taille globale par date

 

CHAQUE COLONNE DE LA REQUÊTE DOIT CONTENIR UNE OPÉRATION  

REQUÊTE : EXPRESSIONS DE CALCUL

 

CALCULS PARTICULIERS SUR LES DONNÉES  

l  PRINCIPE DU CALCUL DANS UN CHAMP

Champ spécial (« calculé ») avec la double indication d'un nom et d'une expression de calcul

Notation particulière dans la ligne du CHAMP : 

1) nom de nouveau champ, terminé par deux-points (« : ») 2) calcul sous la forme d'une expression , avec :

-  noms de champ indiqués entre crochets (« [ ] »)

-  calculs arithmétiques (+ - * /) 

l  EXEMPLE DE CALCUL

Retraits effectués sur chaque lot : 

retraits: [taille_initiale]-[taille_reste]

   

REQUÊTE : RÉCAPITULATIF

 

PRINCIPALES CARACTÉRISTIQUES D'UNE REQUÊTE SIMPLE

   

avec la possibilité d'effacer, de couper ou de déplacer

via le menu contextuel (clic-droit sur le bord supérieur),  ou d'insérer une colonne via la touche INSER 

EXERCICES SUR LES REQUÊTES SIMPLES 

 

Dans la base de la coopérative, créer les requêtes afin d'obtenir : 

1.    Les enregistrements correspondant aux fruits

2.    Le nom des produits avec un prix d'au-moins 2 euros

3.    La liste du nom et du prix des produits classés par type 

4.    Les 3 dernières ventes

5.    Les lots livrés dans la période des 7 derniers jours

6.    Les ventes effectuées à un prix entre 2 et 5 euros, classées par date

7.    Le nombre de personnes enregistrées habitant à Paris 

8.    Pour chaque produit, le total du stock et le nombre de lots correspondant

RELATIONS ET JOINTURES 

Relations entre tables 

Intégrité relationnelle

Jointure 

RELATIONS ENTRE LES TABLES

l  MISE EN PLACE DES TABLES 

Ajouts successifs de toutes les tables de la base, à l'aide de la boîte AFFICHER LA TABLE (sélection de table puis bouton AJOUTER), avec possibilité de réarrangement en faisant glisser le titre de table 

 

RELATIONS ENTRE LES TABLES (SUITE)

 

l  INDICATION D'UNE RELATION ENTRE DEUX TABLES

Sélectionner et faire glisser le champ d'une clef étrangère vers  la table contenant la clef primaire associée

Exemple : ref_produit de lot vers la table produit

 

Cocher ensuite  APPLIQUER L'INTÉGRITÉ RÉFÉRENTIELLE et valider 

 

Notification de la relation par un trait reliant les champs des 2 clefs

RELATION ET CLEF ÉTRANGÈRE  

 

UNE RELATION DANS ACCESS CORRESPOND À UNE CLEF ÉTRANGÈRE   

l EXEMPLE D'ASSOCIATION

Association « composer » : « un produit compose 0 ou N lots » et

« un lot est composé d’un produit unique »

l RELATION DANS ACCESS 

Notée avec un lien de cardinalités 1 et  (pour 1 produit : plusieurs lots)

 

Propriétés de la relation entre produit et lot visible via double-clic sur le lien

CONTRAINTE D’INTÉGRITÉ RÉFÉRENTIELLE 

 

MÉCANISME DE GARANTIE DE LA COHÉRENCE DES DONNÉES

l PROPRIÉTÉ D’UNE RELATION DANS ACCESS 

Toute valeur d'une clef étrangère doit exister comme valeur de clef primaire de la table en référence (cf. page 22), et les types de données des clefs primaire et étrangère doivent correspondre (cf. page 41) Exemple : toute référence à un produit dans la table lot doit correspondre à un produit existant dans la table produit

 

l MISE EN APPLICATION PAR DES CONTRÔLES AUTOMATIQUES 

Exemple : refus de l’ajout d’un lot pour un produit inexistant 

 

L’INTÉGRITÉ RÉFÉRENTIELLE EST UN MÉCANISME UTILE  

CONTRÔLES D’INTÉGRITÉ RÉFÉRENTIELLE 

 

Ajout refusé d'un enregistrement dans une table s'il ne fait pas référence à un enregistrement existant dans la table liée  

Réglage : APPLIQUER L'INTÉGRITÉ RÉFÉRENTIELLE  

Exemple : refus d’un ajout dans la table lot avec un producteur inexistant dans la table personne

l LORS DE LA SUPPRESSION D'UN ENREGISTREMENT  

Suppression refusée a priori d'un enregistrement dans une table s'il existe au-moins un enregistrement y faisant référence dans la table liée 

Réglage : APPLIQUER L'INTÉGRITÉ RÉFÉRENTIELLE  

Exemple : refus d’une suppression dans la table produit quand il existe des ventes correspondantes dans la table vente

Cependant possibilité d'autoriser l'opération avec alors la suppression en cascade de tous les enregistrements liés  réglage : EFFACER EN CASCADE LES ENREGISTREMENTS CORRESPONDANTS    exemple : suppression simultanée des ventes dans la table vente

correspondant au produit supprimé (et de même pour ses lots etc.)

l LORS DE LA MODIFICATION D'UN ENREGISTREMENT  

Modification refusée a priori de la clef d'un enregistrement d'une table s'il existe au-moins un enregistrement y faisant référence dans la table liée 

Réglage : APPLIQUER L'INTÉGRITÉ RÉFÉRENTIELLE  

Exemple : refus du changement de num_personne dans la table personne quand il existe des lots correspondants dans la table lot

Cependant possibilité d'autoriser l'opération avec alors la modification en cascade de toutes les clefs étrangères dans les enregistrements liés  réglage : METTRE À JOUR EN CASCADE LES CHAMPS CORRESPONDANTS    exemple : mise à jour simultanée du numéro de producteur dans les enregistrements de la table lot correspondant à la personne dont le numéro d'identification est modifié (et de même pour ses ventes etc.)

