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Le pointage du personnel, un système en pleine évolution !

Article rédigé par : Sqalli Chaimae

La gestion des ressources humaines nécessite d’appliquer des techniques managériales pour coordonner entre les équipes et assurer la bonne application de la stratégie de l'entreprise. Cette gestion consiste à assurer le bon déroulement du processus de recrutement, des formations ainsi que le contrôle des performances. L’évaluation de la performance des employés est une démarche de routine qui consiste à quantifier leurs efforts fournis.Il est donc nécessaire de mesurer le nombre d’heures travaillées. Plusieurs entreprises font recours à un système de pointage qui leur permet de calculer exactement ce nombre d’heures pour chaque employé indépendamment.

Nous vous présentons dans cet article le système de pointage du personnel depuis deux angles différents : côté législatif et aspects techniques, et nous mettons en exergue les avantages et les inconvénients de ce système.

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Le pointage du personnel du point de vue législatif

Le pointage du personnel est une obligation légale dans de nombreux pays, il permet de garantir à la fois les droits des salariés et ceux de leurs employeurs. Ce système concerne les salariés comme les cadres, à temps plein ou même à temps partiel. Mais il existe une petite différence au niveau de la base de calcul au profit des deux statuts cités. Pour les cadres, le pointage permet de décompter les jours travaillés, tandis que pour les salariés le pointage détermine exactement les heures de travail effectuées puisqu’ils sont rémunérés sur une base horaire. Les entreprises opérant avec ce système doivent impérativement déclarer ces statistiques aux services compétents en toute transparence et sans aucune falsification. En contrepartie, elles sont soumises périodiquement à des contrôles et des audits sur la base des documents de pointage fournis. Toute infraction menace ladite société qui risque de payer des amendes à la hauteur des faits commis.

Les formes du système de pointage du personnel

Les entreprises utilisaient autrefois un pointage manuel qui consiste à noter dans un document le nom des employés avec le détail des heures d'entrées et de sorties. Ainsi, le traitement de ces informations s'effectuait d’une manière plutôt basique. Au fil des années, des systèmes semi-automatiques ont vu le jour, ce qui a permis de remplacer le système manuel au sein de plusieurs entreprises. Mais ça n'empêche que certaines PME utilisent toujours le mode traditionnel et qui nécessite une prise en charge totale par les employés. Le système semi-automatique est doté d'un logiciel qui permet de réaliser tous les calculs demandés, par contre la saisie des données s’effectue par les employés. Dans un marché assez concurrentiel les sociétés qui opèrent dans ce secteur améliorent en continue leurs services pour développer des solutions IT pratiques et efficaces. Actuellement, ils proposent des systèmes automatiques et autonomes à 100% avec des prix qui varient selon les paramétrages et les options souhaités. Parmi les systèmes automatiques, nous distinguons :

  • Les pointeuses physiques, sous forme de badgeuses ou de pointeuses biométriques. Pour justifier ses heures de travail, l’employé scanne son badge personnel ou ses empreintes digitales directement sur la machine dédiée. Les pointeuses biométriques sont peu utilisées pour le pointage journalier, parce qu'elles sont destinées aux locaux confidentiels ou qui demandent une forte précaution (lieu de stockage de formules secrètes ou de produits chimiques trop réactifs…)
  • Les pointeuses virtuelles, reliées directement à une application installée sur l’ordinateur ou le smartphone de l’employé qui saisit simplement son identifiant pour confirmer sa présence. Ce mode est très employé dans le rang des salariés en télétravail ou ceux qui sont en déplacement permanent. Il suffit de s'identifier, depuis n’importe où, via le logiciel installé au préalable et au temps prévu.

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Le pointage est-il une formalité ou une obligation ?

