Cours Access 2003 gratuit


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Access 2003

version 2005

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Table des matières :

TUA)UT TU

IntroductionUT ..1

TU

1)UT TULe démarrage d’AccessUT 2

TU  

2)UT TULa création d’une nouvelle base de donnéesUT .2T

UB)U U

Les tables ..3U

U

1)U La définition d’une tableU        U 3

U

2)U La création de la structure d’une tableU       U ..3

U

3)U L’enregistrement de la structure d’une tableU       U ..5

U

4)U La saisie des informationsU 5U

U

5)U La consultation/sélection d’un enregistrementU        U ..6

U

6)U La suppression d’un enregistrementU        U ..6

U

7)U L’importation d’une feuille de données à partir d’ExcelU      U .7

U  

8)U L’exportation des données d’une table vers ExcelU      U ..8

UC)U U

Les requêtesU 9

U

1)U La création d’une requêteU        U 9

U

2)U La définition des clefs de triU ..11U

U

3)U ULes critères de filtresU 12

Ua)U ULes critères de filtre concernant les champs texte ou mémoU 12

Ub)U ULes critères de filtre concernant les champs numériquesU ..14

Uc)U ULa combinaison des critèresU .14

Ud)U ULes critères de filtre concernant les datesU .15

U

4)U ULes formulesU 16 Ua) Exemple de concaténation 16 Ub) Les champs calculés 17 Uc) Exemple d’utilisation de fonctions .17U

5)U     U ULes propriétés d’un champ ou d’une requêteU ..18

U  

6)U Requête « sélection » et regroupementsU        U ..19

UD)U U  

Une requête basée sur une autre requêteU .22

UE)U U

Les requêtes multi-tablesU 23

U

1)U La création d’une jointureU      U ..23

U  

2)U La propriété de la jointureU        U .23

UF)U U

Les formulairesU 26

U

1)U La création d’un formulaire instantanéU       U 27

U

2)U La création d’un formulaire à l’aide d’un assistantU        U 27

U

3)U La modification d’un formulaireU        U ..29

U

4)U La sélection d’un contrôleU        U .31

U

5)U La boîte à outilsU      U ..31

U

6)U La création d’un formulaire indépendantU      U 32

U

7)U UQuelques contrôles en détailU 33 Ua) Le contrôle  « Bouton de commande » 33

Ub) Les contrôles indépendants Trait, Rectangle et Intitulé ..34 Uc) Le contrôle dépendant zone de texte (bouton ) ..35

Ud) Le contrôle dépendant groupe d’options 35U

8)U     U ULe contrôle sous-formulaireU ..37

U  

9)U Le contrôle liste modifiableU 40U

- 1 -

A) Introduction

Une base de données est un ensemble d’informations concernant un sujet particulier. 

Exemples : La base de données d’un commerce contiendra toutes les informations concernant les clients, les fournisseurs, les articles en stock, les factures envoyées, celles payées,

La base de données d’une école contiendra toutes les informations concernant les enseignants, les élèves (adresses, numéro de téléphone, absences, notes, ),

Quand vous gérez une base de données avec le logiciel Access, vous utilisez plusieurs types d’objets :

•  Les tables, qui enregistrent l’ensemble des données. En général, les données sont mémorisées dans plusieurs tables portant à chaque fois sur un sujet unique.

Dans un commerce, il y aura une table pour les données des clients, une pour les données des articles, une pour les informations des commandes, une pour les données des fournisseurs, Dans une école, il y aura une table pour les données des élèves, une pour les données des enseignants, une pour les informations concernant les plans d’étude,

•  Les requêtes, qui permettent de rechercher, d’analyser ou de trier les informations contenues dans les tables dans l’ordre alphabétique ou selon un ou des critères donnés. Une requête permet de sélectionner tous les étudiants habitant un village, , d’afficher tous les élèves ayant une moyenne générale supérieure à 5,

•  Les formulaires, qui servent à afficher les informations à l’écran, à les saisir, à les modifier,  

selon un certain type de représentation.

•  Les étatsT , qui offrent la possibilité d’imprimer les informations contenues dans les tables selon T une certaine présentation (liste de classe, facture, ).

•  Les pages, qui permettent de créer une interface pour gérer les données au travers d’un réseau intranet ou internet.

•  Les macros, qui permettent d’automatiser une ou plusieurs actions, sans recourir à la programmation.

•  Les modules, qui permettent d’écrire des programmes utilisant des instructions Visual Basic.

Exemple de la fenêtre d’une base de données :

Le logiciel Access est appelé un Système de Gestion de Base de Données (SGBD) car il permet d’établir des relations entre les données de plusieurs tables. 

Pour un commerce, toutes les données des clients (noms, adresses, ) sont mémorisées dans une table avec pour chaque client un numéro de code. Dans la table contenant les différentes commandes, l’inscription du code du client permettra d’établir un lien avec les données personnelles du client. Les données d’une facture pour un client seront prises à la fois dans la table des commandes et dans la table des clients.

Les liens établis entre les tables permettent d’éviter d’introduire des informations à double et les risques d’erreurs.

1) Le démarrage d’Access

Démarche :

1°) Lancez le logiciel Access 2003 à partir du groupe Microsoft Office

2°) Dans la liste déroulante du menu Fichier, sélectionnez l’option « Ouvrir » pour une base de données existante ou « Nouvelle base de données … » pour créer une nouvelle base de données dans un nouveau fichier.

2) La création d’une nouvelle base de données

Démarche :

B) Les tables

1) La définition d’une table

La table est l’objet fondamental qui permet de mémoriser les informations d’une base de données au fur et à mesure de leur saisie (temps réel). Une table est un ensemble de données structurées. Cette structure repose sur un élément fondamental : le champ. Chaque champ d’une table caractérise un renseignement (par exemple, le champ E_nomabonné correspond au nom d’une personne, le champ E_localitéabonné correspond au lieu de résidence de la personne, )

L’ensemble des informations contenues dans les champs constitue un enregistrement (par exemple, dans une table correspondant au bottin des numéros de téléphone, chaque enregistrement contient les informations détaillées de chaque abonné : nom, prénom, numéro de téléphone, adresse, ). Tous les enregistrements d’une table  ont  les mêmes renseignements (même si des champs peuvent rester vides).

L’ensemble des données est représenté sous la forme d’une grille constituée de colonnes (les champs) et de lignes (les enregistrements).

2) La création de la structure d’une table

Démarche :

Double-cliquez sur la rubrique Créer une table en mode Création

Vous accédez directement à la fenêtre qui vous permet de définir les noms des champs, de sélectionner leur type de données, d’insérer une description et de leur donner des propriétés.

