Access 2003 pas à pas avancé en pdf

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Access 2003 pas à pas avancé formation complet

...

Une base de données est un ensemble d’informations concernant un sujet particulier.

Exemples : La base de données d’un commerce contiendra t

outes les informations concernant les clients, les fournisseurs, les articles en stock, les factures envoyées, celles payées, ... La base de données d’une école contiendra toutes les informations concernant les enseignants, les élèves (adresses, numéro de téléphone, absences, notes, ...), ...

Quand vous gérez une base de données avec le logiciel Access, vous utilisez plusieurs types d’objets :

  • Les tables, qui enregistrent l’ensemble des données. En général, les données sont mémorisées dans plusieurs tables portant à chaque fois sur un sujet unique. Dans un commerce, il y aura une table pour les données des clients, une pour les données des articles, une pour les informations des commandes, une pour les données des fournisseurs, ...

Dans une école, il y aura une table pour les données des élèves, une pour les données des enseignants, une pour les informations concernant les plans d’étude, ...

  • Les requêtes, qui permettent de rechercher, d’analyser ou de trier les informations contenues dans les tables dans l’ordre alphabétique ou selon un ou des critères donnés. Une requête permet de sélectionner tous les étudiants habitant un village, ..., d’afficher tous les élèves ayant une moyenne générale supérieure à 5, ...
  • Les formulaires, qui servent à afficher les informations à l’écran, à les saisir, à les modifier, ... selon un certain type de représentation.
  • LesT étatsT, qui offrent la possibilité d’imprimer les informations contenues dans les tables selon une certaine présentation (liste de classe, facture, ...).
  • Les pages, qui permettent de créer une interface pour gérer les données au travers d’un réseau intranet ou internet.
  • Les macros, qui permettent d’automatiser une ou plusieurs actions, sans recourir à la programmation.
  • Les modules, qui permettent d’écrire des programmes utilisant des instructions Visual Basic.

Exemple de la fenêtre d’une base de données :

Le logiciel Access est appelé un Système de Gestion de Base de Données (SGBD) car il permet d’établir des relations entre les données de plusieurs tables. Pour un commerce, toutes les données des clients (noms, adresses, ...) sont mémorisées dans une table avec pour chaque client un numéro de code. Dans la table contenant les différentes commandes, l’inscription du code du client permettra d’établir un lien avec les données personnelles du client. Les données d’une facture pour un client seront prises à la fois dans la table des commandes et dans la table des clients. Les liens établis entre les tables permettent d’éviter d’introduire des informations à double et les risques d’erreurs.

1) Le démarrage d’Access

Démarche :

1°) Lancez le logiciel Access 2003 à partir du groupe Microsoft Office

2°) Dans la liste déroulante du menu Fichier, sélectionnez l’option « Ouvrir » pour une base de données existante ou « Nouvelle base de données … » pour créer une nouvelle base de données dans un nouveau fichier.

2) La création d’une nouvelle base de données

Démarche :

1°) Au contraire des logiciels Word ou Excel, il faut d’abord créer le nom du document avant de pouvoir y insérer son contenu.

 Sélectionnez l’option

« Base de données vide »

2°) Donnez un nom à votre fichier

(=base de données) et sauvegardez le dans votre répertoire personnel (M :).

Access met automatiquement l’extension .mdb au nom du fichier.

  1. B) Les tables

1) La définition d’une table

La table est l’objet fondamental qui permet de mémoriser les informations d’une base de données au fur et à mesure de leur saisie (temps réel). Une table est un ensemble de données structurées. Cette structure repose sur un élément fondamental : le champ. Chaque champ d’une table caractérise un renseignement (par exemple, le champ E_nomabonné correspond au nom d’une personne, le champ E_localitéabonné correspond au lieu de résidence de la personne, ...)

L’ensemble des informations contenues dans les champs constitue un enregistrement (par exemple, dans une table correspondant au bottin des numéros de téléphone, chaque enregistrement contient les informations détaillées de chaque abonné : nom, prénom, numéro de téléphone, adresse, ...). Tous les enregistrements d’une table ont les mêmes renseignements (même si des champs peuvent rester vides).

