Article rédigé par : Sara Maghty
Les chefs d’entreprises, les chefs de projets et les responsables d'opérations commerciales ont de gros enjeux dans la planification : fixer des objectifs atteignables, motiver le personnel, déployer une couverture optimale et assurer une expérience client cohérente. Et bien que le processus de planification soit toujours un défi, il est encore plus difficile compte tenu de l'évolution des attentes des entreprises et du pivot vers le travail à distance.
De nombreux facteurs entrent en jeu dans la planification efficace, mais il y a maints éléments fondamentaux qui sont essentiels. La façon dont les organisations abordent ces éléments fera la différence entre le succès ou l'échec.
L'idée d'une planification continue a pris un coup ces dernières années. La plupart des organisations se doivent d’adopter des pratiques créatives et adaptées. En fait, les entreprises devraient commencer la planification annuelle le plus tôt possible afin qu'elles puissent appliquer les leçons qu'elles ont apprises au cours de l’année précédente.
Dans cet article, nous mettrons en évidence quelques tendances et prévisions dont vous devrez tenir compte pour la réalisation d’un planning perpétuel efficace. Nous présenterons également quelques étapes et techniques que vous pouvez utiliser lorsque vous essayez d'élaborer vos plans à long terme.
Vos travailleurs se sont non seulement adaptés au travail à distance au cours des dernières années, mais ils s'attendront également à un mélange de sécurité, de satisfaction au travail et de flexibilité. Bien qu'il puisse y avoir des avantages à être au bureau, d'autres pensent que le monde est peut-être plus adapté à un style de travail à distance. Vous devrez probablement trouver un moyen de répondre aux divers besoins de vos travailleurs et leur offrir une gamme d'options qui fonctionnent également pour vous et le reste de votre équipe.
À la place des cookies et des technologies sur lesquelles vous auriez pu vous appuyer dans le passé (qui sont désormais obsolètes grâce à l'évolution des lois sur la confidentialité des données), l'intelligence artificielle (IA) peut fournir des outils puissants pour analyser vos données en termes de planification continue. L'IA pouvait sembler exotique il y a un an ou deux, mais elle devient rapidement omniprésente et accessible.
L'IA peut découvrir des tendances invisibles à l'œil nu. Elle vous permet de créer rapidement des modèles, d'interroger vos données et de générer des rapports. Elle permet également à tous les membres de votre organisation d'accéder à des données qui répondent à leurs besoins spécifiques et à leurs questions uniques.
Il est essentiel de fixer les objectifs lors de la réunion annuelle, en mettant en place une planification initiale. Toutefois, ce sont les réunions mensuelles et hebdomadaires qui vous aident à maintenir le cap. Ces réunions sont l'épine dorsale de votre organisation. Vous parlez plus en détails des programmes, événements, délais et processus. Ces ajustements réguliers vous assurent de ne jamais vous éloigner du plan initialement établi. Les événements, tels que les congés, les absences, les retards ou les démissions, sont facilement gérés et rapidement corrigés.
Se déroulant au milieu de l'année, une seconde réunion sera l’occasion où vous exercez l'esprit rationnel collectif de votre entreprise. Vous aurez une vision rétrospective sur le premier semestre et évaluez ce qui s'est bien passé et ce qui n'a pas fonctionné. Vous aurez également une idée basée sur des analyses concernant l'avenir de l’entreprise en considérant que vos objectifs étaient réalistes ou s'ils devaient être peaufinés.
La planification perpétuelle annuelle est un élément important de votre culture d'entreprise, et même les plans les mieux conçus sont voués à l'échec sans une planification efficace. En équilibrant les préférences collectives de vos employés, vous assurerez un effort positif, productif et collaboratif pour l'exécution tout au long de l'année !
Faire en sorte qu'un grand groupe se mette d'accord sur les mêmes objectifs peut être un défi. Pourtant, il est essentiel que chaque membre sente qu'il a une véritable contribution à ce que l’entreprise atteigne au cours de l'année à venir. La clé pour relever ce défi est d'être organisé et de travailler en petits groupes chaque fois que possible. Voici l'approche en cinq étapes simples.
Vous pouvez discuter de la façon dont vous avez atteint ou non chacun des objectifs que vous vous étiez fixés. Ensuite, confirmez si vous souhaitez conserver ou modifier ces objectifs au cours de l'année à venir.
