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LE SYSTEME DE GESTION DE BASES DE

A/ LE CONCEPT DE BASES DE DONNEES RELATIONNELLESa/ QU’EST CE QU’UNE BASE DE DONNEES RELATIONNELLES

Une base de données est un ensemble de données organisées sous forme de tables. Une base de données couvre un domaine de gestion précis (ex : domaine Gestion des clients, gestion des ventes, gestion des achats, gestion de rendez-vous ).

Lorsqu’il existe des relations entre les tables, on parlera de base de données relationnelles

Exemple : Une vidéothèque souhaite créer une base de données permettant de suivre les locations de cassettes des clients.

La base de données contiendra 3 tables : CLIENTS, CASSETTES, LOCATIONS

TABLE CLIENTS

 

b/ QU’EST CE QU’UNE TABLE ?

Une table est un tableau dans lequel :

-  les lignes constituent des enregistrements

-  les colonnes représentent des champs

c/ QUELS SONT LES PRINCIPES ELEMENTAIRES A RESPECTER POUR CREER UNE BASE DE DONNEES RELATIONNELLE ?

1)  Chaque table doit comprendre un champ défini comme clé primaire, celle-ci permet d'identifier de manière unique chaque enregistrement.

2)  Les données doivent être élémentaires : Exemple Le champ IDENTITE contenant le nom et le prénom d’un individu n'est pas élémentaire, il faut créer un champ NOM et un champ PRENOM

3)  Les données calculées sont éliminées (car elles peuvent être recalculées de manière dynamique et n'ont donc pas besoin d'occuper de l'espace disque)

4)  Il faut éliminer les informations redondantes (qui se répètent)

5)  Aucune table ne peut être isolée

6)  Les relations entre les tables doivent être du type UN à UN ou UN à PLUSIEURS mais en aucun cas du type PLUSIEURS à PLUSIEURS

B/ QU'EST CE QU'UN SYSTEME DE GESTION DE BASE DE DONNEES RELATIONNELLES

C'est un logiciel outil qui permet de manipuler des données en offrant à l'utilisateur la possibilité de :

Créer des tables et saisir des données dans les tables ;

de créer et d'utiliser des formulaires de saisie

de consulter, supprimer, mettre à jour des enregistrements de la base de données, faire des calculs grâce à la formulation de requêtes

d'imprimer des états ;

De réaliser des applications de gestion automatisée grâce aux macro-commandes et à la programmation en langage Visual Basic Application

EXEMPLE DE FORMULAIRE : le formulaire ci-dessous permet de mettre à jour la table LOCATION.

 

REMARQUE : Pour obtenir ce résultat avec EXCEL, il faudrait créer une feuille par client, ce qui entraînerait un volume disque impressionnant en fonction du nombre de clients

C/ Les objets disponibles dans ACCESS 2000

L’ensemble des objets manipulés dans ACCESS 2000 sont disponibles depuis la fenêtre « Base de données » :

 

I/ CREER UNE TABLE AVEC ACCESS

Pour créer une table trois questions sont à se poser :

A/ Quels sont les renseignements dont j’aurai besoin ? La réponse à cette question va déterminer les champs à définir pour la table.

B/ Quelle sera la structure de ma table ?

Pour chaque champ de la table on doit définir le type de données et la taille du champ (nombre de caractères maximal que peut contenir le champ)

C/ Quel sera le champ qui servira de clé primaire de la table ?

Toute table doit en effet comporter une clé primaire, c’est à dire un champ ayant une valeur unique pour chaque enregistrement. Il faut donc prévoir un champ contenant un numéro ou un code.

ACCESS gère les types de données et les tailles de champ suivants

Types de données

Définition

Taille du champ

TEXTE

Contient tout type de caractères (chiffres, lettres;symbole )

Défini par l'utilisateur, de 1 octet jusqu'à 255 maxi

MEMO

Contient des informations de longueur variable; ex : "Ce client est à contacter le lundi à partir de 14 h"

Taille variable non paramétrable, de 1 à 32000 caractères

NUMEROAUTO

Attribue à chaque enregistrement un numéro "incrémenté"

Taille non paramétrable (équivaut à la taille entier long)

OUI/NON

Ce type n'admet que deux valeurs :

soit oui/non soit vrai/faux soit activé/désactivé

Taille non paramétrable

NUMERIQUE

Ce type correspond à des nombres (données qui pourront servir à des calculs)

Choisissez la taille :

-      Octet : nbre compris entre 0 et 255

-      Entier (nombre compris entre -32767 et +

32767

-      Entier long (entre -2 milliard et +

2milliards)

-      réél simple (entre -3.40 1038et +3.40 1038)

-      Réel double (entre -1.79 10107 et +1.79 10107)

MONETAIRE

Ce type de données conserve en mémoire tous les chiffres après la virgule, ce qui peut s’avérer utile pour les problèmes d’arrondi

8 octets (taille non paramétrable)

OLE

Conserve des données liées à une autre application telle qu’EXCEL

Jusqu’à un giga octet

LIEN

HYPERTEXTE

Mémorise des adresses URL de sites

Web

Jusqu’à 64000 octets

ASSISTANT

LISTE DE

CHOIX

Permet de rechercher une valeur parmi une liste de valeur provenant d’une autre table. Généralement, les listes de choix sont utilisées pour les clés étrangères.

 

DATE/HEURE

Permet d'entrer des dates ou des heures

Taille non paramétrable

Remarque : pour les champs de type numérique, il faut choisir la taille la plus petite possible correspondant au besoin par exemple pour un champ Nombre d'enfants le type octet suffit, pour des montants avec virgule la taille réel simple suffit largement)

Le champ de type compteur équivaut en taille à "Entier long"

LE THEME

La société « La papetière » assure la distribution de fournitures de bureau et accessoires informatiques auprès d'utilisateurs professionnels.

Cette société envisage d'utiliser le S.G.B.D. relationnel ACCESS 2000 pour assurer le suivi des commandes clients.

Votre mission (si vous l'acceptez) va consister à créer la table CLIENT appartenant à la base de données

1)  Lancez MICROSOFT ACCESS 2000 qui se trouve dans le groupe MICROSOFT OFFICE

2)  dans le menu fichier - sélectionnez l’option NOUVELLE BASE DE DONNEES

 

3)  Sélectionnez un emplacement de sauvegarde et saisissez le nom de la base de données

 

4)  Sélectionnez l’objet Table dans la fenêtre base de données puis cliquez sur Créer une table en mode création

 

5)  Créez la structure de la table CLIENTS selon les indications ci-après :

Nomp du champ

Type de champ

Taille du champ

CODECLI

ENTIER LONG

Entier long

NOMCLI

TEXTE

40

ADRCLI

TEXTE

40

VILLECLI

TEXTE

25

PAIEMENT

TEXTE

21

ENCOURSCLI

NUMERIQUE

Réél simple

PLAFONDCLI

NUMERIQUE

Réél simple

CPCLI

NUMERIQUE

Entier long

Nom de la table : CLIENT

7) Vous disposez ci-dessous des cinq premiers enregistrements de la table CLIENT de la société PAPETIERE. Votre travail consiste à saisir ces enregistrements en mode « feuille de données ».

Enregistrements à saisir

Code client

NOMCLI

ADRCLI

VILLECLI

PAIEMENT

ENCOURSCLI

PLAFONDCLI

CPCLI

00001

Vent du Sud

10 rue Montaigne

LILLE

Chèque à réception

112 000.00 F

50000

59000

00002

Crion

15, rue JB Lebas

LILLE

Chèque à réception

29 200.00 F

50000

59000

00003

Edition du Cherche Midi

221, Boulevard de la république

LILLE

Chèque à réception

47 200.00 F

90000

59000

00004

Pic Puce

171, route de

Valenciennes

SIN LE NOBLE

30 jours fin de mois

37 000.00 F

130000

59450

00005

Assurance

12, rue de l'Eglise

SIN LE NOBLE

30 jours fin de

147 000.00 F

100000

59450

Code client

NOMCLI

ADRCLI

VILLECLI

PAIEMENT

ENCOURSCLI

PLAFONDCLI

CPCLI

 

Azur

   

mois

     

MODES OPERATOIRES

1) Cliquez sur le bouton Affichage feuille de données  (remarque : la petite flèche permet de sélectionner les 2 modes d’affichage d’une table : feuille de données ou création)


 

II/ MODIFIER LA STRUCTURE D’UNE TABLE

On va modifier la structure de la table des clients :

en insérant un champ CODEREG en supprimant le champ PAIEMENT

en déplaçant le champ CPCLI pour le positionner avant VILLECLI (ce qui est plus logique)

1)   Ouvrez la fenêtre « Création de table » :

*      si la table client est encore ouverte en mode feuille de données, cliquez sur le bouton Affichage -

« Mode création »:

*      Si la table client est fermée, sélectionnez celle-ci dans la fenêtre « Base de données » et cliquez sur le bouton « modifier » :

 

2)   Le mode de paiement étant une donnée répétitive, vous allez codifier ce champ (il est plus rapide de saisir un code plutôt qu’une expression du type « CHEQUE A RECEPTION ») on va donc insérer un nouveau champ : CODEREG juste avant le champ PAIEMENT :

*      Pour insérer un champ : on sélectionne la ligne avant laquelle on veut insérer le champ (ici on sélectionne la ligne PAIEMENT)

 

Puis on clique sur le menu Edition - insérer une ligne

Vous pouvez maintenant ajouter le champ CODEREG dont le type de données est numérique - Taille du champ : OCTET

Les valeurs prises par le champ CODEREG sont les suivantes en fonction du mode de paiement :

CODE REG

PAIEMENT

1

Chèque à réception

2

30 jours fin de mois

3

60 jours fin de mois

4

90 jours fin de mois

5

Chèque à 60 jours

   

3)   Mettez à jour le contenu du champ CODEREG pour les cinq enregistrements saisis précédemment :

Basculez en mode feuille de données et saisissez une valeur comprise entre 1 et 5 dans le champ CODEREG.