L’ensemble des données est représenté sous la forme d’une grille constituée de colonnes (les champs) et de lignes (les enregistrements).

2) La création de la structure d’une table

Démarche :

Double-cliquez sur la rubrique Créer une table en mode Création

Vous accédez directement à la fenêtre qui vous permet de définir les noms des champs, de sélectionner leur type de données, d’insérer une description et de leur donner des propriétés.

Comme la figure le montre, chaque ligne contient les caractéristiques d’un champ :

n Le nom du champ (ce nom est limité à 64 lettres ou chiffres ...). Le caractère espace est interdit.

Nomenclature : La ou les 1ères lettres du nom du champ fait référence au contenu de la table.

Exemple : La table T_Eleves contient l’ensemble des données des élèves d’une école. Le nom de chaque champ commence par E_ Î E_Nom, E_Localite, …

o En principe, un des champs de la table doit permettre d’identifier chaque enregistrement de façon unique : il s’agit de la clé primaire. Par exemple, le numéro de code d’un client ne doit concerner qu’une personne ... Pour insérer la clef, il faut se positionner sur le 1PerP champ (en général) et

cliquer sur le bouton . (Par convention, ce champ sera toujours de type NuméroAuto.)

p Le type de donnée (qui sera mémorisé dans le champ). La liste déroulante présente les différents types de champs générés par Access :

  • Texte : la valeur entrée correspond à des caractères alphanumériques (lettres et/ou chiffres); la longueur est limitée à 255 caractères.
  • Mémo : caractères alphanumériques; la longueur de ce type est limitée à 64000 caractères. Convient pour les remarques, commentaires, …
  • Numérique : valeur numérique; le type de ce champ peut être entier, entier long, réel simple ou réel double.
  • Date/Heure : date ou heure. Access vérifie l’exactitude des dates introduites.
  • Monétaire : valeur numérique avec l’indication d’un symbole monétaire ...
  • NuméroAuto : valeur incrémentée automatiquement lors de la saisie d’un nouvel enregistrement.
  • Oui/Non : utilisé pour les valeurs ne pouvant prendre que 2 valeurs; oui ou non; vrai ou faux; -1 ou 0.
  • Objet OLE : ce type permet d’insérer des objets issus d’autres applications “Windows”, images, ...
  • .....

q La description (facultative) permet de renseigner l’utilisateur sur la nature du contenu du champ.

5 Les Propriétés du champ dépendent du type de données. Les propriétés par défaut peuvent être modifiées. Elles sont souvent facultatives, cependant elles permettent de mieux gérer l’introduction des données et la « taille » de la base de données. La touche F1 permet d’activer l’aide.

L’onglet « Général » permet d’indiquer les propriétés/caractéristiques d’un champ :

  • « Taille du champ » permet de réduire le « volume » de la table. La valeur par défaut est de 50 caractères pour le type texte et entier long pour le type numérique.
  • « Format » permet de modifier l’apparence du contenu d’un champ.
  • « Masque de saisie » aide l’utilisateur à rédiger correctement le contenu des champs. Par exemple, pour un numéro de téléphone le format est \(aaa") "aaa\ aa\ aa
  • La « valeur par défaut » est automatiquement prise en compte lors de la création d’un nouvel enregistrement.
  • « Valide si » permet de créer une règle de validation.
  • « Null interdit » indique qu’un champ doit obligatoirement contenir une information.
  • …r

L’onglet « Liste de choix » est utilisé pour créer une liste de valeurs afin de faciliter l’introduction des données de la table.

Dans la table, les choix apparaissent dans une liste déroulante …

3) UL’enregistrement de la structure d’une table

Pour enregistrer la structure d’une table, vous pouvez double-cliquer dans la case système et donner un nom à votre table ou utiliser la rubrique UEUnregistrer sous... du menu UFUichier. Par

convention, nous écrirons toujours les caractères T_ avant le nom de la table, exemple : T_clients .