OPÉRATION DE JOINTURE

l EXEMPLE 

Liste des numéros de lots avec date de vente et nom du vendeur 

lot

num_lot

ref_produit

ref_producteur

taille_initiale

taille_reste

prix_achat

date_achat

1

1

1

450

0

0,70

2005-12-29

2

3

2

100

0

3,00

2005-12-29

3

1

2

300

110

0,60

2005-12-30

+

personne

     

num_personne

nom

adresse

code_postal

ville

telephone

1

DE LA RUE

9, rue Convention

93100

MONTREUIL

01.48.70.60.00

2

KING KING

1, place d'Italie

75013

PARIS

01.44.08.13.13

3

LILI

3, rue Résistance

95200

SARCELLES

01.34.38.20.00

ê

num_lot de lot

date_achat de lot

nom de personne

1

2005-12-29

DE LA RUE

2

2005-12-29

KING KING

3

2005-12-30

KING KING

l JOINTURE DE TABLE  ajouts de colonnes issues d'une autre table pour une même donnée 

LA JOINTURE PERMET D'ENRICHIR LES DONNÉES D'UNE TABLE  

JOINTURE AVEC ACCESS

 

Jointure sur 3 tables : lot, personne et produit 

1)  ajout des tables dans la requête (avec rappel automatique des relations)

2)  indication de champ soit par choix de la table et du champ dans la grille, soit en faisant glisser son nom de la table vers la colonne de la grille

   

A noter : préfixage automatique du nom de champ par le nom de sa table dans le cas où ce nom apparaît dans une autre table, afin d'éviter une ambiguïté exemple :   et   

EXERCICES SUR LES JOINTURES 

 

Dans le cadre du système d'information de la coopérative : 

1.   Comment obtenir le nom des acheteurs de chou de Chine ? 

2.   Calculer le nombre et le poids total des livraisons pour chaque produit 

3.   Y-a-t-il des produits provenant de Paris ? Si oui, lesquels ? 

4.   Comment obtenir la liste triée des noms de fruits pour lesquels il y a des lots épuisés ?

5.   Quels sont les prix moyens d’achat et de vente des choux ?

6.   Peut-on connaître les acheteurs des légumes fournis par King King ? 

FORMULAIRES 

Création rapide  

Création assistée  

Retouches : liste déroulante, boutons de commande

Cas de clef étrangère dans un formulaire

FORMULAIRE : CRÉATION INSTANTANÉE

 

EXEMPLE DE CONSTRUCTION RAPIDE D'UN FORMULAIRE DE SAISIE DU PRODUIT  

À PARTIR D'UN FORMULAIRE CRÉÉ AUTOMATIQUEMENT PAR ACCESS

 

l DÉMARRAGE DE LA CRÉATION DU FORMULAIRE

Sélectionner d'abord la table des données (ici produit) puis  dans l'onglet CRÉER cliquer sur le bouton FORMULAIRE 

 

ê

FORMULAIRE : CRÉATION ASSISTÉE 

 

CONSTRUCTION ALTERNATIVE, PAS À PAS À L'AIDE D'UN ASSISTANT  

l DÉMARRAGE DE LA CRÉATION ASSISTÉE DU FORMULAIRE  

Bouton   dans l'onglet CRÉER 

l DÉFINITION DES CARACTÉRISTIQUES DU FORMULAIRE 

FORMULAIRE : MODES D'AFFICHAGE 

 

Visualisation en « mode formulaire »

l MODIFICATION DU FORMULAIRE 

Passage en « mode création » via l'onglet ACCUEIL, bouton AFFICHAGE 

 

Alternatives : clic-droit sur l'intitulé du formulaire ou barre en bas à droite 

 

ê

FORMULAIRE : ENREGISTREMENT 

 

l PROPRIÉTÉS DU FORMULAIRE 

Sélection du formulaire en entier par clic sur le carré à l'origine des règles  puis dans l'onglet CRÉATION, bouton FEUILLE DE PROPRIÉTÉS

 

Fixation du titre de la boîte de saisie à la propriété LÉGENDE 

La propriété SOURCE indique la table où sont enregistrées les données,  ici c'est la table produit

l ENREGISTREMENT DU FORMULAIRE 

Boutonen haut à droite ou alors fermer la boîte du formulaire

(bouton X à droite de l'intitulé), puis attribuer un nom au formulaire 

 

FORMULAIRE : RETOUCHES  

 

l DISPOSITION GÉNÉRALE 

Disposition figée (tabulaire/empilé) après création instantanée ou assistée ; pour libérer les éléments : clic-droit, DISPOSITION, SUPPRIMER LA DISPOSITION

l DÉPLACEMENT D'UN ÉLÉMENT 

Sélectionner puis faire glisser le gros carré en haut à gauche (flèche quadruple) 

l REDIMENSIONNEMENT D'UN ÉLÉMENT 

Sélectionner puis faire glisser un bord ou un coin via le carré noir correspondant (flèche double) 

l CHAMP DE DONNÉE 

Pour supprimer l'élément d’un champ de donnée

(exemple : telephone), sélection puis touche SUPPR  Pour (ré)insérer un champ de donnée :  a) demander la liste des champs via le bouton  AJOUTER DES CHAMPS EXISTANTS dans l'onglet CRÉATION  

b) sélectionner un champ dans la liste, puis le faire glisser pour le déposer à l'endroit voulu sur l'état : insertion du libellé avec

la zone de la valeur

l AJOUT D'ÉLÉMENT COMPLÉMENTAIRE

Groupe CONTRÔLE dans l'onglet CRÉATION    Principaux éléments complémentaires  (ou « contrôles ») : 

-   libellé (texte) :

-   image (fichier) :

-   trait ou rectangle :    ou   

FORMULAIRE : TRANSFORMATION D'UNE ZONE 

 

l ZONE DE SAISIE DU TYPE DE PRODUIT 

transformation en liste déroulante par clic-droit dans la zone 

puis la commande REMPLACER PAR et ZONE DE LISTE DÉROULANTE 

 

FORMULAIRE : AJOUT DE BOUTON DE COMMANDE 

 

l BOÎTE À OUTILS  

Palette des différents éléments  composant un formulaire :  dans l'onglet CRÉATION,  le groupe CONTRÔLES

l BOUTON DE SAUVEGARDE DE L'ENREGISTREMENT  

Cliquer sur le bouton  dans la boîte à outils  puis cliquer à l'endroit voulu dans le formulaire et faire-glisser pour fixer sa taille puis relâcher 

ê

Choisir OPÉRATIONS SUR ENREG.  puis  SAUVEGARDER UN ENREGISTREMENT  et passer à l'étape suivante avec le bouton SUIVANT 