Comme la figure le montre, chaque ligne contient les caractéristiques d’un champ :

 Le nom du champ (ce nom est limité à 64 lettres ou chiffres ). Le caractère espace est interdit.

Nomenclature : La ou les 1ères  lettres du nom du champ fait référence au contenu de la table.

Exemple : La table T_Eleves contient l’ensemble des données des élèves d’une école. Le nom de chaque champ commence par E_  E_Nom, E_Localite, …

 En principe, un des champs de la table doit permettre d’identifier chaque enregistrement de façon unique : il s’agit de la clé primaire. Par exemple, le numéro de code d’un client ne doit concerner qu’une personne   Pour insérer la clef, il faut se positionner sur le 1erP champ (en général) et P cliquer sur le bouton . (Par convention, ce champ sera toujours de type NuméroAuto.)

 Le type de donnée (qui sera mémorisé dans le champ). La liste déroulante présente les différents types de champs générés par Access :

•  Texte : la valeur entrée correspond à des caractères alphanumériques (lettres  et/ou chiffres); la longueur est limitée à 255 caractères.

•  Mémo : caractères alphanumériques; la longueur de ce type est limitée à 64000 caractères. Convient pour les remarques, commentaires, …

•  Numérique : valeur numérique; le type de ce champ peut être entier, entier long, réel simple ou réel double.

•  Date/Heure :    date ou heure. Access vérifie l’exactitude des dates introduites.

•  Monétaire :      valeur numérique avec l’indication d’un symbole monétaire

•  NuméroAuto : valeur incrémentée automatiquement lors de la saisie d’un nouvel enregistrement.

•  Oui/Non : utilisé pour les valeurs ne pouvant prendre que 2 valeurs; oui ou non; vrai ou faux; -1 ou 0.

•  Objet OLE : ce type permet d’insérer des objets issus d’autres applications “Windows”, images,

•  ..

 La description (facultative) permet de renseigner l’utilisateur sur la nature du contenu du champ.

Les Propriétés du champ dépendent du type de données. Les propriétés par défaut peuvent être modifiées. Elles sont souvent facultatives, cependant elles permettent de mieux gérer l’introduction des données et la « taille » de la base de données. La touche F1 permet d’activer l’aide.

L’onglet « Général » permet d’indiquer les propriétés/caractéristiques d’un champ :

•  « Taille du champ » permet  de réduire le « volume » de la table. La valeur par défaut est de 50 caractères pour le type texte et entier long pour le type numérique.

•  « Format » permet de modifier l’apparence du contenu d’un champ.

•  « Masque de saisie » aide l’utilisateur à rédiger correctement le contenu des champs. Par exemple, pour un numéro de téléphone le format est \(aaa") "aaa\ aa\ aa 

•  La « valeur par défaut »  est automatiquement prise en compte lors de la création d’un nouvel enregistrement.

•  « Valide si » permet de créer une règle de validation.

•  « Null interdit » indique qu’un champ doit obligatoirement contenir une information.

•  …

L’onglet « Liste de choix » est utilisé pour créer  une liste de valeurs afin de faciliter l’introduction des  données de la table.          

                                                                                                    Dans la table, les choix apparaissent dans

une liste déroulante …

3) L’enregistrement de la structure d’une tableU

Pour enregistrer la structure d’une table, vous pouvez double-cliquer dans la case système  et donner un nom à votre table ou utiliser la rubrique EU nregistrer sous U du menu FU ichierU . Par convention, nous écrirons toujours les caractères T_ avant le nom de la table, exemple : T_clients .

4) La saisie des informationsU

Quand la structure de la table est terminée, le bouton ouvrir  vous permet d’activer une fenêtre dans laquelle vous pouvez introduire les données.

La saisie des données et la modification de la largeur d’une colonne se fait simplement comme dans un tableau Excel. Les données sont introduites dans les différentes cellules et validées en tapant sur la touche entrée ou sur une flèche de déplacement ou sur la touche tabulateur

Attention, lors de l’introduction des données, il est nécessaire de veiller au format des champs :

•    La valeur d’un champ de type NuméroAuto ne peut pas être saisie puisque le numéro correspondant est automatiquement augmenté de 1 par Access.

•    Les dates sont introduites selon le format 21/12/05

•    …

Les données apparaissent sous la forme d’un tableau.

Remarques :

•    Pour ajouter un nouvel enregistrement à la fin d’une table, vous pouvez cliquer sur le bouton  de la barre d’outils. Le curseur se positionne dans le premier champ du nouvel enregistrement.

•    Pour revenir à la structure de la table (mode création), vous pouvez cliquer sur le bouton  afin de visualiser la structure de la table, d’ajouter un champ ou de modifier les propriétés d’un champ,

Les enregistrements sont affichés dans la table dans l’ordre de leur saisie. L’affichage des informations sera modifié par l’utilisation des requêtes et/ou des formulaires.

5) La consultation/sélection d’un enregistrementU

Les boutons situés dans le coin inférieur gauche de la fenêtre vous permettent d’accéder facilement aux enregistrements :

enregistrement précédent 

                                                                                               enregistrement suivant

En tapant son numéro, vous pouvez accéder directement à un enregistrement

6) La suppression d’un enregistrementU

Il faut sélectionner l’enregistrement à supprimer et presser sur la touche Delete. Attention, cette manipulation ne peut pas être annulée !!!

Quand le champ de la clé primaire est de type NuméroAuto, la valeur correspondant à l’enregistrement effacé ne sera plus utilisée.  Il peut y avoir ainsi des “sauts” dans la numérotation.

7) L’importation d’une feuille de données à partir d’Excel

Il est possible d’importer dans une base de données ACCESS une table de données réalisées dans un document Excel.

Démarche :

1°) Sélectionner dans le menu « Fichier », la rubrique « Données externes », puis la rubrique « Importer ».

2°) Dans la fenêtre « Importer », sélectionner le type de fichiers

« Microsoft Excel *.xls » et votre document. 

                   Cliquer sur le bouton  pour continuer.

3°) Une fenêtre « Assistant … » s’ouvre. Elle vous permet de sélectionner la feuille de votre document Excel que vous voulez importer. 

4°) L’étape suivante permet d’indiquer que le contenu de la 1ère ligne de la feuille Excel correspondra aux noms des champs sous Access. 

5°) Les données Excel peuvent être mémorisés dans une nouvelle table, voir rajouter à une table Access qui a évidemment la même structure …

6°) Dans cette étape, l’assistant vous demande si le premier champ correspondra à la clé primaire. Confirmer les options proposées …

7°) Laisser Access gérer la clef primaire. Elle aura la propriété NuméroAuto

8°) Indiquer le nom de la table  et cliquer sur le bouton  

8)

L’exportation des données d’une table vers Excel

Une table Access peut être exportée vers un document Excel. La procédure est très simple.