4)   Le champ PAIEMENT est maintenant devenu superflu, aussi vous allez le supprimer : Sélectionnez le champ PAIEMENT

Cliquez sur le menu Edition - supprimer ligne

5)   Déplacement du champ CPCLI

Basculez en mode création de table (cliquer sur le bouton « Création de table » Sélectionnez la ligne contentant le champ CPCLI :

 

III/ PARAMETRER LES PROPRIETES D’AFFICHAGE ET DEFINIR DES CONTROLES DE SAISIE

On va améliorer la table CLIENT en :  définissant une légende de certains champ (le champ CPCLI, par exemple est incompréhensible, sa

légende sera Code postal)  définissant une description qui apparaîtra dans la barre d’état (par exemple, la légende du champ CPCLI

sera « Entrez le code postal du client »)  définissant un format personnalisé pour certains champs : par exemple le champ VILLECLI sera au

format majuscule, le champ code client sera au format 00000 ) définissant des règles de validation : exemple : le champ CPCLI doit être compris entre 01000 et 95000 définissant des messages d’erreur si les règles de validation ne sont pas respectées.

Informations

LE FORMAT D’AFFICHAGE

Le format d'un champ définit la manière dont doivent être présentées les données. On peut utiliser dans certains cas des formats prédéfinis ou alors personnaliser son format (pour les formats prédéfinis faites donc des essais!!!)

Exemples de formats personnalisés (à définir dans la propriété FORMAT de la table en mode création :

DONNEES DE TYPE TEXTE (ET MEMO) : UTILISEZ LES CARACTERES SUIVANTS :

Code de format

Description - Exemples

Tous les caractères du champ seront en majuscules

Tous les caractères du champ seront en minuscules

@ (

Gr>0)

permet de personnaliser l’affichage des caractères Exemple : pour personnaliser un n° de

téléphone on peut définir le format suivant : @@[email protected]@[email protected]@[email protected]@[email protected]@

Si on saisit la valeur 0127988862, l'affichage sera le suivant : 01-27-98-88-62

 

DONNEES DE TYPE NUMERIQUES : UTILISEZ LES CARACTERES SUIVANTS :

 

Code de format

Description - Exemples

# (

Gr>3)

Désigne un chiffre. Exemple : soit le format "N° de code "### ### . En entrant la valeur 411214 ACCESS affichera : N° de code 411 214

0

Exemple : 000 : la valeur 7 sera affichée 007

%

Format pourcentage Ex : 0,12 entraine l'affichage de la valeur 12%

F ou €

Affiche le symbole F(ranc) ou €(uro), utiliser plutôt le format "Monétaire"

LES REGLES DE VALIDATION ET LES MESSAGES D’ERREUR

             

LES REGLES DE VALIDATION limitent les valeurs que doit prendre le champ et permettent donc un contrôle de saisie

LES MESSAGES D’ERREUR : lorsqu’une règle de validation a été définie, on peut provoquer l’affichage d’un message en cas d’erreur.

ACCESS utilise des EXPRESSIONS DE VALIDATION en Français.

Par exemple dans la propriété "VALIDE SI " on peut utiliser les expressions suivantes :

EXPRESSIONS DE VALIDATION

LES DONNEES DOIVENT

MESSAGE SI ERREUR

="FRANCE"

Etre égales à "FRANCE"

« Le pays saisi doit être la France »

ENTRE "01000" ET "95000"

Comprises entre "01000" et "95000"

« Le code postal n’est pas valide »

DANS("PARIS";"LYON";"LILLE")

Etre "PARIS";"LYON" ou "LILLE"

« La ville doit être PARIS, LYON ou LILLE »

COMME("P[A-F]###")

avoir la 1ère lettre commençant par

Pet la deuxième comprise entre A et

F

 

ACTIVITE

Paramétrez les propriétés de certains champs de la table CLIENT en tenant compte des indications ci-dessous

Nom du champ

Description

Légende

Format

Règle de validation/message d’erreur

CODECLI

 

Code client

00000

 

VILLECLI

   

En majuscule

 

CPCLI

Entrez le code postal

Code Postal

@@@@@

Valide si :

Entre « 01000 » Et « 95999 »

Message si erreur : Le code postal doit être compris entre 01000 et 95999

PLAFONDCLI

Saisissez la ligne de crédit maximal autorisé

 

Monétaire en euro

 

ENCOURSCLI

Saisissez l’encours de crédit utilisé

 

Monétaire en euro

 

CODEREG

     

Valide si :

Entre 1 Et 5

Message si erreur : Le code de règlement doit être compris entre

1 et 5

Eléments de modes opératoires :

Sélectionnez le champ dont les propriétés sont à modifier

Paramétrez la ou les propriétés concernées

Astuces : pour la propriété Valide si, Access convertit la première lettre de chaque mot clé en majuscule. S’il ne le fait pas, cela traduit une erreur

4) Vous allez vérifier les formats et les règles de validation en saisissant les cinq enregistrements suivants de la table CLIENT :

Code

client

NOMCLI

ADRCLI

code postal

VILLECLI

CODE REG

PAIEMENT

ENCOURS

CLI

PLAFOND

CLI

00006

Mécanord

ZAC les Epis

59450

SIN LE

NOBLE

3

60 jours fin de mois

269 000.00 F

280000

00007

Le soleil de Tunis

125, place du

Barlet

59500

DOUAI

4

90 jours fin de mois

29 600.00 F

50000

00008

Joue Club

356, rue de

Bellain

59500

DOUAI

4

90 jours fin de mois

176 200.00 F

190000

00009

Micropuce

147, rue de

Paris

59500

DOUAI

3

60 jours fin de mois

72 350.00 F

95000

00010

Centre français de restauration

15, rue de

Saint Sulpice

59187

DECHY

3

60 jours fin de mois

294 150.00 F

310000

Basculez en mode Feuille de données et effectuez la saisie.

IV/ CREER UN FORMULAIRE DE SAISIE

1) La saisie directe dans la table client n’est pas agréable, aussi vous allez créer un formulaire de saisie que vous appellerez :

Saisie modification des clients

 

-   Sélectionnez ensuite tous les champs à faire figurer dans le formulaire :

 

-   Sélectionnez ensuite le modèle Colonne simple

-   Choisissez un style de présentation (c’est une affaire de goût)

 

-   Saisissez le titre au formulaire : Saisie/Modification des clients

   

2) Vous allez saisir les sept derniers enregistrements de la table CLIENT en utilisant le formulaire précédent :

Code

client

NOMCLI

ADRCLI

code postal

VILLECLI

CODEREG

PAIEMENT

ENCOURSCLI

PLAFONDCLI

00011

Lycée Rambaux

105, rue Paul Foucaut

59450

SIN LE NOBLE

1

Chèque à réception

503 200.00 F

500000

00012

Briko Boutik

124, Bd Jeanne de

Flandres

59265

AUBENCHEUL AU BAC

5

Chèque à 60 jours

24 350.00 F

80000

00013

Carbone Copy

07, place Saint Amé

59500

DOUAI

3

60 jours fin de mois

116 000.00 F

180000

00014

SériTech

12, rue de Maupassant

59650

VILLENEUVE D'ASCQ

3

60 jours fin de mois

263 000.00 F

310000

00015

Berteman Inc.

rue des Cytises

62221

NOYELLES SOUS LENS

3

60 jours fin de mois

128 000.00 F

97000

Code

client

NOMCLI

ADRCLI

code postal

VILLECLI

CODEREG

PAIEMENT

ENCOURSCLI

PLAFONDCLI

00016

Bils Deroo Transport

14, rue des prés

59119

WAZIERS

4

90 jours fin de mois

178 000.00 F

195000

00017

Ets Mario Land

147, rue Bollaert

62300

LENS

2

30 jours fin de mois

60 000.00 F

60000

LE THEME

Vous devez compléter la base de données de la société PAPETIERE en créant les tables



-       REGLEMENT,

-       CATEGORIE de produits, - PRODUIT.

Vous devrez créer les formulaires de saisie correspondants afin de saisir les données.