Choisir une image puis achever l'opération avec le bouton TERMINER 

Procéder de même pour le bouton de fermeture, en choisissant  OPÉRATION SUR FORMULAIRE  puis  FERMER UN FORMULAIRE 

FORMULAIRE : CAS DE CLEF ÉTRANGÈRE 

 

EXEMPLE AVEC LES RÉFÉRENCES DE PRODUIT ET DE PERSONNE DANS UN LOT  

 

produit et producteur : enregistrement du numéro et non pas du nom

CERTAINES DONNÉES NE SONT PAS SAISIES PAR L'UTILISATEUR MAIS  

DÉPENDENT D'UN DE SES CHOIX ET PROVIENNENT ALORS D'UNE TABLE

FORMULAIRE : CAS DE CLEF ÉTRANGÈRE (SUITE)

 

ADAPTATION DU FORMULAIRE CRÉÉ AUTOMATIQUEMENT  

ETAPE PRÉLIMINAIRE :TRANSFORMATION DE ZONES EN LISTE MODIFIABLE   

(ZONES DE CHOIX DU PRODUIT ET DU PRODUCTEUR)

l PROVENANCE ET DESTINATION DES DONNÉES

a)  Tables des produits et des personnes listes des noms de produit et de producteur pour la saisie  besoin de disposer pour chaque nom dans une liste, du numéro

correspondant pour enregistrement comme clef secondaire 

b)  Table des lots enregistrement de toutes les informations sur un lot 

l PRINCIPE DE RÉALISATION POUR UNE LISTE DES NOMS

1)     Utilisation d'une requête pour construire la liste, avec le nom (pour affichage) et le numéro associé (pour enregistrement)

requête pour les noms de personne Req_liste_nom_num_personne

avec le nom en colonne n° 1  et le numéro en n° 2

2)     Transformation de la zone du formulaire en liste déroulante avec un double paramètrage pour l'affichage et l'enregistrement :

a)  liste des données issue d’une requête, avec affichage de noms 

b)  numéro associé enregistré après choix d'un nom par l'utilisateur

Exemple de la zone de liste du producteur : affichage de la liste des noms mais enregistrement du numéro associé au nom choisi

 

MÉCANISME SUBTIL :REQUÊTE ET PARAMÈTRAGE DE LA ZONE DE LISTE  ê

FORMULAIRE : CAS DE CLEF ÉTRANGÈRE (FIN)

 

CAS DE LA ZONE DU PRODUCTEUR DANS LE FORMULAIRE D’UN LOT (FORMULAIRE CRÉÉ AU PRÉALABLE AVEC LA ZONE DE LISTE DÉROULANTE)

l PARAMÈTRAGE DE LA ZONE DE LISTE DÉROULANTE 

Via les propriétés du champ du formulaire :

sélection du champ puis FEUILLE DE PROPRIÉTÉS dans l'onglet CRÉATION  ou clic-droit dans le champ puis PROPRIÉTÉS au menu

 

-   SOURCE CONTRÔLE : champ de la table où s'enregistre la donnée, ici c'est le champ ref_producteur

-   CONTENU : choix de la requête, ici liste_nom_num_personne

-   ORIGINE SOURCE : TABLE/REQUÊTE 

-   COLONNE LIÉE : colonne dans les résultats de la requête qui contient

la valeur à enregistrer, ici la 2e correspondant au numéro

Propriétés dans l’onglet FORMAT 

-   NBRE COLONNES :  nombre de données d'un résultat de la requête à afficher dans la zone du formulaire, ici 1 seule, c'est-à-dire

la première correspondant au nom

PROCÉDURE SIMILAIRE POUR LE PRODUCTEUR

FORMULAIRE : CAS DE SOUS-FORMULAIRE 

 

EXEMPLE AVEC LES RÉFÉRENCES DE PRODUITS EMBALLÉS POUR UN EMBALLAGE  

Cas de table où chacun de ses enregistrements peut être en relation avec plusieurs enregistrements d'une autre table 

 

Sous-formulaire associé à la table emballer créé automatiquement ici dans le formulaire de la table emballage 

 

Le sous-formulaire est un contrôle dans le formulaire qui peut être retiré 

(sélection puis touche SUPPR) ou ajouté manuellement via le bouton   du groupe des contrôles dans l'onglet CRÉATION (au préalable activer UTILISER LES ASSISTANTS CONTRÔLE pour profiter d'un assistant de mise en place)

EXERCICES SUR LES FORMULAIRES  

 

Dans le cadre du système d'information de la coopérative : 

1.   Construire un formulaire pour la saisie d'une personne

2.   Pour la saisie d'une vente et d'un lot, construire le formulaire associé en définissant au préalable une requête afin d'obtenir les données nécessaires à chaque cas. 

3.   A quoi correspond la propriété SOURCE pour un formulaire ? et SOURCE CONTRÔLE pour une zone de saisie ? 

4.   Quelles sont les propriétés d'une zone de liste modifiable utiles pour y associer en données les résultats d'une requête ?

ETATS 

Création rapide d'un état 

Personnalisation d'un état 

ETAT : CRÉATION INSTANTANÉE 

 

CONSTRUCTION RAPIDE D'UN ÉTAT POUR LA LISTE DES PERSONNES  

l CRÉATION RAPIDE DE L'ÉTAT 

1)  Sélection de l'origine des données, ici la table personne

2)  Onglet CRÉER, bouton ETAT

 

UN ÉTAT REPOSE SUR DES DONNÉES ISSUES D'UNE TABLE OU D'UNE REQUÊTE

ETAT : CRÉATION ASSISTÉE 

CONSTRUCTION ALTERNATIVE, PAS À PAS À L'AIDE D'UN ASSISTANT  

l DÉMARRAGE DE LA CRÉATION ASSISTÉE DE L'ÉTAT  

Bouton   dans l'onglet CRÉER 

l DÉFINITION DES CARACTÉRISTIQUES DE L'ÉTAT 

A la question QUELS CHAMPS SOUHAITEZ-VOUS DANS VOTRE ETAT ? Vérifier la table ou la requête  considérée 

Sélectionner a priori toutes les données à l'aide du bouton  >>   Passer à l'étape suivante

ê

A la question SOUHAITEZ-VOUS

AJOUTER UN NIVEAU DE REGROUPEMENT ?



Indiquer si besoin un champ de regroupement

Passer à l'étape suivante 

ê

A la question QUEL ORDRE DE

TRI SOUHAITEZ-VOUS POUR VOS  ENREGISTREMENTS ?