Démarche :

1°) Sélectionner la table dont vous souhaitez exporter le contenu.

2°) Dans la rubrique « Fichier », sélectionner la rubrique « Exporter »

3°) Dans la fenêtre « Exporter … », sélectionner le type de fichiers « Microsoft Excel *.xls » et votre document. Excel qui contiendra les données exportées.

                    Cliquer sur le bouton .

      Remarques :

•  Le fichier Excel utilisé pour l’exportation de vos données doit être fermé.

•  Dans votre document Excel, les données sont mémorisées dans une nouvelle feuille dont le nom correspond au nom de la table Access.

                               Ex :  

C) Les requêtes

Une requête sert à exploiter les données contenues dans les tables. 

On distingue 2 types de requêtes, les requêtes “sélection” qui permettent de lire des informations contenues dans des tables et les requêtes “action” qui permettent d’agir (effacer, insérer , modifier ) sur le contenu des tables. Dans le cadre de ce cours, nous nous concentrerons sur les requêtes “sélection”.

Une requête “sélection” permet, entre autres, de classer les informations dans l’ordre alphabétique d’un ou de plusieurs champs, de rechercher une donnée selon un ou plusieurs critères de sélection, d’effectuer des calculs, de faire des regroupements selon des critères, etc.  

Le résultat d’une requête peut servir de source pour un formulaire (présentation des données des champs à l’écran), pour un état (impression) ou même pour une nouvelle requête.

Une requête correspond à des ordres de programmation enregistrés au format SQL (Structured Query Language). Les ordres d’une requête peuvent être mémorisés et exécutés à tout moment. A chaque exécution de la requête l’ensemble des données de la table est analysé avant d’en afficher le résultat.

1) La création d’une requêteU

• Démarche pour créer une requête :

1°) Sélectionnez l’onglet Requête

2°) Cliquez sur le bouton  

3°) Une boîte de dialogue apparaît : cliquez sur l’option Mode Création

4°) Cliquez sur le bouton OK

5°) Une boîte de dialogue apparaît : cliquez sur le nom de la table à insérer, puis appuyez sur le bouton Ajouter . Répétez cette opération si une autre table doit être ajoutée.

6°) Lorsque vous avez sélectionné toutes les tables nécessaires à la création de  votre requête, cliquez sur le bouton FU ermerU

L’écran de création de la requête affiche la ou les tables sélectionnées en haut de la fenêtre. Une grille d’interrogation permet de définir l’ordre des tris, les critères de filtre, les calculs,

7°) Dans la grille d’interrogation vous sélectionnez les champs que vous voulez voir apparaître dans l’affichage de la requête ou que vous utiliserez pour classer, filtrer les enregistrements.

Vous définissez éventuellement :

 Les tris (ordre croissant, décroissant) (cf page 11)

 Les critères de filtre (uniquement les enregistrements d’un tel pays ou d’une telle ville) (cf page 12)

 Les formules de calcul (cf page 16)

 Une propriété pour la requête ou pour des champs affichés (cf page 18)  Les regroupements (cf page 19)

•    Pour ajouter un champ dans une requête, il faut cliquer sur le champ, Remarque : tout en maintenant le bouton de Pour afficher tous les champs d’un enregistrement, gauche enfoncé, amenez le champ vous sélectionnez le champ *. Dans l’exemple cisur la grille du bas et relâchez le dessous, la sélection du caractère * affiche dans la

                bouton                                                 zone champ le terme T_Eleves.*

•    Pour visualiser le résultat de votre requête, vous

cliquez sur le bouton . Le résultat apparaît sous la forme d’une feuille de données. Sa présentation peut être modifiée (même principe que dans Excel).

•    En cliquant sur le bouton , vous revenez sur l’écran de création de votre requête et vous pouvez la modifier.

•    Pour enregistrer la requête, cliquez sur le bouton   et donnez-lui un nom. Par convention, le nom donné commence par la lettre R (Ex : R_Eleves)

Remarque :

La “grille” d’interrogation des champs et de définition des critères génère automatiquement des ordres de programmation SQL (Search Query Language) qui permettent d’obtenir le résultat souhaité. La requête sauvegardée mémorise les lignes de programmation et non pas le résultat affiché !!!..

Exemple de code SQL :  SELECT T_Produits.*, T_Produits.Prod_nom

                                  FROM T_Produits

                                  ORDER BY T_Produits.Prod_nom;

     Dans cet exemple, les enregistrements de la table T_Produits sont triés dans l’ordre alphabétique en fonction du champ Prod_nom

2) U

La définition des clefs de tri

      Les données fournies par une requête peuvent être classées selon une ou plusieurs clefs.

Pour trier les informations, selon les données d’un champ, il faut l’indiquer sur la ligne Tri en dessous du champ concerné.

      Plusieurs choix vous sont proposés :

Croissant,           pour trier de A à Z, de 1 à 1000, du 01/01/1999 au 01/12/1999,

Décroissant,       pour trier de Z à A, de 1000 à 1,

(Non trié),           pour ne pas trier.

      Exemple n° 1 :      

       Le             tri         défini   permet             de        classer             les enregistrements de la table dans l’ordre              A l’exécution, vous obtenez croissant des noms des produits.        

Pour combiner les clefs de tri, il suffit de placer les champs dans l’ordre du tri souhaité et d’indiquer sous les champs concernés Croissant ou Décroissant . Les tris sont traités de gauche à droite.

         Exemple n° 2 :                                                         

         Le     tri     défini     permet     de     classer     les             

enregistrements d’après l’ordre de la catégorie A l’exécution, vous obtenez .. des produits et ensuite au sein d’une rubrique      selon l’ordre alphabétique de leur nom.

Exemple n° 3 :     

Tous les champs de la table sont A l’exécution, vous obtenez affichés selon l’ordre croissant des  catégories de produits. Le champ utilisé pour trier la table n’est pas affiché, car il est déjà pris en compte dans le champ

 : champ dont le contenu n’est pas affiché.  : champ dont le contenu est affiché.

3) Les critères de filtresU

a) Les critères de filtre concernant les champs texte ou mémo

Il est possible en définissant un ou plusieurs critères de sélection de n’afficher que les enregistrements qui correspondent à ce ou ces critères définis.

           Exemple n° 1  

                Pour sélectionner uniquement les                    

enregistrements ayant le mot légume dans   A l’exécution, la requête n’affiche que les le champ Cat_prod, il faut écrire légume           enregistrements contenant le terme légume sous le champ Cat_prod et sur la ligne           dans le champ Cat_prod critère.         