Le contenu des tables à créer est le suivant

REGLEMENT

CODEREG

MODEREG

1

cheque a reception

2

30 jours fin de mois

3

60 jours fin de mois

4

90 jours fin de mois

5

cheque a 60 jours

   
   

CATEGORIE

CODECAT

LIBELLECAT

ACC

Accessoires fournitures

MOB

Mobilier petit matériel

OUV

Ouvrages

PAP

Papeterie

PRODUIT

CODEART

DESIGNART

TVAART

PUHT

CODECAT

1

Transparents photocopieurs/10

19.60%

30.00 F

ACC

2

Transparents manuels/10

19.60%

13.50 F

ACC

3

Stylo à transparents effaçables

19.60%

7.50 F

ACC

4

Stylo à transparents permanents

19.60%

7.50 F

ACC

5

Boîtes de disquettes 3,5''/10

19.60%

35.00 F

MOB

6

Boîte de CD-R 74 mn/10

19.60%

99.00 F

MOB

7

Boîte de CD-RW /10

19.60%

152.00 F

MOB

8

Calulatrice scientifique Cazio

19.60%

225.00 F

MOB

9

Calculette Euro

19.60%

27.00 F

MOB

10

Ramette papier multi usages

19.60%

45.00 F

PAP

11

Papier qualité photo /20

19.60%

58.00 F

PAP

12

Support mural pour moniteur

19.60%

352.00 F

MOB

13

Filtre anti-reflet pour moniteur

19.60%

159.00 F

MOB

14

Créer un site avec Front Page

5.50%

125.00 F

OUV

15

Programmation en javascript

5.50%

250.00 F

OUV

16

Les grandes courants du management

5.50%

75.00 F

OUV

17

Le mémento du comptable débutant

5.50%

226.00 F

OUV

18

WebCam Sony

19.60%

467.00 F

MOB

19

Kit de reconnaissance vocale pour PC

19.60%

450.00 F

MOB

ACTIVITE

1)   Lancez ACCESS et ouvrez la base de données

2)   table CATEGORIE

a)   Créez la structure de la table  CATEGORIE :

Le champ CODECAT est de type texte - taille 3 - format : majuscule (>) Le champ LIBELLECAT est de type texte - Taille 25

b)  Créez un formulaire de saisie des catégories de produits, le nom du formulaire est « Saisie des catégories de produits »

c)   Saisissez les enregistrements de la table CATEGORIE avec le formulaire créé.

3)   Table REGLEMENT

a)   Créez la structure de la table REGLEMENT :

-  Le champ CODEREG est de type numérique - taille : octet - format : 000

-  Le champ MODEREG est de type texte - Taille 25 - format : majuscule (>)

b)  Saisissez les enregistrements de la table REGLEMENT directement en mode feuille de données

3) Table PRODUIT

a)   Créez la structure de la table PRODUITS compte-tenu des contraintes ci-après le champ CODEART est numérique - entier long - format : 00000 le champ DESIGNART a une taille de 50 le champ TVAART est du type numérique - réel simple-format pourcentage avec 2 décimales et ne peut

        prendre    que deux valeurs : 0,055 ou 0,196. Prévoir le message d’erreur suivant : Erreur de taux de TVA :

le taux de TVA doit être 0,055 ou 0,196  le champ CODECAT a les mêmes propriétés que le champ CODECAT dans la table CATEGORIE (vérifiez donc le type, la taille et les propriétés du champ CODECAT dans la table CATEGORIE)

b)  Créez le formulaire de saisie des produits (nom du formulaire : Saisie des produits)

c)   Saisissez les enregistrements de la table Produit en utilisant le formulaire créé.

CONNAISSANCES PREALABLES

Une requête est une interrogation de la base de données, par exemple: quels sont les clients habitant à DOUAI ? Quels sont les produits soumis à 19,60% ? Quels sont les clients ayant commandé le produit "XXX" entre le 01/01/01 et le 31/03/01 ?

La manipulation des requêtes se fait en deux temps :

q  q formulation de la requête

q  q visualisation de la requête : ACCESS affiche le résultat de la requête dans une « feuille de réponse dynamique », c’est à dire que la requête est exécutée en mémoire sans aucune création de table.

Vous allez créer un certain nombre de requêtes à partir de la table CLIENT de la base

ACTIVITE

AU PREALABLE, démarrez ACCESS et ouvrez la base de données

1) On veut obtenir la liste des clients limitée aux champs CODECLI et NOMCLI

q  q dans la fenêtre base de données, cliquez sur l’objet Requêtes      ,

q  q cliquez sur dans la boîte de dialogue Nouvelle requête ou cliquez directement sur

q  q dans la boîte de dialogue "AJOUTER UNE TABLE", sélectionnez la table client, cliquez sur "Ajouter" puis sur fermer

   

3) puis  cliquez sur 

Fermer

Vous obtenez ensuite la fenêtre REQUETE EN MODE CREATION/MODIFICATION qui se présente comme suit :

 

On souhaite donc visualiser tous les enregistrements de la table CLIENT mais en ne retenant que les champs CODECLI et NOM : en langage relationnel on appelle cela une PROJECTION.

Pour cela faites glisser le champ CODECLI vers la grille d'interrogation dans la 1ère colonne (sur la ligne Champs)

Puis faites glisser le champ NOMCLI vers la grille d'interrogation (2ème colonne et ligne Champ)

   

Opération de glisserdéplacer

 

Truc : on peut également sélectionner un champ directement dans la grille d’interrogation en cliquant dans une cellule de la ligne

Visualisez le résultat de la requête : cliquez sur le bouton Affichage et sélectionnez le mode Feuilles de données

2) Pour faciliter la lecture des noms on voudrait que ceux-ci soient triés par ordre alphabétique

q  q Revenez à la fenêtre requête en mode création : cliquez sur le bouton

q  q Dans la grille d'interrogation, sélectionnez la ligne Tri de la colonne comportant le champ NOMCLI

q  q Un bouton liste déroulante apparaît, cliquez dessus et sélectionnez l'option Croissant

q  q Visualisez le résultat : cliquez sur le bouton Affichage -: mode Feuille de données q q Enregistrez la requête en la nommant : &q

Le responsable commercial de la société PAPETIERE souhaiterait pouvoir lancer un certain nombre d'interrogations relatives à la table PRODUIT. Vous vous dévouez alors pour créer les requêtes appropriées

Objectif de la requête

Nom de la requête (nom de sauvegarde)

1

On veut afficher la liste des produits triée sur le nom (incluant tous les champs)

P1 - Produits triés par nom

2

On veut afficher la liste des produits limitée au nom et au prix classé par ordre décroissant du prix

P2 - Produits Classés par ordre décroissant de prix

3

on veut afficher la liste des produits (nom et prix) soumis à

19.60%

P3 - Produits soumis à la TVA de

19.60%

4

On veut afficher le nom des produits dont le prix unitaire est compris entre 100 F et 200 F

P4 - Produits dont le prix est compris entre 100 et 200 F

5

On veut afficher la liste des produits triée sur le nom (tous les champs) en faisant apparaître le prix de vente T.T.C. en francs et en Euros.

Rappel : 1euro = 6.55957

P5 - Liste des produits avec prix de vente T.T.C. en F et en Euro)

6

Création d'une requête opération : On veut connaître les différents taux de TVA

P6 - Liste des taux de TVA

7

Création d'une requête Opération : on veut connaître pour chaque taux de TVA, le nombre de produits

P7 - Nombre de produits par taux de

TVA

8

Création d'une requête paramétrée : on veut que l'affichage d'un code produit provoque l'affichage de l'enregistrement complet relatif à ce produit (voir ci dessous)

P8 - Recherche d’un produit

Une requête paramétrée est une requête nécessitant l’entrée d’une valeur (d’un paramètre) par l’utilisateur au moment de l’exécution de la requête.

Dans l’exemple du 8 ACCESS demandera à l’utilisateur d’entrée la valeur du paramètre CODE PRODUIT RECHERCHE pour afficher le résultat de la requête.

Mode opératoire :

•   Créez une nouvelle requête fondée sur la table PRODUIT

•   Cliquez dans le menu Requête - Paramètre

•   Saisissez le nom du paramètre : CODE PRODUIT RECHERCHE et le type de données : Entier long

 

•   Faites glisser tous les champs dans la grille d’interrogation

•   Saisissez le critère [CODE PRODUIT RECHERCHE] dans le champ CODEPROD

 

•   Visualisez le résultat de la requête : vous devez entrer un n° de produit (entre 1 et 19), par exemple 10

 

Le résultat est alors le suivant :

CODEART

DESIGNART

TVAART

PUHT

CODECAT

10

Ramette papier multi usages

19.60%

45.00 F

PAP

I.       CONNAISSANCES PREALABLES

Au cours des étapes précédentes, vous avez créé la table PRODUIT et CATEGORIE. Ces deux tables peuvent être mises en relation car une catégorie de produits comprend plusieurs produits ou encore un produit appartient à une seule catégorie de produits.

Pour qu’il y ait relation entre deux tables, il faut que les deux tables comportent un champ commun.

ATTENTION AUX ABUS DE LANGAGE : Dans la théorie des bases de données relationnelles, le terme relation n’a pas le même sens. Dans La terminologie Access, une relation représente une JOINTURE . S’agissant d’une jointure entre une clé primaire et une clé étrangère, on parle de jointure naturelle.

Par exemple les relations entre les 2 tables apparaissent comme suit dans ACCESS et ont pour champ commun CODECAT :

La table CATEGORIE comporte comme champ CODECAT qui constitue la clé primaire.

La table produit comporte également le champ CODE CAT car chaque produit appartient à une catégorie. On dit que ce champ constitue la clé étrangère de la table PRODUIT.

La relation est du type UN - PLUSIEURS : Une catégorie comporte plusieurs produits.

QUEL EST L’INTERET DES RELATIONS ?

La mise en relation de tables évite la redondance d’informations : par exemple le champ LIBELLECAT n’a pas à figurer dans la table PRODUIT car à partir d’un numéro de produit donné on connaît le codecat qui lui-même nous permettra de connaître, grâce à la relation, le libellé de la catégorie.

COMMENT DETERMINE-T’ON LES RELATIONS A DEFINIR ?