Indiquer si besoin un critère de tri sur un champ

Passer à l'étape suivante

ê

ETAT : CRÉATION ASSISTÉE (SUITE) 

 

A la question COMMENT

SOUHAITEZ-VOUS PRÉSENTER VOTRE ÉTAT ?

Indiquer a priori une présentation tabulaire et une orientation en paysage puis passer à l'étape suivante

ê

A la question QUEL TITRE

SOUHAITEZ-VOUS POUR VOTRE ÉTAT

 ?

Fixer le titre et finir en demandant l'aperçu de l'état 

ê

ETAT : RETOUCHES 

PERSONNALISATION DU CONTENU D'UN ÉTAT  

l MODIFICATION DE L'ÉTAT 

Passage en mode création via ACCUEIL, AFFICHAGE ou clic-droit sur son titre 

 

La mise en page d'un état se décompose en plusieurs zones :

en-tête et pied d'état : textes placés respectivement au début et à la fin du document

en-tête et pied de page : textes placés respectivement au haut et en bas de chaque page du document

détail : partie principale du document, répétée pour chaque enregistrement de la table de données associée à l'état

l RETOUCHE D'UN LIBELLÉ

Sélectionner l'élément du formulaire au libellé par un clic dessus (apparition de carrés sur les bords du cadre)

Mise en forme possible quand sélectionné via la barre d'outils spécialisée du groupe POLICE dans

l'onglet FORMAT    

Cliquer à l'intérieur pour modifier son texte  et terminer par la touche ENTRÉE 

l MISE EN FORME D'UNE ZONE DE L'ÉTAT

Clic-droit sur l'entête de la zone puis PROPRIÉTÉS 

ETAT : RETOUCHES (SUITE)

l CHAMP DE DONNÉE 

Supprimer l'élément d’un champ de donnée (exemple : telephone) : sélection puis touche SUPPR  

Changer le format de la donnée (exemple : un montant en euro) :   clic-droit, PROPRIÉTÉS, FORMAT, FORMAT Insérer un champ dans l’état : 

a) demander la liste des champs via le

bouton  AJOUTER DES CHAMPS EXISTANTS dans l'onglet CRÉATION  

b) sélectionner un champ dans la liste, puis le faire glisser pour le déposer à l'endroit voulu sur l'état : insertion du libellé 1 avec

la zone de la valeur

l AJOUTS D'ÉLÉMENT COMPLÉMENTAIRE

Groupe CONTRÔLE dans l'onglet CRÉATION  

Principaux éléments complémentaires (ou « contrôles ») : 

 

l REDIMENSIONNEMENT D'UN ÉLÉMENT 

Sélectionner puis faire glisser un bord ou un coin via le carré noir correspondant (flèche double) 

l DÉPLACEMENT D'UN ÉLÉMENT 

Sélectionner puis faire glisser le gros carré 2  en haut à gauche (flèche quadruple) 

1   Pour piloter la position du libellé, clic-droit puis DISPOSITION ; exemple : TABULAIRE à  entête de page 

2   Si ce carré est invisible, il y  a un effet de disposition actif qui empêche le déplacement ; cet effet s'efface par clic-droit puis DISPOSITION SUPPRIMER 

ETAT : REGROUPEMENT 

REGROUPEMENT SELON UN CHAMP AU SEIN DE L'ÉTAT  

l  EXEMPLE

Lots avec regroupement par légume et ensuite tri par producteur

 

l  ETAT AVEC REGROUPEMENT

1)  Création automatique de l'état à partir d'une requête à jointure 

2)  Bouton REGROUPER ET TRIER de l'onglet CRÉATION, puis en dessous de l'état, bouton AJOUTER UN GROUPE pour définir le champ de regroupement (ici le nom de produit) 

3)  Déplacement du champ de regroupement (ici le nom de produit) dans l'en-tête de groupe par couper-coller (via le clic-droit), avec annulation préalable de sa disposition si besoin

4)  Bouton AJOUTER UN TRI pour le tri sur la date de la vente

 

REGROUPEMENT PLUS FACILE VIA L'ASSISTANT DE CRÉATION  

ETAT : EXPRESSIONS   

CALCULS SUR LES DONNÉES OU VALEURS PARTICULIÈRES  

l  NOTATION D'UNE EXPRESSION

Introduction au sein d'une zone de texte () dans l'état Syntaxe des expressions : 

-  début de l'expression marqué par le symbole égal (=)

-  texte littéral noté entre guillemets (")

-  collage de textes avec le symbole & 

-  notation d'un champ de donnée par son nom entre crochets ([ ]) avec la possibilité de calculer le total dans le cas de regroupement avec la fonction Somme()

-  calculs arithmétiques (+ - * /) 

-  paramètres particuliers comme [Page] et [Pages] pour désigner respectivement le numéro de la page courante et le nombre total de pages dans le document

-  fonctions comme DATE() pour la date courante, Temps() pour l'heure courante, ou Maintenant() pour les deux à la fois

Utilisation de l'assistant du générateur d'expression : sélection de l'élément puis AFFICHAGE PROPRIÉTÉS puis dans l'onglet DONNÉES sélection du paramètre SOURCE CONTRÔLE et clic sur  

l  EXEMPLES

1)  Cas du pied de page avec la date et la pagination

=Maintenant()

="Page " & [Page] & " sur " & [Pages]

affichera :

06/07/2009 17:10:15

 

Page 1 sur 2 

2)  Cas de la valeur totale d'une vente 

=[quantite]*[prix] & " €"

                affichera (cas d'une vente de 5 Kg à 3 € / Kg):            15 €

3)  Cas de la somme des tailles restantes des lots par produit  expression à placer dans l'en-tête de groupe de l'état

=Somme([taille_restante])

350 €

affichera (total de 350) :

EXERCICES SUR LES ÉTATS 

Dans le cadre du système d'information de la coopérative : 

1.   Construire l'état des produits. 

2.   Construire l'état des ventes avec le regroupement par produit et le calcul de la valeur d'une vente. 

3.   Construire l'état des lots avec un double regroupement : principal sur le produit, secondaire sur le fournisseur. Ajouter ensuite le calcul du stock restant pour chaque produit. 