4) ULa saisie des informations

Quand la structure de la table est terminée, le bouton ouvrir vous permet d’activer une fenêtre dans laquelle vous pouvez introduire les données.

La saisie des données et la modification de la largeur d’une colonne se fait simplement comme dans un tableau Excel. Les données sont introduites dans les différentes cellules et validées en tapant sur la touche entrée ou sur une flèche de déplacement ou sur la touche tabulateur ...

Attention, lors de l’introduction des données, il est nécessaire de veiller au format des champs :

  • La valeur d’un champ de type NuméroAuto ne peut pas être saisie puisque le numéro correspondant est automatiquement augmenté de 1 par Access.
  • Les dates sont introduites selon le format 21/12/05

Les données apparaissent sous la forme d’un tableau.

Remarques :

  • Pour ajouter un nouvel enregistrement à la fin d’une table, vous pouvez cliquer sur le bouton de la barre d’outils. Le curseur se positionne dans le premier champ du nouvel enregistrement.
  • Pour revenir à la structure de la table (mode création), vous pouvez cliquer sur le bouton afin de visualiser la structure de la table, d’ajouter un champ ou de modifier les propriétés d’un champ, ...

Les enregistrements sont affichés dans la table dans l’ordre de leur saisie. L’affichage des informations sera modifié par l’utilisation des requêtes et/ou des formulaires.

5) ULa consultation/sélection d’un enregistrement

Les boutons situés dans le coin inférieur gauche de la fenêtre vous permettent d’accéder facilement aux enregistrements :

...

6) ULa suppression d’un enregistrement

Il faut sélectionner l’enregistrement à supprimer et presser sur la touche Delete. Attention, cette manipulation ne peut pas être annulée !!!

Quand le champ de la clé primaire est de type NuméroAuto, la valeur correspondant à l’enregistrement effacé ne sera plus utilisée. Il peut y avoir ainsi des “sauts” dans la numérotation.

7) L’importation d’une feuille de données à partir d’Excel

Il est possible d’importer dans une base de données ACCESS une table de données réalisées dans un document Excel.

Démarche :

1°) Sélectionner dans le menu « Fichier », la rubrique « Données externes », puis la rubrique « Importer ».

2°) Dans la fenêtre « Importer », sélectionner le type de fichiers « Microsoft Excel *.xls » et votre document.

Cliquer sur le bouton pour continuer.

3°) Une fenêtre « Assistant … » s’ouvre. Elle vous permet de sélectionner la feuille de votre document Excel que vous voulez importer.

4°) L’étape suivante permet d’indiquer que le contenu de la 1ère ligne de la feuille Excel correspondra aux noms des champs sous Access.

5°) Les données Excel peuvent être mémorisés dans une nouvelle table, voir rajouter à une table Access qui a évidemment la même structure …

6°) Dans cette étape, l’assistant vous demande si le premier champ correspondra à la clé primaire.

Confirmer les options proposées …

7°) Laisser Access gérer la clef primaire. Elle aura la propriété NuméroAuto

8°) Indiquer le nom de la table et cliquer sur le bouton

8)

L’exportation des données d’une table vers Excel

Une table Access peut être exportée vers un document Excel. La procédure est très simple.

Démarche :

1°) Sélectionner la table dont vous souhaitez exporter le contenu.

2°) Dans la rubrique « Fichier », sélectionner la rubrique « Exporter »

3°) Dans la fenêtre « Exporter … », sélectionner le type de fichiers « Microsoft Excel *.xls » et votre document. Excel qui contiendra les données exportées.

 Cliquer sur le bouton .

 Remarques :

  • Le fichier Excel utilisé pour l’exportation de vos données doit être fermé.
  • Dans votre document Excel, les données sont mémorisées dans une nouvelle feuille dont le nom correspond au nom de la table Access.

 Ex :

  1. C) Les requêtes

Une requête sert à exploiter les données contenues dans les tables. On distingue 2 types de requêtes, les requêtes “sélection” qui permettent de lire des informations contenues dans des tables et les requêtes “action” qui permettent d’agir (effacer, insérer , modifier...) sur le contenu des tables. Dans le cadre de ce cours, nous nous concentrerons sur les requêtes “sélection”.