En respectant trois règles :

•   Le bon sens et la logique prédominent en la matière : par exemple entre la table PRODUIT et la table REGLEMENT il n’y aucune relation logique

•   les relations doivent être de type UN – PLUSIEURS, ou UN – UN : contre exemple : Il n’y a pas de relation directe possible entre la table PRODUIT et la table CLIENT car plusieurs produits peuvent être achetés par plusieurs clients

•   la table côté UN comporte une clé primaire et la table côté PLUSIEURS comporte une clé étrangère du même nom

II.       Application

Vous allez mettre en relation la table produit et la table catégorie

A.        Création des relations entre la table Produit et Catégorie

1.    Ouvrez la base de données

2.    Activez le menu Outils - relations

3.     La boîte de dialogue « Ajouter une table » est affichée à l’écran. Vous devez sélectionner les tables devant être mises en relation (soit PRODUIT et CATEGORIE). Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter la table sélectionnée et sur le bouton Fermer pour fermer la boîte de dialogue. Vous devez obtenir l’écran suivant :

 

Remarque : pour déplacer les tables à l’écran pointez le titre de la table et faites glisser.

4.    Créez la relation en faisant glisser le champ CODECAT de la table CATEGORIE (côté UN) vers le champ CODECAT de la table PRODUITS (côté PLUSIEURS) (Cf schéma ci-dessus). La boîte de dialogue suivante apparaît :

   

Cochez la case Appliquer l’intégrité référentielle puis vérifiez que soit cochée la case Une à plusieurs cliquez sur Créer pour terminer.

Remarques :

a) L’intégrité référentielle signifie qu’un code catégorie saisi dans la table PRODUIT doit avoir été au préalable saisi dans la table CATEGORIE. Inversement, si on essaie de supprimer une catégorie donnée de produits (dans la table catégorie) alors qu’il existe des produits appartenant à cette catégorie, ACCESS refusera de supprimer la catégorie concernée.

Pour créer des relations UN à PLUSIEURS on doit obligatoirement cocher la case Appliquer l’intégrité référentielle

b)      La case « Mettre à jour en cascade les champs correspondants », lorsqu’elle est cochée, permet de changer automatiquement les valeurs du champ clé étrangère de la table côté plusieurs lorsqu’on modifie la valeur correspondante de la clé primaire côté un. Pour cela, la case « appliquer l’intégrité référentielle doit être cochée »

c)      La case « Effacer en cascade les enregistrements correspondants », lorsqu’elle est cochée, permet de supprimer les enregistrements de la table côté Plusieurs dont la clé étrangère fait référence à une valeur de clé primaire dans la table côté Un que l’on a effacé. En d’autres termes, si on supprime une Catégorie de produit donnée dans la table catégorie, tous les produits de la catégorie donnée seront effacées en cascade. Pour utiliser cette option, il faut « appliquer l’intégrité référentielle ».

5. Pour avoir une représentation concrète de la relation établie entre les tables CATEGORIE et PRODUIT, ouvrez la table CATEGORIE (côté 1) en mode feuille de données :

 

ACCESS a ajouté à gauche une colonne supplémentaire contenant des symboles +. Ce symbole indique la présence d’enregistrements liés. Un clic sur l’un de ces symboles ouvre les enregistrements liés, cela donne pour la catégorie OUV :

 

APPLICATION NON GUIDEE :

Créez la relation existante entre la table CLIENT et la table REGLEMENT

I. Créer une requête multi-tables et un formulaire fondée sur une requête

A/ Création de la requête

1.            Une requête multi-tables est une requête fondée sur 2 ou plusieurs tables. Vous allez créer une requête permettant d’afficher tous les champs de la table produit et le libellé de la catégorie de produit. Cette requête servira de base à un nouveau formulaire de saisie des produits

2.            Dans la fenêtre Base de données, cliquez sur l’onglet Requête puis sur le bouton Nouveau et Requête vierge

3.            Sélectionnez les tables PRODUITS et CATEGORIE.

4.            Dans la fenêtre Création de requête, faites glisser tous les champs de la table PRODUIT dans la grille d’interrogation (ou mieux faites glisser l’* vers la grille d’interrogation, ce qui produit le même résultat)

5.            Faites ensuite glisser le champ LIBELLE CAT. Vous devez obtenir l’écran suivant :

 

6.            Visualisez le résultat de la requête en mode feuilles de données

La feuille de données comporte une ligne vide qui indique qu’on peut ajouter des enregistrements

7.            Si les produits ne sont plus classés par ordre croissant du CODEART :

•   Revenez en mode création de requête

•   Faites glisser le champ CODEART dans la grille d’interrogation

•   Sélectionnez l’option de tri croissant

•   Désactivez l’option afficher pour éviter le double affichage du code produit

•   Vérifiez le résultat en mode feuilles de données

8.            Enregistrez la requête sous le nom « Requête formulaire produits »

B/ Création du formulaire

Créez le formulaire « 2 Saisie/modification des produits », ce formulaire est fondé sur la requête nommée « Requête formulaire produits » et doit être réalisée avec l’assistant. A un moment donné l’assistant propose de choisir entre un affichage par CATEGORIE ou un affichage par PRODUIT :

 

•   Choisissezpar PRODUIT de manière à avoir un tri des données par produit plutôt que par catégorie. Choisissez une présentation permettant un affichage par produit (par exemple la présentation « Justifié ») et un style (selon votre goût).

•   Saisissez le titre du formulaire : « 2 Saisie/Modification du formulaire ».

•   Pour terminer, ouvrez le formulaire en mode formulaire (choix par défaut proposé dans le dernier assistant).

Vous devez obtenir ceci :

 

C/ Modification du formulaire

Vous allez effectuer des modifications dans la présentation du formulaire « 2 – Saisie/Modification des produits », en particulier en remplaçant le contrôle CODECAT par un bouton liste modifiable :

Résultat à obtenir au final :

 Ce bouton permet de choisir les codes catégories

   

… A partir des libellés de la catégorie. Donc inutile d’apprendre les codes par cœur J

QUELQUES PRECISIONS :

Les différents éléments apparaissant dans ce formulaire

sont appelés des contrôles Il existe différents types de contrôle

:

•         Zones de texte : ils

correspondent à des champs de tables ou de requêtes

•   Etiquettes : contiennent

la légende des champs ou un texte fixe

La grille permet d’ajuster la position des éléments à l’écran. Cette grille n’apparaît pas en mode formulaire

Le formulaire « 2 Saisie Modification/des produits » se présente comme suit en mode création:

Pour sélectionner un contrôle, on clique sur sa bordure

 

ici, la zone de texte PUHT et son étiquette ont été sélectionnées

q

q Pour déplacer une zone de texte et l’étiquette associée, on pointe la bordure et on fait glisser (le pointeur prend la forme d’une main : I)

q

q Pour déplacer un des deux éléments, on pointe le coin supérieur gauche du contrôle (Le curseur prend la forme d’un doigt G)

q

q Pour supprimer un contrôle on le sélectionne et on appuie sur la touche Suppr.

q

q Remarque : la suppression d’une zone de texte n’entraîne aucunement la suppression du champ de la table ou requête source.

ACTIVITE :

•   Sélectionnez les étiquette et zone de texte CODECAT et supprimez les

•   Créez un bouton liste déroulante en cliquant sur le bouton « Liste modifiable »  de la barre d’outils « Boîte à outils » (si celle-ci n’est pas affichée : sélectionnez le menu Affichage – Barres d’outils … - Boîte à outils). Le pointeur prend la forme d’une croix avec un petit rectangle

•   Ajoutez et alignez le champ CODECAT à la place du contrôle CODECAT que vous venez de supprimer   Complétez les boîtes de dialogue successives de l’Assistant zone de liste :

 

 la recherche des éléments provient d’une table

 Sélectionnez la table CATEGORIE dans la liste :

 

 Les colonnes à inclure dans la zone de liste sont CODECAT et LIBELLECAT :

 

 Réduisez la largeur de la colonne contenant le code cat et élargissez celle du libellé cat

 

Remarque : Comme le champ LIBELLECAT est déjà affiché dans le formulaire, on doit ici afficher le champ CODECAT, c’est pourquoi, il faut décocher la case à « Colonne clé cachée ». Si l’affichage de la clé n’était pas important pour l’utilisateur, on aurait pu simplement afficher le LIBELLECAT (et laisser la case cochée)

 La valeur utilisable est CODECAT :

   

Ici on vous demande en fait quelle valeur vous souhaitez afficher. Comme on souhaite afficher la valeur du CODECAT, on sélectionne ce champ

 La valeur choisie est à stocker dans le champ CODECAT (de la table PRODUIT) :

 

 L’étiquette de la zone de liste (en quelque sorte sa légende) est « CODECAT » :

 

•   Il ne reste plus qu’à positionner correctement les étiquette et zone de liste modifiable CODECAT correctement sur la grille

•   Testez le formulaire (cliquez sur le bouton Affichage - mode formulaire)

•   Saisissez l’enregistrement suivant :

20 Tout sur Merise 2 - 5,50% - 120 F - catégorie : ouvrage

 

– Arrière-plan)

Utilisez les boutons suivants pour définir les couleurs :

 Couleur d’arrière-plan

 Couleur de police

 Couleur de bordure

•   Visualisez le formulaire en cliquant sur le bouton Affichage Mode formulaire »

•   Le coin des experts : Essayez de modifier la valeur contenue dans le champ LIBELLE CAT. Que se passet-il ? Comment résoudre le problème ? Demandez conseil à votre G.F.I..