EXEMPLE D'APPLICATION DANS ACCESS

Formulaire général

Macro

FORMULAIRE  GÉNÉRAL

MANIPULATIONS GÉNÉRALES DU SYSTÈME D'INFORMATION   

 

l  PLUSIEURS TYPES D'ÉLÉMENTS

1)  Boutons pour l'affichage d'un état

 association avec les états déjà construits

2)  Boutons pour l'ajout d'un enregistrement

 association avec les formulaire de saisie déjà construits mais avec positionnement sur un nouvel enregistrement

3)  Liste déroulante pour sélectionner un enregistrement, avec le bouton de commande associé pour la mise à jour de l'enregistrement choisi

 zone de liste déroulante à construire à l'aide de requête existante et association avec le formulaire de saisie déjà construit mais pour l'enregistrement sélectionné 

CRÉATION DU FORMULAIRE GÉNÉRAL 

 

CAS DE FORMULAIRE SANS DONNÉES ASSOCIÉES

1)  Dans l'onglet CRÉER, bouton CRÉATION DE FORMULAIRE 

2)  Dans la fenêtre de création apparue, redimensionner rapidement la zone blanche 1 délimitant le formulaire en tirant dans un coin

4) Vérifier la présence de la boîte à outils du groupe CONTRÔLES dans l'onglet

CRÉATION  de  OUTILS DE CRÉATION DE FORMULAIRE  

 

1 Si le quadrillage n'apparaît pas dans la zone, clic-droit dans son fond puis GRILLE 

BOUTON ASSOCIÉ À UN ÉTAT

L'ÉTAT DOIT ÊTRE DÉFINI AU PRÉALABLE

l  CRÉATION DU BOUTON DE COMMANDE 

cliquer sur le bouton  dans la boîte à outils puis cliquer à

l'endroit voulu et faire-glisser pour fixer sa taille 

l  DÉFINITION DU RÔLE DU BOUTON

choisir d'abord OPÉRATIONS SUR ÉTAT et APERÇU D'UN ÉTAT 

 

NE PAS OUBLIER DE VÉRIFIER LE BON FONCTIONNEMENT DU BOUTON  

EN PASSANT EN MODE D'EXÉCUTION VIA  AFFICHAGE MODE FORMULAIRE

MACRO ASSOCIÉE À UN AJOUT

BESOIN D'UTILISER UN COMPOSANT SPÉCIAL : UNE MACRO

l RÔLE DE LA MACRO  

Petit programme pour provoquer ici l'ouverture du formulaire de saisie en ajout d'un nouvel enregistrement

l CRÉATION DE LA MACRO  

Dans l'onglet CRÉER, bouton MACRO  

Ensuite choisir l'action OUVRIRFORMULAIRE  avec les propriétés : 

 NOM FORMULAIRE : celui du formulaire associé à un produit

 

Terminer en fermant la boîte et en enregistrant la macro avec un intitulé explicite

BOUTON ASSOCIÉ À UN AJOUT

LA MACRO D'AJOUT DOIT ÊTRE DÉFINIE AU PRÉALABLE

l DÉFINITION DU RÔLE DU BOUTON DE COMMANDE 

créer le bouton, choisir la catégorie DIVERS et EXÉCUTER UNE MACRO 

 

NE PAS OUBLIER DE VÉRIFIER LE BON FONCTIONNEMENT DU BOUTON  

EN PASSANT EN MODE D'EXÉCUTION VIA  AFFICHAGE MODE FORMULAIRE

ZONE DE LISTE DÉROULANTE

DONNÉES DE LA LISTE ISSUES D'UNE TABLE OU  

D'UNE REQUÊTE DÉFINIE AU PRÉALABLE  

l CRÉATION DE LA ZONE DE LISTE  

Choisir dans la boîte à outils des contrôles le bouton

a) valider l'option  JE VEUX QUE LA LISTE

MODIFIABLE RECHERCHE

LES VALEURS DANS UNE TABLE OU REQUÊTE 

b) indiquer la requête (ou la table) qui fournira les données de la liste

c)  indiquer les champs

des données à placer

dans la liste déroulante

ZONE DE LISTE DÉROULANTE (SUITE)

 

en mode création :

et en fonctionnement :

MODIFICATION APRÈS CHOIX DANS UNE ZONE 

CAS DE LA MODIFICATION DE L'ENREGISTREMENT  

CHOISI AU PRÉALABLE DANS LA LISTE DÉROULANTE

1)  ATTRIBUTION D'UN NOM À LA ZONE DE LISTE  Sélection de la zone de liste puis

AFFICHAGE PROPRIÉTÉS et dans l'onglet AUTRES, fixer le nom à la propriété

NOM  

2)  CRÉATION D'UNE MACRO SPÉCIFIQUE  

Action OUVRIRFORMULAIRE avec indication du formulaire en question,  avec  MODE DONNÉES  à  MODIFICATION, et l'indication de l'enregistrement choisi à  CONDITION WHERE  par l'expression suivante : 

[produit]![num_produit]=[Formulaires]![Formulaire_general]![choix_numero_produit]

 

 Bouton auquel est associé la macro créée précédemment

DÉCORATION DU FORMULAIRE 

l MISE EN FORME COMPLÉMENTAIRE  

 

une zone de texte placée par dessus

APPLICATION CLEFS-EN-MAIN 

l ACTIVATION AUTOMATIQUE AU DÉMARRAGE   

Soit via la création d’une macro avec le nom précis AUTOEXEC, et composée des actions OUVRIRFORMULAIRE suivie de AGRANDIR

 

Soit via FICHIER, OPTIONS, BASE DE DONNÉES ACTIVE  avec les réglages 

TITRE DE L'APPLICATION : titre de la fenêtre d'Access 

AFFICHER LE FORMULAIRE : formulaire ouvert initialement

AFFICHER LE VOLET DE NAVIGATION :  désactivation optionnelle 

 

RÉSUMÉ GÉNÉRAL 

RÉALISATION D’UNE BASE DE DONNÉE AVEC ACCESS

 

§ UNE ÉTAPE PRÉLIMINAIRE : LA MODÉLISATION  examen approfondi des données du système d’information  conception d’un modèle avec les entités, attributs et associations

§ UNE CONSTRUCTION PROGRESSIVE : LA BASE DE DONNÉES  mise en place des tables de la base définition des relations entre les tables écriture des requêtes de manipulation des données réalisation des formulaires et des états programmation complémentaire de macros

COMPLÉMENTS

Transferts entre Access et Excel 

TRANSFERTS ENTRE ACCESS ET EXCEL

 