Une requête “sélection” permet, entre autres, de classer les informations dans l’ordre alphabétique d’un ou de plusieurs champs, de rechercher une donnée selon un ou plusieurs critères de sélection, d’effectuer des calculs, de faire des regroupements selon des critères, etc. Le résultat d’une requête peut servir de source pour un formulaire (présentation des données des champs à l’écran), pour un état (impression) ou même pour une nouvelle requête.

Une requête correspond à des ordres de programmation enregistrés au format SQL (Structured Query Language). Les ordres d’une requête peuvent être mémorisés et exécutés à tout moment. A chaque exécution de la requête l’ensemble des données de la table est analysé avant d’en afficher le résultat.

1) ULa création d’une requête

  • Démarche pour créer une requête :

1°) Sélectionnez l’onglet Requête

2°) Cliquez sur le bouton

3°) Une boîte de dialogue apparaît : cliquez sur l’option Mode Création

4°) Cliquez sur le bouton OK

5°) Une boîte de dialogue apparaît : cliquez sur le nom de la table à insérer, puis appuyez sur

le bouton Ajouter . Répétez cette opération si une autre table doit être ajoutée.

6°) Lorsque vous avez sélectionné toutes les tables nécessaires à la création de votre requête, cliquez sur le bouton UFUermer

L’écran de création de la requête affiche la ou les tables sélectionnées en haut de la fenêtre. Une grille d’interrogation permet de définir l’ordre des tris, les critères de filtre, les calculs, ...

Table

Grille d’interrogation

7°) Dans la grille d’interrogation vous sélectionnez les champs que vous voulez voir apparaître dans l’affichage de la requête ou que vous utiliserez pour classer, filtrer les enregistrements.

Vous définissez éventuellement :

ƒ Les tris (ordre croissant, décroissant) (cf page 11)

ƒ Les critères de filtre (uniquement les enregistrements d’un tel pays ou d’une telle ville) (cf page 12)

ƒ Les formules de calcul (cf page 16)

ƒ Une propriété pour la requête ou pour des champs affichés (cf page 18)

ƒ Les regroupements (cf page 19)

  • Pour ajouter un champ dans une requête, il faut cliquer sur le champ, tout en maintenant le bouton de gauche enfoncé, amenez le champ sur la grille du bas et relâchez le bouton ...

Remarque : Pour afficher tous les champs d’un enregistrement, vous sélectionnez le champ *. Dans l’exemple cidessous, la sélection du caractère * affiche dans la zone champ le terme T_Eleves.*

  • Pour visualiser le résultat de votre requête, vous cliquez sur le bouton . Le résultat apparaît sous la forme d’une feuille de données. Sa présentation peut être modifiée (même principe que dans Excel).
  • En cliquant sur le bouton , vous revenez sur l’écran de création de votre requête et vous pouvez la modifier.
  • Pour enregistrer la requête, cliquez sur le bouton et donnez-lui un nom. Par convention, le nom donné commence par la lettre R (Ex : R_Eleves)

Remarque :

La “grille” d’interrogation des champs et de définition des critères génère automatiquement des ordres de programmation SQL (Search Query Language) qui permettent d’obtenir le résultat souhaité. La requête sauvegardée mémorise les lignes de programmation et non pas le résultat

affiché !!!..

Exemple de code SQL : SELECT T_Produits.*, T_Produits.Prod_nom

 FROM T_Produits

 ORDER BY T_Produits.Prod_nom;

 Dans cet exemple, les enregistrements de la table T_Produits sont triés dans l’ordre alphabétique en fonction du champ Prod_nom

La définition des clefs de tri

Les données fournies par une requête peuvent être classées selon une ou plusieurs clefs.

Pour trier les informations, selon les données d’un champ, il faut l’indiquer sur la ligne Tri en dessous du champ concerné.

Plusieurs choix vous sont proposés :

Croissant, pour trier de A à Z, de 1 à 1000, du 01/01/1999 au 01/12/1999, ...

Décroissant, pour trier de Z à A, de 1000 à 1, ...