APPLICATION NON GUIDEE

•   Créez une requête multi tables fondée sur CLIENT et REGLEMENT permettant d’afficher l’ensemble des champs de la table CLIENT et le libellé du mode de règlement. Attention à la position du champ Libellé règlement qui doit être placé après CODE REG. ENREGISTREZ LA REQUÊTE SOUS LE NOM : REQUETE FORMULAIRE CLIENTS

•   Créez un formulaire de saisie de type « Colonne simple » fondée sur la requête précédente.

ENREGISTREZ LE FORMULAIRE SOUS LE NOM : 2 Saisie/Modification des clients

•   Personnalisez ce formulaire à votre goût mais en prévoyant un contrôle liste modifiable à la place du champ CODEREG.

Les Etats

Alors qu’un formulaire permet l’affichage à l’écran, un état permet d’imprimer des données soit sous forme de fiches soit sous forme de tableau.

On veut imprimer le catalogue des produits classées par code croissant et connaître le nombre de références pour chaque catégorie

CONNAISSANCES PREALABLES : Structure d’un ETAT

Un état comporte plusieurs sections :

Date : 20/11/2001

Entête d’ETAT CATALOGUE DES PRODUITS

   
 

Entête de page

   

LIBELLECAT

CODEART

 

DESIGNART

 

TVAART

PUHT

Accessoires Fournitures



Entête de groupe(Libelle cat)

   
 

Détail

   
 

1

 

Transparents….

 

19.60%

30.00 F

 

2

 

Transparents manuels

 

19.60%

13.50 F

 

******

 

*********

 

******

******

             
 

Pied de groupe(Libelle cat)

   

Nombre d’articles de la catégorie

4

   
 

Pied de page

 

PAGE 1/x

 

PIED D’ETAT

   

COMMENTAIRE :

les sections sont hiérarchisées

•   La section Entête d’ETAT apparaît une seule fois sur la 1ère page de l’état et la section Pied d’état apparaît à la fin de l’état en dernière page

•   Les sections Entête et Pied de page apparaissent sur chaque page : en entête on indique généralement les étiquettes de champs

•   Les sections entêtes et pieds de groupe permettent de regrouper plusieurs enregistrements par catégorie

(dans l’exemple le regroupement se fait par Libellé de catégorie - La première catégorie est « Accessoires Fournitures » qui regroupe 6 enregistrements.

•   La section détail est le niveau de base : Dans l’exemple la section Détail contient les enregistrements relatifs aux produits.

ACTIVITES :

1.     Créez, à l’aide de l’assistant Etat, l’Etat « CATALOGUE DES PRODUITS » fondée sur la requête « Requête formulaire produits » :

•     Revenez dans la fenêtre Base de données

•     Sélectionnez l’objet Etat

•     Cliquez sur l’onglet Nouveau

•     Etape 1 :Dans la liste des tables et requêtes, sélectionnez la requête « Requête formulaire des produits »

 

Sélectionnez tous les champs

 

•     Etape 2 : Sélectionnez l’option de regroupement par CATEGORIE

 

•     Etape 3 : Il est possible déterminer un sous-niveau de regroupement (on pourrait par exemple demander un regroupement par taux de TVA)

 

•     Etape 4 : Définition des critères de tri

 

Les options de synthèse permettent de calculer des sommes, des moyennes… sur des champs numériques. Dans l’application présente, elles ne présentent aucun sens (on ne va pas additionner des taux de TVA ou des prix unitaires).

Sélectionnez l’orientation de l’état

Evite que les champs ne soient coupés

•    Etape 5 : le choix d’une présentation

•     Etape 6 : Choix d’un style

 

•     Etape 7 : Saisissez le titre de l’état : CATALOGUE DES PRODUITS puis cliquez sur le bouton Terminer

 

•     Visualisez l’état en mode aperçu :

 

1. Modification de l’Etat

On aimerait avoir pour chaque groupe de produits le nombre de produits du groupe. Pour cela il faut afficher la section « Pied de groupe », puis y inclure un contrôle zone de texte contenant une formule de calcul.

a)   Afficher un pied de groupe :

 

b)  créer une zone de texte

Dans la barre d’outils « Boîte à outil sélectionnez l’outil zone de texte

Dans le pied de groupe précédemment affiché, dessinez la zone de texte (largeur 4cm), vous devez obtenir ceci :

 

Déplacez l’ensemble pour le positionner à gauche,

Changez le texte de l’étiquette (Texte21 par exemple) pour indiquer : Nbre de Produits

Dans la zone de texte remplacez la valeur Indépendant par la formule suivante :

= Compte([CODE PROD])

Modifiez la largeur des contrôles et vérifiez en mode aperçu avant impression : Vous devez obtenir ceci (pour la catégorie ouvrages par exemple) :

 

Enregistrez l’état sous le nom : Catalogue des produits puis  imprimez

APPLICATION NON GUIDEE FACULTATIVE

On voudrait réaliser un Etat « Liste des clients » classé par code client. Les champs à prévoir sont :

CODECLI, NOMCLI, RUECLI, CPCLI,      VILLECLI, CODEREG,       LIBELLEREG, ENCOURSCLI, PLAFONDCLI

Cet état sera fondé sur la requête « Requête formulaire clients » créée dans l’application non guidée facultative.

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES

Les dirigeants de la société Papetière souhaiteraient maintenant gérer les commandes des clients.

Vous allez donc élaborer la structure des tables nécessaires et réaliser un formulaire de saisie des commandes.

ANALYSE DU PROBLEME :

Examinez le bon de commande ci-dessous :

ETS               COMMANDE N°1

BUROMAT

du 15/03/2001

Code client : 00007

     

Code    4 90 jours fin de mois réglement

Le Soleil de Tunis

125, place du Barlet

59500 DOUAI

     

Code produit

Désignation

Qtés commandées

P.U.

H.T.

% TVA

00006

Boîte de CD-R 74 mn/10

20

     

00012

Support mural pour moniteur

4

     

00014

Créer un site avec Front

Page

2

     

00001

Transparents photocopieurs/10

100

     
           

Entourez en  vert les données à saisir, en rouge les données qui s’affichent automatiquement et en bleu les données calculées.

De quelles tables sont issues les données qui s’affichent automatiquement ?

CONCLUSION :

Pour enregistrer les commandes des clients on doit créer deux tables :

   

Clé primaire de la

table COMMANDE

 

REMARQUE : Il est inutile d’inclure le nom, l’adresse du client car ces données sont contenues dans la table CLIENT.

On évite ainsi la REDONDANCE de données responsable d’une surcharge inutile du disque dur.

UNE BASE DE DONNEES OPTIMISEE EST

UNE BASE DE DONNEES SANS

REDONDANCE

 

Clé étrangère de la table

COMMANDE. Ce champ

permettra d’établir une

relation avec la table

CLIENT

   

La clé primaire est composée du numéro de comande ET d’un code produit. Car la quantité commandée dépend à la fois du N° de commande et du code produit. On pourra ainsi établir une relation (jointure) entre :

•   la table COMMANDE et la table LIGNE

COMMANDE

et

•   La table LIGNE COMMANDE et PRODUIT

           

I.             CREATION DES TABLES COMMANDE ET LIGNE COMMANDE

1.          Ouvrez la base de données

2.          Créez la structure de la table COMMANDE (Objet Table - Bouton Nouveau) - Indications relatives à la structure de la table commande :

•   NOCOM        Type NuméroAuto - Format : 00000 (Le n° de commande sera automatique)

•   DATECOM   Type Date et heure - Format : Date abrégée

•   CODECLI    Type Numérique - Entier long - Format 00000 (Comme dans la table client)

RESPECTEZ SCRUPULEUSEMENT LE NOM DES CHAMPS CLES PRIMAIRES ET CLES ETRANGERES POUR ETABLIR ULTERIEUREMENT DES RELATIONS FACILEMENT.

3.          Définissez la clé primaire (champ NOCOM)

4.          Enregistrez la table sous le nom : COMMANDE

5.          Créez la structure de la table LIGNE COMMANDE

- Indications relatives à la structure de la table commande :

•   NOCOM        Type Numérique - Entier long - Format 00000 (Remarque le type Entier long est compatible avec un champ compteur)

•   CODEART Type Numérique - Entier long - Format 00000

•   QTESCOM Type numérique - Entier (On considére que les quantités commandées pour un article ne dépasseront pas 32767 unités - les quantités sont des nombres entiers sans décimales)

6.          Définissez la clé primaire (champ NOCOM et CODEART) :

La clé primaire se compose de deux champs. Par conséquent sélectionnez les deux champs en même temps en utilisant le sélecteur de champ, avant de cliquer sur le bouton Clé primaire. :

 

7.          Enregistrez la table sous le nom LIGNE COMMANDE

II.             CREATION DES RELATIONS ENTRE LES TABLES

1.     Fermez la table LIGNE COMMANDE

2.     Sélectionnez le menu Outils - Relations

3.     Dans le menu Affichage, sélectionnez l’option Ajouter une table puis sélectionnez les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE

4.     Créez les relations entre les tables COMMANDES, CLIENTS puis entre

COMMANDE et ET LIGNE COMMANDE et PRODUIT ET LIGNE COMMANDE conformément au schéma des relations suivants :

 

III. SAISIE DIRECTE D’UNE COMMANDE DANS LES TABLES

Vous allez maintenant saisir la commande n° 1 - voir page 1 -

Vous allez devoir saisir un enregistrement dans la table COMMANDE et plusieurs enregistrements dans la table

LIGNE COMMANDE, heureusement, ACCESS 2000 associe à chaque enregistrement de la table

COMMANDE un ou plusieurs enregistrements de la table LIGNE COMMANDE Dans la table commande saisissez l’enregistrement suivant :

NOCOM

DATECOM

CODECLI

00001

15/03/01

7

Après validation de l’enregistrement, Un signe + dans la colonne de gauche indique qu’il y a des données liées à l’enregistrement :

 

Un clic sur ce symbole et il est alors possible de visualiser les enregistrements de la table liée LIGNE COMMANDE ou d’ajouter, comme vous allez le faire des enregistrements :

 

Saisissez maintenant Dans la table liée LIGNE COMMANDE les enregistrements relatifs à la 1ère commande :

NO COM

CODEPROD

QTES COM

00001

00006

20

00001

00012

4

00001

00014

2

00001

00001

100

Vous devez avoir ceci à l’écran :

 

REMARQUE : Dans la table liée le chmp NOCOM qui sert de lien entre les deux tables n’est pas affiché. En fait, ce champ se met à jour automatiquement.