TRANSFERTS DE DONNÉES ENTRE UNE BASE ET UNE FEUILLE DE CALCUL    

Cas n° 1 : Transferts par exportation ou importation 

Données dans un fichier au format d'Excel (XLS)

Cas n° 2 : interrogation d'une base dans Excel  

Données extraites directement à partir de la base  

TRANSFERTS PAR EXPORTATION  

 

TRANSFERTS DE DONNÉES D'UNE TABLE VERS UNE FEUILLE DE CALCUL  l EXPORTATION DE DONNÉES VERS UNE FEUILLE DE CALCUL

Création d'un classeur Excel à partir des données d'une table, avec une feuille de calcul unique

Sélectionner une table dans le panneau gauche de navigation,  puis clic-droit et la commande EXPORTER EXCEL,  ou dans l'onglet DONNÉES EXTERNES, groupe EXPORTER, bouton EXCEL

 

Régler TYPE DE FICHIER au bon format, exemple : CLASSEUR EXCEL (*.XLSX) et cocher EXPORTER LES DONNÉES AVEC LA MISE EN FORME  

(largeurs de colonne ajustées et types de données conservés) A l'étape suivante, ne pas cocher a priori ENREGISTRER LES ÉTAPES  

 

Les noms de champs sont automatiquement repris en 1ère ligne

Nom de la feuille créée identique à celui de la table exportée

CRÉATION D'UNE FEUILLE DE CALCUL SIMILAIRE À LA TABLE EXPORTÉE

TRANSFERTS PAR IMPORTATION  

 

TRANSFERTS DE DONNÉES D'UNE FEUILLE DE CALCUL VERS UNE TABLE

Attention ! le classeur et la table ne doivent pas être ouverts 

l IMPORTATION DE DONNÉES À PARTIR D'UNE FEUILLE DE CALCUL

Cas d'ajout des données de la feuille à une table existante :  

les colonnes  doivent correspondre à la structure de la table, et  dans le cas d'une clef à valeur automatique (type NUMÉROAUTO),  laisser les cellules correspondantes vides dans la feuille de calcul Exemple de feuille de calcul correspondant à des personnes : 

Dans l'onglet DONNÉES EXTERNES, groupe IMPORTER, bouton EXCEL

 

choisir le fichier des données, cocher AJOUTER UNE COPIE en sélectionnant  la table de destination, puis passer à l'étape suivante

ê

ATTENTIONÀ LA CORRESPONDANCE DES CHAMPS ENTRE FEUILLE ET TABLE !

TRANSFERTS PAR IMPORTATION (SUITE)

 

Si le classeur contient plusieurs feuilles de calculs indiquer alors la feuille contenant les données à importer

 

Vérifier la bonne correspondance des colonnes avec les champs de la table

   

Confirmer finalement l'importation dans la table 

INTERROGATION D'UNE BASE DANS EXCEL 

 

RÉCUPÉRATION DIRECTE DE DONNÉES DANS UNE FEUILLE DE CALCUL    

l PRINCIPE DE L'INTERROGATION

Récupération directe de données (table, requêtes) issues d'une base 1  dans une feuille de calcul d'Excel 

Possibilité de création d'une requête dans Excel via l'utilisation du composant Query de Microsoft Office

l PROCÉDURE 

1)  COMMANDE DONNÉES,  DONNÉES EXTERNES,  AUTRES SOURCES, PROVENANCE MICROSOFT QUERY 

2)  CHOISIR UNE SOURCE DE DONNÉES  

Source de données : fichier de la base de données Access 

 

Veiller à cocher UTILISER L'ASSISTANT REQUÊTE avant de valider (OK)

Désigner ensuite le fichier contenant la base (exemple : )

 

1 Présentation ici du cas où le fichier de la base est accessible sur le poste de travail ; il existe aussi la possibilité d'utiliser le mécanisme du pilote ODBC dans le cas d'une base installée sur un serveur.  

INTERROGATION D'UNE BASE DANS EXCEL (SUITE)

 

3) CHOISIR AU-MOINS UNE COLONNE DANS UNE TABLE  

 

Sélectionner une table puis cliquer sur  >  pour obtenir tous ses colonnes   Valider via le bouton SUIVANT 

   

ê

INTERROGATION D'UNE BASE DANS EXCEL (SUITE)

 

6)  DERNIÈRE ÉTAPE DE L'ASSISTANT   

Choisir AFFICHER LES DONNÉES DANS MICROSOFT QUERY 

 

7)  FORMULAIRE DE MODIFICATION DE LA REQUÊTE   

 

Pour faire apparaître la zone des critères : AFFICHAGE, CRITÈRES 

Possibilités à ce stade de retoucher les caractéristiques de la requête et  de l'enregistrer (FICHIER, ENREGISTRER) pour une réutilisation ultérieure

ê

INTERROGATION D'UNE BASE DANS EXCEL (FIN)

 

8)  INSERTION DES DONNÉES DANS LA FEUILLE DE CALCUL  

Soit la commande FICHIER  RENVOYER LES DONNÉES VERS EXCEL,  soit le 4ème bouton du formulaire :     

Indiquer où insérer les données dans la feuille 

 

Possibilité d'insertion rapide des données d'une table ou d'une requête prédéfinie dans Access, via 

DONNÉES, DONNÉES EXTERNES, ACCESS 

INDEX

-, 48, 49

", 48, 86

#, 48

, 60

&, 86

(), 49

*, 48, 49

/, 48, 49

:, 48

?, 48

[ ], 48, 49, 86

[Page], 86

[Pages], 86

+, 49

<, 48

<=, 48 <>, 48

=, 48, 86

>, 48

>=, 48

1 à plusieurs, 18

Actif/Inactif, 36 Afficher le contrôle, 37

agrégation, 52 analyse des besoins, 28 Appliquer l'intégrité référentielle, 62

association, 16, 22, 28, 58 attribut, 10, 28

attributs, 8 autoexec, 98 Base de données active, 98

boîte à outils, 73, 90

bouton de commande, 73 ajout, 93

état, 91

cardinalité, 14, 17, 22, 28 Chaîne vide autorisée, 36, 40 champ, 12 choix binaire, 36

