Application Excel pour la gestion de liste de contrôle d'embauche

Gestion de la liste de contrôle pour un processus d'embauche réussi

Article rédigé par : Sara Maghty

Les employés sont la ressource la plus précieuse de toute entreprise. Les bonnes personnes sont difficiles à trouver et le processus d’embauche peut être long et coûteux. Choisir judicieusement votre futur employé n’est pas une tâche facile. Que vous embauchiez un employé ou plusieurs, il est important de suivre certaines étapes. Si vous suivez le processus correctement, vous vous assurerez d'embaucher les bonnes personnes.

L'efficacité du processus d’embauche déterminera si les responsables de recrutement réussissent à trouver des employés productifs qui célèbrent leur culture d'entreprise. La clé d'une liste de contrôle d’embauche réussie est d'établir un parcours clair à la fois pour l’employeur et pour les futurs employés.

Dans cet article, nous aborderons l'importance de la liste de contrôle d’embauche et la façon dont le processus de recrutement est si essentiel pour maintenir une culture d'entreprise forte. Nous expliquerons également comment vous pouvez vous préparer à un succès à long terme avec votre liste de contrôle d’embauche de nouveaux employés.

Le processus de recrutement – défis et responsabilités

Trouver les bons employés peut être similaire à chercher une aiguille dans une botte de foin. Il faut beaucoup de temps et d'efforts pour trouver des employés qui possèdent non seulement les compétences et l'expérience pertinentes pour le poste, mais qui conviennent également à l'organisation. Afin d'attirer et de retenir efficacement ces professionnels talentueux parmi un large éventail de candidats, vous devrez examiner votre processus d'embauche.

Le recrutement est le processus de sélection nécessaire pour embaucher la bonne personne pour un poste vacant dans votre entreprise. Un bon processus de recrutement reflète le professionnalisme et la validité de votre entreprise. Cependant, les erreurs d'embauche peuvent devenir coûteuses. C'est pourquoi il est essentiel de développer une stratégie qui soit à la fois rentable et efficace. En tant que responsable du recrutement, vous devrez faire les bons choix pour vous assurer d'embaucher le candidat parfait qui sera un atout pour l'organisation.

Lors de l'embauche, vous pouvez choisir de rechercher le bon candidat au sein de votre entreprise ou de recruter à l'extérieur. Ces deux options ont leurs avantages et leurs limites. Il est cependant important d'établir la bonne stratégie avant de commencer le processus d'embauche.

L'utilisation d'un logiciel de recrutement aidera votre entreprise à optimiser sa stratégie de recrutement. Avec un logiciel d'acquisition de talents, les responsables RH peuvent publier des offres d'emploi personnalisées non seulement sur le site Web de l'entreprise, mais également sur des sites comme LinkedIn et Indeed.

Qu'est-ce qu'une liste de contrôle dédiée à l’embauche ?

Une liste de contrôle pour le processus d’embauche est utilisée par les responsables de recrutement et les RH pour confirmer qu'ils effectuent toutes les étapes requises dans le processus de recrutement d'un nouvel employé. Elle est efficace pour guider l’organisation à chaque étape du processus jusqu'à ce qu'elle obtienne le candidat idéal et que celui-ci devienne un membre à part entière de l'équipe.

Ces listes de contrôle sont particulièrement utiles pour les gestionnaires, car ils peuvent mieux comprendre dans quelle mesure la phase d’embauche progresse. Une liste de contrôle bien pensée peut aider à valoriser l’image de marque de l’entreprise et à démontrer son professionnalisme et son sérieux.

De toute évidence, il est essentiel que les ressources humaines préparent une liste de contrôle pour les nouvelles embauches. Celle-ci doit commencer à partir du moment où le donneur d’ordre lance une offre d'emploi. La liste de contrôle peut indiquer aux responsables du recrutement ce qu'ils doivent partager avec le nouvel employé avant qu’il postule à l’offre.

Fonctions de la liste de contrôle d’embauche

Il est important de noter que la fonction clé de la liste de contrôle d’embauche est de fournir une carte claire du parcours de l'expérience d'intégration au sein de l’entreprise. Elle mettra en évidence les points clés du processus de recrutement. Semblables au processus d'embauche, ces listes de contrôle identifieront les étapes clés que la nouvelle campagne de recrutement doit atteindre sur une période de temps spécifique.

Il est de la responsabilité de toute équipe des ressources humaines de créer une nouvelle liste de contrôle d'embauche qui présente une approche claire et navigable pour mener à bien le processus de sélection d'un employé. Pendant ce temps, le responsable du recrutement doit chercher à intégrer certaines informations personnelles au processus afin de mieux impliquer les différentes parties.

Raisons de créer une liste de contrôle d'embauche :

• Standardiser le processus de recrutement.
• Gagner du temps et de l’argent.
• Détecter les candidats productifs et engagés.
• Établir une culture d'entreprise forte.
• Réduire le taux de roulement du personnel.
• Identifier et corriger les lacunes du processus d’embauche.
• Permettre aux managers de suivre les progrès en temps réel.

Comment rédiger une liste de contrôle pour embaucher avec succès de nouveaux employés ?