                 Remarque :

Access rajoute les “” autour du mot. Le critère de sélection peut être écrit de plusieurs façons : =”légume”comme “légume”légume


Exemple n° 2 :

Il est possible d’exclure les enregistrements contenant un certain mot dans un champ. Il faut écrire <> ou pas devant le terme à exclure.

Remarque : A nouveau, le critère peut être rédigé de plusieurs façons <> légume pas légume pas “légume”

A l’exécution, vous obtenez


Exemple n° 3 :

Il est possible de sélectionner toutes les valeurs d’un champ commençant par certains caractères. Le critère fr* sélectionne tous les mots commençant par ces lettres. Le caractère * représente un nombre de

caractères quelconque après les lettres fr

Le caractère * peut se placer à différents endroits : fr * : le texte commence par les lettres fr *re : le texte se termine par re

*m* : le texte contient la lettre m

Remarques :

A l’exécution, vous obtenez


•  Le caractère * s’applique uniquement aux champs texte ou mémo.

•  Lorsque vous tapez un critère dans un champ Texte ou Mémo, Access ne fait pas la distinction entre les majuscules et les minuscules. Les critères fruit et Fruit sont identiques.

•  Attention aux caractères accentués, peche et pêche sont différents.

b)   Les critères de filtre concernant les champs numériques

               Exemple n° 1 :

Il est possible de sélectionner les champs numériques contenant une certaine valeur.

Le critère =5.5 sélectionne tous les champs contenant la valeur 5.5

A l’exécution, vous obtenez

Les opérateurs de comparaison sont :

>

: supérieur à

: inférieur à

>= 

: supérieur ou égal à

<= 

: inférieur ou égal à

<> 

: différent de

: égal

Exemple n° 2 :

Il est également possible de sélectionner des valeurs contenues dans un intervalle de valeurs.

                 Un intervalle de valeurs s’obtient par :            

                 >= 100 et <1000                                              A l’exécution, vous obtenez

Remarques :

- le critère >=3000 et <=5000 peut s’écrire entre 3000 et 5000 - le ou est également utilisable dans ce genre de critère.

Par exemple, le critère <2000 ou >5000 permet d’afficher les champs contenant des valeurs plus petites que 2000 ou plus grandes que 5000.

c)   La combinaison des critères

Il est possible d’utiliser plusieurs critères de sélection. Il suffit de les placer dans les différentes lignes et colonnes de la grille.

si les critères sont placés sur la même ligne,

ils sont liés par unET(un enregistrement est affiché si les deux critère sont remplis); si les critères sont placés sur des lignes différentes,            ils sont liés par unOU (un enregistrement est affiché si l’un des deux critères est rempli).

Exemple n° 1 :

Les critères utilisés permettent d’afficher la liste des produits dont le prix est supérieur à fr. 12.- et qui appartiennent à la catégorie fromage.

A l’exécution, vous obtenez

Exemple n° 2 :

Les critères utilisés permettent d’afficher les produits de la catégorie légume ou dont le prix est inférieur à fr. 8.-

d)   Les critères de filtre concernant les dates

Les opérateurs de comparaison et leur utilisation sont les mêmes que pour les champs numériques.

Le critère utilisé affiche toutes les commandes  dont la date est inférieure au 30/04/96 

A l’exécution, vous obtenez

Remarque :

Access rajoute automatiquement des # autour de la date.  

e)   La définition d’une requête “paramétrée

Il est possible que le critère d’une requête soit introduit dans une fenêtre de dialogue lors de son exécution.

Pour obtenir cet effet, une question écrite  entre des parenthèses [ ] est rédigée sur la   ligne critère.       


f) Autres critères

Il est possible en utilisant le critère est null ou =null de sélectionner les champs « vides ».

Contrairement au cas précédent, le critère est pas null ou <>null permet d’afficher tous les champs contenant une donnée.

4) Les formules

A l’exécution, vous obtenez

A l’exécution, vous obtenez


Dans Access, les intitulés des champs peuvent être utilisés comme des variables.

Quand une requête est exécutée, les enregistrements d’une table sont lus les uns après les autres. A chaque « lecture » d’un enregistrement, le contenu de ses divers champs est mémorisé dans ces variables.

        Exemple :                                                    

A la lecture du 1er enregistrement, le champ titre contiendra Mme; le champ Nom contiendra Armand;

A la lecture du 5ème enregistrement, le

champ titre contiendra M.; le champ 

Nom contiendra Bernard;

Cette propriété des champs sert à la création de formule permettant d’obtenir un nouveau champ ou une nouvelle valeur.

a)   Exemple de concaténation

A partir des données alphanumériques de deux champs, il est possible de créer une nouvelle donnée en utilisant le symbole & . Les noms des champs sont écrits entre des parenthèses [ ] dans la formule.

La formule [titre]&[nom] est rédigée sur la ligne 

        champ …                                                                   A l’exécution, vous obtenez

Remarque : L’intitulé Expr1 est créé automatiquement par Access.

Il est possible de choisir l’intitulé du nouveau                   champ en l’indiquant avant la formule.     A l’exécution, vous obtenez

Remarque : Pour séparer les champs par un espace, il faut écrire [titre]&" "&[nom]

b)   Les champs calculés

Les valeurs numériques contenues dans une table peuvent être utilisées dans les requêtes pour obtenir de nouvelles valeurs.

Un champ calculé est composé de deux parties :

$ le nom donné à cette formule (qui sera le nom de ce nouveau champ et qui sera utilisé comme libellé dans l’en-tête de la colonne);

$ un calcul utilisant les différents opérateurs mathématiques  +, -, /, *, et les ()

Exemple :

Pour obtenir le prix total de chaque article en stock, il faut écrire la formule suivante (expression) :

Prix total:[PrixUnitaire]*[Qstock],

Prix total: est le nom donné au nouveau champ qui sera utilisé dans l’en-tête de la colonne dans la feuille de données et

où les noms des champs de la table utilisés dans la formule sont écrit entre des parenthèses [ ]

c)  Exemple d’utilisation de fonctions

Un champ calculé peut intégrer des fonctions Visual Basic tels que date(), gauche(), droite(), len(), ent()

Quelques exemples :

•  La fonction date() retourne la date du système. 

La formule date()-[El_datenais] retourne le nombre de jours vécus par une personne.

•  La fonction ent() peut s’utiliser pour arrondir un nombre au 1/2, aux 5 centimes,

            La formule ent([prix]*20+0.5)/20 affiche la valeur du champ prix arrondie aux 5 centimes.