DATE, 38

MONÉTAIRE, 38

nom, 34 NUMÉRIQUE, 90

TEXTE, 36, 90 champ calculé, 54 champ, préfixage, 64

Classement, 51

clef, 12, 26, 34, 43 clef étrangère, 22, 26, 39,

59, 61 clef primaire, 22, 26, 34, 39,

59, 61 cohérence, 61, 62 Colonne liée, 76

comme, 48

Comptage, 52

Compte, 52

Condition Where, 96

Contenu, 37, 76 contrainte, 28 contrainte de clef, 26 contrainte de domaine, 26 contrainte d'intégrité

référentielle, 26

Créer, 50 Critères alternatifs, 49 date courante, 86 Date(), 49, 86

Date/Heure, 41

dates, 49

décimal, 39, 41

dépendance fonctionnelle, 25

domaine, 12, 26

doublons, 51

e, 48

Ecart-type, 52

Echelle, 39 Effacer en cascade, 62

enregistrement, 12 entier, 39, 41 entier long, 39, 41

Entier long, 39

entité, 9, 10, 28 entités, 8 entre, 48 et, 49 état

création assistée, 81 création instantanée, 80 détail, 83 pied, 83

état, champ de donnée, 84 état, déplacement, 84

état, en-tête, 83

état, image, 84

état, libellé, 84

état, rectangle, 84

état, redimensionnement, 84

état, trait, 84

Excel, données externes,

105

Excel, feuille de calcul, 101,

105 exportation, 102

expression, 86 faux, 48 fonction, 49 format, 8 formulaire, 67 propriétés, 70

Formulaire, 90

création assistée, 68

Formulaire, champ de donnée, 71

Formulaire, déplacement, 71

Formulaire, disposition, 71

Formulaire, image, 71

Formulaire, libellé, 71

Formulaire, rectangle, 71 Formulaire, redimensionnement, 71 Formulaire, trait, 71 générateur d'expression, 50,

96 heure courante, 86

heures, 49

identificateur, 9, 10, 22, 28

importation, 103

in, 48 incohérence, 26 index, 12 infini, 60

insertion, 42

intégrité référentielle, 28, 59,

61, 62 jointure, 63, 64

Légende, 70

Limitation, 51 Liste de choix, 37 liste déroulante, 75, 94

Liste valeurs, 37

macro

ajout, 92

Maintenant(), 86

Majuscule+F2, 50

Max, 52

Memo, 41

Mettre à jour en cascade, 62

Min, 52

mode création, 69, 83

Mode Formulaire, 69 modèle conceptuel, 29 modèle entité-relation, 8 modèle relationnel, 29 modification, 43

Monétaire, 41

Moyenne, 52

Nbre colonnes, 76

négation, 49

Nom, 96

non, 48

null, 40, 48

Null interdit, 40

Numérique, 39, 41

numéro automatique, 39 NuméroAuto, 34, 39, 41 n-uplet, 12 opération, 52 Origine source, 37, 76

ou, 49 oui, 48 Oui/Non, 36 OuvrirFormulaire, 98

pas, 49

plusieurs à plusieurs, 20, 21

Premières lignes, 51 Query, 105

recherche, 46 redondance, 25, 28 réel double, 39, 41 réel simple, 39, 41

regroupement, 53, 85, 86

 

requête, 46

Somme, 52

Somme(), 86

source, 70 Source contrôle, 76 sous-formulaire, 77

StDev, 52 suppression, 43 système d'information, 3 table, 12, 16, 22 Taille du champ, 36, 39

Temps(), 49, 86

Texte, 41

texte littéral, 86

Texte long, 36

Total, 52

Tri, 51 tuple, 12 types de donnée, 10

Utiliser les assistants

Contrôle, 77

valeur atomique, 8 valeur obligatoire, 28

Valeur par défaut, 36

Valeurs distinctes, 51 Var, 52 variance, 52

volet de navigation, 35

vrai, 48

Vrai/Faux, 36

Zone de liste, 37, 76

zone de liste modifiable, 72

Zoom, 50

SOMMAIRE

INTRODUCTION . 2

Introduction au système d'information . 3

Système d'information : réalisation 4

Système d'information : vue pratique .. 5

Exemples de manipulation . 6

PRINCIPES DES BASES DE DONNÉES .. 7

Modélisation des données . 8

Donnée du produit . 9

Modélisation d'une entité . 10

Donnée de la personne 11

Entités et base de données 12

Tables produit et personne . 13 Donnée de la vente . 14 Donnée de la vente (suite) .. 15

