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Comment créer une bonne fiche de projet ?

Article rédigé par : Zakaria Ajana

Pour bien construire un édifice, il faut impérativement suivre les plans détaillés et les respecter à la lettre. C'est de même pour la conduite du projet. En effet, la fiche de projet permet de définir les modalités et les phases de sa mise en œuvre.

L'organisation est la clé du succès, un déficit sur la planification et la visibilité conduit à l'échec des projets. Il convient de noter que la réussite du projet repose sur plusieurs facteurs contribuant au succès, en effet, toute l'équipe doit connaître les grandes phases, les ressources, les délais de réalisations demandés et surtout la répartition des tâches.

La fiche de projet est un document inévitable et indispensable à l’aboutissement du projet, sans laquelle une panoplie de détails peuvent être oubliés et l’accomplissement des tâches s’avèrera difficile.

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Qu’est ce qu’une fiche de projet ?

La fiche de projet est la feuille de route de projet. Ce document décrit la manière de pilotage du projet. Elle détaille les phases du projet avec les calendriers à respecter, les objectifs, les intervenants ou les parties prenantes avec le rôle de chaque collaborateur, ainsi que le budget. Elle se veut indispensable pour la vérification du bon déroulement de chaque tâche et la disponibilité de l’information à toutes les parties prenantes du projet.

La fiche de projet est un outil de prévision et gestion du risque. Le chef de projet aura la visibilité sur les difficultés éventuelles, et en contrepartie, il sera en mesure d'identifier les facteurs favorables à la réussite.

Les étapes pour établir un plan de projet efficace

Le rôle de planification

La planification de projet est le processus consistant à définir vos objectifs et votre portée, vos buts et les grandes phases à suivre, et à attribuer des tâches et des ressources budgétaires pour chaque étape. Un bon plan est facilement partageable avec toutes les personnes impliquées, et il est plus utile lorsqu'il est revu régulièrement.

Vous pouvez faire la planification de votre projet dans un simple document word, ou utiliser un logiciel de gestion de projet. L’avantage de l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet est que vous pouvez généralement stocker tous vos documents et livrables au même endroit, et vous pouvez éviter de perdre des discussions et des décisions importantes par e-mail ou un autre canal de communication. Avec un outil de gestion de projet, il est facile de suivre les progrès et de suivre les conversations et les éléments qui nécessitent une collaboration avec plusieurs personnes différentes.

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Bien que la rédaction d'un plan de projet demande un peu de travail au départ, l'effort portera ses fruits tout au long du cycle de vie du projet. Commencez par fixer votre objectif. Ce dernier doit être:

Spécifique : clair, concis et rédigé dans une langue que tout le monde peut comprendre.

Mesurable : utilisez des nombres ou un langage quantitatif. Évitez les descriptions vagues.

Acceptable : obtenez l'adhésion des parties prenantes sur vos objectifs, vos jalons et vos livrables.

Réaliste : les objectifs étendus sont une chose, mais ne vous fixez pas d'objectifs impossibles à atteindre. C'est frustrant pour votre équipe et pour vos parties prenantes, et peut éventuellement retarder votre projet, car la réalisation de l'impossible coûte généralement plus et prend plus de temps.

Les étapes clés pour réussir votre fiche de projet

1 - Considérez le plan comme une feuille de route pour les parties prenantes

Chaque projet a besoin d'une feuille de route avec des objectifs clairement définis qui ne devraient pas changer une fois la première phase du projet terminée. Toutes les parties prenantes bénéficiant du résultat ou impliquées dans l'exécution du projet doivent être nommées et leurs besoins énoncés au cours du processus initial de planification du projet.

2 - Divisez le projet en une liste de livrables

Développez une liste de tous les livrables. Cette liste doit décomposer le projet en tâches plus petites qui peuvent être attribuées à des membres spécifiques de l'équipe, et vous devez inclure les délais estimés associés à chaque livrable ou tâche.