Pour le vérifier, il suffit d’afficher la table LIGNE COMMANDE en mode table :

NOCOM CODEART QTESCOM

00001 00001 100 00001 00006 20 00001 00012 4

      00001          00014                   2

Ce champ s’est rempli automatiquement.

I. 1. IV. LE COIN DES AMATEURS : CREATION D’UN FORMULAIRE AVEC UN SOUS FORMULAIRE

Vous avez pu apprécier la facilité avec laquelle on saisit une commande directement dans les tables (SIC). Vous allez créer un formulaire de saisie des commandes. Ce formulaire va comprendre les champs de la table COMMANDE et un sous-formulaire incluant les champs de la table LIGNE COMMANDE.MODE OPERATOIRE :

2.   1. Fermez toutes les tables

3.   2. Dans la fenêtre Bases de données, sélectionnez l’objet Formulaire puis cliquez sur « Créer un formulaire en utilisant l’assistant »

1. 3. Sélectionnez la table COMMANDE et sélectionnez les champs figurant dans le formulaire

q  q Sélectionnez ensuite la présentation Colonne simple

q  q Saisissez un nom pour le formulaire et cochez la case Modifier la structure du formulaire

 

Vous devez obtenir à peu près ceci :

 

En faisant glisser le pied de formulaire vers le bas, vous pouvez agrandir le formulaire

4. Agrandissez la taille du formulaire

2.   Insertion du sous-formulaire

q  q Cliquez sur le bouton Sous formulaire/sous état :

q  q Dessinez une zone rectangulaire de 10 cm de large sur 5 de hauteur

 

Le choix effectif des champs se fait dans la boîte de dialogue suivante :

 

Etape suivante : rien à faire

 

Etape suivante : Attribution d’un nom pour le sous-formulaire :

 

Le résultat final est le suivant :

en mode création :

 

En mode affichage formulaire :

 

Pas très élégant : en mode création,

•             augmentez la taille du sous-formulaire de manière à ce que 10 enregistrements du sousformulaire puissent être visibles

•             Augmentez la largeur des colonnes

•             Changez l’étiquette du sous-formulaire en indiquant « Articles en commande »

•             Changez le texte des étiquettes : NOCOM en N° de commande, DATECOM en Date de commande et CODECLI en Code client

5. Enregistrez les changements effectués dans le formulaire et le sous-formulaire

2.     6. Saisissez la commande n° 2, en mode formulaire, figurant ci-dessous. Vous devez au préalable codifier le code client et les codes produits en consultant les tables clients et produits.

ETS Papetière

COMMANDE N° 2

du 16/03/2001

 

Code client   

Micropuce

Code produit

Désignation

Qtés commandées

 

Créer un site avec FrontPage

5

 

Boîte de CD-R 74 mn/10

6

 

Le mémento du comptable débutant

10

 

Transparents photocopieurs/10

30

     

4.   7. Fermez le formulaire

V.    CREATION DU FORMULAIRE COMMANDE FONDE SUR DES REQUETES.

L’utilisation de sous-formulaires fondés sur des tables présente un inconvénient majeur : il n’existe aucun moyen de contrôle lors de la saisie du code produit ou du code client. D’autre part les champs calculés n’étant pas intégrés aux tables, il n’apparaîtront pas dans le sous formulaire

On va donc créer deux requêtes :

•   L’une permettant la saisie de la date de commande et l’affichage de l’identité et l’adresse du client. Cette requête servira pour le formulaire principal

•   L’autre qui permettra la saisie du Code produit, des quantités commandées et l’affichage : du prix unitaire, du taux de TVA. On profitera également de cette requête pour créer des champs calculés :

A.     Création des requêtes

A1 La requête permettant d'obtenir l'entête du bon de commande (formulaire principal)   Sélectionnez l’objet requête - cliquez sur Nouveau et Mode création.

•   Sélectionnez chaque table et cliquez sur ajouter (tables à sélectionner : COMMANDE, CLIENT,

REGLEMENT)

•   Dans le menu affichage vérifiez que l’option  soit cochée (cette option est très importante lorsqu’on créée des requêtes multitables

•   Faites glisser les champs utiles (dans l’ordre d’apparition dans le formulaire) La liste des champs et les tables sources sont indiquées ci-après :

•   Visualisez le résultat de la requête en cliquant sur le bouton Affichage - Feuille de données

•   Fermez la requête et enregistrez la sous le nom ENTETE BC (entête bon de commande)

A2 La requête permettant d’obtenir le corps du bon de commande:

•   Sélectionnez l’objet requête - cliquez sur Nouveau et Mode création.

•   Sélectionnez chaque table et cliquez sur Ajouter (tables à sélectionner : PRODUIT et LIGNE

•   COMMANDE)

•   Faites glisser les champs utiles (dans l’ordre d’apparition du formulaire)

Les champs à inclure sont indiqués ci-après :

 

2.         Création de champs calculés

•   Pour chaque ligne du bon de commande, on veut connaître :

•   Le montant HT (=QTESCOM*PRIX UNITAIRE)

•   Le montant de la TVA (=HT*taux de TVA)

Avant de procéder, insérer une colonne juste avant TVAART : Sélectionnez la colonne TVAART puis cliquez sur Insertion - Colonnes

 

Ces champs ont pour nom HT et MTVA.

L’expression est à saisir. Access ajoute les [ ] lorsqu’on les omet à la saisie

•   Formatez les deux champs calculés en Monétaire – 2 Décimales (Sélection du champ puis clic sur le bouton Propriétés)

•   Visualisez le résultat de la requête en cliquant sur le bouton AffichageMode Feuille de données   Fermez la requête et enregistrez la sous le nom CORPS BC

B.    Création du formulaire de saisie des commandes (2ème version)

B1 Création du formulaire principal (saisie des commandes)

•   Fermez toutes les tables

•   Dans la fenêtre Bases de données, sélectionnez l’objet Formulaire puis cliquez sur « Créer un formulaire en utilisant l’assistant »

•   Sélectionnez la requête ENTETE BC puis sélectionnez tous les champs de la requête qui devront figurer dans le formulaire

•   L’affichage des données se fait par commande :

 

•   La présentation du formulaire est en colonnes simples   Le titre du formulaire est : Saisie des commandes :

 

•   Afficher la structure du formulaire en mode création :

 

Il ne reste plus qu’à inclure le sous-formulaire contenant les lignes de chaque commande :

•   En mode création de formulaire, augmentez la taille du formulaire :

•  

•  

•   Dans l’assistant, indiquez que la source des données provient d’une table ou d’une requête existante :

 

•   Sélectionnez ensuite la requête source (soit CORPS BC) et sélectionnez tous les champs.

 

•   Il faut ensuite indiquer à l’assistant quel est le champ permettant de lier le formulaire principal (contenant en fait l’entête du bon de commande) avec le sous-formulaire (en fait les lignes de commande) :

 
   

REMARQUES :

 Lorsque le formulaire et le sous-formulaire sont fondés sur des tables et que des relations ont été établies entre les tables sur la base de clés primaires et étrangères, ACCESS sait automatiquement déterminer le champ qui sert de liaison entre le formulaire et le sous-formulaire. En revanche, lorsque le formulaire et/ou le sous-formulaire sont fondés sur des requêtes, il faut définir soi-même le champ de liaison.

 Le champ NOCOM du formulaire principal est appelé champ Père et le champ NOCOM du sousformulaire est appelé champ Fils :

 Un Père a 1 ou plusieurs Fils mais un Fils n’a qu’1 seul Père. Dans l’exemple, en effet, une commande (identifié par un numéro de commande unique) comporte plusieurs lignes (chaque ligne est identifiée par un numéro de commande ET un numéro de produit)

•   Donnez un nom significatif au sous-formulaire avant de terminer la création du sous-formulaire :

 

C/ Le fignolage

Le formulaire est maintenant créé mais la mise en forme laisse certainement à désirer. Basculez en mode création et déplacez les champs, renommez certaines étiquettes et augmentez la taille du sous-formulaire pour obtenir une présentation ressemblant à cela :

 

Eléments de modes opératoires :

•       Les étiquettes concernant l’identité du client ont été supprimées

•       Pour modifier le sous-formulaire, il faut d’abord fermer le formulaire Saisie des commandes en prenant soin de sauvegarder les modifications.