Pour rédiger une formule, soit vous la tapez dans la zone champ ou soit vous utilisez le générateur d’expression. Pour utiliser le générateur (assistant pour composer des formules),

cliquez sur le bouton  

Il est composé de trois parties :

1)    La zone de l'expression

La formule est rédigée dans cette zone. Les éléments de l’expression apparaîtront dans cette section. Soit vous les tapez directement où soit vous les sélectionnez au moyen des boutons opérateurs et de la zone inférieure de la fenêtre.

2)    Les boutons opérateurs.

Si vous cliquez sur l'un de ces boutons, l’opérateur est inséré dans l’expression.

3)    La section inférieure du générateur

•  La zone de gauche contient des dossiers répertoriant les objets tables, requêtes, formulaires et états de la base de données, les fonctions intégrées et celles créées par l'utilisateur, les constantes, les opérateurs, ainsi que les expressions classiques.

•  La zone du milieu affiche les éléments d’un dossier sélectionné dans la zone de gauche. Par exemple, si vous cliquez sur Fonctions intégrées dans la zone de gauche, la zone du milieu affiche les catégories de fonctions Visual Basic.

•  La zone de droite affiche les valeurs, le cas échéant, des éléments que vous avez sélectionnés dans les zones de gauche et du milieu. Par exemple, si vous cliquez sur Fonctions intégrées dans la zone de gauche et sur une catégorie de fonctions dans la zone du milieu, la zone de droite répertorie toutes les fonctions intégrées de la catégorie considérée.

5) Les propriétés d’un champ ou d’une requêteU

•  Il est possible de mettre des propriétés sur les champs affichés concernant les valeurs ou les dates. Par exemple, le contenu d’un champ numérique est affiché avec 2 décimales, le contenu d’un champ date est affiché en indiquant le nom du mois au complet.

         Démarche :

1°) dans la zone des critères, cliquez à côté du nom du champ et cliquer sur le bouton  afin d’afficher la fenêtre des propriétés;

2°) sélectionnez le format et le nombre de décimales pour l’affichage des valeurs.

•  Pour obtenir une requête qui affiche les 5 premiers enregistrements correspondant aux critères de sélection, il est nécessaire de modifier les propriétés de la requête.

       Démarche :

1°) Cliquer sur l’aire « grisée » située à côté de la table et cliquer sur le bouton  afin d’afficher la fenêtre des propriétés de la requête.

2°) Indiquer le nombre d’enregistrements à afficher vis-à-vis de premières valeurs. Cela peutêtre un nombre ou un pourcentage.

6) Requête « sélection » et regroupementsU

Dans une table on trouve des informations relatives à des enregistrements de même nature (Exemple 1 enregistrement = 1 employé). Toutefois on peut souvent en tirer d'autres informations, par exemple si la table contient l'adresse de chaque employé et son salaire, on doit pouvoir en déduire la liste de toutes les villes représentées dans la table ainsi que le salaire total des employés. On utilise dans ce cas des requêtes avec option de regroupement en activant la ligne dite « Opération ».

La ligne opération est activée ou désactivée en cliquant sur le bouton  . Elle permet d’utiliser des fonctions de statistique :

Regroupement :  Définit le champ pour lequel  vous voulez effectuer un regroupement.

Somme :

Totalise toutes les valeurs d’un champ.

Moyenne :

Calcule la moyenne de toutes les valeurs d’un champ.

Minimum :

Calcule la valeur la plus petite dans un champ.

Maximum :

Calcule la valeur la plus grande dans un champ.

Compte :

Affiche le nombre total des enregistrements répondant à un critère.

Où :

Indique la/les valeurs d’un champ qui sont prises ou ne sont pas prises en

compte dans un regroupement. Ce où a la signification d’un si (d’une condition) !!

Quelques exemples :

La table ci-dessous contient les informations concernant les employés d’une entreprise.

A partir de cette table et en utilisant la ligne opération, il est possible d’obtenir

a)    Avec la fonction Somme …    

                                                                                         On obtient le montant total des salaires versés …

b)    Avec la fonction Regroupement …    

                                                                                       On obtient la liste des localités …

 c) Avec les fonctions Regroupement et 

Compte …                                                       On obtient le nombre d'employés par localités


d) Ou encore avec la fonction Max

Remarque : 

Le champ CompteDeNoEmployés a été automatiquement créé par Access. Comme indiqué plus haut, l’utilisateur peut donner un autre intitulé à cette expression.

A l’exécution vous obtenez le salaire le plus élevé


e) Le « calcul » peut être limité à certains critères en utilisant la fonction

Attention, les champs contenant l’opération ne sont pas affichés.

                                                                                                                             A l’exécution, vous obtenez

Dans le regroupement, seuls les enregistrements concernant les vendeurs sont pris en compte.

Remarque : avec la ligne de regroupement, il n’est pas possible d’utiliser le champ *

D) Une requête basée sur une autre requête

Il est parfois nécessaire de recourir à plusieurs requêtes pour obtenir un renseignement statistique.

Exemple :

La base de données d’une entreprise indique les informations suivantes :

Pour connaître la valeur de la différence entre le salaire le plus élevé et le plus bas, il faut créer une première requête qui affiche le salaire le plus élevé et le salaire le plus bas.

          Les paramètres de la requête sont                  

                                                                                       Et vous obtenez

La requête a créé deux nouveaux champs contenant la valeur de salaire maximum et la valeur du salaire minimum.

Cette requête est enregistrée (par exemple sous le nom R_Max_Min) et servira de base à une nouvelle requête.

L’écran de création de la nouvelle requête indique les champs             de la première requête que vous pouvez utiliser.      

Et vous obtenez

Remarque :

A l’exécution d’une requête, basée sur une autre requête, « Access » exécute d’abord la 1ère requête pour sélectionner les données. Les données sélectionnées sont mémorisées dans des champs qui servent de source à une 2ème requête lors de son exécution.

Il est possible « d’enchaîner » plusieurs requêtes de suite

E) Les requêtes multi-tables

Lors de la création d’une requête, les relations établies entre les tables se dessinent automatiquement. 

Cependant, vous pouvez modifier au niveau de la requête la jointure ou la créer s’il n’y a pas de relation existante.

1) La création d’une jointure

Démarche :

Cliquez dans la première table sur le champ à lier, laissez le bouton de gauche enfoncé et glissez ce 

champ vers le champ correspondant situé dans la Par défaut, la jointure créée entre les deux deuxième table. tables est une équijointure.

2) La propriété de la jointure

Par défaut, la jointure inclus seulement les lignes des deux tables pour lesquelles les champs joints sont égaux. Selon le type de requête, il est nécessaire de modifier la propriété de la jointure pour voir apparaître tous les enregistrements de l’une des deux tables.