Assurez-vous de comprendre et de documenter le processus d'approbation de chaque livrable. Si votre projet est destiné à un client externe, assurez-vous de bien comprendre son processus d'approbation interne, afin de ne pas être surpris par des retards ou de ne pas ralentir en parcourant des opinions divergentes.

3 - Parlez à votre équipe

Identifiez toutes les personnes et / ou organisations impliquées dans chaque livrable ou tâche, et décrivez leurs responsabilités en détail. Une mauvaise communication peut entraîner des retards et des situations où les membres de l'équipe peuvent avoir à refaire leur travail.

Organisez une réunion de lancements pour parler à votre équipe de votre plan de projet.

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4- Identifier les risques

Déterminez les risques liés à votre projet. Réfléchissez à ce que vous ferez si quelque chose prend beaucoup plus de temps que prévu ou si les coûts finissent par être beaucoup plus élevés que ce que vous aviez initialement prévu.

Vous n’avez pas besoin d’identifier un plan d’action spécifique pour chaque résultat négatif possible, mais vous devriez passer du temps avec votre équipe à réfléchir à ce qui pourrait mal tourner. Ensuite, vous pouvez faire tout ce que vous pouvez pour atténuer ces risques dès le départ, plutôt que d'être pris au dépourvu plus tard. Les facteurs de risque peuvent également avoir une certaine influence sur la façon dont vous devez budgétiser.

5- Créez un budget

Vous devez joindre à votre liste des phases de projets et de livrables des informations sur le coût du projet et le budget estimé. Cela aidera votre équipe à comprendre les ressources avec lesquelles elle doit travailler pour faire le travail. Lorsque vous définissez votre budget initial, ces chiffres peuvent être des plages plutôt que des valeurs absolues.

6 - Ajouter des jalons

Utilisez votre liste de livrables comme cadre pour ajouter des jalons et des tâches qui devront être accomplis pour atteindre un objectif plus important. Fixez des délais raisonnables, en tenant compte de la productivité, de la disponibilité et de l’efficacité des membres de l’équipe du projet.

7. Définissez des directives pour l'établissement des rapports d'activité

Il peut s'agir de rapports mensuels, hebdomadaires ou quotidiens. Idéalement, un espace de travail collaboratif doit être mis en place pour votre projet en ligne ou hors ligne où toutes les parties peuvent suivre l'avancement. Assurez-vous que vous disposiez d'un plan de communication - documentez la fréquence à laquelle vous informerez les parties prenantes de vos progrès et comment vous partagerez les informations, par exemple lors d'une réunion hebdomadaire ou d'un email quotidien.

Le secret d'une planification et d'une gestion de projet efficaces est de rester organisé et de bien communiquer avec votre équipe et vos parties prenantes. Que vous décidiez d'utiliser un logiciel de gestion de projet ou non, réfléchissez à l'endroit et à la façon dont vous stockez tous les matériaux et ressources liés à votre projet - gardez tout au même endroit si vous le pouvez.

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Modèle 1 :

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La gestion de projet nécessite que tous les travaux ou tâches planifiés soient suivis. Ce modèle professionnel de fiche de projet sur Excel est un outil très utile pour aider à suivre la progression de chaque tâche de votre projet de A à Z. Ceci inclut toutes les informations sur le projet, les activités, les problèmes, le planning des tâches, leur statut, le propriétaire de la tâche, le pourcentage achevé et la durée prévue par rapport à la durée réelle, l’état du budget, etc.

Le logiciel Microsoft Excel sous un environnement Windows est obligatoire pour utiliser ce modèle.

Ce modèle d’amortissement avec différé pour un prêt fonctionne sur toutes les versions d’Excel depuis Excel 2007.

Modèle 2 :

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Ceci est un modèle pratique et simple disponible pour diviser un projet complet en tâches et définir des délais réalisables pour chaque tâche, réduisant ainsi la complexité d'un grand projet en divers objectifs plus simples à gérer et réalisables. Ce modèle fournit une image complète de l'avancement général des projets.

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Modèle 3 :

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