Vous pouvez travailler avec des objectifs SMART afin d'avoir des cibles claires pour chacun de vos employés. À la fin, comparez pour l'approbation finale. Le fait que tout le monde soit impliqué dans cette partie permet de s'assurer que vous avez tous les éléments et le nombre de personnel suffisant pour accomplir les objectifs et évoluer au fil du temps.
Une fois ces vérifications terminées, il est temps de commencer à générer des propositions de plans. Vous pouvez le faire en tant que grand groupe, mais au fur et à mesure que le nombre augmente, cela devient plus compliqué. Les personnes ayant de bonnes idées ne se font pas entendre et moins de personnes peuvent participer de manière significative.
La planification perpétuelle est plus efficace dans les petits groupes où il peut y avoir un accord rapide. En effet, tout le monde a la possibilité de participer, plus de voix sont entendues et les agents ont un plus grand sentiment d'avoir un impact significatif sur le processus. Il est recommandé de planifier chaque département, chaque service ou chaque groupe séparément.
Premièrement, créez des catégories ou des groupes à développer au fur et à mesure de la planification mensuelle ou hebdomadaire. Par exemple, chaque jour, vous aurez besoin qu’au moins une personne de chaque groupe soit présente. L’idéal est que deux personnes du même service soient planifiées.
Deuxièmement, saisissez ces plans dans un format standardisé et facilement partageable. Lorsqu'un groupe propose une idée qu'il souhaite proposer, il note la catégorie, lui donne un titre court, une brève description et un calendrier (par exemple, le camping d'hiver devrait probablement être fait de décembre à février).
Troisièmement, offrez un peu d'espace et de flexibilité pour permettre à chaque agent de travailler confortablement. Si chacun a son propre bureau ou coin pour travailler, tout le monde peut devenir productif et se concentrer sur l’exécution de ses taches sans distraction.
Il est important de partager toutes ces idées de plans et de prendre l’avis de votre personnel. Tout le monde aura ensuite la possibilité d’exprimer ses attentes et ses propositions dans chaque catégorie. Cette partie peut s'enliser si vous ne faites pas attention aux délais. Il est donc important de fixer une limite de temps pour recevoir les propositions.
Certains groupes désignent un porte-parole pour présenter toutes leurs idées. D'autres votent pour la meilleure idée et nomment la personne qui l’a proposée pour la présenter à l’administration. L'une ou l'autre méthode fonctionne correctement selon les modalités de l’organisation et les préférences de chaque groupe. Un peu d'art peut faire beaucoup de choses ici pour que les groupes se mettent d’accord et admettent les idées des autres.
Vous pouvez consacrer un peu de temps libre pour ce processus, démarrer des discussions et voter. Certains votent tout de suite, d'autres sont plus exigeants et soumettent de nouvelles propositions. Tout le monde doit être impliqué dans le processus de vote. Vous êtes tous dans cette aventure ensemble.
À la fin de cette étape, vous aurez une image assez claire de ce que sont les horaires préférés, ainsi que de ceux que la plupart des agents souhaitent éviter, ce qui rend la prochaine étape beaucoup plus facile.
C'est là où toutes ces bonnes idées rencontrent la réalité d'un calendrier perpétuel qui a un nombre limité de jours. Sélectionnez toujours de petits groupes pour la planification par catégorie. Pour cette étape, il est préférable d'avoir un petit groupe de dirigeants qui représenteront les meilleures préférences de chacun, mais qui peuvent également trouver des moyens de faire des compromis. Un groupe peut être composé de huit à dix personnes dont un dirigeant ou un chef de groupe.
Commencez par planifier par catégorie en utilisant un calendrier principal. Vous savez ce que chaque groupe préfère maintenant, donc la prochaine étape consiste à déterminer le planning global convenable. Avant validation, assemblez un calendrier principal qui contient toutes les dates clés, y compris les calendriers de vacances, les calendriers des fêtes et jours fériés ainsi que tout autre calendrier auquel vous pouvez vous référer au long de l’année en cours.
Il est maintenant temps de passer aux choses sérieuses et d'inscrire les événements au calendrier. Posez toutes les meilleures versions sur la table et projetez le calendrier principal contre le mur. Les dirigeants associent les événements au calendrier afin de planifier d'abord les services prioritaires. Programmez les événements spécifiques, mettez en place des plans B et C et prévenez les départs de dernières minutes. Les voyages de ski et le camping d'hiver se déroulent de janvier à mars. La printemps et l’été sont souvent les saisons préférées de prendre un congé prolongé pour la plupart !