Un double-clic sur la jointure permet d’ouvrir la fenêtre des propriétés

L’option 1 correspond à une équijointure. Seuls les enregistrements ayant une donnée identique dans les champs qui les lient seront affichés.

L’option 2 correspond à une jointure externe gauche. Tous les enregistrements de la table de gauche seront affichés dans la requête, même si le champ joint de la table située à droite ne contient pas de valeurs correspondantes.

Les enregistrements de la table de droite ne sont combinés à ceux de la table de gauche que si les champs joints comportent des valeurs correspondantes.

Une jointure externe gauche est signalée par une ligne de jointure en forme de flèche vers la droite.

L’option 3 correspond à une jointure externe droite. Tous les enregistrements de la table de droite seront affichés dans la requête, même si le champ joint de la table de gauche ne contient pas de valeurs correspondantes. Les enregistrements de la table de gauche ne sont combinés à ceux de la table de droite que si les champs joints comportent des valeurs correspondantes.

Une jointure externe droite est représentée par une ligne de jointure en forme de flèche vers la gauche.

Exemples :U

Soit les tables :

T_Joueurs

T_Equipes

a) Dans une équijointure, seuls les enregistrements dont les champs joints contiennent la même valeur sont affichés. Dans cet exemple, seuls les joueurs faisant partie d’une équipe sont pris en considération dans la requête.

La requête affiche :

b) La jointure externe gauche prend en considération tous les joueurs et indique le nom de l’équipe dont fait partie un joueur.

      Si un joueur n   =a pas de n° d’équipe, il apparaîtra tout de même dans la requête.

La requête affiche :

c)  La jointure externe droite prend en considération toutes les équipes et indique le nom des joueurs  inscrits dans une équipe. Si une équipe n=a pas de joueur, elle apparaîtra tout de même dans la liste.

La requête affiche :

F) Les formulaires

Les informations mémorisées dans une table peuvent être consultées, modifiées ou supprimées dans des feuilles de données (selon l’exemple ci-dessous).

La présentation des enregistrements d’une requête peut être améliorée en utilisant un formulaire.   

Un formulaire est un interface entre les données et l’utilisateur ; c’est un type d'objets de base de données utilisé essentiellement pour afficher des informations et entrer des données dans une table.  Il existe deux catégories principales de formulaires, les formulaires indépendants  et les formulaires dépendants. Ces derniers ont pour source une requête et sont soit de type « colonne simple » (des champs d’un seul enregistrement sont affichés)  ou de type « tabulaire » (plusieurs enregistrements sont affichés).

Formulaires dépendants :                   

     Type « colonne simple »                              Type « tabulaire »

     Remarque : les termes « tabulaire » et « colonne simple » sont particulièrement mal choisis !

Formulaires indépendants :

     Vous pouvez également utiliser un formulaire comme Menu général qui ouvre d'autres formulaires dans la base de données.

Il y plusieurs façons de créer un formulaire :

1°) utiliser le bouton Nouvel objet : formulaire automatiquede la barre de boutons principale

               qui crée à partir d’une requête ou d’une table sélectionnée

un formulaire de type colonne simple   (un seul  enregistrement est affiché);

       2°) sélectionner l’objet Requêtes et utiliser soit                                 

a)    travailler sans assistant (  Mode création )

b)    utiliser l’Assistant formulaire

1) La création d’un formulaire instantané

Démarche : 

Sélectionnez la requête et cliquez sur le bouton formulaire instantané   .  Un formulaire de style « colonne simple»  est automatiquement créé.

Il est possible de passer d’un enregistrement à un autre en utilisant les boutons de déplacement. Le formulaire permet de consulter les données, de les modifier ou même d’ajouter un nouvel enregistrement.

2) La création d’un formulaire à l’aide d’un assistant

Cette procédure est utilisée pour créer des formulaires incluant une partie des champs d’une requête  et/ou pour créer des formulaires selon un type particulier.

Exemple de formulaire de type colonne simple : les données d’un seul enregistrement sont visibles.

Démarche :

3°)  Dans la nouvelle fenêtre plusieurs types de  formulaires vous sont proposés.

Seuls les types Colonne simple etTabulaire retiendront notre attention. La démarche qui suit est identique pour les 2 types de formulaires.

Sélectionnez le type et cliquez sur   Suivant .

4°)  Cette fenêtre permet de sélectionner un style           de représentation pour le formulaire.

Sélectionnez le style Standard et cliquez sur le bouton Suivant.

Sélectionnez le type et cliquez sur   Suivant .

5°)  Cette fenêtre permet d’enregistrer le formulaire sous le nom de votre choix. Ce nom sera également le titre (légende) de la fenêtre de ce formulaire.

Un clic sur le bouton Terminer conclut la création du formulaire.

        Le formulaire est “prêt à l’emploi”.

Il est possible de modifier un  formulaire en cliquant sur le bouton 

3) La modification d’un formulaire

Les objets  insérés dans un formulaire sont appelés des contrôles. Chaque contrôle a un nom particulier.

Il existe trois types de contrôles :

$ Les contrôles indépendants (intitulé, bouton de commande, trait, rectangle, )

$ Les contrôles dépendants (zone de texte, groupe d’options, ) qui sont liés aux champs de la requête à la source du formulaire.

$ Les contrôles calculés qui affichent une valeur calculée à partir des champs du formulaire (zone de texte).

Tout formulaire ainsi que tous les contrôles qu’il contient ont des propriétés particulières. Par exemple, pour le contrôle “Intitulé”, il est possible de choisir la police de caractères, de l’aligner, Pour le formulaire, il est possible de choisir une légende, de supprimer les barres de défilement,  

En fonction du contrôle sélectionné, la barre d’outils “active” ou “désactive” les boutons permettant de modifier les propriétés. Il est toujours possible de visualiser la liste des propriétés d’un contrôle en le

sélectionnant et en cliquant ensuite sur le bouton “propriétés”  .  

Quelques propriétés :                                           Remarques :

Légende : F_Employes

Affichage par défaut : Formulaire unique

Barre défilement : Les deux

Afficher sélecteur : oui

Boutons de déplacement : oui

Diviseurs d’enregistrements : oui

Image :………………………..


Un formulaire comprend trois sections :

L’ En-tête du formulaire, qui peut contenir un titre, des boutons de

commande, une liste modifiable, …

La section Détail, qui comprend tous les champs ou une partie des champs d’un enregistrement d’une table ou d’une requête.

La section Pied du formulaire, dont les caractéristiques sont identiques à celle de l’En-tête.