•       Puis dans la fenêtre de base de données, il faut ouvrir le sous-formulaire « Articles en

commande »

•       et l’affichez en mode feuille de données (Bouton Affichage – Feuille de données)

•       Sélectionnez toutes les colonnes et appliquez une taille de police de 8

•       Sélectionnez la colonne NOCOM et masquez la (menu Affichage – Masquer Colonnes) car cette colonne se met à jour automatiquement et contient pour chaque commande la même valeur que celle figurant dans le formulaire principal.

•       Ajustez ensuite la largeur de toutes les colonnes pour que le sous-formulaire s’affiche correctement dans le formulaire principal.

•   Enregistrez le sous-formulaire (en conservant le même nom : Articles en commande et fermez le.

•       Ouvrez le formulaire Saisie des commandes et vérifiez la présentation (au besoin procédez aux modifications qui s’imposent)

REMARQUE : La relation Père-Fils est synonyme de relation UN-PLUSIEURS : Un père a plusieurs Fils Cela signifie qu’un NO COM de la table COMMANDE correspond à plusieurs lignes commandes.

D/ Test du formulaire avec une commande

Saisissez la commande n° 3, codifiez au préalable le code client et les codes de produits :

ETS

Papetière

COMMANDE N°3

du 16/03/2001

 

Code client   

CRION

Code produit

Désignation

Qtés commandées

 

Boîte de CD-R 74 mn/10

20

 

Boîte de CD-RW /10

20

 

Filtre anti-reflet pour moniteur

8

     

Fermez le formulaire principal et enregistrez le sous le nom : Saisie des commandes

V. POUR LES EXPERTS : INSERTION DE TOTAUX DANS UN FORMULAIRE - CREATION DE LISTES MODIFIABLES

ATTENTION : Cette partie devient très technique. Vous pouvez la contourner en saisissant les bons de commande de l’annexe 1 en utilisant le formulaire « Saisie des commandes »

Pour les futurs experts d’ACCESS, à vos claviers :

Commencez d’abord par enregistrer le Formulaire « Saisie des commandes » sous le nom « Saisie des commandes 2 ». Enregistrez ensuite le sous-formulaire « Articles en commande » sous le nom « Articles en commande 2 »

(Dans la fenêtre Base de données, sélectionnez l’objet Formulaire et cliquez sur Modifier. Puis Fichier enregistrer sous.). Fermez ensuite tous les formulaires.

Pour mettre des sous-totaux dans le formulaire principal deux étapes sont à suivre : - Mettre les sous totaux dans le pied de page du sous-Formulaire

- Mettre une formule dans le pied de page du formulaire principal.

1.      Mettre des sous totaux dans le pied de page du sous formulaire :

•   Ouvrez le sous-formulaire 2 Articles en commande 2 en mode Création   Affichez la boîte à outils (Menu affichageBoîte à outils)

•   Cliquez sur le bouton zone de texte :  figurant dans la boîte à outils

•   Créez le champ TOTAL HT dans le pied du formulaire « Articles en commande 2 »

•   Nommez l’étiquette TOT HT

•   Saisissez la formule suivante dans la zone de texte :

=Somme([HT])

 

•   Donnez un nom significatif au contrôle (car ce nom sera utilisé ultérieurement dans un autre formulaire) :

Remplacez le texte inscrit ici par

TOT HT

•   Procédez de même pour les champs TOT TVA et TOT TTC (à paramétrer comme suit :)

 

Visualisez le formulaire Saisie des commandes 2 : les totaux concernent toutes les lignes de toutes les          commandes :

 

2.      Inclure les champs précédemment calculés dans le formulaire pricipal

•   Fermez d’abord le sous-formulaire « Articles en commandes 2 »

•   Ouvrez le formulaire « Saisie des commandes 2 » en mode création

•  

Modifiez la liaison entre le formulaire principal et le sous formulaire :

-   Sélectionnez le sous-formulaire

-   Affichez les propriétés

-   Cliquez sur l’onglet toutes et modifiez la propriété Objet source et Nom en saisissant : Articles en commande 2



 

•   Dans le pied du formulaire, créez maintenant 3 zones de textes :

 

•   Paramétrez ces zones de texte pour obtenir ceci :

 

Le détail est donné ci-dessous pour chaque zone de texte :

   
 

Plutôt que de saisir les formules et risquer une erreur de saisie, Access met à votre disposition un générateur d’expression. Voir l’exemple ci dessous pour la zone de texte TOT HT

Le générateur d’expressions :

Au lieu de saisir la propriété Source contrôle soi-même, cliquez sur le bouton Générateur d’expressions qui apparaît lorsqu’on clique dans certaines propriétés :

défaut

Après avoir cliqué sur le bouton Coller, on obtient :

 

3.      Des zones de liste modifiables

Le formulaire précédent présente encore un défaut : lorsqu’une commande est saisie par téléphone, si le client ne connaît pas les codes, il va devoir chercher dans les tables le code du client, le code des produits commandés… Dans le formulaire, on va donc transformer les zones de texte en zone de listes modifiables. Exemple : Code client

Avant

 

Après

   

Un clic sur le bouton et les noms des clients apparaissent en clair

Mode opératoire :

  En mode création, sélectionnez le contrôle contenant le numéro de client

  Cliquez sur le menu Format – Remplacer par  - Zone de liste modifiable

  Affichez ensuite les propriétés de la zone de liste et paramétrez les propriétés suivantes :

 

valeur sera conservée dans le formulaire

Affichez le Formulaire pour verifier l’affichage, en mode creation, vous pouvez élargir la taille de la zone de liste pour améliorer l’affichage :

Procédez de même pour le code article dans le sous-formulaire : Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable Paramétrez les propriétés suivantes :

Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable Paramétrez les propriétés suivantes :

 

La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous à saisir dans le formulaire « Saisie des commandes 2 » si vous l’avez réalisé ou dans le sous-formulaire « Saisie des commandes »

ANNEXE 1

ETS PAPETIÈRE

COMMANDE N° 4

du 19/03/2001

 

code client

Mécanord

code produit

Désignation

qtes commandées

 

Ramette papier multi usages

5

 

Stylo à transparents permanents

10

 

Transparents photocopieurs/10

7

 

Programmation en javascript

2

     

ETS PAPETIÈRE

COMMANDE N° 5

du 22/03/2001

 

code client

Centre français de restauration

code produit

Désignation

qtes commandées

 

Transparents photocopieurs/10

100

 

Transparents manuels/10

100

 

Stylo à transparents effaçables

50

 

Stylo à transparents permanents

50

     

ETS PAPETIÈRE

COMMANDE N°6

du 23/03/2001

 

code client

Assurance Azur

code produit

Désignation

qtes commandées

 

Support mural pour moniteur

4

 

Filtre anti-reflet pour moniteur

5

 

Stylo à transparents permanents

20

 

Stylo à transparents effaçables

10

 
       

ETS PAPETIÈRE

COMMANDE N° 7

du 24/03/2001

 
 

code client

Briko Boutik

 

code produit

Désignation

qtes commandées

 
 

Les grandes courants du management

 

5

 

Calulatrice scientifique Cazio

 

2

 

Boîte de CD-RW /10

 

50

     

10

       

ETS PAPETIÈRE

COMMANDE N° 8

du 24/03/2001

 
 

code client

Lycée Rambaux

 

code produit

Désignation

qtes commandées

 
 

Stylo à transparents effaçables

 

100

 

Stylo à transparents permanents

 

100

 

Boîte de CD-R 74 mn/10

 

20

       
       

ETS PAPETIÈRE

COMMANDE N° 9

du 26/03/2001

 
 

code client

SériTech

 

code produit

Désignation

qtes commandées

 
 

Stylo à transparents effaçables

 

10

 

Stylo à transparents permanents

 

10

 

Boîte de CD-R 74 mn/10

 

2

 

Calulatrice scientifique Cazio

 

1

 

WebCam Sauni

 

2

 

Boîtes de disquettes 3,5''/10

 

2

 

Ramette papier multi usages

 

10

 

Filtre anti-reflet pour moniteur

 

1

CONNAISSANCES DE BASE

Les requêtes action permettent de modifier les données dans les tables alors que les requêtes sélection et opération ne modifient en rien les données stockées dans les tables.

Elles sont de quatre types :

Création de table

Permet de créer une nouvelle table à partir des enregistrements répondant à un critère de sélection

Ajout

Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critère de sélection à une table existante (ou nouvelle)

Mise à jour

Permet de mettre à jour le contenu d’un ou plusieurs champs pour les enregistrements sélectionnés correspondant au critère de sélection

Suppression

Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critère de sélection

Pour créer une requête action, il faut :

•   créer une requête sélection (ou opération) pour sélectionner les enregistrements

•   Afficher le résultat de la requête sélection (pour contrôle)

•   Transformer la requête sélection (ou opération) en requête action par le menu Requête ou par les boutons de la barre d’outils requête

•   Exécuter la requête (menu Requête - Exécuter ou bouton éxécuter de la barre d’outils)

DANGER : UNE REQUÊTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES, PAR CONSEQUENT IL FAUT ÊTRE RIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I. CREATION ET EXECUTION D’UNE REQUÊTE CREATION DE TABLE

le theme

Dans la table CLIENT de la base de données figure le champ ENCOURS (contenant le montant du crédit accordé aux clients). Ce champ constitue une donnée de situation (au même titre qu’un solde de compte ou un stock) et doit être régulièrement mis à jour. Par conséquent, vous allez :

•   créer AUTOMATIQUEMENT par requête une table « ENCOURS DE CREDIT » comprenant les champs suivants :

-   CODECLI

-   ENCOURS

•   ensuite supprimer le champ ENCOURS de la table CLIENT

•   enfin établir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

                    A.     CREATION D’UNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutôt que de créer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT, vous allez créer une requête Création de tables :

1.    1. Cliquez sur l’onglet Requête puis sur le bouton Nouveau

2.    2. Cliquez sur le bouton puis sélectionnez la table CLIENT

3.    3. Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille d’interrogation.