La dernière étape ne prend généralement pas trop de temps, mais il est important de l’exécuter correctement. Rassemblez tous les responsables de groupes. La direction explique à quoi ressemble le programme de l'année prochaine, à quel point il sera amusant et comment il permettra d’atteindre les objectifs de l'organisation. Après avoir répondu à toutes les questions, il y aura un vote pour approuver la version finale du planning perpétuel. Mission accomplie !
Une fois la planification perpétuelle mise en place, programmez des réunions de soutien une semaine ou deux avant toute sortie d’un nouveau planning. Il est bon de planifier une réunion où vous vous concentrez sur la préparation des plans et l’application des ajustements dont vous aurez besoin pour le court terme.
À un moment donné, vous aurez besoin de nouvelles idées pour alimenter le calendrier initial. Ne vous inquiétez pas. Plus que quelques étapes simples et vous aurez terminé. Au final, résumez le tout par rapport aux objectifs organisationnels. C'est maintenant le bon moment pour revenir aux buts et objectifs de l'année à venir et voir si les événements que vous avez programmés permettent d'atteindre ces objectifs. Sinon, vous pouvez faire quelques ajustements pour aligner les choses.
Faites un dernier contrôle d'intégrité. Approuvez et mettez en place la version finale du planning. Il vaut mieux programmer moins d'événements, qu'un tas d'événements qui sont planifiés au hasard et qui sont peu intéressants.
La planification perpétuelle ne vaut la peine d'être effectuée que si vous exécutez le plan et atteignez vos objectifs. Chaque année, les chefs d’entreprises mesurent les performances par rapport au plan stratégique qu’ils ont élaboré au début de l’année précédente. De cette façon, les bons résultats sont une solide affirmation de leur capacité à définir, planifier et exécuter les objectifs de l’entreprise.
Il est cependant évident que votre exercice de planification annuel soit une tache qui ne doit jamais être négligée ou reportée. Un an, c'est assez long et plein d’événements prévus et imprévus peuvent survenir ! Il est donc très difficile non seulement de projeter où vous aimeriez être dans 12 mois, mais aussi de tracer le chemin, de respecter le plan et d'y arriver. Il faut trouver un moyen d'y parvenir tout en étudiant les profils, les habitudes et les modes de comportement de vos employés. Cela honore leurs préférences et renforce la motivation, la confiance et l'appropriation en cours de route.
Il est fortement recommandé de commencer l'année avec une réunion de planification annuelle en veillant à ce que les représentants de votre personnel soient présents. Le but est de rendre le processus transparent et de créer un espace pour la libre circulation des idées. Vous pouvez faire des exercices en demandant à chacun où il voit l'entreprise dans un an, deux ans et cinq ans ; qu'est-ce qu'ils veulent que l'entreprise leur offre et comment pensent-ils pouvoir y arriver ? Vos gestionnaires exploitent les idées et les informations collectées et les intègrent réellement dans vos objectifs et processus de l'année en cours.
En procédant ainsi, les membres de votre équipe ont un fort sentiment d'appartenance et d’implication à l'entreprise. Et bien sûr, plus votre personnel soit à l’aise et satisfait de son environnement de travail, plus il sera productif.
Tout comme à la fin de chaque année, une prédiction précise de ce que l'année prochaine nous réserve est très difficile, voire impossible, à réaliser. Cependant, nous savons maintenant qu’un bon calendrier annuel entre dans le cadre de la culture d’entreprise et des stratégies essentielles que tout chef d’entreprise doit maitriser. Aujourd’hui, l'élaboration d'une stratégie de planification est cruciale pour mettre votre entreprise dans une position plus solide et vous permettre d'atteindre vos principaux objectifs au cours de l'année à venir.
Fixer d'abord des objectifs, nommer de petits groupes, rendre les idées accessibles pour tous, utiliser une méthode de vote pour hiérarchiser ce que vous faites, développer un calendrier principal avec un petit groupe de dirigeants … sont toutes d'excellentes techniques que vous pouvez employer pour créer un planning idéal et efficace, particulièrement exploitable sur le long terme. Et le résultat est un programme que tout le monde admet, sent qu'il en fait partie et soutient !