Etiquette (Intitulé)                Bouton de commande

                         Zone de texte et son étiquette


Remarque : La grille facilite la mise en place des contrôles. Si l’option      du menu Format est active, les contrôles sont attirés vers les points de la grille lorsque vous les déplacez (ceci facilite leur alignement).

La dimension des sections peut être modifiée. Quand le curseur est positionné au bas d’une section, il prend la forme  . Il est alors possible de cliquer sur le bouton de gauche et de glisser le curseur vers le bas afin d’augmenter la taille d’une section.

4)

La sélection d’un contrôle

Dans le mode “création”, il est possible de déplacer ou de modifier la dimension et les propriétés des contrôles.  Quel que soit leur type, la procédure est toujours la même.

Il suffit de cliquer avec le bouton de gauche de la souris sur le contrôle pour voir apparaître des poignées (carrés).

Les petits carrés sont des poignées de

dimensionnement ; le grand carré est la poignée permettant de déplacer le contrôle.

Pour redimensionner le contrôle, il suffit d’amener le curseur de la souris sur une des poignées, quand le curseur prend la forme 

  , cliquez et étirez à la taille souhaitée.

Pour déplacer le contrôle, il faut amener le curseur sur la poignée de déplacement, quand le

curseur prend la forme 

, cliquez et déplacez-le à l’endroit voulu.

Remarque concernant le contrôle “zone de texte” :

Le contrôle zone de texte est composé de deux éléments : la zone de texte (champ) dans laquelle peuvent être affichées ou saisies des données  et une étiquette associée (libellé).  Remarque : Le nom du champ apparaît dans la “zone de texte”.

EtiquetteZone de

associéetexte

Pour déplacer une zone texte et son étiquette associée, il faut cliquer avec le bouton de gauche sur la zone texte ; une main apparaît  ; laissez le bouton enfoncé et déplacez le contrôle jusqu’à l’emplacement souhaité.

Il est possible de déplacer indépendamment la zone texte ou l’étiquette. Il faut cliquer sur la poignée de déplacement, le pointeur prend la forme d’un doigt  .  Cliquez et déplacez le contrôle.

Pour mettre une propriété identique à plusieurs contrôles, appuyez et maintenez la touche Majuscule, sélectionnez les différents contrôles avec le bouton de gauche de la souris. Le paramètre choisi dans la fenêtre “Propriétés” sera activé pour tous les contrôles sélectionnés.

5) La boîte à outils

Les contrôles sont supprimés en les sélectionnant et en pressant la touche delete ou rajoutés au moyen de la boîte à outils.

Quand un formulaire est en mode création, une boîte à outils est affichée. Si elle n’est pas

affichée, cliquez sur le bouton     .

Important :

Veillez à ce que le bouton “assistant contrôle”

 soit toujours activé lors de la création

d’un nouveau contrôle.

Pour visualiser le formulaire, cliquez sur le bouton    . Pour revenir au mode création, cliquez sur

le bouton    .

6)

La création d’un formulaire indépendant

Cette option est utilisée pour créer des formulaires de type menu :

Un formulaire s’affiche en cliquant sur ce bouton

Une requête s’exécute et le résultat s’affiche en cliquant sur ce bouton

 On quitte Access en cliquant sur ce bouton

Démarche :

  puis 

2°) Sélectionnez Mode Création puis cliquez sur le bouton OK

3°) Vous obtenez un formulaire vierge dans lequel vous pouvez ajouter les contrôles

(titres, boutons, ).

 Remarque : pour afficher, en mode création, les en-tête et pied de page, sélectionner dans le menu « Affichage », la rubrique « En-tête/pied de formulaire »

4°) Vous devez modifier les propriétés du formulaire afin de changer la légende , de supprimer le sélecteur, les barres de  défilement ,  les boutons de déplacement et diviseurs d’enregistrement :

Sélecteur

7) Quelques contrôles en détail

a) Le contrôle  « Bouton de commande »

Le contrôle Bouton de commande  permet d’activer une action : l’ouverture ou la fermeture d’un formulaire, l’affichage ou l’impression d’un état, l’exécution d’une macro, le lancement d’un logiciel, Vous pouvez créer plus de 30 types de boutons !!!

Démarche :

1°)  Ouvrez la boîte à outils               et activez, si nécessaire, le bouton Assistant Contrôle .

2°) Cliquez sur le bouton            , tracez son emplacement sur le formulaire.

3°)  Suivez les étapes proposées par l’assistant :

Vous devez définir ce qui va se passer lorsque vous appuierez sur le bouton.

Avec l’action choisie ci-dessus, vous devez choisir le formulaire à ouvrir. 

Vous pouvez choisir l’image ou définir le texte qui apparaîtra sur le bouton.

b) Les contrôles indépendants Trait, Rectangle et Intitulé

Pour améliorer la présentation du formulaire, vous pouvez insérer des intitulés (libellés de texte), des traits, des rectangles (pour mettre en évidence une information), des images.

• Démarche pour les contrôles Trait    et Rectangle     :

1°) Cliquez sur le symbole du contrôle dans la boîte à outil.

2°) Positionnez le curseur sur le formulaire à l’endroit où vous voulez insérer le contrôle.

       Remarque : Quand le curseur est sur le formulaire, le curseur prend la forme du contrôle sélectionné.

3°) Cliquez sur le bouton de gauche, laissez le bouton enfoncé et faites glisser le curseur afin de dessiner le cadre du contrôle.

4°) Relâchez le bouton de la souris.

5°) Le “cadre” du contrôle apparaît avec les poignées de dimensionnement.

 Remarque : Il est possible de modifier la taille des traits, les couleurs, premier-plan / arrièreplan en modifiant les propriétés du contrôle

Utilisez le bouton propriété ou sélectionnez la rubrique Définir les paramètres par défaut du contrôle du menu Format.

• Démarche pour le contrôle Intitulé   :

1°) Sélectionnez le symbole   dans la boîte à outil et tracez sur le formulaire le cadre de l’étiquette  sur le formulaire. Lorsque vous relâchez le bouton de la souris, le curseur clignote à l’intérieur du cadre et vous pouvez introduire le texte.

 Remarque : pour obtenir un retour à la ligne, pressez simultanément sur les touches T majuscule + entrée. T

2°) Le libellé de l’étiquette est validé en tapant sur la touche EntréeT ou en cliquant sur une zone à T l’extérieur de ce contrôle.

Pour modifier les propriétés du contrôle (taille, police, couleur, alignement du texte, ), sélectionnez le contrôle et utilisez les boutons de la barre “création de formulaire”.

c)   Le contrôle dépendant zone de texte (bouton )

Pour ajouter un nouveau contrôle zone de texte dépendant  dans un formulaire, la manière la plus simple est de sélectionner le nom du champ dans la liste des champs d’une table et le glisser avec le bouton gauche de la souris sur le formulaire à l’endroit désiré.

