Application Excel sur la gestion de réservation d’objets


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Application Excel sur la gestion de réservation d’objets

Voici une application Excel qui va vous permettre de gérer vos réservations en toute simplicité.

Le logiciel Microsoft Excel sous un environnement Windows est obligatoire pour utiliser cette application

L’application Excel sur la gestion de réservation d’objets fonctionne sur toutes les versions d’Excel depuis Excel 2007.

Pour pouvoir utiliser correctement cette application, il faut d'abord activer les macros au démarrage.

NB : pour accéder au code VBA de l’application cliquer double click sur les Bouton

Instructions :

Le nombre d'objet va de 1 à 250.

Ces objets peuvent être par exemple un parc de véhicules, un ensemble de salle de réunions

Et bien d'autres groupes d'objets

Pour créer la gestion d'un objet:

Appui sur le bouton: créer un objet il sera créer un onglet associé.

Lors de la création du premier objet une boite de dialogue s'affichera

Cette boite permet de configurer l'application (initialisation)

1/il vous sera demandé la valeur de la tranche de réservation.

L'intervalle de réservation peut être au quart d'heure ou à la demi-heure ou à l'heure et ne pourra être plus changée durant la "vie du fichier"

La seule possibilité pour changer l'intervalle de réservation et de supprimer tous les objets,

un fois tous les objets supprimés, lors de la création à nouveau du premier objet , il vous sera proposé ce nouvel intervalle de réservation.

Il ne peut pas coexister deux objets avec des intervalles de réservation différents.

2/Création d'un bon de réservation imprimable

Si vous le souhaitez vous pouvez créer automatiquement un bon de réservation imprimable avec les infos correspondant à la demande:

  • Nom
  • Objet
  • Date de début de prêt
  • Heure de début de prêt
  • Date de fin du prêt
  • Heure de fin du prêt

3/Mail au demandeur

On peut aussi envoyer un mail au demandeur en automatique lors de la réservation.

Il faut bien entendu préciser l'adresse email du demandeur ( qui vous sera demandé lors de la création du nouveau demandeur)

4/Réservations multiples

On peut effectuer des réservations multiples à intervalles régulier soit:

- à la journée

- à la semaine

La seule possibilité pour changer :

- l'intervalle de réservation

Est de supprimer tous les objets

un fois tous les objets supprimés, lors de la création à nouveau du premier objet , il vous à nouveau proposé la boite de dialogue de configuration.

Pour effectuer une recherche automatique:

Un appui sur le bouton aura pour conséquence de présenter une boite de dialogue:

Composée de :

Nom du demandeur :

A la première utilisation aucun demandeur affiché dans le déroulant: c'est normal

Lors d'une réservation habituelle, si le nom de l'utilisateur, n'est pas connu de la base, vous pouvez directement l'entrer via le déroulant. (il vous sera demandé son adresse Email si vous avez sélectionné auparavant envoi Email)



la longueur de cette liste est dynamique.

Date de début du prêt:

Il vous sera proposé un déroulant initialisé à la date d'aujourd'hui, et pour une période d’un an

Date de fin du prêt:

Il vous sera proposé un déroulant initialisé à la date d'aujourd'hui, et pour une période d’un an

Heure de début du prêt

En fonction de l'intervalle défini lors de la première création d'un objet

Il vous sera proposé un déroulant allant de 0 heures à 24 heures trente par pas d'un quart d'heure

Ou par pas d’une demi-heure ou par pas de une heure

Heure de fin du prêt

En fonction de l'intervalle défini lors de la première création d'un objet

Il vous sera proposé un déroulant allant de 0 heures à 24 heures trente par pas d'un quart d'heure

Ou par pas d’une demi-heure ou par pas d’une heure

Case à cocher effectuer une réservation multiple

Dès que cette case est cochée, il menu s'affiche avec deux possibilités.