4.    4. Visualisez le résultat de la requête Sélection(bouton  ) (vous devez avoir 17 enregistrements et 2 champs)

5.    5. En mode création de requête, déroulez le menu Requête - Création de table ou

cliquez sur le bouton  Type de requête  puis sur le bouton

6.    6. Dans la boîte de dialogue Requête création, saisissez le nom de la nouvelle table :

ENCOURS DE CREDIT

 

7.    7. Exécutez la requête (Menu Requête - Exécution ou bouton Exécuter de la barre d’outils Requête)

Un message d’alerte vous informe que 17 enregistrements vont être collés dans une nouvelle table :

 

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8.    8. Enregistrez la requête sous le nom Création table Encours et fermez-la (la requête évidemment !)

A

ttention, si vous tentez une deuxième éxécution de la requête Création, Access affichera un message d’erreur car la table ENCOURS DE CREDIT a été créé lors

de la 1ère éxécution. Pour signaler le danger, Le nom des requêtes action (dans la liste des requêtes) est précédé d’un point d’exclamation

9.    9. Vérifiez l’existence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables.

10.      10.Vérifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode création : les propriétés des champs CODECLI et ENCOURS sont les mêmes que dans la table CLIENT. Mais ACCESS n’a pas défini de clé primaire. par conséquent définissez la clé primaire pour le champ CODECLI

 

B. SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie d’une nouvelle table, vous devez le supprimer de la table CLIENT :

1.    1. Ouvrez la table CLIENT en mode création,

2.    2. Sélectionnez la ligne de champ : ENCOURS

3.    3. Supprimez le champ

C.  ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DE CREDIT

Comme UN client n’a qu’UN seul encours de crédit et inversement, la relation entre les tables CLIENT et ENCOURS DE CREDIT sera du type UNE à UNE. Le champ commun au deux tables est CODECLI.

travail a faire :

Créez la relation entre les deux tables.

 

Le coin des Pros

La structure de la table CLIENT ayant été modifiée, les requêtes, les formulaires ou les Etats fondés sur la table CLIENT ne se mettent pas automatiquement à jour. Conséquence : si une requête, un état ou un formulaire utilise le champ ENCOURS, il faudra faire des modifications

APPLICATION :

Au cours des TD précédents(CAS PAPETIERE : 3ème partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisième sous-partie : Créer une zone de liste modifiable)

vous avez créé le formulaire « 2 Saisie/Modification des clients » fondé sur la requête

« REQUETE FORMULAIRE CLIENT »

Comme ces éléments font référence au champ ENCOURS, vous allez les modifier « en cascade »

1.    1. Modifier la requête « REQUETE FORMULAIRE CLIENT »

2.    2. Dans la requête en mode création, supprimez le champ ENCOURS qui n’est plus valide

3.    3. Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requête - Ajouter une table)

4.    4. Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT) vers la grille d’interrogation avant le champ PLAFOND

5.    5. Vérifiez le résultat de la requête

6.    6. Enregistrez et fermez la requête.

7.    7. Modification du formulaire « 2 Saisie/Modification des clients » :   Ouvrez ce formulaire en mode Modification/création

  Vérifiez la source du contrôle « ENCOURS » :

JJ Sélectionnez le contrôle ENCOURS

JJ Affichez les propriétés du contrôle (Menu Affichage propriétés) En principe, la source correspond au champ ENCOURS de la requête donc il n’y a rien à faire.

Passez à la rubrique « Le coin des experts » OU fermez le formulaire puis passez directement au II Erreur ! Source du renvoi introuvable.

Le coin des experts

Profitons du formulaire « 2 Saisie/modification des clients » pour découvrir de nouveaux « trucs » :

Le champ ENCOURS représente une Donnée de situation (comme cela a pu être dit précédemment) dont la valeur augmente à chaque nouvelle commande et diminue avec les réglements reçus des clients). Par conséquent, ce champ doit être mis à jour avec une requête action.

Pour éviter que l’utilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS, on va le protéger en paramétrant certaines propriétés :

1.    1. Sélectionner le contrôle ENCOURS (si ce n’est pas déjà fait)

2.    2. Affichez la fenêtre des propriétés (si ce n’est pas déjà fait)

3.    3. Paramétrez les propriétés indiquées ci-dessous :

 

Remarque :

- La propriété Visible : permet de cacher un contrôle ou de le rendre visible - La propriété Afficher a pour options :

*  Toujours : le contrôle est affiché tant à l’écran qu’à l’imprimante

*  A l’écran : le contrôle est affiché à l’écran mais n’est pas imprimable

*  A l’impression : le contrôle est imprimable mais n’est pas affiché à l’écran

5. Vérifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de changer la valeur du champ ENCOURS

II.  CREATION D’UNE REQUETE MISE A JOUR, D’UNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE :

Vous allez effectuez une copie de la base de données et travailler sur cette copie.

Plutôt que d’utiliser l’explorateur de WINDOWS, vous allez utiliser la commande COMPACTER d’ACCESS. Cette commande permet de réduire la taille d’une base de données. Le compactage se fait dans un nouveau fichier.

PROCEDURE :

1.    1. Fermez la base de données (indispensable)

2.    2. Activez le menu Fichier - Compacter une base de données ACCESS affiche une première boîte de dialogue dans laquelle vous sélectionnez le nom de la base à compacter soit sur le lecteur A:

3.    3. Dans la deuxième boîte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compactée :

Une fois l’opération achevée, ouvrez la base de données , c’est dans cette base de données que vous allez effectuer diverses requêtes action.

                    A.     Création d’une requête Mise à jour

Le directeur commercial de la société PAPETIERE a décidé de majorer de 10% le prix unitaire des articles de papeterie. Vous êtes chargé de modifier les prix unitaires.

Plutôt que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisir vous allez, grâce à une requête Mise à jour, faire la modification automatiquement.

MODE OPERATOIRE :

1.    1. Créer une nouvelle requête fondée sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2.    2.Faites glisser les champs CODEART, DESIGNART, LIBELLECAT et PUHT

3.    3. Mettez le critère : Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

 

4.    4. Visualisez la requête en mode Feuille de données pour vérifier que vous n’avez que les enregistrements relatifs aux articles de papeterie

5.    5. En mode création, sélectionnez le type de requête « Mise à jour » dans le menu requête (ou cliquez sur le bouton

6.    6. Dans la grille d’interrogation, saisissez la formule suivante sur la ligne mise à jour et en dessous du champ Prix unitaire :

[PUHT]*1.10

 

7.    7. Exécutez la requête (Menu Requête Exécuter et visualisez le résultat : les prix ont augmentés de 10% (de 12,60 F ils sont passés à 13,86 F)

Avant exécution de la requête

Ramette papier multi usages

45.00 F

Papeterie

Papier qualité photo /20

58.00 F

Papeterie

Après exécution de la requête

Ramette papier multi usages

49.50 F

Papeterie

Papier qualité photo /20

63.80 F

Papeterie

8.    8.Enregistrez la requête sous le nom : REQ MISE A JOUR TARIF

9.    9. Fermez la requête

10.10.Exécutez de nouveau la requête : Que se passe-t-il ?

                    B.     CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande n° 4 (qui a été annulée par le client) :

1.    1. Créez une nouvelle requête fondée sur la table commande

2.    2. Faites glisser tous les champs

3.    3. Saisissez le critère de sélection en dessous du champ NOCOM : 4

4.    4. Visualisez la requête

NOCOM

DATECOM

CODECLI

00004

19/03/2001

6

5.    5. En mode création, activez le menu Requête – Suppression ou cliquez sur le bouton

6.    6. Exécutez la requête. Un message vous informe que la suppression va être définitive :

   

Annulez l’opération en cliquant sur le bouton Non

Remède :

Lors de la création des relations entre la table commande (côté UN de la relation) et la table LIGNE COMMANDE (Côté PLUSIEURS) Vous avez demandé à ACCESS d’appliquer

l’intégrité référentielle : Pour pouvoir supprimer une enregistrement de la table côté UN, il faut d’abord supprimer les enregistrements liés de la table côté PLUSIEURS.

Dans l’exemple il faudrait créer deux requêtes :

-  la première pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ NO COM=4

-  la deuxième pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ NO COM=4

C’EST LOURD A FAIRE !

Heureusement, il existe une autre possibilit :

•   Enregistrez la requête sous le nom : REQ SUPPRESSION D’UNE COMMANDE

•   Fermez la requête

•   Cliquez sur le menu Edition - Relation

•   Double cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE

COMMANDE

•   Cochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande, toutes les lignes de commandes seront automatiquement supprimées)

 

Validez puis fermez la fenêtre Relation

J  Dans la fenêtre Base de données, sélectionnez la requête REQ SUPPRESSION

D’UNE COMMANDE

Exécutez la requête en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)

J  Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour vérifier que la commande n° 4 a bien été supprimée.


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