Association vente et base de données . 16

Donnée du lot 17

Donnée du lot (suite) . 18

Lot dans la base de données 19

Emballages de produit .. 20

Emballages de produit (suite) 21

Association et base de données .. 22

Modélisation de la coopérative . 23

Exercices d'extension du modèle 24

Redondance des données .. 25

Incohérence des données .. 26

Exercice sur la cohérence .. 27

Modélisation conceptuelle : récapitulatif .. 28

Passage à la base de données 29

Exercices sur la modélisation 30

CRÉATION D'UNE BASE DE DONNÉE AVEC ACCESS . 31

Microsoft Access .. 32

Création d'une base 33

Création d'une table : début et clef . 34

Création d'une table : fin et ré-édition 35

Champs : texte, choix binaire 36

Champs : liste de choix . 37

Champs : monétaire, date .. 38

Champs : numérique, clef étrangère . 39

Champs : valeurs obligatoire et par défaut . 40

Type de données dans Access . 41

Ajout de données . 42

Mise à jour de données 43

Exercices sur la création d'une base . 44

INTERROGATION D'UNE BASE DE DONNÉE .. 45

Recherche de données : requête 46

Recherche de données : requête (suite) . 47

Requête : critères simples .. 48

Requête : critères avancés . 49

Requête : assistance . 50

Requête : doublons, limitation, tri 51

Requête : agrégation de données .. 52

Requête : agrégation par sous-groupes .. 53

Requête : expressions de calcul .. 54

Requête : récapitulatif 55 Exercices sur les requêtes simples 56

RELATIONS ET JOINTURES 57

Relations entre les tables 58

Relations entre les tables (suite) . 59

Relation et clef étrangère . 60

Contrainte d’intégrité référentielle 61

Contrôles d’intégrité référentielle . 62

Opération de jointure . 63

Jointure avec Access . 64

Exercices sur les jointures .. 65

FORMULAIRES 66

Formulaire : création instantanée 67

Formulaire : création assistée 68

Formulaire : modes d'affichage 69

Formulaire : enregistrement 70

Formulaire : retouches .. 71

Formulaire : transformation d'une zone 72

Formulaire : ajout de bouton de commande .. 73

Formulaire : cas de clef étrangère .. 74

Formulaire : cas de clef étrangère (suite) 75

Formulaire : cas de clef étrangère (fin) . 76

Formulaire : cas de sous-formulaire .. 77

Exercices sur les formulaires . 78

ETATS .. 79

Etat : création instantanée .. 80

Etat : création assistée . 81

Etat : création assistée (suite) .. 82

Etat : retouches . 83

Etat : retouches (suite) .. 84

Etat : regroupement 85

Etat : expressions 86

Exercices sur les états .. 87

EXEMPLE D'APPLICATION DANS ACCESS . 88 Formulaire  général . 89

Création du formulaire général . 90

Bouton associé à un état . 91

Macro associée à un ajout .. 92

Bouton associé à un ajout .. 93

Zone de liste déroulante .. 94

Zone de liste déroulante (suite) 95

Modification après choix dans une zone .. 96

Décoration du formulaire . 97

Application clefs-en-main . 98

Résumé général .. 99

COMPLÉMENTS .. 100

Transferts entre Access et Excel .. 101 Transferts par exportation . 102

Transferts par importation . 103

Transferts par importation (suite) .. 104

Interrogation d'une base dans Excel .. 105

Interrogation d'une base dans Excel (suite) 106

Interrogation d'une base dans Excel (suite) 107

Interrogation d'une base dans Excel (fin) . 108



Une donnée élémentaire ou « atomique», correspond à une valeur simple (nombre, texte, date, etc.) et non pas à une valeur multiple (liste, ensemble, etc.)

En anglais : entity-relationship model, traduit aussi par modèle « entité-relation »

La représentation est bien sûr simplifiée ici, dans le cadre de cette présentation. 

Dans le modèle « entité-relation »,  l'« identifiant » identifie de manière unique une entité ; il correspond à un ou plusieurs attributs. 

Une table est aussi appelée une « relation » (vocabulaire du modèle relationnel)

Un attribut s'appelle aussi un « champ »  ; ici, un nom d'attribut dans la table est par précaution noté sans accents et en remplaçant tout espace par un trait de souligné (« _ ») afin d'éviter des anomalies dans les traitements informatiques

L'élément de la table ou « n-uplet » s'appelle aussi un enregistrement, et  « tuple » en anglais. 

Cet index permet de retrouver rapidement un enregistrement à partir de sa clef 

Si l'identifiant de l'entité est composé de plusieurs attributs, chacun de ses attributs est alors indiqué comme définissant la clef. 

La valeur d'une clef est toujours obligatoire ; on peut aussi indiquer la valeur par défaut en cas d'absence de la donnée lors de l'enregistrement. 

N désigne ici un nombre non limité a priori, c'est-à-dire plusieurs fois. 

En fait, il s'agit d'une cardinalité maximale de 1  ; ainsi, cela peut aussi être 0,1 

Une clef étrangère est aussi appelée « clef externe » et une clef primaire « clef de relation »

Access absent de Office en version famille, étudiant et PME.

Dans le cas d'Access 97/2000/2003, l'extension est « .mdb » (Microsoft data base »)

Le nom d'un champ ne doit pas être trop long (taille maximale de 64) et ne peut pas comporter certains symboles (« . " ! `[ ] ») ; il est sage de n'utiliser que des lettres (sans accents) avec des chiffres (mais pas en début) et éventuellement le trait de souligné (« _ »). 

Le type « NuméroAuto » correspond à la fixation automatique par Access de la valeur (entier long) du champ de la clef pour tout nouvel enregistrement, en séquence et sans reprise d'un numéro déjà utilisé. 

Une clef primaire est généralement définie sur un champ unique (exemple : « num_produit ») mais peut dans certains cas s'appliquer à plusieurs champs identifiant conjointement de manière unique chaque enregistrement dans la table

Le type « Texte court » autorise une valeur jusqu'à 255 caractères au maximum ; au-delà, le type « Texte long » permet l'enregistrement d'un texte jusqu'à 64 000 caractères visibles (1 Go en fait). 

[20] Ne pas confondre le mot anglais null avec « nul » qui correspond à une valeur particulière (exemple : zéro)

Pour faire réapparaître la liste des tables : onglet CRÉER et  bouton AFFICHER LA TABLE

On peut bien sûr ne demander à afficher que certains champs et non l'ensemble de l'enregistrement

Après la saisie de valeur de texte, Access ajoute automatiquement les apostrophes (") autour

Access ne fait pas la différence entre les lettres minuscules et majuscules lors d'une recherche

Ajout automatique des guillemets autour d'un texte si pas d'ambiguïté

L'encadrement d'une date par des dièses (#) est facultatif si pas d'ambiguïté

En l'absence de notation d'une comparaison, c'est l'égalité qui est alors appliquée

[28] Pour utiliser un symbole générique comme véritable symbole à chercher (par exemple l'astérique), il faut le noter entre crochets ([ ]) ; exemple : [*]

Ordre lexicographique des symboles (selon l'alphabet informatique, chiffres avant lettres)

Liste des fonctions dans l'aide d'Access ou manipulable via le générateur d'expression (cf. page 43)

Raccourci au clavier pour obtenir le zoom : MAJUSCULE+F2

Attention à ne pas appliquer cette commande lorsqu'une cellule de champ est sélectionnée car on obtient alors les propriétés du champ et non pas celles de la requête. 

Présentation simplifiée ici des possibilités du langage Visual basic pour Access ; possibilité d'utilisation d'un assistant dédié (clic-droit dans la zone du champ puis, au menu, CRÉER)

[34] Pour faire réapparaître la boîte, onglet CRÉER et bouton AFFICHER LA TABLE ou via clic-droit dans le fond 

Le symbole «  » désigne l’infini en mathématiques.

Si ce carré est invisible, il y  a un effet de disposition actif qui empêche le déplacement ; cet effet s'efface par clic-droit puis DISPOSITION, SUPPRIMER LA DISPOSITION 

Possibilité d'agrandir la zone du formulaire en faisant glisser le bord en limite du pied de formulaire. 

Access prend automatiquement en compte le nombre de colonnes indiquées à partir de la première dans le résultat de la requête

La mise en forme s'applique toujours globalement au texte, et non pas à une partie seulement. 

Pour piloter la position du libellé : clic-droit puis DISPOSITION, SUPPRIMER LA DISPOSITION    

Version du langage Visual basic pour Access


10509