Répétition d'une réservation tous les jours

Dans ce cas il faut indiquer le nombre de jours à répéter

nota: la durée de réservation si il y a une répétition tous les jours doit être inférieure à un jour (sinon il y aura une " superposition " d'une réservation sur la suivante)

nota: le nombre de répétitions ne peut excéder 15 jours (le but étant de ne pas effectuer une réservation trop longue)

Répétition d'une réservation tous les semaines

Dans ce cas il faut indiquer le nombre de semaines à répéter

nota: la durée de réservation si il y a une répétition tous les semaines doit être inférieure à sept jours (sinon il y aura une " superposition " d'une réservation sur la suivante)

nota: le nombre de répétitions ne peut excéder 15 semaines (le but étant de ne pas effectuer une réservation trop longue)

Bouton lancer la recherche

Après avoir documenté l'ensemble des cellules de la boite de dialogue:

Un recherche sera effectuée sur l'ensemble des objets.

Chaque objet disponible sera affiché dans une liste.

Un double clic sur l'objet aura pour conséquence de réserver celui-ci.

De plus les caractéristiques du prèt sont ajoutée dans la feuille synthèse.

L'onglet TCD (Tableau croisé dynamique) permet de faire simplement des synthèses de prêts par utilisateur et par objet (modifiable en changeant les champs des TCD)

Pour info: le TCD n'est pas vide à l'origine, il ne peut pas être actualisé sans données, il apparaitra les données antérieures, celles-ci s'actualiseront à la première saisie.

Si vous consultez la feuille relative à l'objet vous remarquerez que la sélection des dates et heure est de couleur verte.

Nota: La durée maxi du prêt est conditionnée par la cellule A2 de cette feuille.

Bouton visualiser supprimer une réservation.

Dès l'appui de ce bouton, une boite de dialogue s'affichera documenter le nom de l'utilisateur.

La liste des cinquante dernières réservations sera affichée.

Un double clic sur la ligne de réservation aura pour conséquence la suppression de la réservation, si celle-ci est postérieure ou égale à la date du jour.



On ne peut donc pas supprimer une réservation antérieure à la date du jour

Si le prêt est trouvé, celui-ci sera supprimé .

Le cas échéant un message s'affichera.

Bouton supprimer un utilisateur de la base

Une boite de dialogue demandant un nom de la liste s'affichera

Bouton supprimer un objet.

Une action sur ce bouton aura pour conséquence de supprimer l'onglet de cet objet et

Déroulant objet dans la feuille menu

Un sélection de l'objet vous amènera sur l'onglet concerné.( les frappes clavier son inhibées)

Gestion des dates dans les différents onglets affectés aux objets:

À l'ouverture du fichier les lignes de dates inférieures à aujourd'hui seront supprimées.

et seront ajoutées les des lignes pour avoir une possibilité de réservations sur un an.

en conclusion : c'est un agenda de réservations "Glissant"

Nota: la feuille synthèse gardant en mémoire tout les prêts ; il sera nécessaire du "purger" celle-ci la purge s'effectuera automatiquement une fois par an en supprimant les lignes dont la date de prêt est antérieure à la date du jour moins 365 jours.

on gardera donc en mémoire au moins un an de prêts pouvant aller jusqu'à deux ans moins un jour.

Pour info: La suppression d'un utilisateur n'entraine pas forcément le suppression des réservations de celui-ci dans la feuille synthèse (les réservations antérieures à le date de suppression seront gardées en mémoire.) seule les réservations postérieures à la date de suppression seront supprimées.

5/Modifier une Adresse Email

Si vous avez sélectionné " Avec Email " lors de l'initialisation de l'application.

Un bouton supplémentaire apparaitra dans la feuille menu.

Ce bouton vous donnera l'accès à la modification des adresses Email du gestionnaire du fichier et des utilisateurs.

En aucun cas on ne pourra créer un nouvel utilisateur via cet user forme.

5/Modifier la configuration de l'application

On peut revenir sur la configuration initiale de l'appli (du moins partiellement)

Par appui bouton dans le menu : reconfigurer l'application.

Vous pourrez :

- demander la création d'un bon imprimable.

- accéder aux réservations multiples.

- Demander l'envoi d'Email lors de la réservation : s'assurer que les adresses des destinataires existent (appui bouton " gérer les adresses email")

Aperçu:

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