Dans les usines et les sociétés, les machines de pointage sont placées soigneusement sur les portails pour une raison bien déterminée. S’équiper d’un système de pointage est une décision qui revient à l'employeur et qui demande un investissement plus ou moins onéreux. Une étude doit avoir lieu pour tester la faisabilité et la possibilité d'intégrer le système choisi et cela en fonction du plan des locaux et de l’emplacement des zones à accès limité. Les employés sont censés respecter cette règle interne pour fluidifier les processus. L'employeur peut toujours désigner une équipe de veille qui s’occupe du système par la gestion des entretiens, la rédaction des comptes rendus et la vérification de la conformité des documents générés.

Les avantages du pointage horaire

Dans des secteurs sensibles où le travail s’effectue en chaîne et sans arrêt, le temps compte énormément. Pour cela, la traçabilité exige l’enregistrement du flux du personnel au sein de l'entité, chose qui relève beaucoup d’avantages pour les deux parties.

  • Garantir la sécurité des employés en cas d’accidents graves : en se référant au système, les employés en danger sont détectés rapidement, ce qui facilite les interventions et augmente leur chance de survie;
  • Limiter les charges et les tâches administratives monotones par l'automatisation du traitement des données;
  • Décompter sans erreurs les heures de travail des employés, ainsi que les heures supplémentaires et calculer leur paie avec précision,
  • Gérer d'une manière optimale les congés et les plannings;
  • Détecter les absences et les pauses excessives et réclamer les abus;
  • Prévenir les conflits entre le personnel : le pointage fait régner un climat d’équitabilité entre tous les employés ce qui améliore leur relation et renforce leur esprit d’équipe
  • Anticiper les litiges : au cas où un employé conteste, le responsable peut revenir vers le système pour récupérer tous les détails et les présenter à l’employé.

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Qu’en est il des inconvénients?

Un système automatique est fait pour faciliter la vie et fluidifier les procédures. Cependant, certains employés trouvent que c’est un moyen d’esclavage qui limite leur liberté, ce qui impacte leur santé morale et leur productivité. Parmi les inconvénients du système de pointage horaire :

  • Frais élevés de mise en place et de maintenance:
  • Infiabilité : en pointant le badge, rien ne confirme que c’est l'employé lui-même qui a réalisé cet acte ni qu’il va commencer directement son travail après le pointage;
  • Menace de sécurité : en cas de perte ou de vol, l’employé doit impérativement informer le service afin de se décharger de toute responsabilité, sinon n’importe qui peut franchir les portes de l’entreprise s'il dispose du badge en question.
  • Données sensibles recueillies : les informations collectées et calculées sont stockées dans des serveurs cloud qui peuvent faire l’objet d’un piratage, en cas de défaillance du système de sécurité informatique.
  • Système dépendant : le système risque de se bloquer entièrement suite à une perturbation au niveau du réseau internet ce qui engendre une perte de temps.
  • En cas d'oubli de pointage virtuel, l’employé n’a aucun justificatif qui approuve sa présence durant son créneau.

Le débat sur les systèmes de pointage est toujours présent. Que ça soit un système manuel ou automatique, il apporte autant de solutions pour gérer au mieux les accès du personnel, mesurer le temps réel qu'ils consacrent à leur travail et éditer leurs fiches de paie. A l’instar de tous les systèmes informatiques, le système de pointage automatique accompagne les entreprises dans la digitalisation progressive des services et véhicule une image de l'entreprise moderne et connectée.  Néanmoins, chaque système a ses propres défauts techniques et un niveau d’acceptabilité différent par les employés. Pour remédier à ce conflit d'intérêt, les dirigeants doivent choisir la solution la plus convenable à leur structure en pensant dans un premier lieu à la satisfaction de leurs salariés.

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Modèle 1 :

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Le logiciel Microsoft Excel sous un environnement Windows est obligatoire pour utiliser ce modèle.

Pour pouvoir utiliser correctement ce modèle, il faut d'abord activer les macros au démarrage.

Ce modèle de fiche de pointage du personnel fonctionne sur toutes les versions d’Excel depuis Excel 2007.

Modèle 2 :

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 Modèle 3 :

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