Démarche :

1°) Cliquez sur le bouton Liste des champs pour afficher la liste des champs de la table ou de la requête à la base du formulaire.

d)  Le contrôle dépendant groupe d’options

Pour introduire une valeur dans un champ, il est possible de la sélectionner dans un groupe d’options. Cela facilite la tâche de l’utilisateur et cela évite d’éventuelles erreurs d’introduction.

Exemple de formulaire contenant un groupe d’options permettant de sélectionner le type de la carte de crédit utilisée pour le paiement.

Une seule option peut être sélectionnée. Cette option correspond à une valeur numérique entière qui peut être mémorisée dans un champ.

                          Intitulé lié au Groupe d’options

2°) Tapez le nom des étiquettes.     3°) Il est possible d’afficher une valeur par   défaut lors de l’ouverture du formulaire.

Cliquez sur le bouton de votre choix.

4°) Pour chaque valeur, il faut taper une valeur 5°)  Attention, vous devrez indiquer dans quel numérique. champ la valeur sera enregistrée.

6°) Dans cette fenêtre, vous sélectionnez 7°) Pour terminer, vous tapez le texte de quelques paramètres concernant l’Intitulé qui est associé à ce Groupe l’apparence du groupe d’options. d’options.

8) Le contrôle sous-formulaire

Le contrôle sous-formulaire est un contrôle, qui placé dans un formulaire (appelé formulaire principal),  permet de contenir un autre formulaire  (appelé sous-formulaire).

Propriétés

Remarques

Objet source :……….

Champs pères :…….

Champs fils : ………..

Nom du formulaire que ce contrôle doit contenir

Si le formulaire et le sous-formulaire sont liés :

Champ du formulaire principal qui fait office de lien

Champ du sous-formulaire qui fait office de lien

Les sous-formulaires sont utiles lorsque vous voulez afficher les données de tables ou de requêtes qui ont une relation un-à-plusieurs. 

Exemple : vous devez afficher des informations concernant un lecteur ainsi que la liste des livres qu’il a empruntés.

Les données de la table T_Lecteurs représentent le côté « un » de la relation et feront partie du formulaire principal. Les données de la table T_Livres représentent le côté « plusieurs » de la relation (chaque lecteur peut emprunter plusieurs livres) feront elles partie du sous-formulaire.

Dans ce type de formulaire, le formulaire principal et le sous-formulaire sont liés. Ainsi, le sousformulaire n'affiche que les enregistrements qui correspondent à l'enregistrement en cours du formulaire principal. Le lien se fait par un champ du formulaire principal et un champ du sousformulaire qui contiennent la même information.

Les champs   père    et   fils faisant la liaison, (présents et affichés dans les requêtes qui sont à la source des formulaires), pourront être enlevés du formulaire.

Démarche proposée pour résoudre ce cas

1°) Choisissez les champs qui feront partie du formulaire principal (en particulier le champ faisant office de liaison ) et ceux qui feront partie du sous-formulaire (en particulier le champ faisant office de liaison).

2°) Créez le sous-formulaire de type « tableau » ayant pour source une requête.

Remarque :

Si les champs proviennent d’une requête, vous ajouterez et afficherez tous les champs de la table dont ils proviennent, même si certains d’entre eux ne sont pas affichés dans le formulaire.

3°) Créez le formulaire principal de type «colonnes » ayant pour source une requête.

4°) Insérez le contrôle sous-formulaire et suivez les étapes proposées par l’assistant.

5°) Sélectionnez le  nom du formulaire qui apparaîtra dans ce contrôle.

Après avoir choisi un formulaire existant, cliquez sur Suivant .

6°) Sélectionnez les champs père et fils.

Après avoir défini les champs père et fils, vous pouvez alors quitter l’assistant en cliquant sur Terminer.

9 ) Le contrôle liste modifiable

Rappel : Tout élément que vous ajoutez à un formulaire porte le nom de contrôle. Les zones de texte, les étiquettes, les zones de liste, les boutons d'option, les boutons de commande et les traits sont autant d'exemples de contrôles différents.

Dans de nombreux cas, il est plus rapide et plus facile de sélectionner une valeur dans une liste plutôt que de devoir se souvenir de la valeur à taper. Une zone de liste modifiable vous permet de le faire sans occuper trop d'espace dans votre formulaire. Une liste modifiable est soit dépendante, soit indépendante

Si une zone de liste modifiable est dépendante, Microsoft Access stocke la valeur choisie dans un des champs.

Une zone de liste modifiable indépendante vous permet de stocker une valeur que vous pouvez utiliser avec un autre contrôle. Une zone de liste modifiable indépendante vous permet également de rechercher un enregistrement à partir d'une valeur que vous y sélectionnez.

Les principales propriétés de la liste modifiable :

Propriétés

Remarques

Source contrôle  

Contenu ..

Origine source ..

Colonne liée ..

Nbre colonnes ..

Largeurs colonnes . 

Evénement Après MAJ (mise à jour)

Indique dans quel champ est mémorisé la valeur sélectionnée

Table/requête ou liste de valeurs

Champs (table ou requête) ou les valeurs

Indique la valeur qui caractérise le choix

Nombre de colonnes effectives de la liste

Elle peut être nulle

Code qui décrit la procédure à exécuter après avoir choisi un élément de la liste

Exemple de liste modifiable :

Démarche pour la création d’une zone de liste modifiable permettant de rechercher un enregistrement à partir d'une valeur que vous y sélectionnez :

L’utilisation d’un assistant lors de la création d’une zone de liste modifiable est vivement conseillée.

1°) En mode modification, vous insérez le contrôle  zone de liste modifiable  à un endroit du formulaire ; il est recommandé de l’insérer dans l’ En-tête  du formulaire.

3°) Parmi les champs disponibles, vous devez sélectionner ceux qui sont nécessaires dans la zone de liste :

Il est recommandé de choisir comme premier champ la clé primaire.

Cliquez sur le bouton Suivant.

4°) Dans cette fenêtre vous pouvez ajuster la largeur des colonnes de la liste.

             Utile pour Access                 Utile pour l’utilisateur

Vous avez maintenant une liste modifiable dans votre formulaire qui vous permet de sélectionner un enregistrement ; vous pouvez supprimer les boutons de déplacement qui deviennent inutiles. Le contrôle zone de texte contenant la même information que la liste modifiable doit être conservé.

Remarque :

L’assistant a généré automatiquement les lignes de programmation permettant de sélectionner le premier enregistrement du formulaire qui correspond au choix fait dans la liste ( Evénement  Après MAJ).



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