(Non trié), pour ... ne pas trier.

Exemple n° 1 :

Le tri défini permet de classer les enregistrements de la table dans l’ordre croissant des noms des produits.

A l’exécution, vous obtenez ...

Pour combiner les clefs de tri, il suffit de placer les champs dans l’ordre du tri souhaité et d’indiquer sous les champs concernés Croissant ou Décroissant . Les tris sont traités de gauche à droite.

Exemple n° 2 :

Le tri défini permet de classer les enregistrements d’après l’ordre de la catégorie des produits et ensuite au sein d’une rubrique selon l’ordre alphabétique de leur nom.

Exemple n° 3 :

Tous les champs de la table sont affichés selon l’ordre croissant des catégories de produits. Le champ utilisé pour trier la table n’est pas affiché, car il est déjà pris en compte dans le champ

T_Produits.*

A l’exécution, vous obtenez ...

† : champ dont le contenu n’est pas affiché. ; : champ dont le contenu est affiché.

3) ULes critères de filtres

  1. a) Les critères de filtre concernant les champs texte ou mémo

Il est possible en définissant un ou plusieurs critères de sélection de n’afficher que les enregistrements qui correspondent à ce ou ces critères définis.

Exemple n° 1

Pour sélectionner uniquement les enregistrements ayant le mot légume dans

le champ Cat_prod, il faut écrire légume sous le champ Cat_prod et sur la ligne critère.

Remarque :

Access rajoute les “” autour du mot.

Le critère de sélection peut être écrit de plusieurs façons :

=”légume” comme “légume” légume

... ... ...

) Les formules

Dans Access, les intitulés des champs peuvent être utilisés comme des variables.

Quand une requête est exécutée, les enregistrements d’une table sont lus les uns après les autres. A chaque « lecture » d’un enregistrement, le contenu de ses divers champs est mémorisé dans ces variables.

Exemple :

A la lecture du 1er enregistrement, le

champ titre contiendra Mme; le champ

Nom contiendra Armand;...

A la lecture du 5ème enregistrement, le

champ titre contiendra M.; le champ

Nom contiendra Bernard; ...

Cette propriété des champs sert à la création de formule permettant d’obtenir un nouveau champ ou une nouvelle valeur.

  1. a) Exemple de concaténation

A partir des données alphanumériques de deux champs, il est possible de créer une nouvelle

donnée en utilisant le symbole & . Les noms des champs sont écrits entre des parenthèses [ ] dans la formule.

La formule [titre]&[nom] est rédigée sur la ligne champ … A l’exécution, vous obtenez ...

Remarque : L’intitulé Expr1 est créé automatiquement par Access

Il est possible de choisir l’intitulé du nouveau champ en l’indiquant avant la formule.

A l’exécution, vous obtenez ...

Remarque : Pour séparer les champs par un espace, il faut écrire [titre]&" "&[nom]

  1. b) Les champs calculés

Les valeurs numériques contenues dans une table peuvent être utilisées dans les requêtes pour obtenir de nouvelles valeurs.

Un champ calculé est composé de deux parties :

$ le nom donné à cette formule (qui sera le nom de ce nouveau champ et qui sera utilisé

comme libellé dans l’en-tête de la colonne);

$ un calcul utilisant les différents opérateurs mathématiques +, -, /, *, et les ()

Exemple :

Pour obtenir le prix total de chaque article en stock, il faut écrire la formule suivante (expression) :

Prix total:[PrixUnitaire]*[Qstock],

où Prix total: est le nom donné au nouveau champ qui sera utilisé dans l’en-tête de la colonne dans la feuille de données et où les noms des champs de la table utilisés dans la formule sont écrit entre des parenthèses [ ]

 A l’exécution vous obtenez ...

  1. c) Exemple d’utilisation de fonctions

Un champ calculé peut intégrer des fonctions Visual Basic tels que date(), gauche(), droite(),

len(), ent() ...

Quelques exemples :

  • La fonction date() retourne la date du système.

La formule date()-[El_datenais] retourne le nombre de jours vécus par une personne.   

     



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