Afin de rédiger une liste de contrôle efficace pour votre prochaine campagne d’embauche, soyez vigilants quant aux trois phases fondamentales - avant le processus de recrutement, pendant le processus de recrutement et après le processus de recrutement. Vous pouvez suivre ces étapes pour rationaliser votre processus d'embauche en créant votre propre modèle de liste de contrôle d’embauche :

1. Elaborer un plan de recrutement

Les stratégies d'embauche temporaires et permanentes sont différentes, et il est important de reconnaître la valeur et l'investissement de chacune. Il est conseillé d’adopter une approche personnelle pour vous aider à comprendre quelle option sera la plus efficace pour votre entreprise et votre budget.

La prochaine étape du processus d'embauche consiste à déterminer le besoin d'un nouveau poste dans l'entreprise. Les gestionnaires d'embauche doivent être conscients des dangers et des avantages du sous-effectif et du sureffectif. Vous pouvez effectuer une analyse coûts-avantages pour examiner si le nouvel employé couvrira les coûts de recrutement et d'emploi.

Soyez clair sur les objectifs et les attentes. Même si vous n'avez besoin que de deux employés, il est important que vous prépariez et que vous vous mettiez d'accord sur ce que vous attendez d’eux dès le premier jour. Ils devraient déjà avoir une bonne idée à ce sujet à partir du processus d'entrevue. En revanche, faites-leur savoir ce que vous fournirez en retour. Il s'agit d'une relation professionnelle et elle doit être basée sur la confiance mutuelle, le respect et l'honnêteté.

2. Créer l'annonce d'emploi parfaite

Dans un marché de l'emploi tendu, une description de poste solide est essentielle pour attirer plus de candidats de qualité. Les demandeurs d'emploi ne passent pas beaucoup de temps à consulter les détails de l’offre. Vous devez donc être concis et précis.

Rédigez une description de poste claire et convaincante qui décrit les responsabilités du poste et les qualifications requises du candidat. Publiez ensuite l'offre d'emploi sur votre site Web, LinkedIn, les réseaux sociaux et d'autres canaux pertinents. N’oubliez pas de déterminer l'échelle salariale. Evaluez judicieusement le poste afin d’indiquer une échelle salariale correcte et compétitive.

3. Préparer vos questions

Dès que votre annonce d’emploi soit publiée, vous devez vous assurer que vos entretiens soient efficaces et efficients. Lorsqu'elles sont bien faites, les informations recueillies lors de ces entrevues peuvent être un excellent indicateur de la compatibilité et des performances futures au sein de votre organisation. Préparez les points à discuter avec votre futur employé et assurez-vous que votre prochain entretien révèle toutes les informations dont vous avez besoin.

4. Sélectionner les candidats

Recherchez les candidats qualifiés à partir des réponses à l'offre d'emploi que vous avez publiée sur différents canaux. S'il n'y a pas de profils parmi lesquels choisir, vous devrez envisager d'autres moyens de trouver des candidats potentiels ou d'ajuster votre description de poste.

Sélectionnez ensuite les candidats avec les bonnes qualifications en suivant ces étapes :

• Organiser les entretiens: créez un calendrier, aménagez un espace où vous pouvez mener les entretiens et planifiez les dates.
• Contacter les candidats : envoyez un e-mail ou appelez les candidats potentiels pour discuter des détails de l'entretien.
• Interviewer les candidats : Menez des entrevues avec les candidats sélectionnés pour déterminer s'ils correspondent parfaitement au poste.
• Envoyer la lettre d’offre : Après avoir vérifié les références et sélectionné le meilleur candidat, vous pouvez préparer le contrat et transmettre la bonne nouvelle au candidat choisi.
• Aviser les candidats qui n'ont pas été sélectionnés : Contactez les candidats qui n'ont pas été retenus pour le poste et faites-leur part de la fermeture de l’offre.

5. Tenir un dossier pour chaque candidat

Tout au long du processus d'embauche, conservez un dossier de chaque candidat, y compris ses forces, ses faiblesses, ses attentes et les notes d'entretien. Vous devrez vous y référer à nouveau lors de l’intégration de votre prochain employé.

Il est important de conserver des dossiers à jour et précis afin que vous puissiez les utiliser pour préparer les contrats et d’autres documents administratifs. Vous aurez également besoin de documents à remettre à votre futur employé, sur demande.

Le dossier final du nouvel employé doit comprendre :

• Nom complet, adresse et autres coordonnées personnelles.
• Détails des contacts d'urgence.
• Une copie signée du contrat de travail (temps plein ou temps partiel).
• Des informations relatives au mode de paiement, RIB ...

6. Planifier à l'avance l'arrivée du nouvel employé

Il existe un lien très étroit entre une embauche efficace et l’intégration des employés. Une étude a révélé que les organisations dotées d'un processus d'intégration solide améliorent la rétention des nouveaux employés de 82 %, tandis que la productivité s'améliore de plus de 70 %.

Maintenant que vous avez embauché le bon employé pour le poste, vous pouvez commencer le processus d'intégration. L’objectif final d'une excellente liste de contrôle d’embauche est d’organiser un parcours d’intégration idéal. Ainsi, la préparation avant le premier jour de travail des nouveaux employés permettra à l’ensemble de l’équipe de mieux comprendre ce que l'on peut attendre d'eux dans leurs tâches quotidiennes typiques. C’est pourquoi le premier jour d'un nouvel employé doit être aussi fluide et sans stress que possible. Cela ne peut être assuré que par une planification et une communication appropriées !